LabISO training

100
LabISO training

description

LabISO training

Transcript of LabISO training

Page 1: LabISO training

LabISO training

Page 2: LabISO training

Wat gaan we zien…

2

Hoofdstuk 1 : Consultatie LabISO pagina’s

Hoofdstuk 2 : Aanmaken en wijzigen LabISO-pagina’s

Hoofdstuk 3 : Toevoegen bijlage aan LabISO-pagina

Page 3: LabISO training

LabISO =

3

Procedures (PCL)

Werkinstructies (WCL)

Bijlages

Page 4: LabISO training
Page 5: LabISO training

Hoofdstuk 1Consulteren pagina’s

binnen LabISO

5

Page 6: LabISO training

opbouw LabISO pagina

6

inhoud pagina(procedure, werkinstructie)

Contactdetails

Bijlages

Proces-beschrijving

Bijlagen

Metadata

Page 7: LabISO training

opbouw LabISO pagina

7

Page 8: LabISO training

Weergave’s en filtering van pagina’s

binnen LabISO

8

Page 9: LabISO training

lijst alle LabISO pagina’s

9

Page 10: LabISO training

lijst recent gewijzigde pagina’s

10

Page 11: LabISO training

filteren per nummer (nummer = vb. pcl901)

11

Page 12: LabISO training

filteren per inhoudstype (procedure of werkinstructie)

12

Page 13: LabISO training

filteren per LabISOtype (categorisatie)

13

Page 14: LabISO training

filteren gearchiveerd(zie later hoe dit moet)

14

Page 15: LabISO training

watermerk

15

Page 16: LabISO training

Zoeken en afdrukkenbinnen LabISO

16

Page 17: LabISO training

Zoeken binnen LabISO

17

De zoekbalk vind je rechtsboven

Page 18: LabISO training

18

Zoeken binnen LabISO vb ‘PCL901’

Page 19: LabISO training

19

Zoeken binnen LabISO vb alles

dat het woord carbonaat bevat (sterretje)

Page 20: LabISO training

20

Zoeken op formule vb ‘C2H402’

Page 21: LabISO training

21

Zoeken buiten de scope van LabISO

Page 22: LabISO training

22

Afdrukkenbinnen LabISO

1. Klik op de titel van de LabISO-pagina2. Klik op het printericoontje

Page 23: LabISO training

23

Afdrukkenbinnen LabISO (via pdf)

1. Kies CutePDF printer (genereert pdf)2. Kies ‘Liggend’ (anders valt er informatie af)3. Kies een locatie om het pdf-document op te slaan

Page 24: LabISO training

demo…

24

Page 25: LabISO training

25

eventjes oefenen…Ga naar het overzicht van alle LabISO-pagina’s van het type ‘Organische scheikunde’ (LabISOtype)

Ga naar het overzicht van de LabISO-pagina’s en zoek de pagina’s binnen nummerbereik 200

Ga naar het overzicht van alle gearchiveerde LabISO-pagina’s en open er ééntje om te controleren of het watermerk aanwezig is

Hoeveel LabISO-pagina’s van het type ‘Anorganische scheikunde’ vind je terug ?

Zoek de werkinstructie waarin de formulevoor de berekening van het gehalte Kjeldahlstikstof beschreven wordt. Print deze af in pdf (opslaan op bureaublad).

Page 26: LabISO training

Hoofdstuk 2aanmaken en wijzigen

binnen LabISO

26

Page 27: LabISO training

27

Aanmaken LabISO pagina Toevoegen bijlages

Page 28: LabISO training

aanmakenLabISO-pagina

28

Page 29: LabISO training

29

stap 1: ga naar de homepagina van LabISOstap 2: klik op siteacties “Nieuwe LabISO pagina”

Page 30: LabISO training

30

stap 3: vul de titel instap 2: kies het type LabISO-pagina

Page 31: LabISO training

31

Invullen metadata

< Optioneel > ID vanuit DMS

Page 32: LabISO training

Invullen metadata

< Optioneel > : link vanuit DMS

Page 33: LabISO training

Invullen metadata

Documentnummer : vb PCL900

Page 34: LabISO training

Invullen metadata

Datum aanmaak document

Page 35: LabISO training

Invullen metadata

Auteur document

Page 36: LabISO training

Invullen metadata

Alle naamvelden bevatten volgende iconen :

controleren of ingevoerde naam ok is

opzoeken van de naam in de adreslijst

Page 37: LabISO training

Invullen metadata

Beoordelaar, goedkeurder (naamveld) belangrijk voor de workflow, zie later

Page 38: LabISO training

Invullen metadata

Contactpersoon document (naamveld)

Page 39: LabISO training

Invullen metadata en inhoud

Titel document kies betekenisvolle naam

Page 40: LabISO training

Invullen metadata

Inhoud document Plak hier de inhoud van DMS

(Ctrl+c Ctrl+v)

Page 41: LabISO training

Eenmaal inhoud ingeplakt, komt de layout ‘ribbon’ tevoorschijn en kan je de layout van

de tekst aanpassen

Page 42: LabISO training

afbeeldingen en pictogrammen in een LabISO-pagina toevoegen

1. Ga naar Invoegen Afbeelding Van Sharepoint

2. Kies links in de boomstructuur ‘Afbeeldingen van siteverzameling’3. Selecteer rechts de gewenste afbeelding of pictogram

4. Klik op ‘OK’ en de afbeelding wordt ingevoegd

Page 43: LabISO training

Gedaan met metadata pagina ?

