Le projet e-HRM Le projet e-HRM du SPF Santé Publique du SPF Santé Publique & "lessons learned"& "lessons learned"

Philippe SeynaeveHR Development Manager, Smals

26/05/2009

DDeeBOHRA BOHRA livelive! !

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Philippe Seynaeve

• e-HRM Project Manager (Stafdienst P&O, FOD VVVL) van 8/2006-5/2008

• Situatie op dat ogenblik:– e-HRM project op dat ogenblik sinds een paar maanden

gestart; 4 medewerkers ondertussen aan de slag met voorbereidende projectactiviteiten (data cleaning en opleiding over oude personeelssysteem)

– Project team van Cronos, leverancier van software en consultancy, werken aan BR en set up bij FAVV

Praktisch

• Uiteenzetting, 20 minutes, over enkele “lessons learned” vanuit het standpunt van interne PM, stafdienst P&O

• philippe.seynaeve@smals.be

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Agenda

DeBOHRA live! Le projet e-HRM & "lessons learned“

• Definition et objectifs du projet e-HRM• Contexte et historique• Impact

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What's in a name?

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PRODUCTPROJECTPROCESS PEOPLEPRACTICEPARADIGM

DeBOHRA, what’s in a name?

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Définitions de «e-HRM »

Dans des études ICT: « … solutions logicielles, produits sur mesure, problèmes d'implémentation, …  e-HRM = type d'application 

Dans des études GRH: « … autre rôle/tâches de la division HR e-HRM = HRM mais avec de nouveaux outils ICT »

Phénomène de mode? Prof. T. Bondarouk, U. of Twente: « It is not only a product or a technical process, it is also a new way of thinking.”

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PROJET DeBOHRA/objectifs

• Une seule base de données P&O (centrale, améliorée)• Système complet pour les processus P&O (gestion des

formations, des cercles de développement, ...)• Clarification/simplification des processus P&O• Self-service pour des transactions en matière P&O• Conversion, correction et digitalisation des données• Lien avec management intégral: responsabiliser les

managers et les collaborateurs en matière P&O• Evoluer vers une pratique “HRM stratégique”

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Cedar Crestone survey on e-HRM, 2006Prof. T. Bondarouk

Applications/objectifs administratifs

Système de gestion HRM 95%

Payroll 91%

Applications d'offre de services

Reporting du management 62%

Employee self-service 51%

Manager self-service 31%

Applications/ objectifsstratégiques

Gestion de l'apprentissage 35%

Planning de succession 21%

Gestion des carrières 19%

Gestion des compétences 17%

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PAYROLL

Security

DeBOHRA e-HRM

Data Base Oracle for Human Resources Administration

CDVU

Annuaire

Taalkader

Personeelsplan

Intranet

FED.TRAINING INSTITUTE

Reports

Management & Employee Self-Service

DIP

Workschedules

Personal data

Competencies, Appraisals,

Training

Career history&

Time

Budget

Positions

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PAYROLL

Security

DeBOHRA e-HRM

Data Base Oracle for Human Resources Administration

CDVU

Annuaire

Taalkader

Personeelsplan

Intranet

FED.TRAINING INSTITUTE

Reports

Management & Employee Self-Service

DIP

Workschedules

Personal data

Competencies, Appraisals,

Training

Career history&

Time

Budget

Positions

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Pourquoi e-HRM?

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Pourquoi e-HRM?

• Impact des technologies de l’information sur le monde professionnel et la sphère privée– “Accélération, décentralisation et démocratisation

de l’information” (T.W. Malone, The future of Work, Harvard Business School Publishing, 2004)

• Evolution des technologies et pratiques informatiques vers le modèle collaboratif/interactif

• Changement du profil et des besoins du collaborateur (“Generation Y”)

• Nouveaux défis pour le service HRM

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Impact de l'ICT

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Administration des données du personnel

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Human resources/natural resources ...

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Human resources management:people ...knowledge, skills, creativity ...

