Le projet e-HRM du SPF Santé Publique & "lessons learned" Philippe Seynaeve HR Development Manager,...
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Le projet e-HRM Le projet e-HRM du SPF Santé Publique du SPF Santé Publique & "lessons learned"& "lessons learned"
Philippe SeynaeveHR Development Manager, Smals
26/05/2009
DDeeBOHRA BOHRA livelive! !
2
Philippe Seynaeve
• e-HRM Project Manager (Stafdienst P&O, FOD VVVL) van 8/2006-5/2008
• Situatie op dat ogenblik:– e-HRM project op dat ogenblik sinds een paar maanden
gestart; 4 medewerkers ondertussen aan de slag met voorbereidende projectactiviteiten (data cleaning en opleiding over oude personeelssysteem)
– Project team van Cronos, leverancier van software en consultancy, werken aan BR en set up bij FAVV
Praktisch
• Uiteenzetting, 20 minutes, over enkele “lessons learned” vanuit het standpunt van interne PM, stafdienst P&O
3
Agenda
DeBOHRA live! Le projet e-HRM & "lessons learned“
• Definition et objectifs du projet e-HRM• Contexte et historique• Impact
4
What's in a name?
5
PRODUCTPROJECTPROCESS PEOPLEPRACTICEPARADIGM
DeBOHRA, what’s in a name?
6
Définitions de «e-HRM »
Dans des études ICT: « … solutions logicielles, produits sur mesure, problèmes d'implémentation, … e-HRM = type d'application
Dans des études GRH: « … autre rôle/tâches de la division HR e-HRM = HRM mais avec de nouveaux outils ICT »
Phénomène de mode? Prof. T. Bondarouk, U. of Twente: « It is not only a product or a technical process, it is also a new way of thinking.”
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PROJET DeBOHRA/objectifs
• Une seule base de données P&O (centrale, améliorée)• Système complet pour les processus P&O (gestion des
formations, des cercles de développement, ...)• Clarification/simplification des processus P&O• Self-service pour des transactions en matière P&O• Conversion, correction et digitalisation des données• Lien avec management intégral: responsabiliser les
managers et les collaborateurs en matière P&O• Evoluer vers une pratique “HRM stratégique”
88
Cedar Crestone survey on e-HRM, 2006Prof. T. Bondarouk
Applications/objectifs administratifs
Système de gestion HRM 95%
Payroll 91%
Applications d'offre de services
Reporting du management 62%
Employee self-service 51%
Manager self-service 31%
Applications/ objectifsstratégiques
Gestion de l'apprentissage 35%
Planning de succession 21%
Gestion des carrières 19%
Gestion des compétences 17%
9
PAYROLL
Security
DeBOHRA e-HRM
Data Base Oracle for Human Resources Administration
CDVU
Annuaire
Taalkader
Personeelsplan
Intranet
FED.TRAINING INSTITUTE
Reports
Management & Employee Self-Service
DIP
Workschedules
Personal data
Competencies, Appraisals,
Training
Career history&
Time
Budget
Positions
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PAYROLL
Security
DeBOHRA e-HRM
Data Base Oracle for Human Resources Administration
CDVU
Annuaire
Taalkader
Personeelsplan
Intranet
FED.TRAINING INSTITUTE
Reports
Management & Employee Self-Service
DIP
Workschedules
Personal data
Competencies, Appraisals,
Training
Career history&
Time
Budget
Positions
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Pourquoi e-HRM?
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Pourquoi e-HRM?
• Impact des technologies de l’information sur le monde professionnel et la sphère privée– “Accélération, décentralisation et démocratisation
de l’information” (T.W. Malone, The future of Work, Harvard Business School Publishing, 2004)
• Evolution des technologies et pratiques informatiques vers le modèle collaboratif/interactif
• Changement du profil et des besoins du collaborateur (“Generation Y”)
• Nouveaux défis pour le service HRM
1313
Impact de l'ICT
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Administration des données du personnel
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Human resources/natural resources ...
16
Human resources management:people ...knowledge, skills, creativity ...
