Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Onder de motorkap van NEN2082

Hans HofmanNationaal Archief

Symposium ‘Meta-informatie: Verplichten of Verleiden?’

Amsterdam, 20 november 2007

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Vele sets functionele eisen

• Behoefte aan een eenduidige set eisen• Nieuwe ontwikkelingen nationaal en internationaal

•Kernmodel 2•ICA•MoReq2

• Veel typen beheer- en opslagsystemen •DMS, RMA, ERDMS, MS-Office, CMS, ECM,

bedrijfsapplicaties• Referentiemodel van Open Archival Information

System (OAIS voor lange termijn bewaring)•mist RM functionaliteit

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Reikwijdte van NEN2082• Overheid en bedrijfsleven• Records management functionaliteit in alle typen

systemen

• Alle typen informatieobjecten•documenten, datasets, geografische systemen,

tekeningen, websites, databases, video/film, audio, …

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Uitgangspunten

• Gebaseerd op NEN-ISO 15489:2001 en NEN-ISO 23081

• Eisen geen software specificaties• basis: bewaken van integriteit, authenticiteit, betrouwbaarheid en

bruikbaarheid van informatie

• Toepassing:1. Vóór implementatie: opstellen eisenpakket voor applicaties2. Na implementatie: evaluatie-instrument om te kijken of vereiste

functionaliteit er is en tbv. audit

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Wat is er nodig?

• Weten welke informatie er is: registreren en identificeren • Kunnen terugvinden: metadata, ordenen en opslaan • Systematisch kunnen beheren: in stand houden, op tijd

verwijderen (o.a. vernietigen) • Kunnen gebruiken: toegang / beveiliging• Kunnen begrijpen: metadata over herkomst en over relaties

tussen informatie-eenheden• Weten of iets betrouwbaar is en niet verminkt/

gemanipuleerd: authenticiteit, metadata• Kunnen reconstrueren: documenteren van activiteiten mbt.

records/informatie

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Terminologie

• Records management: informatie- en archiefmanagement• Document, Informatieobject, Archiefstuk, Archiefbestanddeel

• Informatieobject: op zichzelf staand geheel van gegevens met eeneigen identiteit

• Computerbestand

• Individueel stuk/object, maar ook verschillende niveau’s van aggregatie

• ontwerp-NEN2082: archiefstuk, archiefbestanddeel/dossier, serie, archief, archieven

• NEN-ISO 23081-2 onderscheidt 6 niveau’s• stuk, reeks transacties, dossier, serie, archief, archieven

• Verwijderen• Exporteren, overbrengen, vernietigen

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Informatie-objecten bestanddeel

Aggregaties

Opnemen/opslaan Organiseren (klasseren)

Ontwerp NEN2082

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Voorbeeld: opnemen - metadata

• Vastleggen van (contextuele) metadata mbt. herkomst

•bij voorkeur automatische extractie•vereist metadata schema

• Vastleggen van essentiële kenmerken van archiefstukken

•structuur, verschijningsvorm, en evt. gedrag•technische kenmerken

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Voorbeeld van eis: opnemen/registreren

Bij opname moet aan elk informatieobject een uniek en persistent identificatiekenmerk kunnen worden toegekend (Eis 2) :

•hetzij automatisch gegenereerd op basis van een identificatiesysteem, waarbij gebruikers geen unieke kenmerken handmatig kunnen toevoegen en muteren;

•hetzij door de gebruikers toegekend waarbij automatisch wordt gecontroleerd of het kenmerk uniek is binnen het vastgestelde domein, voordat het wordt weggeschreven.

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Voorbeeld: ordenen en klasseren

Nr. Eis

23 Aan een archiefbestanddeel moet een classificatiecode kunnen worden toegekend.

24 Het archiefstuk moet automatisch dezelfde classificatiecode krijgen als het archiefbestanddeel waaraan het is toegevoegd.

25 Een archiefbestanddeel moet binnen een bepaald classificatieschema slechts één classificatiecode toegekend kunnen krijgen.

26 Een archiefbestanddeel behoort onder meer dan één classificatieschema te kunnen vallen

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Ondersteunende functies

• Rapportfuncties• Autorisatie:

• autorisatietabel• elke gebruiker heeft een gebruikersprofiel, waarin één of meer rollen

zijn gedefinieerd

• Ondersteunen van beheeractiviteiten met (te definiëren) workflow

• Documenteren van het systeem zelf

• Encryptie• Digitale handtekening

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

RM instrumenten

• Metadata schema: welke metadata moeten worden vastgelegd

•om herkomst te weten en om te kunnen beheren

• Ordenen: Classificatieschema•samenhang van archiefstukken

• Bewaarlijst (selectielijst): hoe lang moet wat bewaard worden

• Gecontroleerde woordenlijsten

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Verleiden? Verplichten?

of

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Verleiden of verplichten?• Organisatie of/en de individuele medewerker?

• Wat word ik/de organisatie er beter van en wat kan ik/de organisatie ermee bereiken?

•Ondersteuning bij het werk: gemakkelijk taken te kunnen uitvoeren

•Op de beschikbare informatie te kunnen vertrouwen•Consistente vastlegging van records in de gehele

organisatie•Verbeteren van informatie uitwisseling binnen de

organisatie

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Voordelen van goed beheer van records

• taken op een geordende, efficiënte en verantwoorde manierkunnen uitvoeren + effectief

• diensten kunnen verlenen op een consistente en evenwichtige manier,

• beter ondersteunen van beleids- en besluitvorming,• consistent, continu en productief management en bestuur• kunnen voldoen aan wettelijke en juridische eisen inclusief

audit, inspectie en RM activiteiten,• bieden van bescherming tegen claims en/of aanklachten,

• met risicoanalyse in relatie tot informatievoorziening

• [ISO 15489:2001]

Hans Hofman, Informatiebijeenkomst 20 november 2007

Implementatie

• Kun je NEN2082 zo maar gebruiken?• standaard pas gebruiken als je weet wat je nodig hebt.• eisen kunnen nader worden ingevuld op basis van behoeften van

organisatie (of procesketen)

• Technologische omgeving bepaalt hoe eisen het beste gestalte kunnen krijgen

• in een RMA of een bedrijfsapplicatie• als aan te roepen webservices• anders?

• Onzichtbaar op achtergrond• Geautomatiseerde vastlegging (incl. benodigde metadata)