Post on 06-Aug-2015
Klantenmiddag 2014
Agenda
4
Programma Octopus Klantenmiddag op 18 september 2014:
12:00 – 13:00 Inloop en ontvangst met lunch
13:00 – 13:10 Introductie en welkom, laatste ontwikkelingen – Arjen Kuin
13:10 – 13:40 Digitalisering richting rechtbanken – Gemeente Amsterdam DWI – Ingrid
Broeke/Jan Boegborn
13:40 – 14:10 De wereld rondom Octopus – verbinden van systemen in de praktijk –
Christian Berkhout
14:10 – 14:30 Pauze
14:30 – 15:00 Hoe u ook contractbeheer kunt organiseren in Octopus? – Arjen Kuin
15:00 – 15:20 Octopus Support Portaal – Meer gemak tijdens uw ondersteuning – André
Pijl
15:20 – 15:40 Octopus huidige versie 4.5 verbeteringen afgelopen jaar – André Pijl
15:40 – 16:00 Octopus 5.0 komt eraan , wat gaat het u brengen? – André Pijl
16:00 – 16:10 Afsluiting & vragen
16:10 – 17:00 Borrel en hapje
Laatste ontwikkelingen
• Nieuwe naam
• Nieuwe diensten
• Nieuwe samenwerking
• Nieuwe klanten
Klantenmiddag 2014 5
Processturing. Termijnbewaking. Documentcreatie.
Octopus Klantenmiddag 2014
Digitalisering Rechtspraak
Ingrid Broeke – Gemeente Amsterdam DWI
Jan Boegborn – Gemeente Amsterdam DWI
Digitalisering Rechtspraak (KEI)
• Inleiding
• Webportaal en S2S
• Vereisten S2S
• Octopus?
Klantenmiddag 201416
Inhoud presentatie
Inleiding
• Programma KEI (kwaliteit en innovatie) en DT (digitale toegangkelijkheid)
• Verschillende procespartijen
– Rechterlijke instanties (Mijn Werkomgeving)
– Burgers (Mijn Zaak)
– Advocaten en deurwaarders
– Instanties (met procesvertegenwoordiging)
• Repeat-players
• Incidentele procespartijen
Klantenmiddag 2014
Webportaal en S2S
19
Verschillende ingangen naar systeem van Rechtspraak
• Mijn Zaak (webportaal) en System-to-system (S2S)
– Burgers webportaal via Digid
– Bedrijven webportaal via e-herkenning
– Professionele ketenpartners verplicht! via elektronisch berichtenverkeer webportaal of S2S
– S2S voor o.a IND, Belastingdienst, deurwaarders, UWV, SVB, DWI etc.
Burger
Advocaat
Ketenpartner
Mijn Werkomgeving
Rechtspraak-medewerker
Vereisten S2S
• Deelnamevereisten
• Systeemvereisten
• Standaarden
• Beveiligingsaspecten
• Autorisaties
Klantenmiddag 2014 22
Octopus?
• Hoe kan S2S gebruikt worden in combinatie met Octopus?
• Open discussie:
– Hoe ver zijn andere Gemeentes hiermee?
– Zou een vorm van samenwerken op dit onderdeel mogelijk zijn?