Inchecken !

Page 44: LabISO training

Hier kan u eventueel een opmerking meegeven (wordt op versieniveau bewaard)

Page 45: LabISO training

Oeps Sommige metadata worden in 2e beweging toegevoegd gefixt in volgende versie van LabISO

Page 46: LabISO training

Geldigheidsdatum LabISO document

LabISO type

Page 47: LabISO training

47

Type Nummerreeks

Organische scheikunde 400 reeks

Anorganische scheikunde 200 reeks

Bacteriologie en biologie 600 reeks

Algemeen 900 reeks

Ter plaatse 200 reeks

Kwaliteitshandboek 100 reeks

LabISO types

Page 48: LabISO training

48

Via LabISO-types worden ook de abonnementen

bepaald

Abonnement notificatie naar gebruiker

indien er een aanpassing gebeurt

op een document

Page 49: LabISO training

49

Vul datums in

Kies LabISO-typeKies ‘Opslaan’

Hier kan je een pagina ‘archiveren’ (zie eerder)

Page 50: LabISO training

50

Opgelet : zie boodschap linksboven Nu kunnen we terug inchecken

Page 51: LabISO training

51

2e keer, goede keer…

1. Klik op “pagina” bovenaan

2. Klik op “inchecken”

Page 52: LabISO training

52

Nu is het document ingecheckt !

Page 53: LabISO training

53

Opgelet : een ingecheckte pagina is nog niet zichtbaar moet nog gevalideerd worden door

de beoordelaar en de goedkeurder de goedkeuringswerkstroom wordt

gestart door te klikken op verzenden

Page 54: LabISO training

de validatiestroom

54

Page 55: LabISO training

55

Zie ook de filters in de linkerkolom :• per beoordelaar, goedkeurder, goedkeuringsstatus

Page 56: LabISO training

demo…

56

Page 57: LabISO training

eventjes oefenen…

Maak een LabISO-pagina aan (type procedure) met titel PCL111_loginnaam en volgende kenmerken :

ID = PCL111

Link = leeglaten

Nummer = PCL111

Datum = datum vandaag

Opsteller, beoordelaar, goedkeurder, contact = eigen naam

Pagina inhoud = zie inhoud word document T:\Publiek\Opleiding LabISO\Oefening opleiding – PCL.docx. Voeg het pictogram van ‘explosief’ toe, ergens aan de inhoud (maakt niet uit waar)

Geldig van = datum vandaag - Geldig tot = 21/06/2015

LabISOtype = ‘Anorganische scheikunde’

Check de pagina in en verzend ze voor validatie

57

Page 58: LabISO training

wijzigenLabISO-pagina

58

Page 59: LabISO training

analoog aanaanmaken LabISO-pagina

59

verschil : eerst uitchecken

(dan aanpassen, inchecken en verzenden)

Page 60: LabISO training

60

Opgelet !Aanpassen van een LabISO-pagina doe je via ‘Eigenschappen bewerken’ in het snelmenu

Page 61: LabISO training

61

als de pagina nog niet uitgecheckt iskrijg je de vraag of je de pagina wil uitchecken

Kies ‘OK’

Page 62: LabISO training

62

Vervolgens kom je terug in het schermWaar je de LabISO-pagina kan aanpassen

Page 63: LabISO training

63

Vervolgens kom je terug in het schermWaar je de LabISO-pagina kan aanpassen

Na de aanpassing kan je de

LabISO-pagina terug inchecken en

verzenden(zie eerder)

Page 64: LabISO training

64

je kan de verschillen tussen de versiesbekijken via versiehistoriek

1. Selecteer het desbetreffende document2. Kies in het menu ‘Documenten’ ‘Versiegeschiedenis’

Page 65: LabISO training

demo…

65

Page 66: LabISO training

effe oefenen…Zoek het document van je buurman (PCL111_xxxxx) via de zoekmachine (vind je het terug ?)

Log aan op jullie webmail : http://webmail.dewatergroep.be

Zoek de goedkeuringsaanvraag (beoordeling) en haal de taak op :

Keur het document goed. Vervolgens krijg je terug een goedkeuringsaanvraag (goedkeuring) per mail. Keur ook deze goed

Zoek terug het document van je buurman (PCL111_xxxxx) via de zoekmachine (vind je het nu terug ?)

