LabISO training

Wat gaan we zien…

2

Hoofdstuk 1 : Consultatie LabISO pagina’s

Hoofdstuk 2 : Aanmaken en wijzigen LabISO-pagina’s

Hoofdstuk 3 : Toevoegen bijlage aan LabISO-pagina

LabISO =

3

Procedures (PCL)

Werkinstructies (WCL)

Bijlages

Hoofdstuk 1Consulteren pagina’s

binnen LabISO

5

opbouw LabISO pagina

6

inhoud pagina(procedure, werkinstructie)

Contactdetails

Bijlages

Proces-beschrijving

Bijlagen

Metadata

opbouw LabISO pagina

7

Weergave’s en filtering van pagina’s

binnen LabISO

8

lijst alle LabISO pagina’s

9

lijst recent gewijzigde pagina’s

10

filteren per nummer (nummer = vb. pcl901)

11

filteren per inhoudstype (procedure of werkinstructie)

12

filteren per LabISOtype (categorisatie)

13

filteren gearchiveerd(zie later hoe dit moet)

14

watermerk

15

Zoeken en afdrukkenbinnen LabISO

16

Zoeken binnen LabISO

17

De zoekbalk vind je rechtsboven

18

Zoeken binnen LabISO vb ‘PCL901’

19

Zoeken binnen LabISO vb alles

dat het woord carbonaat bevat (sterretje)

20

Zoeken op formule vb ‘C2H402’

21

Zoeken buiten de scope van LabISO

22

Afdrukkenbinnen LabISO

1. Klik op de titel van de LabISO-pagina2. Klik op het printericoontje

23

Afdrukkenbinnen LabISO (via pdf)

1. Kies CutePDF printer (genereert pdf)2. Kies ‘Liggend’ (anders valt er informatie af)3. Kies een locatie om het pdf-document op te slaan

demo…

24

25

eventjes oefenen…Ga naar het overzicht van alle LabISO-pagina’s van het type ‘Organische scheikunde’ (LabISOtype)

Ga naar het overzicht van de LabISO-pagina’s en zoek de pagina’s binnen nummerbereik 200

Ga naar het overzicht van alle gearchiveerde LabISO-pagina’s en open er ééntje om te controleren of het watermerk aanwezig is

Hoeveel LabISO-pagina’s van het type ‘Anorganische scheikunde’ vind je terug ?

Zoek de werkinstructie waarin de formulevoor de berekening van het gehalte Kjeldahlstikstof beschreven wordt. Print deze af in pdf (opslaan op bureaublad).

Hoofdstuk 2aanmaken en wijzigen

binnen LabISO

26

27

Aanmaken LabISO pagina Toevoegen bijlages

aanmakenLabISO-pagina

28

29

stap 1: ga naar de homepagina van LabISOstap 2: klik op siteacties “Nieuwe LabISO pagina”

30

stap 3: vul de titel instap 2: kies het type LabISO-pagina

31

Invullen metadata

< Optioneel > ID vanuit DMS

Invullen metadata

< Optioneel > : link vanuit DMS

Invullen metadata

Documentnummer : vb PCL900

Invullen metadata

Datum aanmaak document

Invullen metadata

Auteur document

Invullen metadata

Alle naamvelden bevatten volgende iconen :

controleren of ingevoerde naam ok is

opzoeken van de naam in de adreslijst

Invullen metadata

Beoordelaar, goedkeurder (naamveld) belangrijk voor de workflow, zie later

Invullen metadata

Contactpersoon document (naamveld)

Invullen metadata en inhoud

Titel document kies betekenisvolle naam

Invullen metadata

Inhoud document Plak hier de inhoud van DMS

(Ctrl+c Ctrl+v)

Eenmaal inhoud ingeplakt, komt de layout ‘ribbon’ tevoorschijn en kan je de layout van

de tekst aanpassen

afbeeldingen en pictogrammen in een LabISO-pagina toevoegen

1. Ga naar Invoegen Afbeelding Van Sharepoint

2. Kies links in de boomstructuur ‘Afbeeldingen van siteverzameling’3. Selecteer rechts de gewenste afbeelding of pictogram

4. Klik op ‘OK’ en de afbeelding wordt ingevoegd

Gedaan met metadata pagina ?

