KRACHTIG VERGADEREN

Bene BailleulDominiek CallewierPatrick JordensSaskia Mussels

Korte inhoud• In het kader van participatief management wordt meer dan ooit

vergaderd. Deze vergaderingen bevorderen o.a. de betrokkenheid, de communicatie en de motivatie van uw medewerkers en collega’s. Maar hoe vaak stelt u niet vast dat de vergadering niet nodig was, dat er oeverloos gepalaberd wordt over details, dat men de timing niet respecteert, onvoorbereide onderwerpen aansnijdt en geen beslissingen kan nemen?

• De cursus wil deelnemers inzicht geven in het vergaderproces en de succesfactoren voor de goede vergadering leren onderkennen. Verder worden de deelnemers bewust gemaakt van de impact van metacommunicatie. De cursus vergadertechnieken is doorspekt met praktische voorbeelden en met gouden tips om efficiënt vergaderen te stimuleren.

• Het aanreiken van technieken en vaardigheden welke ‘effectief vergaderen’ bevorderen, beantwoordt aan een steeds groter wordende behoefte. Welke zijn de soorten vergaderingen? Welke zijn de technieken om deze tijdrovers te neutraliseren? Welke zijn de functies tijdens het vergaderen? Wat is de rol van de voorzitter? Welke zijn de tools die ik kan gebruiken tijdens vergaderingen om te brainstormen, gegevens te visualiseren, gegevens te analyseren, tot een consensus te komen, acties te plannen? Wat zijn de kenmerken van effectieve vergaderingen? Welke interactieve vaardigheden moet ik gebruiken tijdens vergaderingen?

Problematiek

We vergaderen...

te veelte lang

te ondoelmatig

Overzicht

1. Kadering

3. Voorbereiding / vergadering / opvolging

4. Stop het afval

5. Capita selecta van topics

2. De zin-obelisk

1.1. Wat is een vergadering ?

Definitie

• Een vergadering is– Een bijeenkomst van 3 of meer mensen– Met gemeenschappelijke doelstellingen– Waar interactie en communicatie (zowel

verbaal als non-verbaal) het belangrijkste middel is om dit te bereiken

1.2. Waarom een vergadering ?

Model

Individu

Taak

Groep

Doel van een vergadering

ProcesProcedure

Eigen doelstellingenVerwachtingen

Synergie

Soorten vergaderingen

• Informatieverstrekkend (briefing)• Informatie-inwinnend• Probleemstellend• Adviserend• Probleemoplossend

Soorten vergaderingen : opgelet !!!

indien verschillende agendapunten

verschillende doelstellingen

1.3. Wanneer vergaderen ?

• Snelle vooruitgang : directe en wederzijdse interactie

• Uitwisseling van gedachten, info,…• Gemeenschappelijke conclusies formuleren• Ideeën uitwisselen of genereren• Problemen oplossen op basis van zienswijze groep• Nieuwe ideeën laten opborrelen / opbouwende

kritiek geven/krijgen op voorstellen• Afstemming• Gebruik kennis en ervaring groep• Kwaliteit van samenwerking bevorderen• Teamgeest gevoel kweken

Wanneer WEL vergaderen ?

Wanneer NIET vergaderen ?

• Communicatie via andere middelen effectiever en efficiënter

• Effectief (resultaat)– Vergaderen is niet geschikt– Deelnemers zijn niet “fris”

• Efficiënt (kost)– Vergaderen is duur !– Vergaderen is tijdrovend

Alternatieven

• Autonome beslissing• Memo (e-mail)• Directe communicatie met

2• ...• Afschaffen …

Efficiëntie via hulpmiddelen:• Videoconference• Conference call• Online (webinar)• …

BeslissingstabelIs er voldoende tijd beschikbaar? Neen Ja Ja

Is mijn competentie over onderwerp voldoende?