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• Scope du projet/système DeBOHRA: ambitieux! Donc, attention aux (sous-) estimations (ressources, durée, complexité, coûts, ...). Suivre et ré-évaluer en cours de route.
• Remplacement d’une application (DIP) par un système plus complexe (DeBOHRA). Importance de la communication et gestion du changement face aux résistances.
• Fonctionnalités e-HRM standard, développées pour le secteur privé ne sont pas toujours transposables vers le secteur public. (Anciennetés, statut d’affection, suivi des stagiaires, ...) Attention aux change requests et coûts.
• Connaissance des processus actuels (As Is) et législation pour dessiner la situation future (To Be). Présence et disponibilité des key users pendant l’analyse, le testing, ...
• Comprendre et communiquer la spécificité du type de projet et le contexte (définition plus large qu’une implémentation ICT)
PROJET/définition et objectifs … lessons learned?
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PROJECT/planning … lessons learned?
• Planning et phases sont abordés dans la communication suivante
• Quelques points d’attention pour éviter des retards:– Analyse des risques au préalable et contingency plan
(disponibilité de budget, ...)– Disponibilité des intervenants à tout niveau (tâches liées
au projet vs tâches opérationnelles)– Process mapping ... est un travail intensif et de longue
haleine ... tout en étant impératif pour une bonne analyse et succès (compromis)
– Validation univoque des BR par les key users (mandatés à trancher)
– Complexité de l’activité “testing” (approche méthodique nécessaire vu le nombre d'issues à traiter)
• Nb: Modèle planning/phases projet IT domine! (cf. Tendance actuellle: analyse et développement avec plus de flexibilité)
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PROJECT/people
Structure projet• Project team + team
external consultants• Steering committee• Key users
Stakeholders• Comité de direction• DG• Back office users• Users self-service
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• Création d’une équipe projet e-HRM au sein du service P&O. Collaborateurs dédiés au projet est essentiel
• Besoin de garder les mêmes key users afin de pouvoir valider les BR, le testing, de former les collaborateurs. Stabilité, efficacité, continuité
• Evolution rapide des connaissances et de l’expertise des membres de l’équipe. Opportunités d’apprentissage et de devenir spécialiste dans de nouveaux domaines de compétences: reporting, testing, process mapping, data quality, gestion fonctionnelle, développeur e-learning, ... (Cf. Constitution du service DO actuel)
• Implication active du comité de direction et des DG dans un projet P&O
PROJECT/people … lessons learned?
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A D K A R
Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement
Besef Verlangen Kennis Bekwaamheid Bekrachtiging
Conscience Désir Connaissance Compétence Renforcement
PROJECT/people ... Gestion du changement méthodique
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• Types d’initiative de gestion du changement et de la communication – en fonction de la phase du projet et – des publics-cible
back office collaborateurs P&O self-service collaborateurs SPF
• Première étape … afin de sensibiliser, informer, former et motiver, suivre, re-informer tous les collaborateurs
• Deuxième étape … ancrer progressivement e-HRM au sein du service P&O et l’organsation: initiatives de communication, de formation, de concertation
Exemples “good practices”: DG demande aux managers/collaborateurs de
vérifier leurs dossier P&O dans DeBOHRA DG présente DeBOHRA comme “outil de
management” (rapport, organigramme électronique, plan recrutement, ...)
PROJECT/people ... Gestion du changement
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DeBOHRA PREVIEW P&O
26 OCT. 2006
DeBOHRA TRY OUT
KEY USERS OCT.-DEC. 2006
DeBOHRA LIVE P&O
26 MAR. 2007
DeBOHRA e-HRM LIVE
FOD VVVL2 JUNE 2007
24
PROJECT/people ...
25
Back office pour les collaborateurs P&O: • Teasers, affiches, mails• Projection Who Moved My Cheese• Enquête électronique “attentes”• Kick off service P&O• Démos système• Réunions key users • Réunions data quality (“trophée” et baromètre)• Formations key users suivies des formations collaborateurs des
services• FAQ et manuels back office et FAQ (avec descriptions nouveaux
processus)• Labos et coaching• Modules back office (en e-learning)• Nouvelle enquête après go live
PROJECT/people ... Gestion du changement … comment?