Inchecken !

Hier kan u eventueel een opmerking meegeven (wordt op versieniveau bewaard)

Oeps Sommige metadata worden in 2e beweging toegevoegd gefixt in volgende versie van LabISO

Geldigheidsdatum LabISO document

LabISO type

47

Type Nummerreeks

Organische scheikunde 400 reeks

Anorganische scheikunde 200 reeks

Bacteriologie en biologie 600 reeks

Algemeen 900 reeks

Ter plaatse 200 reeks

Kwaliteitshandboek 100 reeks

LabISO types

48

Via LabISO-types worden ook de abonnementen

bepaald

Abonnement notificatie naar gebruiker

indien er een aanpassing gebeurt

op een document

49

Vul datums in

Kies LabISO-typeKies ‘Opslaan’

Hier kan je een pagina ‘archiveren’ (zie eerder)

50

Opgelet : zie boodschap linksboven Nu kunnen we terug inchecken

51

2e keer, goede keer…

1. Klik op “pagina” bovenaan

2. Klik op “inchecken”

52

Nu is het document ingecheckt !

53

Opgelet : een ingecheckte pagina is nog niet zichtbaar moet nog gevalideerd worden door

de beoordelaar en de goedkeurder de goedkeuringswerkstroom wordt

gestart door te klikken op verzenden

de validatiestroom

54

55

Zie ook de filters in de linkerkolom :• per beoordelaar, goedkeurder, goedkeuringsstatus

demo…

56

eventjes oefenen…

Maak een LabISO-pagina aan (type procedure) met titel PCL111_loginnaam en volgende kenmerken :

ID = PCL111

Link = leeglaten

Nummer = PCL111

Datum = datum vandaag

Opsteller, beoordelaar, goedkeurder, contact = eigen naam

Pagina inhoud = zie inhoud word document T:\Publiek\Opleiding LabISO\Oefening opleiding – PCL.docx. Voeg het pictogram van ‘explosief’ toe, ergens aan de inhoud (maakt niet uit waar)

Geldig van = datum vandaag - Geldig tot = 21/06/2015

LabISOtype = ‘Anorganische scheikunde’

Check de pagina in en verzend ze voor validatie

57

wijzigenLabISO-pagina

58

analoog aanaanmaken LabISO-pagina

59

verschil : eerst uitchecken

(dan aanpassen, inchecken en verzenden)

60

Opgelet !Aanpassen van een LabISO-pagina doe je via ‘Eigenschappen bewerken’ in het snelmenu

61

als de pagina nog niet uitgecheckt iskrijg je de vraag of je de pagina wil uitchecken

Kies ‘OK’

62

Vervolgens kom je terug in het schermWaar je de LabISO-pagina kan aanpassen

63

Vervolgens kom je terug in het schermWaar je de LabISO-pagina kan aanpassen

Na de aanpassing kan je de

LabISO-pagina terug inchecken en

verzenden(zie eerder)

64

je kan de verschillen tussen de versiesbekijken via versiehistoriek

1. Selecteer het desbetreffende document2. Kies in het menu ‘Documenten’ ‘Versiegeschiedenis’

demo…

65

effe oefenen…Zoek het document van je buurman (PCL111_xxxxx) via de zoekmachine (vind je het terug ?)

Log aan op jullie webmail : http://webmail.dewatergroep.be

Zoek de goedkeuringsaanvraag (beoordeling) en haal de taak op :

Keur het document goed. Vervolgens krijg je terug een goedkeuringsaanvraag (goedkeuring) per mail. Keur ook deze goed

Zoek terug het document van je buurman (PCL111_xxxxx) via de zoekmachine (vind je het nu terug ?)