Ja Neen Neen

Is het inwinnen van informatie nodig? NeenJa, bij 1 persoon

Ja

Het probleem hangt af van … Mij Anderen Ons

Kunnen anderen mij helpen? Neen Ja Ja

Is er aanvaarding van de beslissing nodig? Neen Ja Ja

De eventueel gestelde doelen hebben enkel invloed op mezelf?

Ja Neen Neen

Is coördinatie van de inspanningen nodig? NeenNodig met

2Ja, met

meerderen

Is er opvolging nodig? Neen Ja Ja

Zijn er leerkansen voor anderen? Neen Ja Ja

RESULTAAT

ZELF OPLOSSE

N OF BESLISSE

N

DIRECT OVERLEG

VERGA-DERING

1.4. Wie in de vergadering ?

Wie betrekken in de vergadering ?

• Niet te veel (geen communicatie meer)• Niet te weinig (onvoldoende know-how,

draagvlak,…)

• Elementen die beslissing bepalen:– Kost– Effectiviteit– Efficiëntie

Intellectuele productiviteitvs. aantal deelnemers

Opmerking: vooral van toepassing op probleemoplossende vergaderingen

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Overzicht

1. Kadering

3. Voorbereiding / vergadering / opvolging

4. Stop het afval

5. Capita selecta van topics

2. De zin-obelisk

OEFENING

DE ZIN OBELISK

DE ZIN OBELISK

In de oude stad Atlantis werd een driedimensionale, rechthoekige obelisk

gebouwd, genaamd ZIN, ter ere van de godin Tina.

De obelisk werd binnen twee weken gebouwd, en het is uw taak om te achterhalen op welk

dag van de week deze klaar was.

U mag de informatie op uw kaartje met anderen bespreken, maar u mag uw kaartje

niet laten zien.

Spelregels

– Kaartjes niet doorgeven– Eerste 10 minuten niet schrijven

SPEL

OPLOSSING

HET ANTWOORD IS

NEPTIMINUS

WANT…

• Volgens de gegeven afmetingen bevat Zin 1.500 kubieke meter materiaal.

• De blokken zijn 30 kubieke decimeter, dus er zijn 50.000 blokken nodig.

• Elke dag heeft zeven werk-Schlibs.• Elke bouwer legt 150 blokken per Schlib, dus

1.050 blokken per dag.• Omdat er acht bouwers zijn, worden er per dag

8.400 blokken gelegd.• Het 50.000 ste blok wordt dus op de zesde

werkdag gelegd.• Omdat op dagdolrum niet wordt gewerkt, is

dat

NEPTIMINUS

EVALUATIEVRAGEN

1. Wat is goed?2. Wat gaat fout?3. Wie nam de leiding?4. Wie nam het actiefst deel?5. Wie nam het minst actief deel?6. Wie werkt tegen / niet mee?7. Werden er nota’s genomen?8. Hoe was de zaalopstelling?9. Hoe kan het beter?

Overzicht

1. Kadering

3. Voorbereiding / vergadering / opvolging

4. Stop het afval

5. Capita selecta van topics

2. De zin-obelisk

3.1. VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

• WEL / NIET vergaderen

• DOEL

Duidelijk voor iedereenNiet voor interpretatie vatbaarVoor iedereen gelijk – desnoods afstemmenResultaat- en procesgericht

• WIE?

