Getting Things Done

Themabijeenkomst Yacht 10 maart 2010

Victor Haze

Agenda

• Wie ben ik?• Wat is GTD?• Hoe past het binnen mijn werk?• Voorbeelden• Websites en verdere stappen

Wie ben ik?• v.haze@maartenskliniek.nl• victorhaze@gmail.com• victorhaze@googlewave.com• linkedin.com/victorhaze• twitter.com/victorhaze• twitter.com/leanthings• facebook.com/victorhaze

Wat is GTD?

• David Allen (davidco.com @gtdguy)– Onder naar boven– Time Management, Actie

georiënteerd– Getting in the habits – Covey (7 Habits)

Knowledge Workers

Curbing the Information Overflow• eMail

• Phonecalls• Meetings/Collaboration/Co-Creation• Colleagues• Blogs• Microblogging• Feeds• Alerts

Tools• MS Outlook• Gmail• Twitter/Yammer• RSS Reader• Evernote• Twitterfeed/Friendfeed• Google Alerts• XOIP• Google Wave• BRWNPPR/PSTB

The Flow

1) Collect2) Process3) Organize4) Review5) Do

1. Collect

• Vang alles en ieder ding dat je aandacht heeft.

• ‘Bakjes’ (‘in’ bakje, email, notitieboekje (papier of elec.) , voicemail etc.

• Hoofd leeg (Uit je korte termijn geheugen)• Zomin mogelijk Collectors, zoveel als nodig• Leeg ze regelmatig (door Process &

Organize)

Collection Succes Factors

• Drie dingen die het laten werken– Alle open loops moeten in collection

systeem en uit je hoofd– Zo min mogelijke verzamelbakjes– Regelmatig leegmaken van bakjes

Wat je niet wil….

Dus je moet

dingen….

2. Process

• Verwerk de items die je hebt verzameld.– Neem een beslissing over je ‘stuff’

• Wanneer het niet ‘actionable’ is– Gooi het weg!– ‘Tickle’ het voor latere actie. – Berg het op als ‘Reference’

Tickler File

Reference Systeem

2. Process

• Wanneer ‘actionable’– Beslis over de Eerstvolgende Actie,– DO (in <2 min)– DELEGATE (volg op Waiting For list)– DEFER ( Maybe/Later Action List)

• Meerdere Acties? Project– Zet op lijst ‘Projecten’

Dus wat doe je…

• Post verwerken

• Op weg naar Inbox Zero….

3. Organize

• Groepeer de resultaten van Process– In makkelijke zichtbare en/of beschikbare

Actie ‘categorieën’• Projecten(verantwoordelijk voor eindresultaat)• Calender (Acties met specifieke datum/tijd)• Next Actions (acties die ASAP gedaan kunnen

worden)• Waiting For (projecten & acties door anderen

gedaan moetne worden, die je aandacht hebben)

Taken in Outlook

• Projecten meerdere Next Actions• Calender datum, tijd specifiek• Next ActionsDeze week• Waiting ForUitbesteed

• Categorieën!!!! Waarom?

3. Organize

• Voeg Sub categorieen toe waar nodig– @Home, @Calls, @Computer, @Errands

• Voeg lijsten met LT Doelen en Waarden• Voeg checklijsten toe

( functiebeschrijving, evenementen lijst, organisatieschema’s)

• Generiek Reference Filing System

Categorieën

3. Organize

• Onderhoud een ‘On-Hold’ systeem voor mogelijke acties op een later tijdstip– Someday/ Maybe, Calender, Tickler

file

• Onderhoud een support information files systeem voor projecten

4. Review• Bekijk Calender en Actielijsten dagelijks

(of wanneer je kan)• Voer een ‘customized’ Weekly Review

– Opschonen– Updaten– Onderhouden– Vooruitbrengen van je systeem

• Voer LT doelen, waarden & visie uit– Projecten lijst compleet en actueel

5. Do• Maak keuzes over je acties gebaseerd

– Context– Tijd beschikbaar– Energie aanwezig– Dan pas prioriteiten

• Blijf Flexibel in je ‘Total Life’ actie reminder systeem– Altijd toegankelijk voor review, intuitief

beslissingen nemen

5. Do

• Zorg voor de beste intuïtieve keuzes– Consistent reguliere focus op

prioriteiten

• Bekijk en herijk je aangegane verplichtingen op passende intervallen op verschillende niveaus van werk en leven

5. Do

• Startbaan – Huidige Acties (dagelijks)• 10,000 ft – Huidige Projecten (wk)• 20,000 ft – Huidige

Verantwoordelijkheden (m)• 30,000 ft – 1-2 jr Doelen (kwartaal)• 40,000 ft – 3-5 jr Doelen (jaarlijks)• 50,000 ft – Carriere, Leven (jaarlijks)

Hoe past het in mijn werk?

Weekly Review Flow

Weekly Review!!

• Zonder zo'n wekelijks onderhoud heb je geen overzicht, geen helderheid, geen betrouwbaar systeem, en dus geen meereffect.

• Bovendien: als je geen aparte tijd inruimt voor een wekelijks onderhoud, zul je diezelfde vragen steeds weer opnieuw in de loop van de week moeten beantwoorden – en dat kost veel meer denktijd.– Waar liggen deze week mijn prioriteiten?– Heb ik alles gedaan wat een deadline heeft?– Moet ik niet eens mensen aanmanen, waar ik al lang op

wacht?– Zijn er nog dingen op mijn Ooit/Misschien lijst die nu

aandacht moeten krijgen?

Websites en verder…• http://en.wikipedia.org/wiki/Tickler_file • http://www.davidco.com/ • http://www.43folders.com/ • http://www.lifehack.org/ • Gina Trappani http://lifehacker.com/ • www.meereffect.nl• Lifehacking.nl• http://lifehacking.nl/algemeen/wat-is-

jouw-beste-evernote-hack-win-een-boek/ • Evernote.com• zenhabits.net