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• Scope du projet/système DeBOHRA: ambitieux! Donc, attention aux (sous-) estimations (ressources, durée, complexité, coûts, ...). Suivre et ré-évaluer en cours de route.

• Remplacement d’une application (DIP) par un système plus complexe (DeBOHRA). Importance de la communication et gestion du changement face aux résistances.

• Fonctionnalités e-HRM standard, développées pour le secteur privé ne sont pas toujours transposables vers le secteur public. (Anciennetés, statut d’affection, suivi des stagiaires, ...) Attention aux change requests et coûts.

• Connaissance des processus actuels (As Is) et législation pour dessiner la situation future (To Be). Présence et disponibilité des key users pendant l’analyse, le testing, ...

• Comprendre et communiquer la spécificité du type de projet et le contexte (définition plus large qu’une implémentation ICT)

PROJET/définition et objectifs … lessons learned?

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PROJECT/planning … lessons learned?

• Planning et phases sont abordés dans la communication suivante

• Quelques points d’attention pour éviter des retards:– Analyse des risques au préalable et contingency plan

(disponibilité de budget, ...)– Disponibilité des intervenants à tout niveau (tâches liées

au projet vs tâches opérationnelles)– Process mapping ... est un travail intensif et de longue

haleine ... tout en étant impératif pour une bonne analyse et succès (compromis)

– Validation univoque des BR par les key users (mandatés à trancher)

– Complexité de l’activité “testing” (approche méthodique nécessaire vu le nombre d'issues à traiter)

• Nb: Modèle planning/phases projet IT domine! (cf. Tendance actuellle: analyse et développement avec plus de flexibilité)

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PROJECT/people

Structure projet• Project team + team

external consultants• Steering committee• Key users

Stakeholders• Comité de direction• DG• Back office users• Users self-service

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• Création d’une équipe projet e-HRM au sein du service P&O. Collaborateurs dédiés au projet est essentiel

• Besoin de garder les mêmes key users afin de pouvoir valider les BR, le testing, de former les collaborateurs. Stabilité, efficacité, continuité

• Evolution rapide des connaissances et de l’expertise des membres de l’équipe. Opportunités d’apprentissage et de devenir spécialiste dans de nouveaux domaines de compétences: reporting, testing, process mapping, data quality, gestion fonctionnelle, développeur e-learning, ... (Cf. Constitution du service DO actuel)

• Implication active du comité de direction et des DG dans un projet P&O

PROJECT/people … lessons learned?

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A D K A R

Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement

Besef Verlangen Kennis Bekwaamheid Bekrachtiging

Conscience Désir Connaissance Compétence Renforcement

PROJECT/people ... Gestion du changement méthodique

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• Types d’initiative de gestion du changement et de la communication – en fonction de la phase du projet et – des publics-cible

back office collaborateurs P&O self-service collaborateurs SPF

• Première étape … afin de sensibiliser, informer, former et motiver, suivre, re-informer tous les collaborateurs

• Deuxième étape … ancrer progressivement e-HRM au sein du service P&O et l’organsation: initiatives de communication, de formation, de concertation

Exemples “good practices”: DG demande aux managers/collaborateurs de

vérifier leurs dossier P&O dans DeBOHRA DG présente DeBOHRA comme “outil de

management” (rapport, organigramme électronique, plan recrutement, ...)

PROJECT/people ... Gestion du changement

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DeBOHRA PREVIEW P&O

26 OCT. 2006

DeBOHRA TRY OUT

KEY USERS OCT.-DEC. 2006

DeBOHRA LIVE P&O

26 MAR. 2007

DeBOHRA e-HRM LIVE

FOD VVVL2 JUNE 2007

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PROJECT/people ...

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Back office pour les collaborateurs P&O: • Teasers, affiches, mails• Projection Who Moved My Cheese• Enquête électronique “attentes”• Kick off service P&O• Démos système• Réunions key users • Réunions data quality (“trophée” et baromètre)• Formations key users suivies des formations collaborateurs des

services• FAQ et manuels back office et FAQ (avec descriptions nouveaux

processus)• Labos et coaching• Modules back office (en e-learning)• Nouvelle enquête après go live

PROJECT/people ... Gestion du changement … comment?