Voorzitter, secretaris, timekeeper, visualist

DeelnemersExperts, waarnemers

• UITNODIGING

Datum en tijdstipPlaatsAgendaHoeGenodigden

• AGENDA

OnderwerpVerslag vorige vergaderingAgendapuntenAfsprakenRondvraagEinde

! Belangrijk : STRUCTUURVOLGORDE

TIMING

• MATERIËLE VOORBEREIDING

Zaal waaropstellingapparatuurdrank en eten

Sprekers uitnodigenbriefen

Documenten

3.2. VERGADERING ZELF

VERLOOP• ONTHAAL opening ! OP TIJD

verwelkoming

• AGENDA goedkeuring verslaggoedkeuring agendaagendapunten

behandelentiming

• AFSLUITEN afsprakensamenvatting

bedanken

MODEL

deelnemers

Integratie van 3

elementen door

flexibiliteit

voorzitterperspectief

VOORZITTER

• LEIDEN

• AANMOEDIGEN

• BIJDRAGEN

• ORGANISEREN

• STRUCTUREREN

DEELNEMERS

• KENNIS VAN HET ONDERWERP

• KENNIS VAN DE DEELNEMERS

• AANDACHT VOOR HET VERLOOP

• TACTVOLLE BIJDRAGE

PERSPECTIEF

• REDEN waarom

• FOCUS wat / wat niet - grenzen

• OBJECTIEVEN wanneer succes

• BEPERKINGEN

15 TIPS OM EEN VERGADERING TE KELDEREN

1. Stel geen agenda op2. Begin te laat 3. Maak er een opendeur van4. Zet het belangrijkste punt op het einde van de

vergadering5. Belemmer het contact tussen de deelnemers6. Grijp niet in bij conflicten7. Moedig de zwijgzamen aan om te zwijgen8. Laat iedereen door elkaar praten9. Neem geen besluiten10. Maak geen verslag11. Bereid niets voor12. Laat vooral de voorzitter praten13. Visualiseer niets14. Bevorder onderlinge gesprekjes15. Laat voornamelijk één iemand aan het woord

3.3. OPVOLGING

OPVOLGING

• Verslag

• Opvolging van de gemaakte afspraken

• Informeren van de betrokkenen

• Versturen van tussentijdse resultaten

• Planning volgende vergadering

VERSLAG

• Onmiddellijk opmaken en versturen• Objectief en accuraat• Conform de agenda van de vergadering

Agendapunten met status en actiepunten

• Overzichtelijk en volledig• Soorten verslagen

– Woordelijk– Notulen– Besluitenlijst– Actieplan

Overzicht

1. Kadering

3. Voorbereiding / vergadering / opvolging

4. Stop het afval

5. Capita selecta van topics

2. De zin-obelisk

OEFENING

STOP HET AFVAL

STOP HET AFVAL

• U bent lid van een actief wijkcomité dat regelmatig samenkomt rond het thema “kwaliteit van het leven”.

• De gemeenteraad, bezorgd door de stijging van het sluikafval sinds het inlassen van de betaalzak in de gemeente, heeft u gevraagd om na te denken over dit probleem.

• Bekommerd om het milieu, wenst u aan de gemeenteraad nauwkeurige voorstellen te doen die de mogelijkheid bieden de inwoners te sensibiliseren en om elkeen te begeleiden minder afval te produceren.

• Tijdens u de laatste vergadering, een brainstorming, hebben jullie u 20 voorstellen bijeengebracht.

• Uw opdracht vandaag bestaat erin om 5 ideeën te kiezen die volgens u het meest doorwegen en concreet verduidelijken aan de gemeenteraad hoe deze op te starten.

Spelregels

– 7 rollen en observator(en)

– Gedraag je zoals beschreven, ook ligt dat helemaal niet in je normale manier van doen.

– Laat je kaartje niet zien aan de anderen, behalve aan de observator als hij er om vraagt.

– Taken van de observator(en)

OEFENING

EVALUATIE

Evaluatie van het rollenspel

ROLLEN

initiatief

reactief

mettegen

ANIMATOR

GEDIENSTIG

VOLGZAAMTERUGGETROKKEN

KRITISCH

AGRESSIEF

COMPETITIEF

Overzicht

1. Kadering

3. Voorbereiding / vergadering / opvolging

4. Stop het afval

5. Capita selecta van topics

2. De zin-obelisk

5.1. Storend gedrag tijdens vergaderingen

Storend gedrag tijdens vergaderingen (1/12)

• Zwijgen• Lang en/of veel praten• Sturen naar problemen los van het onderwerp• Onderonsjes• Te laat komen• Oppositie voeren• Stille oppositie• Rol van de voorzitter overnemen• Gewillig ja-knikken• Vitten• Collectief vastlopen