Check je eigen pagina uit en vervang het LabISO-type naar ‘Algemeen’. Check ze vervolgens terug in

Controleer de verschillen tussen de 2 versies66

Page 67: LabISO training

Hoofdstuk 3toevoegen bijlage

aan een LabISO pagina

67

Page 68: LabISO training

welke soorten bijlages bestaan er :

- koppeling aan een LabISO pagina- document (pdf, word, excel)

68

Page 69: LabISO training

soorten bijlagestype 1: koppeling aan een LabISO-

pagina

69

Page 70: LabISO training

dit moet je weten :

een bijlage koppel je aan een pagina door te starten vanuit de

bijlage en dan de pagina’s te kiezen waaraan ze moet gekoppeld

worden

70

Page 71: LabISO training

71

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 1. zoek de LabISO-pagina (bvb WCL) die je wil toevoegen als bijlage (via filtering of zoeken)

Page 72: LabISO training

72

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 2. open een volgende tabblad in Internet Explorer (tabblad dupliceren)

Page 73: LabISO training

73

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 3. ga naar de bijlage bibliotheek (klik op BIJLAGEN bijlagen) op TABBLAD 2Stap 4. vink een willekeurig vakje links van een bijlage aan om het menu ‘Documenten’ zichtbaar te makenStap 5. Klik op koppelen aan een document

Page 74: LabISO training

74

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 6. Tekstvak ‘Documentnaam’. Ga hiervoor naar TABBLAD 1 en kopieer de naam van de LabISO-pagina (klikken op de titellink en vervolgens Ctrl+C van titel). Ga terug naar TABBLAD 2 en plak de titel in het veld ‘Documentnaam’

TABBLAD 1 TABBLAD 2

Page 75: LabISO training

75

< bijlage = LabISO-pagina >Stap 7. Tekstvak ‘URL van document’. Ga hiervoor naar TABBLAD 1 en kopieer de snelkoppeling van de LabISO-pagina (bovenaan in de adresbalk). Ga terug naar TABBLAD 2 en plak de titel in het veld ‘URL van document’

Stap 8. Klik op OK

TABBLAD 1 TABBLAD 2

Page 76: LabISO training

Automatisch ingevuld

(zie vorige scherm)

Page 77: LabISO training

Kies een bijlagegroep

(categoriseren bijlagen)

Page 78: LabISO training

• Formulieren

• Referenties

• Werkinstructies

• Registratieformulieren

mogelijke filtering later

Page 79: LabISO training

Hier kan je een bijlage archiveren (zie eerder voor LabISO pagina)

Page 80: LabISO training

Hier gebeurt het !

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Page 81: LabISO training

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Niet relevant momenteel, goedkeuringsflow

op bijlages wordt bij GoLive geactiveerd

Page 82: LabISO training

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Geldigheidsdatum bijlage

Page 83: LabISO training

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Auteur en

verantwoordelijke

bijlage

Page 84: LabISO training

Hier koppel je de bijlage aan een

LabISO-pagina. Verplaatsen van

links naar rechts

Kies Opslaan de bijlage

wordt automatisch ingecheckt

Page 85: LabISO training

demo…

85

Page 86: LabISO training

soorten bijlagestype 2: document

(doc, word, excel) als bijlage

86

Page 87: LabISO training

87

< bijlage = document >Stap 1. ga naar de bijlage bibliotheekStap 2. klik op ‘document toevoegen’

Page 88: LabISO training

88

< bijlage = document >Stap 3. blader naar het document en upload het

Page 89: LabISO training

Kies ‘Document’ als Inhoudstype

Page 90: LabISO training

Optioneel : Indien leeg = documentnaam

Page 91: LabISO training

Rest is zelfde procedure als koppeling LabISO pagina

Page 92: LabISO training

demo…

92

Page 93: LabISO training

Finale StructuurLabISO-pagina

93

Page 94: LabISO training

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina Pagina-inhoud

Page 95: LabISO training

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina

Contactdetails

Page 96: LabISO training

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina

Metadata

Page 97: LabISO training

< Consulteren >

opbouw LabISO

pagina

Bijlagen

Page 98: LabISO training

demo…

98

Page 99: LabISO training

eventjes oefenen…

Koppel volgende bijlages aan de LabISO-pagina (PCL111_xxx) die je zonet hebt gemaakt :

Koppeling : LabISO-pagina WCL111_Oefening. Opgelet, kies als documentnaam ‘WCL111_Oefening_loginnaam’

Document T:\publiek\Opleiding LabISO\bijlage document.pdfKies voor beide bijlages :

‐ Datum van = datum vandaag

‐ Datum tot = 21/06/2015

‐ Bijlagegroep = ‘Referenties’

‐ Opsteller, beoordelaar, goedkeurder, bijlageverantwoordelijke = eigen naam 99

Page 100: LabISO training

100

Vragen ?Bel me schrijf me…