in het digitaliseringsproces bij lokale besturen

Eddy Van der StockAfdelingshoofd ICT & GIS – stad en ocmw LokerenVoorzitter Vlaamse ICT OrganisatieVoorzitter Linked Organisation of Local Authorities

Roodborstje versus Koolmeesje

Geschiedenis digitalisering Loc Gov• Één oplossing voor één probleem• Het ontstaan van silo gebaseerde oplossingen• Weinig compatibele systemen … • Algemeen gebruik authentieke gegevensbronnen (RR, VKBO, …)

zeer beperkt doorgevoerd …• Permanent vernieuwende regelgeving =

vraagt vernieuwende systemen• Geen tijd voor doorgedreven aanpak

sterk bevraagde productieomgeving

Silo’s don’t come down by themself, they just age and get rusty

Rijksregister

Lokaal Bevolkingsbestand

Burgerlijke Stand Secretariaat Financiële dienst Aankoopdienst

AankoopsysteemBesteksysteem …

Notuleringssysteem Boekhoudsysteem

VKBO

???Burger (klant)

E-procurement

Technisch systeem

Technische dienst

Aankoopproces in a nutshell• Behoefte – budget • Formalisering behoefte – bestek• E-procurement (e-notification / e-tendering)• Digitale offertes – verwerking aankoopverantwoordelijke• Advies• Beslissing • Meldingsfase • Bestelling • Levering / Uitvoering• Facturatie

e-Procurement

e-Notification

e-Tendering SoftwareOverheids-opdrachten 

Quid? e-Catalogue

De componenten …

Bestel-administratie

Boekhouding

Notulering

Technischemodules

De flow …Opmaak behoefte

Opmaak AK-dossier

e-Notificatione-Tendering

Verwerking offertes

AgenderingRMW/GR

Verwerking beslissing

Beslissings-flow

Archiveren beslissing

Boekhouding

Ontvangst goederen/dst

Budget-controle

Bestel-administratie

Goedkeuring bestelling

(flow)

Aanmaak bestelling

Melden beslissing

De “aankoopflow” technisch• inter-dienstelijke betrokkenheid – organisatie?• Integratie diverse systemen is vereist

• grote diversiteit van geautomatiseerde systemen en/of manuele verwerking

• er is geen algemeen “gestandaardiseerde omgeving” (vrije markt versus overheid)

e-Procurement in lokale overheden• Sterke vooruitgang van het automatiseringsproces

• Vervolledigen door volledig gebruik e-catalogue• Inventaris van de kaderovereenkomsten op diverse overheidsniveaus

(federaal, Vlaams movi ict, …)• Inventarisering van de kaderovereenkomsten binnen de lokale overheden

• De resterende pijnpunten (lees schoonheidsfoutjes) …

De oplossing brengt nieuwe vragen …Integratie van systemen vraagt geïntegreerde oplossingen

Digitaal is niet gelijk aan automatisch• Gescand gehandtekende documenten (pdf’s) moeilijk integreerbaar• Digitale documenten zijn niet officieel(?) getekend• Rechtsgeldigheid zoekt men nog vaak in gehandtekende (lees met de

hand getekende) documenten … • Quid? bruikbaarheid in digitale, geautomatiseerde systemen

De ingediende dossiers …• Eenduidigheid van indiening (excel, pdf, open formaten?, …)• De saga van de slecht gescande en de verplicht gehandtekende

documenten … oplossing?• Rechtsgeldigheid van een getotaliseerd ingediend dossier?• Individuele stukken?

Standaarden• OSLO – open standaarden voor lokale overheden• Betrokkenheid Vlaamse en federale overheid• Betrokkenheid vrije markt en academische wereld• Convergentie problematiek compatibiliteit

Systemen aan elkaar koppelen

Systemen een standaard opleggen

betere dienstverlening

beleidondersteunen

gegevens die voorkomen in verschillende applicaties en die daarom het best centraal worden beheerd

kerndata

contact-informatie lokalisatie dienstverlening

Dienstverlening (= ‘dossier’)

E-procurement

Bestek Offerte Boekhouding

Quid samenwerking gemeente en ocmw?• Toegangsbeheer ambtenaren Gemeente/Stad versus OCMW• Waarom twee toegangsbeheersystemen voor één oplossing?• Eenduidigheid naar bevoegdheden/verantwoordelijkheden gemeente

en OCMW bij ondersteunende dienstverlening (aankopen, ICT, …)

De adoptietips …• De ‘schrik overwinnen’

• Succesverhalen blijven brengen• Integratiemogelijkheden communiceren (samenbrengen op een forum)

• Waarom moet iedereen het wiel blijven uitvinden / bij uitbreiding het wiel kopen?

• Hoe begin ik er aan, de schrik voor het falen van een zoveelste IT project …• Van groenboek naar witboek?

• Begeleiding?!• Opleidingen!

• Opleidingsronde van Vlaanderen (we werken hier graag aan mee vanuit regionale kenniskringen …)