LPM voor Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen

Ha FinanHans Schuurman

Finance Planning & Control

Legal Project Management

Meetup Legal Counsel 2016

3 november 2016

•Interim Manager

•Winst- en efficiëntie verbetering

•Processen en Lean

•:) Advocatuur

•:) Ontwikkelingen

•Law4ce.com

•Twitter @H_Schuurman en @Law4ce

Hans Schuurman

Verwachtingen en accenten?

Startpunten

Maar kijk ernaar met een bedrijfskundige

Er is geen dossier wat NIET wordt gemanaged

Niet alles gaat in rust en regelmaat

Vaak heeft de cliënt haast

Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen

• Opdracht: Maak een concept

• In de haast te weinig instructies

• Resultaat:

• dossier loopt uit de tijd

• partner/GC moet bijspringen (2x werk)

• afboekingen bij declareren

• tevreden cliënt/opdrachtgever?

- Waarom LPM(en Lean)?

- Intake - Uitvoering

- Afsluiting dossier - Discussie tussen de fasen

Uit de literatuur: Waarom gaan projecten mis?

• Vage projectdoelen en projectresultaten

• Slechte communicatie

• Aannames onvoldoende vastgelegd

• Stakeholders over het hoofd gezien

• Mensen niet verantwoordelijk gehouden

• Onvoldoende controle

• Lessons learned vergeten

• Onrealistische schattingen

• Te laat beginnen met een activiteit

• Onvoldoende bekwaamheid

• Te veel veranderingen in projectdefinitie / buitenwereld

• Geen focus : Te veel verschillende taken

• ‘Over designen’

• Hersteltijd bij fouten vergeten

• Reactiviteit i.p.v creativiteit en pro activiteit

• Iedere projectmedewerker gericht op eigen taak ↔ betrokkenheid project

ProjectdefinitieAannames niet expliciet

Afstemming

Tijd, kwaliteit, budget

Wie doet wat

Niet werken volgens scope

Niet leren van fouten

Wat willen opdrachtgevers?• Waarde

• Efficiëntie

• Voorspelbaarheid

• Communicatie

• Begrip van de business van de client

• Alignment tussen client- en kantoorbelang (opdrachtgever/afdeling Legal)

• Efficiëntie

• Communicatie

• Alignment tussen client- en kantoorbelang

Lean (of LPI)

CliëntProces Proces

Afstemmen

Overproductie

Herstelwerk

Onnodige controles

Fouten

Capaciteit niet

gebruiken

Wachttijd reistijd

onnodige beweging

Stoppen met wat de cliënt of opdrachtgever

NIET heeft gevraagd

• Efficiëntie

• Communicatie

• Alignment tussen client- en kantoorbelang

Realisatie • Uitvoering

• Bijsturing

• Oplevering

• Afronding

• Evaluatie

Intake • Scoping • Planning • Pricing • Opdrachtbevestiging • Acceptatie door cliënt

Hoofdlijnen LPM

• Niet: Veranderen van de inhoudelijke aanpak (tenzij anders afgesproken scope)

• Wel: Betere voorbereiding en besturing binnen afgesproken kaders

Waarom: Markt en kansen

2015Q3

IndexcijferaantaladvocatenenomzetCBS(2010=100)

Combinatie Indexaantaladvocaten Indexcijfersomzet Hans Schuurman Finance Planning & Control

De rode lijn is de omzet van Juridische diensten Inclusief nieuwe

toetreders …

Binnen de bedrijven:

Budgetten onder druk Wens daling uitbesteding

Verhoogde druk op prijzen

Concurreren op uurtariefGevolgen

• Winst kantoor daalt

• Krijgt de cliënt de beste oplossing?

Keuze voor aanbieder met laagste uurtarief

en de klant ?

Alternatieve pricing

Uurtje factuurtje en de

kantooropslag

oa Vast

Capped

Alle typen BUDGETTEN

vragen om het managen van uren en inzet

Kansen in de vierkantenT

Van uurtarief T

Naar de meest

efficiënte oplossing

Tijd opdrachtgever

Kansen in de vierkanten

Naar de meest

efficiënte oplossing

Hoe dan?•Hergebruik/KM

•Legal Tech

•Doe het zelf

•De specialist

•LPM en Lean

Wie zijn de LPM-ers op dit moment?

Diversiteit aan de rondetafel

Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client

service on our most complex international matters through more effective legal project management.

• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.

• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.

Functie

• The Legal Project Manager supports client facing projects:

• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;

• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.

• He or she supports the implementation of project management tools:

• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.

• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;

• Knowledge of relevant IT packages is a plus.