Verbinden van systemen in de praktijk
Klantenmiddag 2014 24
Christian BerkhoutLead developer Octopus
Verbinden van systemen in de praktijk
• Document Management Systemen– Bestandssysteem
Klantenmiddag 2014 25
DMS
– / SharePoint / FileNet / Corsa / Hummingbird / eDOCS / ODW / Alfresco / CMIS
Verbinden van systemen in de praktijk
• Documentzoeksystemen– Bestandssysteem / Infolution / SharePoint
Klantenmiddag 2014 26
Zoekserver
Verbinden van systemen in de praktijk
• Primair proces systeem– Cobus / ISBB / DMS
• Midoffice / zakenmagazijn– Hermes / StUF 3
• Basisregistraties– StUF 2/3
Klantenmiddag 2014 27
Verbinden van systemen in de praktijk
• Office-integratie– Documentgeneratie: Word
– Rapportgeneratie: Excel
– E-mailgeneratie: basis/geavanceerd
– E-mailapplicaties: MAPI, Outlook, Groupwise
Klantenmiddag 2014 28
Verbinden van systemen in de praktijk
• Rapporten en Business Intelligence– Crystal Reports
– Excel-export
– DynamicAI
– Reporting Connector
• Cognos
• QlikView
• …
Klantenmiddag 2014 29
Verbinden van systemen in de praktijk
• Betalingsopdrachten– ClieOp03
– SEPA XML
Klantenmiddag 2014 30
Klantenmiddag 2014
Contractbeheer in Octopus
• Er bestaan diverse procedures binnenOctopus– Klachten
– Aansprakelijkstelling
– Adviesaanvragen
– WOB verzoeken
– Ingebrekestelingen
– Nadeelcompensatie
– Contractbeheer
32
Klantenmiddag 2014
Contractbeheer in Nederland
• 80% van de organisaties in Nederland kan het proces van contractbeheer nog sterk verbeteren
• Meer dan 80% van de organisaties is niet voldoende op de hoogtevan b.v. opzegtermijnen, contractspecifieke afspraken en waarcontracten zijn opgeslagen
• Hierbij is geen onderscheid m.b.t. de grootte van de organisatie
• Bij meer dan 66% van de organisaties komt het voor dat eenovereenkomst ongewenst verlengd wordt
• (Bron: Markonderzoek Hanzehogeschool, augustus 2010)
33
Klantenmiddag 2014
Risico’s onvoldoende aandacht
• Type risico’s:
• Financieel
• Operationeel
• Strategisch
• Wettelijk
• Reputatie
34
Klantenmiddag 2014
Contractbeheer
• Welk problemen ondervindt men?
– Hoeveel contracten hebben we eigenlijk?
– Waar zijn deze?
– Wat is de inhoud van deze contracten?
– Welke bedrijfsprocessen zijn ervan afhankelijk?
– Wie beheert de verplichtingen die eraan hangen?
– Wie zorgt voor verlenging/evaluatie/opzegging?
35
Klantenmiddag 2014
Contractbeheer in Octopus
• Soort contracten?– Raamovereenkomsten
– Inhuurcontracten tijdelijk personeel
– Tijdelijke arbeidscontracten
– Leverancierscontracten
– Huurovereenkomsten
– Lease-overeenkomsten
– Abonnementen
– Interne contracten
37
Klantenmiddag 2014
Contractbeheer in Octopus
• Na aflopen contract:
• Beëindigen
• Aanpassen
• Verlengen
41
Klantenmiddag 2014
Contractbeheer in Octopus
• Voordelen?– Totale uitstaande contractwaarde inzichtelijk
– Eenvoudiger begroten
– Eenvoudig en snel terugvinden
– Geschiedenis van alle contracten vastleggen
– Check of inkoopproces goed doorlopen is
– Voorkomen ongewenste verlengingen
– Tijdige evaluatie contracten
– Minder kosten, eenvoudiger factuurcontrole
– Verbeterde communicatie (interne samenwerking)
44
Klantenmiddag 2014
Wat gaat er komen?
