Externe audit, interne controle en IT

Steven Van Roosbroek

Gestegen verwachtingen

• Financieel

• Inhoudelijk

• Burgers

3

4

Kader voor de externe audit

• Nieuw systeem van plannen en boekhouden

• Integratie sectorale plannen in BBC

• Minder detailsturing

• Minder toezicht

5

Agenda

• Interne controle / organisatiebeheersing

• Externe audit

• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

6

Interne controle (art. 99)

De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

• 1° het bereiken van de doelstellingen;

• 2° het naleven van wetgeving en procedures;

• 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie;

• 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen;

• 5° de bescherming van activa;

• 6° het voorkomen van fraude.

7

Interne controle (art. 100 en 101)

• Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad.

• Secretaris rapporteert jaarlijks over interne controle aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.

8

Een aantal misverstanden

• Interne controle = financieel

• Interne controle = controle / inspectie

• Interne controle = procedures

– Boordtabel

– Plan

– Systeem klachtenbehandeling

– Teamvergadering

– Selectiegesprek

– Omgevingsanalyse

– Deontologische code

– Organogram

9

Agenda

• Interne controle / organisatiebeheersing

• Externe audit

• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

10

Audit

• Onafhankelijke

• Objectieve

• Systematische

• Evaluatie

• Waarover gerapporteerd wordt

11

12

Van waar komen we?

• NOB (1997)

• Voorontwerp van gemeentedecreet (2002)

• Gemeente- en provinciedecreet (2005)

• OCMW-decreet (2008)

• Beleidsnota (2009)

• Vlabest (2010)

• Principebeslissing (2011)

• Opstart project (08/2012)

13

Wat is reeds beslist?

• Principes

– Internationale normen

– Single audit

– Betaalbaar

• Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen)

• Opdracht

– Evalueren systeem van interne controle

– Ad hoc + forensisch

14

Wat is reeds beslist?

• Positionering

– Ondersteunend, niet bestraffend

• Voorziene uitbouw

2013 2014 2015 2016

Totaal 580.000 1.740.000 3.480.000 5.800.000

Vlaanderen 290.000 870.000 1.740.000 2.900.000

Gemeentefonds 261.000 783.000 1.566.000 2.610.000

Provinciefonds 29.000 87.000 174.000 290.000

Wat is reeds beslist -Auditdecreet

Art. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003.

Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.

Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.

15

Wat is reeds beslist -Auditdecreet

• Toegang tot alle

– informatie

– documenten

– gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen.

• Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen

16

Wat is reeds beslist – Auditdecreet - klokkenluidersregeling

• Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden

• Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag

• Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht

17

Wat is reeds beslist -organisatievorm

• Audit Vlaanderen

18

Auditcomité Vlaams Auditcomité lokaal

4 onafhankelijken 4 onafhankelijken

3 personen aangeduid door

de Vlaamse Regering

2 VVSG

1 VVP

Minister van Binnenlands

Bestuur: waarnemer

Waar gaan we naar toe - meerwaarde

• Betere interne werking

– Audits met aanbevelingen

– Benchmarking

– Studiedagen, publicaties, enz.

• Zicht op de organisatie

– Naar raad en management

• Signaalfunctie

19

Waar werken we aan?

• Aanwerving team auditoren

• Testaudits

• Communicatie

20

Waar werken we aan?

• Juli 2013: leidraad organisatiebeheersing

– Auditinstrument

– Instrument om aan IC te werken

• Consultatieperiode

– Individuele reacties

– Federaties

– Testaudits / begeleide zelfevaluatie

21

Testaudits

• Doel

– Uittesten leidraad

– Uittesten methodieken

• Stand van zaken

– 4 rapporten verstuurd

– 4 afgesloten

– 1 lopende

22

Testaudits – enkele voorbeelden

• Sterke punten – Onthaal

– Tevredenheidsbevragingen

– Omgaan met klachten

23

Testaudits – enkele voorbeelden

• Verbeterpunten – Informatiedoorstroming MAT -> rest van de organisatie

– Evalueren personeelsleden

– Evalueren tevredenheid gebruikers

24

Testaudits – enkele voorbeelden

• Aanbevelingen – Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren

niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling.

– Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.

25

Testaudits

• Globale rapportering

• Voorlopige tendensen

– Systematiek werken aan organisatiebeheersing

– Managementteam

– Continuïteit managementfuncties

– Buitendiensten als eilanden

26

Wat is nog verder in te vullen?

1. Auditstrategie

2. Rapportering

3. Opvolging aanbevelingen

4. Single audit

5. Forensische component

27

Auditstrategie

• Sterkte-zwakteanalyse

28

Auditstrategie – link met BBC

• Verhouding met BBC

– Proces van doelstellingen, monitoring en financieel mgmt: Audit Vlaanderen

– Financiële cijfers: toezicht

– Beheersinformatie: Audit Vlaanderen

• Doel

– Duidelijke visie

– Duidelijke en geverifieerde rapporten

– Sterke interne organisatie

29

Auditstrategie

• Thema-audits

• Bv. OCMW:

– Sociale dienst

– Thuiszorgdienst

– Lokaal dienstencentrum

– Woonzorgcentrum

– Personeelsdienst

– ICT-dienst

– Debiteurenbeheer

– …

30

Verloop audit

• Contactname

• Startvergadering

• Veldwerk

– Interviews

– Documenten

– Controles

• Slotvergadering

– Juistheid vaststellingen

– Draagvlak aanbevelingen

• Ontwerprapport

• Reactie van het bestuur

• Definitief rapport

31

Rapportering

• Bestuurlijke boodschap

• Sterke punten

• Verbeterpunten

• Aanbevelingen

• Managementreactie

• Aanbevelingentabel

32

Rapportering

• Slotvergadering

• Ontwerprapport

• Reactie van het bestuur

• Definitief rapport

– Ook voor de raad

33

34

Opvolging aanbevelingen

• Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen

• Tool bij Vlaamse administratie

• Verantwoordelijkheid bestuur zelf

– Ondersteuning

35

Single audit

• Interne audit

• ESF

• ABB

• Rekenhof

• Bedrijfsrevisoren

• Sectorale administraties

• Archiefdecreet

36

37

Forensische audit

38

Forensische audit

• Duidelijke procedure

– Betrouwbare melding?

– Noodzaak?

– Hoogdringendheid

• Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg

• Afstemming met toezicht

39

Agenda

• Interne controle / organisatiebeheersing

• Externe audit

• Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

40

Traject

Leidraad

Vlaamse overheid

Ontwerp leidraad

lokale besturen

(15/7/2013)

Leidraad lokale

besturen

(eind 2013)

41

Model

42

Structuur

• 11 thema’s

• 60 doelstellingen

• Risico’s

• Beheersmaatregelen

43

Doelstellingen - ICT

44

Beheersmaatregelen

45

Beheersmaatregelen

46

Verdere traject

• 15 juli 2013: Ontwerp leidraad organisatiebeheersing

• Juli-oktober 2013: Consultatieperiode

• December 2013: Definitieve versie leidraad

47

Vragen / bedenkingen / …

Bedankt!

Steven Van Roosbroek

Projectleider implementatie externe audit in lokale besturen

Steven.vanroosbroek@bz.vlaanderen.be

http://binnenland.vlaanderen.be/externe-audit/externe-audit-lokale-besturen

48