Grote complexe projecten

Complexe projecten•Grote overname of vernieuwen

van 50.000 contracten

•Vraagt om gedegen planning en bewaking van de voortgang

•En dat is een vak apart

•DUS: Gespecialiseerde LPMer

Functie

Tooling

Begeleiding en tooling• Modellen

• Opdrachtbevestiging / plan van aanpak

• Urenschatting, planning en pricing

• Stroomschema’s

• Rapportagens

• Planning en actielijsten

• Structureren en tech oplossingen

• Rapportages (tot bewaken marges)

• Coördinatie

• Klantcontact (wanneer praten met klant)

Functie

“Legal Project management = Project management”

Wat is een project?

Kenmerken project• Leveren van waarde voor de cliënt op een zo

efficiënt mogelijke manier.

• Definitie van de opdracht waarbij impliciete veronderstellingen expliciet worden gemaakt

• Te verdelen in fasen

• Binnen de fasen: taken

• Met een klant en opdrachtnemer

• Met een duidelijk begin en een einde

Fase 1: 40u Fase 2: 120uFase 3:

Fase 1: 60u en uitloop Fase 2: 100u, tijd ingehaald

Fase 3: 60u en uitloop

Fase 2: 20u meerwerk

Uitvoering, bewaking en bijsturing

LPM in een plaatje

Inzicht vooraf

Fasen in een project

Fasen project

•Intake

•Uitvoering

•Afsluiting en evaluatie

Intake

Wat hebben jullie van elkaar nodig bij de

intake?

Belevingswerelden

Bedrijfsomgeving cliënt

Probleem cliënt

Juridisch deel v/h

probleem

Cliënt

Het dossier

Cliënt Kantoor

Verwachtingen: scoping

Scoping•Wat wel?

•Wat niet?

•Welke randvoorwaarden?

•Wat als buiten deze kaders?=> Meerwerk? Hoe afstemmen?

Wie leidt het dossier?

Wie doen het werk?

Klant of opdracht-

gever Advocaat of jurist

Wie hebben een rol in LPM?

De AdvocaatDe Partner

De AssistantSupport

IEDEREEN IN HET TEAM

Rolverdeling klant/kantoor

Bepaal de rollen vooraf

•Wie leidt?

•Kennis LPM

•Rollen over entiteiten heen

Voorbeeld van een planning

www.hansschuurman.nl

Stap verder: Work breakdown structure

Hoofdtaak

Deeltaak

Tijd en mensen

Planning en stappen te onzeker?

Detail-planning

eerste fasen (KT)

Grovere scenario-planning

Indicatie vervolgopties

Verdere detaillering in de tijd

Pricing

Alternatieven

Opdrachtbevestiging of plan• Duidelijkheid over:

• Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-

inventarisatie)

Opdrachtbevestiging• Duidelijkheid over:

• Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-

inventarisatie)

HoeWanneer

Risico’s

Acceptatie door cliënt

… of direct aan het werk?

Leg uit en stel vast

Nu hebben we GRIP•Goal

•Role clarity

•Interactions (= communicatielijnen)

•Process • Processen helder • Standaarden • Richtlijnen en regels En in een

klein dossier?

5 vragen !•Wat moet de einduitkomst zijn?

•Wanneer moet het klaar zijn?

• Ik stel de volgende aanpak voor; OK?

• Ik schat er __ uur mee bezig te zijn tegen dit tarief; is dat akkoord?

•Hebben wij zo de opdracht?

=> Bevestigen!

Wat willen jullie elkaar meegeven over de

intake?

Uitvoering van een project

Wat hebben jullie van elkaar nodig tijdens de

uitvoering?

Uitvoering; Duivelse driehoek van PM

Snelheid

Kwaliteit

Wat afgesproken

met de cliënt?

Dus managen van het werk

Duidelijke instructies

Begrepen?

Kwaliteit Bottlenecks Inefficiënte inzet

Rol- onduidelijkheid Voorkom rework

SCOPE !!!

Zet de cliënt of je baas niet in zijn hemd !!

Budget-verrassing: • Proces in de

hand? • Beheersing

leverancier?

StuurinformatieBudget vs besteed

Meerwerk % budget vs % klaar

Alle uren geschreven??

Geavanceerde tools

Voor omvangrijke of complexe dossiers

Het kan ook heel eenvoudig

Stakeholder analyse

Plan momenten in

Praat tijdig met cliënt over afwijkingen

Vervolgacties

uitvoering?

Afronding en evaluatie

Wat hebben jullie van elkaar nodig bij een

afsluiting?

Cliënt acceptatie:

Hoe klaar is klaar?

Vraag het de cliënt!

Afronding

Net als een duidelijke start vraagt een project een duidelijke afsluiting

Evaluatie

Leg ervaringen vast (bijv. in modellen)

afsluiting?

Samengevat

Aan het werk

Leren !!Beperkingen AfrondenAansturen

Waarom? Cliënt AcceptatieOmvang

Nog even terug naar die ene partner

Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen

• Opdracht: Maak een concept

• In de haast te weinig instructies

• Resultaat:

• dossier loopt uit de tijd

• partner/GC moet bijspringen (2x werk)

• afboekingen bij declareren

• tevreden cliënt/opdrachtgever?