• Klantportaal
• Hoe gaan we om met wijziging in programmatuur op aanvraag klant
• Voorbeelden van nieuwe functies
• Octopus 5.0
45
Klantenmiddag 2014
Klantportaal
• Projecten– Voortgang inzage– Testbevindingen registreren
• Producten (support)– Registreren nieuwe meldingen– Inzage in voortgang meldingen– Status strippenkaart/abonnement klein
onderhoud
• Documentatie / Tips & Trics• Uploads & Downloads
49
Octopus 4.5
• Hoe gaan we om met wijzigingen?– Nieuwe functies op aanvraag klant
• Aanvrager betaalt
• Andere klanten profiteren
– Wanneer wordt nieuwe functionaliteit eenmodule?• Specifiek stuk functionaliteit (niet voor iedereen)
• Mede investering Iv-Software
• Iv-Software gaat dit actief onderhouden & verbeteren
Klantenmiddag 2014 51
Klantenmiddag 2014
Externe documenten
• Bedacht door gemeente Eindhoven
• Beschikbaar vanaf versie 4.5.61
52
Klantenmiddag 2014
Performance verbeteringen
• Bedacht door gemeente Den Haag SZW
• Beschikbaar vanaf versie 4.5.64
• Snelheidsverbetering door o.a. caching– Starten Octopus
– Werkvoorraad
– Stand van Zaken
– Openen procedurestappen
• Performance meten
53
Klantenmiddag 2014
Validaties
• Bedacht door gemeente Rotterdam
• Beschikbaar vanaf versie 4.5.6o
54
Klantenmiddag 2014
Verhuisknop / opschonen
• Bedacht door gemeente Arnhem
• Beschikbaar vanaf versie 4.5.58
55
Klantenmiddag 2014
Converteren van bijlagen
• Bedacht door gemeente Den Haag BD
• Beschikbaar vanaf versie 4.5.6o
– Bijlagen bij mails converteren naar Word97 / PDF
– Mogelijkheid andere naam te geven
56
Klantenmiddag 2014
Module logging
• Mogelijkheid wijzigingen op zelf aan tewijzen velden te loggen
• “Actielogs” definieren, om productiviteit temeten.
• Inzichtelijk via rapportages
57
Klantenmiddag 2014
Kleine punten
• Bedacht door Iv-Software
– Gebruikers kunnen deactiveren
– Document knoppen autoriseren
– Clusterscherm uitgebreid (meer info)
– SharePoint zoeken in documenten
– Snelheid structuurvariabelen
– Zoeken op kenmerk
58
Octopus 5.0
• DF 18
• Focus op performance
• Focus op gebruikersvriendelijkheid
• Ziet er moderner uit
• Start uitrol gepland voor Q1 2015
Klantenmiddag 2014 59
Octopus 5.0
• Performance verbeteringen
– Werkvoorraad
– Snellere zoek functies
– Meer logica op server uitvoeren
Klantenmiddag 2014 60
Octopus 5.0
• Functionaliteit
– Meer mogelijkheden met documentvariabelen(uitfaseren Word velden)
– Notificatie system
– Nieuwe set rapportages
– Organisatie van documenten
– Meer vensters “schaalbaar” maken
Klantenmiddag 2014 61
Octopus 5.0
• Functionaliteit (vervolg)
– Verbeteringen in inrichting procedurestappen
– Webinterface naast desktop interface
– Verbeteringen in updateproces
Klantenmiddag 2014 62
Octopus 5.0
• Nieuwe set rapportages (zaak invalshoek)– Binnengekomen zaken per periode
• Per Vakafdeling/Onderwerp/Zaaksoort
– Werkvoorraad per periode• Per afdeling/behandelgroep/Zaaksoort
– Afgehandeld per periode• Per Advies/Uitslag/Onderwerp/Zaaksoort
• Doorlooptijden
– Excel exports (rapport generatoren)
Klantenmiddag 2014 63
Octopus 5.0
• Nieuwe set rapportages (overig)– Betalingen per periode
• Per soort betaling (wkbv, griffie, Wr, etc)
– Zittingen• Hoorzitting, rechttbank zittingen
– Productiviteit• Zaken per medewerker, etc.
– Functioneel Beheer• Autoristaties, Inrichting
Klantenmiddag 2014 64
Octopus 5.0
• Voor de meeste rapporten
– Mogelijkheid voor selecties
• Periode
• Zaaksoort
• Bundelingsonderwerp / Onderwerp
• Vakafdeling
– Mogelijkheid “gespecificeerd”
• Alle details tonen, of alleen totalen
Klantenmiddag 2014 65