Lean Management

“Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them”

– Henri Ford

Jan van der PloegPloegwerk Consultancy

jan@ploegwerk.nl | 06-54311342

Wat is Lean?

… alleen activiteiten die waarde toevoegen

… om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren …

… op het vroegst mogelijke moment.

Lean

Minimale kosten

Juiste kwaliteit

Minimale tijd

Klant krijgt wat hij nodig heeft op het

juiste moment, zonder fouten.

Klant krijgt wat hij nodig heeft op het

juiste moment, zonder fouten.

Doe…

Wat is Lean?

Lean is een teamgerichte benadering die de

totale doorlooptijd tussen klantvraag en de

levering van het product verkort door het

identificeren en elimineren van verspilling

(Activiteiten die geen waarde toevoegen).

Lean is een manier van kijken, denken en

werken. Daarbij wordt een aantal specifieke

methoden en technieken gehanteerd om

procesverbeteringen te identificeren en te

realiseren.

Procesverbetering en/of beheersing

Lean Six Sigma AO/IC

Doel Verwijder verspilling Reduceer variatie Reduceer risico’s

Focus Flow Problemen Risico’s

Aanpak Veel kleine verbeteringen Kernproblemen oplossen Risicobeperking(controles, functiescheiding etc.)

Prestatie meting Snellere doorlooptijd Uniforme output Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade

Resultaten Minder verspilling, meer efficiëntie

Minder variatie, consistente output

Financiële/juridischeverantwoording

In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.

Ambachtelijke productie

Massa productie

Lean productie

1910 1960 Nu

Henry Ford• Standaardiseer onderdelen• Optimaliseer werkpatronen• Productieplanning• Tijdbesteding

Taichi Ohno• Klant centraal• Just in time• Produceer alleen wat verkocht is• Continu gevecht tegen verspilling• De beste ideeën komen van de werkvloer

Lean service industrie

1990

Waar komt het vandaan ..

Toyota Production System house

Ter info

Scania Productie Huis

Ter info

Een lean overheid

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

Hoofdprincipes Lean

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen

Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde

Klantgericht. Op welke klant Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan?richt ik me dan?

Klantgericht. Op welke klant Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan?richt ik me dan?

BurgersBurgers Bedrijven

Bedrijven

OmwonendenOmwonenden

De managerDe manager

De portefeuillehouderDe portefeuillehouder

De gemeenteraadDe gemeenteraad

Interne controle / AccountantInterne controle / Accountant

BelastingbetalersBelastingbetalers

Verenigingen

Verenigingen

De teamleider

De teamleider

Het collegeHet college

Jouw collega

Jouw collega

Het ministerie van …Het ministerie van …

Allemaal ‘klanten’

Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde

1. Voice of the Customer (VOC) De inwoners van gemeente

2. Voice of the Business (VOB) De gemeente en/of politiek

3. Voice of the Employee (VOE) De medewerker

3 klantypenvolgens Lean

Hoofdprincipes Lean

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is gericht op gelijkmatige instroom van werk.

20

40

60

80

100

1 2 3 5 64

Aantal taken

Eff

icië

ntie

Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat.

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)

?!

Veel dossiers gelijktijdigonderhanden.

1 vergunning er uit

Veel aanvragen per keer

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)

‘One Piece Flow’

1 vergunning er uit1 aanvraag per keer

Principe 3: Creëer standaarden

• Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’.

• Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast.

• Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren.

Tijd Wat is de gevraagde productie per periode en de gewenste snelheid?

Handelingen Welke handelingen of stappen zijn nodig voor dit werk en wat zijn relevante kwaliteitsaanwijzingen voor die handelingen?

Middelen Welke middelen zijn nodig voor de uitvoering van het werk?

Criteria bij het beschrijven van standaard werk:

Lean • Standaard formulieren, procesbeschrijvingen etc. worden gemaakt door de medewerkers zelf.

Principe 3: Creëer standaarden

Maak werk zichtbaar

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar

Vergunning Wie Status vorige check

Status laatste check

Opmerking

Adres x, Dalen Jan Op koers Let op! Advies V&V

Adres Y, Sleen Joost Op koers Op koers Welstandtoets

Adres Z, Oosterhesselen

Peter Start Op koers -

Adres A, Gees René Let op! Gereed Verzonden

Adres B, Coevorden

Rob Op koers Let op! Termijn

Lean informatieborden

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar

5S (clean desk)Overzichtelijke rustige werkplekken.

1. Scheiden2. Schikken3. Schoonmaken4. Standaardiseren5. Standhouden

Hoofdprincipes Lean

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

Input voldoet aan standaard beginwaarden

Input voldoet aan standaard beginwaarden

Handteer een standaard werkwijzeHandteer een standaard werkwijze

?

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

C h e c k l

i s t e

n

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

Hoofdprincipes Lean

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

activiteiten Waardetoevoegend?

waardetoevoegendeactiviteiten

ja

geen waardetoevoegendeactiviteiten

nee

noodzakelijk?

noodzakelijke niet waarde

toevoegende activiteiten

ja

verspillingen

neeEen Lean proces is een proces zonder verspillingen, gezien vanuit het perspectief

van de klant

Bron: SZW gemeente Den Haag

Principe 5: Elimineer verspilling (Muda)

Vormen van verspilling (Muda)

Daarom

Daarom

Daarom

OORZAAK

Activiteit

Waarom?

Waarom?

Waarom?

Waarom?

Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit

Vormen van verspilling (Muda)

1. Overproductie

We geven de klant meer dan nodig voor de klant.

2. Wachten

Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc.

3. Transport

Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc.

4. Overbewerking

Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen.

5. Onnodige voorraad

Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureau-inhoud etc.

6. Onnodige beweging

Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen.

7. Fouten

Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen.

8. Talent

Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen.

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)

TijdTijd

TijdTijd

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)

Hoofdprincipes Lean

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)

1. Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak.

2. Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’.

3. Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen.

4. Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door.

5. Blijf je afvragen … waarom?

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)

Datum Door Omschrijving probleem/verbetermogelijkheid

Voorstel oplossing+actie

Wie Deadline

07-07 Jan P Papieren plankaarten

Hertekenen en printen. Tekenaar zoeken.

Arnold 01-10

07-07 Joost Onvoldoende administratieve capcaiteit

Etc. Etc.

07-07 Jan L Etc.

Lean verbeterbord

Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week

Technologie volgt de ontwikkeling in de organisatie en dient te worden ingezet aan het einde van een verbeterslag. Niet als initiator van de verbeterslag.

Principe 8: Technologie als puntje op de i

ICT Systemen

Hoofdprincipes Lean

Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Professionaliteit (regelmaat en standaarden)

Sterke teams

Efficiëntie

(Verspillen en Flow)

Kwaliteit

(In één keer goed)

Leren en verbeteren

Klantgerichtheid

1. Lean procesmanagement ‘voelen’in workshops (met lego o.i.d.)

2. Referentiebezoeken bij andere organisaties

3. Partner zoeken die succes heeft bewezen

4. Afbakenen en starten

A. Bewustwording (workshops)

B. Verlagen onderhanden werk

C. Verkorten van doorlooptijd

D. Meer orde en overzicht op de werkplek en in de processen

E. Verbeteren van productiviteit (slimmer werken)

IMPLEMENTATIE

Boekentips

Einde

Jan van der PloegPloegwerk Consultancy

jan@ploegwerk.nl | 06-54311342