Getting Things Done

33
Getting Things Done Themabijeenkomst Yacht 10 maart 2010 Victor Haze

description

Korte uitleg van theorie over GTD.

Transcript of Getting Things Done

Page 1: Getting Things Done

Getting Things Done

Themabijeenkomst Yacht 10 maart 2010

Victor Haze

Page 2: Getting Things Done

Agenda

• Wie ben ik?• Wat is GTD?• Hoe past het binnen mijn werk?• Voorbeelden• Websites en verdere stappen

Page 3: Getting Things Done

Wie ben ik?• [email protected][email protected][email protected]• linkedin.com/victorhaze• twitter.com/victorhaze• twitter.com/leanthings• facebook.com/victorhaze

Page 4: Getting Things Done

Wat is GTD?

• David Allen (davidco.com @gtdguy)– Onder naar boven– Time Management, Actie

georiënteerd– Getting in the habits – Covey (7 Habits)

Page 5: Getting Things Done

Knowledge Workers

Page 6: Getting Things Done

Curbing the Information Overflow• eMail

• Phonecalls• Meetings/Collaboration/Co-Creation• Colleagues• Blogs• Microblogging• Feeds• Alerts

Page 7: Getting Things Done

Tools• MS Outlook• Gmail• Twitter/Yammer• RSS Reader• Evernote• Twitterfeed/Friendfeed• Google Alerts• XOIP• Google Wave• BRWNPPR/PSTB

Page 8: Getting Things Done
Page 9: Getting Things Done

The Flow

1) Collect2) Process3) Organize4) Review5) Do

Page 10: Getting Things Done
Page 11: Getting Things Done

1. Collect

• Vang alles en ieder ding dat je aandacht heeft.

• ‘Bakjes’ (‘in’ bakje, email, notitieboekje (papier of elec.) , voicemail etc.

• Hoofd leeg (Uit je korte termijn geheugen)• Zomin mogelijk Collectors, zoveel als nodig• Leeg ze regelmatig (door Process &

Organize)

Page 12: Getting Things Done

Collection Succes Factors

• Drie dingen die het laten werken– Alle open loops moeten in collection

systeem en uit je hoofd– Zo min mogelijke verzamelbakjes– Regelmatig leegmaken van bakjes

Page 13: Getting Things Done

Wat je niet wil….

Dus je moet

dingen….

Page 14: Getting Things Done

2. Process

• Verwerk de items die je hebt verzameld.– Neem een beslissing over je ‘stuff’

• Wanneer het niet ‘actionable’ is– Gooi het weg!– ‘Tickle’ het voor latere actie. – Berg het op als ‘Reference’

Page 15: Getting Things Done

Tickler File

Page 16: Getting Things Done

Reference Systeem

Page 17: Getting Things Done

2. Process

• Wanneer ‘actionable’– Beslis over de Eerstvolgende Actie,– DO (in <2 min)– DELEGATE (volg op Waiting For list)– DEFER ( Maybe/Later Action List)

• Meerdere Acties? Project– Zet op lijst ‘Projecten’

Page 18: Getting Things Done

Dus wat doe je…

• Post verwerken

• Op weg naar Inbox Zero….

Page 19: Getting Things Done

3. Organize

• Groepeer de resultaten van Process– In makkelijke zichtbare en/of beschikbare

Actie ‘categorieën’• Projecten(verantwoordelijk voor eindresultaat)• Calender (Acties met specifieke datum/tijd)• Next Actions (acties die ASAP gedaan kunnen

worden)• Waiting For (projecten & acties door anderen

gedaan moetne worden, die je aandacht hebben)

Page 20: Getting Things Done

Taken in Outlook

• Projecten meerdere Next Actions• Calender datum, tijd specifiek• Next ActionsDeze week• Waiting ForUitbesteed

• Categorieën!!!! Waarom?

Page 21: Getting Things Done

3. Organize

• Voeg Sub categorieen toe waar nodig– @Home, @Calls, @Computer, @Errands

• Voeg lijsten met LT Doelen en Waarden• Voeg checklijsten toe

( functiebeschrijving, evenementen lijst, organisatieschema’s)

• Generiek Reference Filing System

Page 22: Getting Things Done

Categorieën

Page 23: Getting Things Done

3. Organize

• Onderhoud een ‘On-Hold’ systeem voor mogelijke acties op een later tijdstip– Someday/ Maybe, Calender, Tickler

file

• Onderhoud een support information files systeem voor projecten

Page 24: Getting Things Done
Page 25: Getting Things Done

4. Review• Bekijk Calender en Actielijsten dagelijks

(of wanneer je kan)• Voer een ‘customized’ Weekly Review

– Opschonen– Updaten– Onderhouden– Vooruitbrengen van je systeem

• Voer LT doelen, waarden & visie uit– Projecten lijst compleet en actueel

Page 26: Getting Things Done

5. Do• Maak keuzes over je acties gebaseerd

– Context– Tijd beschikbaar– Energie aanwezig– Dan pas prioriteiten

• Blijf Flexibel in je ‘Total Life’ actie reminder systeem– Altijd toegankelijk voor review, intuitief

beslissingen nemen

Page 27: Getting Things Done

5. Do

• Zorg voor de beste intuïtieve keuzes– Consistent reguliere focus op

prioriteiten

• Bekijk en herijk je aangegane verplichtingen op passende intervallen op verschillende niveaus van werk en leven

Page 28: Getting Things Done

5. Do

• Startbaan – Huidige Acties (dagelijks)• 10,000 ft – Huidige Projecten (wk)• 20,000 ft – Huidige

Verantwoordelijkheden (m)• 30,000 ft – 1-2 jr Doelen (kwartaal)• 40,000 ft – 3-5 jr Doelen (jaarlijks)• 50,000 ft – Carriere, Leven (jaarlijks)

Page 29: Getting Things Done

Hoe past het in mijn werk?

Page 30: Getting Things Done

Weekly Review Flow

Page 31: Getting Things Done

Weekly Review!!

• Zonder zo'n wekelijks onderhoud heb je geen overzicht, geen helderheid, geen betrouwbaar systeem, en dus geen meereffect.

• Bovendien: als je geen aparte tijd inruimt voor een wekelijks onderhoud, zul je diezelfde vragen steeds weer opnieuw in de loop van de week moeten beantwoorden – en dat kost veel meer denktijd.– Waar liggen deze week mijn prioriteiten?– Heb ik alles gedaan wat een deadline heeft?– Moet ik niet eens mensen aanmanen, waar ik al lang op

wacht?– Zijn er nog dingen op mijn Ooit/Misschien lijst die nu

aandacht moeten krijgen?

Page 32: Getting Things Done
Page 33: Getting Things Done

Websites en verder…• http://en.wikipedia.org/wiki/Tickler_file • http://www.davidco.com/ • http://www.43folders.com/ • http://www.lifehack.org/ • Gina Trappani http://lifehacker.com/ • www.meereffect.nl• Lifehacking.nl• http://lifehacking.nl/algemeen/wat-is-

jouw-beste-evernote-hack-win-een-boek/ • Evernote.com• zenhabits.net