Storend gedrag tijdens vergaderingen (2/12)

• Hernieuw regelmatig de uitnodiging tot deelname aan de vergadering door het stellen van directe vragen

• Plaats deze ‘kat uit de boomkijker’ in je gezichtsveld• Oogcontact bevordert de uitnodiging tot deelname• Vraag hem niet waarom hij niets zegt• Intervenieer voldoende lang, zodat hij tijd krijgt om zich

voor te bereiden• Neem hem eens apart tijdens een eventuele koffiepauze

en maak samen met hem een samenvatting van het voorbije deel van de vergadering

Zwijgen

Storend gedrag tijdens vergaderingen (3/12)

• Vat een lange monoloog samen, door gebruik te maken van de herformuleringstechniek of vraag naar een samenvatting

• Reduceer deze interventies tot kleinere proporties (dit vergemakkelijkt het correct samenvatten) of stel tijdslimieten

• Doe beroep op zijn goede wil om tijd voor de andere deelnemers vrij te houden en vraag om bijdrages kernachtig te formuleren

• Probeer even snel te praten en dan langzaam af te remmen• Kijk de groep aan • Let op zijn ademhaling en kom tussen• Plaats langpraters aan uw rechter- of linkerzijde• Schakel over naar een groepsinterview en vraag de

deelnemers hoe zij de houding van X waarnemen.

Lang en/of veel praten

Storend gedrag tijdens vergaderingen (4/12)

• Kalmeer hem, door zijn informaties op een aparte flipchart te noteren als memo : alles wat van het onderwerp afwijkt, kan men hierop noteren en onthouden voor later

• Gebruik de bijdrage op het gepaste moment, vergeet ze vooral niet want anders geef je deze deelnemer het gevoel met een kluitje in het riet te zijn gestuurd

• Indien onbelangrijk onderwerp, geef dit ook aan en geef aan wanneer het wel relevant zou zijn

Sturen naar problemen los van het onderwerp

Storend gedrag tijdens vergaderingen (5/12)

• Stop je uiteenzetting en kijk hen aan : creëer een stilte (pauzeer)

• Vraag hen niet of het onderwerp hen niet interesseert, integendeel, nodig hen uit de groep op de hoogte te brengen van hun onderlinge gesprekken

• Wijs op de afgesproken functioneringsregels• Niets van aantrekken

Onderonsjes

Storend gedrag tijdens vergaderingen (6/12)

• Vraag hem niet om zich te rechtvaardigen tenzij je ziet dat hij dat graag zou doen

• Maak van deze te-laat-koming gebruik om wat reeds voorafging te synthetiseren

Te laat komen

Storend gedrag tijdens vergaderingen (7/12)

• Definieer het gedrag van een opposant indien je zeker van je stuk bent

• Toon je bereidwillig om te luisteren : begrijp reden• Laat hem als eerste zijn bijdrage leveren en waardeer deze• Las een pauze in na zo’n bijdrage en vat de interventie samen

in elementen die de mening van de groep ondersteunen• Verzet je niet tegen hem• Nodig hem uit om de opmerkingen zo rationeel mogelijk te

formuleren : vraag naar feiten• Combineer je interventies door gebruik te maken van

vraagstelling en door de andere deelnemers aan te kijken • Onderhandel

Oppositie voeren

Storend gedrag tijdens vergaderingen (8/12)

• Vraag niet naar het waarom van dergelijk gedrag• Vraag hen niet om hun non-verbale signalen te

argumenteren, maar probeer hen wel te betrekken• Nodig uit tot specifieke reacties• Stel vragen die waarschijnlijk zullen beantwoord worden• Toon waardering voor hun inbreng• Maak gebruik van het aanleren en beoefenen van een

assertiviteitstechniek als het “ik-bericht”

Stille opposite

Storend gedrag tijdens vergaderingen (9/12)

• Blijf bij het bewaken van het proces en laat je niet meeslepen door gevoelens van irritatie