Wat deed hij anders?Hij luisterde beter naar de intenties van de cliënt

Probleem op 1 A4 Visualiseer !!

Faseer !!

Met team to-do’s bepalen

Controleerde zijn visie bij de cliënt

Planbaar Behapbare stapjes Voorspelbaar

….maar maakte vooral vooraf expliciet wat hij

eerder impliciet liet

Hij maakte verwachtingen en te zetten stappen glashelder (voor de cliënt, hemzelf en

zijn team)

Hans Schuurman M 06-28545504

info@hansschuurman.nl www.hansschuurman.nl

LPM voor Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen

Law

Transcript of LPM voor Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen

Universiteit van Amsterdam - Bachelor Nieuwgriekse taal en cultuur · 2019. 10. 7. · cultuur werkt nauw samen met de non-profit organisatie NGNS (Nederlands Genootschap voor Nieuwgriekse

BURGEMEESTER · 2020. 7. 15. · Anouck Haverhoek Nederlands Genootschap van Burgemeesters 3 Verbinden Voorwoord Anouck Haverhoek 7 Het loopt Column NGB- voorzitter Liesbeth Spies

STICHTING GENOOTSCHAP ENGELANDVAARDERSSTICHTING GENOOTSCHAP ENGELANDVAARDERS Kwartaaluitgave van de Stichting Genootschap Engelandvaarders Januari 2011 -32e Jaargang, nr. 127 BESTUUR:

Bachelor 2019-2020 Nieuwgriekse taal en cultuur · cultuur werkt nauw samen met de non-profit organisatie NGNS (Nederlands Genootschap voor Nieuwgriekse Studies) die de Leerstoel

NEDERLANDS HUISARTSEN GENOOTSCHAP ......habitus en de secundaire geslachtskenmerken nor maal zijn en afwijkingen bij lichamelijk onderzoek ont breken, wordt het natuurlijk beloop afgewacht

Roodgloeiend telefoongerinkel: bereikbaarheid versus frustratie? · Databanken Er wordt gezocht in de databanken van Domus Medica, NHG (Nederlands Huisartsen Genootschap), CEBAM,

Fotopresentatie Jubileumcongres Nederlands Genootschap van Burgemeesters

Het Nederlands Genootschap van Sint Jacob | …Versie 25-8-2017 13:19 Jacobus verlegt grenzen? Najaarsbijeenkomst in BREDA De plaats van ontmoeting tijdens de najaarsbijeenkomst van

Validatie van scopendroogkasten · Bronchoscopie 7 lpm (2 kanalen) MDL 10-12 lpm (3 of meer kanalen) Dit kan verkeerde resultaten geven wanneer in een Urologie droogkast een (“dummy”)

Koninklijk Actuarieel Genootschap jaarverslag …Koninklijk...2 Koninklijk Actuarieel Genootschap jaarverslag 2015|2016 3 Het Koninklijk Actuarieel Genootschap (AG) in transitie Al

Nederlands Genootschap van Sint Jacob Jaarverslag 2015

burgemeestersblad · nieuwsbrief nederlands genootschap van burgemeesters • jaargang 9, juli 2005 Evaluatie professionaliseringsfonds 2003-2005 vervolg op pagina 3• Al dan niet

nr 3 - Willem Elsschot Genootschap

Samenvatting van de standaard 'Het rode oog' (eerste ... · Samenvatting van de standaard ‘Het rode oog’ (eerste herziening) van het Nederlands Huisartsen Genootschap G.M.van

Prijslijst - HS Events B.V. · Pioneer DJM800 Pioneer DJM800 (4 kanaals DJ mengtafel) € 35,00 Dateq LPM 7.3 Dateq LPM 7.3 mengtafel (7 kanaals DJ mengtafel) € 25,00 Dateq Apollo

NEDERLANDS HUISARTSEN GENOOTSCHAP ... aandoeningen als een HNP op hoger lum baal niveau, een tumor, spinale stenose en recessus lateralis stenose of een ernstige spondylolisthesis

NVR Nederlandse Vereniging voor Reumatologie - …...Vereniging voor Reumatologie, de Ned. Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde, het Nederlands Huisartsen Genootschap, de

Nieuwsbrief apostolisch genootschap hoorn december2012

De kracht van losse bijzinnen - Onze TaalMaandblad van het Genootschap onze taal 1 De kracht van losse bijzinnen ‘Minder Engels op de universiteit’ Onderzoek: Nederlands heeft

Wijkverpleegkundigen Genootschap werkt aan ... · Dick Herfst, bestuursvoorzitter van ZZG zorggroep, een van de initiatiefnemers van het Nederlands Wijkverpleegkundi gen Genootschap