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PROJECT/people ... Gestion du changement … comment?

e-HRM self-service pour les collaborateurs SPF:• Présentation projet au com. de dir.• Présentation projet aux DG et managers• Annonces via intranet, “Echo”, ...• 2 Cycles de sessions d’orientation DeBOHRA e-HRM: self-service

(mai-juin et sep.-nov. 2007 866 participants (65%)• Sessions d’orientation dans les centres régionaux• Modules spécial “Intro PC et internet”• Quick start, manuel, FAQ via intranet• Helpdesk dédié DeBOHRA e-HRM• Modules e-learning (ESS, MSS, reporting)• Rapports utilsations et debriefing com. de dir., DG et managers• Présentations aux séminaires management intégral

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Nombre de collaborateurs s’étant connectés au self-service e-HR par DG (après roll out)

OrganisationTotal

collaborateurs

Total collaborateurs s'étant connectés au self-service e-

HR

Taux d'utilisation

Medex 243 174 71,6%

DG1 179 161 89,9%

DG4 157 145 92,4%

DG5 142 130 91,5%

DG2 153 125 81,7%

DVZ 84 80 95,2%

SD P&O 62 62 100,0%

SD ICT 74 56 75,7%

SD B&B Log 67 55 82,1%

GDPBW 33 27 81,8%

HGR 24 22 91,7%

Generieke Entiteit 10 3 30,0%

Total 1228 1040 84,69%

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Corrélation transactions e-HRM et questions posées au helpdesk (1/2009)

Impact du nombre de notification e-HR sur les questions posées aux frontoffices P&O

0

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40

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120

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Juil2007

Aou2007

Sept2007

Oct2007

Nov2007

Dec2007

Jan2008

Feb2008

Mar2008

Avr2008

Mai2008

Juin2008

Juil2008

Aout2008

Sept2008

Oct2008

Nov2008

Dec2008

Jan2009

No

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Nombre de questions Nombre de notifications e-HR

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• Approche méthodique et professionnelle • Prévoir rôle/activités “change manager” dès le début• Impliquer le management• Qualité des initiatives et des messages (I L A T E ...

Local, Authentic, Traceable, Ethical)• Feedback loop (FAQ, debriefings, réunions de suivi, ...)• Monitorer l’utilisation du système, l’analyser et palier aux

lacunes (améliorer user friendliness, mailer notification)• Prévoir des ressources pour les formations, helpdesk,

coaching• Expliquer le pourquoi du changement et l’impact/avantages

au niveau individuel• Etre visible, être présent pendant tout le trajet!• ... ...

PROJECT/people ... Gestion du changement méthodique… lessons learned?

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PROJET DeBOHRA/objectifs

• Une seule base de données P&O (centrale, améliorée)• Système complet pour les processus P&O (gestion des

formations, des cercles de développement, ...)• Self-service pour des transactions en matière P&O• Conversion, correction et digitalisation des données• Clarification/simplification des processus P&O• Lien avec management intégral: responsabiliser les managers

et les collaborateurs en matière P&O• Evoluer vers une pratique “HRM stratégique”

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• Base de données centrale et baromètre qualité des données • Modules pour processus P&O (formation, cercles de

développement, ...)• ESS et MSS avec support e-learning utilisés• Processus analysés et documentés. Tous transparents et

suffisamment simplifiés? Dossiers digitalisés? Néanmoins, approche méthodique (MAVIM) a facilité la discussion

• Impact de l’automatisation et diminution du travail purement administratif? Rapidité et transparence de l’échange de l’information? Cf. l’intervention de Prof. Bondarouk

• Disponibilité de rapports et informations stratégiques: inventaire du plan de personnel, pyramide des âges, cadre linguistique, turn-over, l’évolution du personnel, le pourcentage de femmes dans des postes stratégiques, la mobilité interne et vers les autres SPF, l’organigramme électronique, …

PROJET/ … objectifs atteints?

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DeBOHRA e-HRM … What's in a name?