Check je eigen pagina uit en vervang het LabISO-type naar ‘Algemeen’. Check ze vervolgens terug in

Controleer de verschillen tussen de 2 versies66

Hoofdstuk 3toevoegen bijlage

aan een LabISO pagina

67

welke soorten bijlages bestaan er :

- koppeling aan een LabISO pagina- document (pdf, word, excel)

68

soorten bijlagestype 1: koppeling aan een LabISO-

pagina

69

dit moet je weten :

een bijlage koppel je aan een pagina door te starten vanuit de

bijlage en dan de pagina’s te kiezen waaraan ze moet gekoppeld

worden

70

71

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 1. zoek de LabISO-pagina (bvb WCL) die je wil toevoegen als bijlage (via filtering of zoeken)

72

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 2. open een volgende tabblad in Internet Explorer (tabblad dupliceren)

73

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 3. ga naar de bijlage bibliotheek (klik op BIJLAGEN bijlagen) op TABBLAD 2Stap 4. vink een willekeurig vakje links van een bijlage aan om het menu ‘Documenten’ zichtbaar te makenStap 5. Klik op koppelen aan een document

74

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 6. Tekstvak ‘Documentnaam’. Ga hiervoor naar TABBLAD 1 en kopieer de naam van de LabISO-pagina (klikken op de titellink en vervolgens Ctrl+C van titel). Ga terug naar TABBLAD 2 en plak de titel in het veld ‘Documentnaam’

TABBLAD 1 TABBLAD 2

75

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 7. Tekstvak ‘URL van document’. Ga hiervoor naar TABBLAD 1 en kopieer de snelkoppeling van de LabISO-pagina (bovenaan in de adresbalk). Ga terug naar TABBLAD 2 en plak de titel in het veld ‘URL van document’

Stap 8. Klik op OK

TABBLAD 1 TABBLAD 2

Automatisch ingevuld

(zie vorige scherm)

Kies een bijlagegroep

(categoriseren bijlagen)

• Formulieren

• Referenties

• Werkinstructies

• Registratieformulieren

mogelijke filtering later

Hier kan je een bijlage archiveren (zie eerder voor LabISO pagina)

Hier gebeurt het !

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Niet relevant momenteel, goedkeuringsflow

op bijlages wordt bij GoLive geactiveerd

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Geldigheidsdatum bijlage

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Auteur en

verantwoordelijke

bijlage

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Kies Opslaan de bijlage

wordt automatisch ingecheckt

demo…

85

soorten bijlagestype 2: document

(doc, word, excel) als bijlage

86

87

< bijlage = document >Stap 1. ga naar de bijlage bibliotheekStap 2. klik op ‘document toevoegen’

88

< bijlage = document >Stap 3. blader naar het document en upload het

Kies ‘Document’ als Inhoudstype

Optioneel : Indien leeg = documentnaam

Rest is zelfde procedure als koppeling LabISO pagina

demo…

92

Finale StructuurLabISO-pagina

93

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina Pagina-inhoud

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina

Contactdetails

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina

Metadata

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina

Bijlagen

demo…

98

eventjes oefenen…

Koppel volgende bijlages aan de LabISO-pagina (PCL111_xxx) die je zonet hebt gemaakt :

Koppeling : LabISO-pagina WCL111_Oefening. Opgelet, kies als documentnaam ‘WCL111_Oefening_loginnaam’

Document T:\publiek\Opleiding LabISO\bijlage document.pdfKies voor beide bijlages :

‐ Datum van = datum vandaag

‐ Datum tot = 21/06/2015

‐ Bijlagegroep = ‘Referenties’

‐ Opsteller, beoordelaar, goedkeurder, bijlageverantwoordelijke = eigen naam 99

100

Vragen ?Bel me schrijf me…