26
PROJECT/people ... Gestion du changement … comment?
e-HRM self-service pour les collaborateurs SPF:• Présentation projet au com. de dir.• Présentation projet aux DG et managers• Annonces via intranet, “Echo”, ...• 2 Cycles de sessions d’orientation DeBOHRA e-HRM: self-service
(mai-juin et sep.-nov. 2007 866 participants (65%)• Sessions d’orientation dans les centres régionaux• Modules spécial “Intro PC et internet”• Quick start, manuel, FAQ via intranet• Helpdesk dédié DeBOHRA e-HRM• Modules e-learning (ESS, MSS, reporting)• Rapports utilsations et debriefing com. de dir., DG et managers• Présentations aux séminaires management intégral
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Nombre de collaborateurs s’étant connectés au self-service e-HR par DG (après roll out)
OrganisationTotal
collaborateurs
Total collaborateurs s'étant connectés au self-service e-
HR
Taux d'utilisation
Medex 243 174 71,6%
DG1 179 161 89,9%
DG4 157 145 92,4%
DG5 142 130 91,5%
DG2 153 125 81,7%
DVZ 84 80 95,2%
SD P&O 62 62 100,0%
SD ICT 74 56 75,7%
SD B&B Log 67 55 82,1%
GDPBW 33 27 81,8%
HGR 24 22 91,7%
Generieke Entiteit 10 3 30,0%
Total 1228 1040 84,69%
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Corrélation transactions e-HRM et questions posées au helpdesk (1/2009)
Impact du nombre de notification e-HR sur les questions posées aux frontoffices P&O
0
20
40
60
80
100
120
140
Juil2007
Aou2007
Sept2007
Oct2007
Nov2007
Dec2007
Jan2008
Feb2008
Mar2008
Avr2008
Mai2008
Juin2008
Juil2008
Aout2008
Sept2008
Oct2008
Nov2008
Dec2008
Jan2009
No
mb
re d
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0
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400
600
800
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1200
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1600
No
mb
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fica
tio
ns
Nombre de questions Nombre de notifications e-HR
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• Approche méthodique et professionnelle • Prévoir rôle/activités “change manager” dès le début• Impliquer le management• Qualité des initiatives et des messages (I L A T E ...
Local, Authentic, Traceable, Ethical)• Feedback loop (FAQ, debriefings, réunions de suivi, ...)• Monitorer l’utilisation du système, l’analyser et palier aux
lacunes (améliorer user friendliness, mailer notification)• Prévoir des ressources pour les formations, helpdesk,
coaching• Expliquer le pourquoi du changement et l’impact/avantages
au niveau individuel• Etre visible, être présent pendant tout le trajet!• ... ...
PROJECT/people ... Gestion du changement méthodique… lessons learned?
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PROJET DeBOHRA/objectifs
• Une seule base de données P&O (centrale, améliorée)• Système complet pour les processus P&O (gestion des
formations, des cercles de développement, ...)• Self-service pour des transactions en matière P&O• Conversion, correction et digitalisation des données• Clarification/simplification des processus P&O• Lien avec management intégral: responsabiliser les managers
et les collaborateurs en matière P&O• Evoluer vers une pratique “HRM stratégique”
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• Base de données centrale et baromètre qualité des données • Modules pour processus P&O (formation, cercles de
développement, ...)• ESS et MSS avec support e-learning utilisés• Processus analysés et documentés. Tous transparents et
suffisamment simplifiés? Dossiers digitalisés? Néanmoins, approche méthodique (MAVIM) a facilité la discussion
• Impact de l’automatisation et diminution du travail purement administratif? Rapidité et transparence de l’échange de l’information? Cf. l’intervention de Prof. Bondarouk
• Disponibilité de rapports et informations stratégiques: inventaire du plan de personnel, pyramide des âges, cadre linguistique, turn-over, l’évolution du personnel, le pourcentage de femmes dans des postes stratégiques, la mobilité interne et vers les autres SPF, l’organigramme électronique, …
PROJET/ … objectifs atteints?
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DeBOHRA e-HRM … What's in a name?