• Wees gevoelig aan het gebruik van woorden zoals : wij, men, …

• Blijf verantwoordelijkheid dragen voor de doelstellingen, de procedures en de spelregels

• Interview de deelnemers over hun apathie ten opzichte van degene die de leiding probeert over te nemen

• Plaats hem aan je rechter- of linkerzijde

Rol van de voorzitter overnemen

Storend gedrag tijdens vergaderingen (10/12)

• Maak zoveel mogelijk gebruik van individuele voorbereiding … een duidelijke agenda vooraf zorgt daar reeds deels voor

• Maak gebruik van denkpauzen zodat iedereen zijn standpunt zou kunnen formuleren

• Bij de voorbereiding van de vergadering kan je meningen, ideeën, standpunten e.d. opvragen en gesynthetiseerd naar de groep terugspelen

Gewillig ja-knikken

Storend gedrag tijdens vergaderingen (11/12)

• Vraag om de kern van de zaak weer te geven• Meld dat details buiten de vergadering geregeld kunnen

worden• Hanteer humor

Vitten

Storend gedrag tijdens vergaderingen (12/12)

• Vermeld op een niet oordelende manier dat de groep vastgelopen is op dit agendapunt

• Stel voor dat iedereen gedurende enkele minuutjes zijn eigen ideeën op een rijtje zet en er niet mee hoeft in te zitten om de bestaande beperkingen even naast zich neer te leggen

• Vervolgens laat je iedereen om beurt zijn ideeën vertellen : zonder commentaar of kritiek

• Als er een doorbraak is ok, indien geen doorbraak verder bouwen op elkaars ideeën (kruisbestuiving)

Collectief vastlopen

5.2. Beslissingen nemen

5.2 Beslissingen nemen

5.2.1 Effectiviteit van de beslissing (2)5.2.2 Beslissingsprocedures (5)

“Wat je doet voor mij,

zonder mij, doe je tegen mij !”

(Ghandi)

5.2.1 Effectiviteit van de beslissing (1/2)

R = O * A

(R = resultaat ; O = oplossing ; A = aanvaarding)

Effectiviteit van de beslissing (2/2)

laag hoog kwaliteit

laag

hoog

aanvaarding delegeren

naar de groepprobleemoplos-

sende vergadering

expertsarbitraire methode

5.2.2 Beslisssingsprocedures (1/5)

• Passieve aanvaarding• Unanieme beslissing• Beslissing bij consensus• Meerderheidsbeslissing• Delegatie naar een persoon of subgroep• Autoritaire beslissing• Loten

Beslissingsprocedures (2/5)

• De beslissing wordt goedgekeurd als er geen tegenreactie komt.

Passieve aanvaarding

Unanieme beslissing

• Iedereen moet akkoord gaan met de voorgestelde oplossingen, werkwijze, ...

• In die zin heeft elke deelnemer een veto-recht.

Beslissingsprocedures (3/5)

• Nadat alle meningen uitvoerig aan bod gekomen zijn wordt een voor iedereen aanvaardbare tussenoplossing gekozen.

• Iedereen verzoent zich met de mogelijke gevolgen van een dergelijke oplossing

Beslissing bij consensus

Meerderheidsbeslissing

• Een vooraf bepaalde meerderheid (50%, 2/3, …) dient gehaald te worden om tot een besluit te komen.

• Dit kan aan de hand van een stemming (handopsteking, mondeling of schriftelijk).

Beslissingsprocedures (4/5)

• De beslissing wordt gedelegeerd naar een kleinere groep, dit kan bv. technische aangelegenheden.

• Deze subgroep dient dan wel een duidelijk mandaat te krijgen.

Delegatie naar een persoon of subgroep

Autoritaire beslissing

• Een keuze wordt voorgesteld zonder inspraak of tegenspraak.

• Dit kan bij hoge deskundigheid van de beslissingnemer of bij gebrek aan tijd.

Beslissingsprocedures (5/5)

• Men laat het lot beslissen als bv. Alle opties evenwaardig zijn voor iedereen.

Loting