Getting Things Done
-
Upload
victor-haze -
Category
Business
-
view
13 -
download
3
description
Transcript of Getting Things Done
Getting Things Done
Themabijeenkomst Yacht 10 maart 2010
Victor Haze
Agenda
• Wie ben ik?• Wat is GTD?• Hoe past het binnen mijn werk?• Voorbeelden• Websites en verdere stappen
Wie ben ik?• [email protected]• [email protected]• [email protected]• linkedin.com/victorhaze• twitter.com/victorhaze• twitter.com/leanthings• facebook.com/victorhaze
Wat is GTD?
• David Allen (davidco.com @gtdguy)– Onder naar boven– Time Management, Actie
georiënteerd– Getting in the habits – Covey (7 Habits)
Knowledge Workers
Curbing the Information Overflow• eMail
• Phonecalls• Meetings/Collaboration/Co-Creation• Colleagues• Blogs• Microblogging• Feeds• Alerts
Tools• MS Outlook• Gmail• Twitter/Yammer• RSS Reader• Evernote• Twitterfeed/Friendfeed• Google Alerts• XOIP• Google Wave• BRWNPPR/PSTB
The Flow
1) Collect2) Process3) Organize4) Review5) Do
1. Collect
• Vang alles en ieder ding dat je aandacht heeft.
• ‘Bakjes’ (‘in’ bakje, email, notitieboekje (papier of elec.) , voicemail etc.
• Hoofd leeg (Uit je korte termijn geheugen)• Zomin mogelijk Collectors, zoveel als nodig• Leeg ze regelmatig (door Process &
Organize)
Collection Succes Factors
• Drie dingen die het laten werken– Alle open loops moeten in collection
systeem en uit je hoofd– Zo min mogelijke verzamelbakjes– Regelmatig leegmaken van bakjes
Wat je niet wil….
Dus je moet
dingen….
2. Process
• Verwerk de items die je hebt verzameld.– Neem een beslissing over je ‘stuff’
• Wanneer het niet ‘actionable’ is– Gooi het weg!– ‘Tickle’ het voor latere actie. – Berg het op als ‘Reference’
Tickler File
Reference Systeem
2. Process
• Wanneer ‘actionable’– Beslis over de Eerstvolgende Actie,– DO (in <2 min)– DELEGATE (volg op Waiting For list)– DEFER ( Maybe/Later Action List)
• Meerdere Acties? Project– Zet op lijst ‘Projecten’
Dus wat doe je…
• Post verwerken
• Op weg naar Inbox Zero….
3. Organize
• Groepeer de resultaten van Process– In makkelijke zichtbare en/of beschikbare
Actie ‘categorieën’• Projecten(verantwoordelijk voor eindresultaat)• Calender (Acties met specifieke datum/tijd)• Next Actions (acties die ASAP gedaan kunnen
worden)• Waiting For (projecten & acties door anderen
gedaan moetne worden, die je aandacht hebben)
Taken in Outlook
• Projecten meerdere Next Actions• Calender datum, tijd specifiek• Next ActionsDeze week• Waiting ForUitbesteed
• Categorieën!!!! Waarom?
3. Organize
• Voeg Sub categorieen toe waar nodig– @Home, @Calls, @Computer, @Errands
• Voeg lijsten met LT Doelen en Waarden• Voeg checklijsten toe
( functiebeschrijving, evenementen lijst, organisatieschema’s)
• Generiek Reference Filing System
Categorieën
3. Organize
• Onderhoud een ‘On-Hold’ systeem voor mogelijke acties op een later tijdstip– Someday/ Maybe, Calender, Tickler
file
• Onderhoud een support information files systeem voor projecten
4. Review• Bekijk Calender en Actielijsten dagelijks
(of wanneer je kan)• Voer een ‘customized’ Weekly Review
– Opschonen– Updaten– Onderhouden– Vooruitbrengen van je systeem
• Voer LT doelen, waarden & visie uit– Projecten lijst compleet en actueel
5. Do• Maak keuzes over je acties gebaseerd
– Context– Tijd beschikbaar– Energie aanwezig– Dan pas prioriteiten
• Blijf Flexibel in je ‘Total Life’ actie reminder systeem– Altijd toegankelijk voor review, intuitief
beslissingen nemen
5. Do
• Zorg voor de beste intuïtieve keuzes– Consistent reguliere focus op
prioriteiten
• Bekijk en herijk je aangegane verplichtingen op passende intervallen op verschillende niveaus van werk en leven
5. Do
• Startbaan – Huidige Acties (dagelijks)• 10,000 ft – Huidige Projecten (wk)• 20,000 ft – Huidige
Verantwoordelijkheden (m)• 30,000 ft – 1-2 jr Doelen (kwartaal)• 40,000 ft – 3-5 jr Doelen (jaarlijks)• 50,000 ft – Carriere, Leven (jaarlijks)
Hoe past het in mijn werk?
Weekly Review Flow
Weekly Review!!
• Zonder zo'n wekelijks onderhoud heb je geen overzicht, geen helderheid, geen betrouwbaar systeem, en dus geen meereffect.
• Bovendien: als je geen aparte tijd inruimt voor een wekelijks onderhoud, zul je diezelfde vragen steeds weer opnieuw in de loop van de week moeten beantwoorden – en dat kost veel meer denktijd.– Waar liggen deze week mijn prioriteiten?– Heb ik alles gedaan wat een deadline heeft?– Moet ik niet eens mensen aanmanen, waar ik al lang op
wacht?– Zijn er nog dingen op mijn Ooit/Misschien lijst die nu
aandacht moeten krijgen?
Websites en verder…• http://en.wikipedia.org/wiki/Tickler_file • http://www.davidco.com/ • http://www.43folders.com/ • http://www.lifehack.org/ • Gina Trappani http://lifehacker.com/ • www.meereffect.nl• Lifehacking.nl• http://lifehacking.nl/algemeen/wat-is-
jouw-beste-evernote-hack-win-een-boek/ • Evernote.com• zenhabits.net