Veelvoorkomende afwijkingen bij VCA-audits

Wij nemen de afwijkingen met u door

2

Veelvoorkomende afwijkingen bij VCA2017/6.0

Bij VCA-audits zien we voornamelijk afwijkingen op werkplekinspecties, de Taak Risico Analyses (TRA’s), RI&E, directiebeoordeling en keuring van arbeidsmiddelen en PBM. Herkent u dat dit lastige onderwerpen zijn? Of wilt u lering trekken uit de ervaring van uw voorgangers? Wij nemen de afwijkingen met u door, zodat u hier in het vervolg hopelijk niet tegenaan loopt.

Veelvoorkomende afwijkingen bij VCA

7.1 2.2 2.1 9.2 1.6 overig

3

Paragraaf 7.1 Worden periodiek werkplekinspecties uitgevoerd door operationeel leidinggevenden? (VCA *, VCA**, VCA-P)

Wat vraagt de checklist?

Doel: Het in stand houden dan wel bevorderen van een veilige werkomgevingen werkwijze.

Minimumeisen • Er is een procedure, waarin de volgende zaken staan beschreven: - de uitvoering van de inspecties; - de positieve bevindingen van de inspecties; - de opvolging van waargenomen verbeterpunten; - gebruik van de checklist. • Inspecties worden tenminste eenmaal per maand per operationele werkplek uitgevoerd door operationeel leidinggevenden. • Bovenstaand punt kan ook ingevuld worden door operationele medewerkers, onder verantwoordelijkheid van een operationeel leidinggevende. • Er worden inspectieverslagen gemaakt, waarin opgenomen positieve bevindingen,

geconstateerde afwijkingen, uit te voeren verbeteracties, uitvoeringsverantwoordelijken en de bepaling van de tijdsduur voor de uitvoering.

• Er is een actieplan met daarin: - actiepunten, voortkomende uit de inspecties; - de verantwoordelijken voor de uitvoering en toetsing; - tijdsplanning. • De (operationele) directieleden nemen minimaal eenmaal per kwartaal deel aan een werkplekinspectie op een werklocatie.

Documenten • Procedure met betrekking tot de uitvoering van de werkplekinspecties en het inspectieprogramma. • Verslagen van de uitgevoerde inspecties en de follow-up hiervan.

4

Wat gaat er mis?Werkplekinspecties dient u periodiek uit te voeren. We zien dat de organisatie de inspecties in veel gevallen onvoldoende uitvoert, of niet (volledig) registreert. Wanneer zij het wel doen, gaat het niet volgens de beschreven procedure of geeft de organisatie niet voldoende inhoud aan de werkplekinspecties. Wat we terugzien in de praktijk is dat niet iedere leidinggevende voldoende prioriteit geeft aan werkplekinspecties. Mogelijk omdat ze de toegevoegde waarde er niet van inzien. Of er is een gebrek aan een documentatieproces, zoals de planning, aanpak en registratie van deze inspecties. Hierdoor kan niet voldoende worden aangetoond dat de werkplekinspecties worden uitgevoerd.

Ook ligt er tijdens een inspectie vooral de nadruk op wat er fout gaat. Maar in de VCA gaat het ook over wat goed gaat. Waardering voor wat goed gaat is net zo belangrijk, maar dit wordt toch nog vaak vergeten omdat het een nieuwe eis is in de VCA 2017/6.0.

Wat is hiervan de oorzaak?Allereerst constateren we dat men niet altijd de inspectieplanning aanhoudt. Er is vaak wel een planning aanwezig, maar men controleert niet of deze wordt opgevolgd. Hoewel een planning van inspecties geen minimumeis is binnen de VCA, kan het wel een goede leidraad bieden. Zodat de interne werkplekinspecties niet vergeten worden en er wel met regelmaat aandacht aan wordt besteed.

Daarnaast kan deze afwijking te maken hebben met een onjuiste opvolging van de werkplekinspecties. Tijdens werkplekinspecties komen tekortkomingen m.b.t. de werkzaamheden en werkomgeving naar boven drijven. We zien dan dat de organisatie deze bevindingen wel rapporteert, maar dat zij lang niet altijd de juiste maatregelen uitvoeren om risico’s weg te nemen of te beheersen.

5

Onvolledig vastgelegde resultaten, betekenen een onvolledige werkplekinspectie. Ook merken we dat organisaties het uitvoeren van de werkplekinspecties en het documenteren ervan vaak als een vervelende opgave beschouwen. Bijvoorbeeld omdat een organisatie de toegevoegde waarde van deze inspecties niet inziet en er geen commitment is van bovenaf. En dat terwijl het juist een waardevolle tool is. U signaleert hiermee sneller waar zaken mis gaan en u kunt de gevolgen hiervan voorkomen (zoals ongevallen, incidenten en onnodige kosten).

Let er dus op dat de werkplekinspecties niet als ‘moetje’ worden gezien, maar daadwerkelijk als iets nuttigs. Zorg dat een inspectielijst draagkracht krijgt binnen een organisatie door bijvoorbeeld collega’s mee te laten denken over de inhoud van de inspectielijst. Plan bijvoorbeeld een toolboxmeeting in om samen te beoordelen welke zaken belangrijk zijn om te inspecteren.

6

Zoals gezegd is de aandacht voor positieve aspecten ook belangrijk tijdens een inspectie. Sinds de laatste versie van de VCA is dit bovendien een vereiste. In uw procedure moet vermeld staan dat er aandacht is voor positieve bevindingen. Maar niet alleen bij het vergeten hiervan gaat het fout. Want er kan ook onduidelijkheid bestaan over wat positieve bevindingen precies zijn? Een positieve bevinding betekent niet dat alle vinkjes zijn aangekruist en er geen afwijkingen worden gevonden. Natuurlijk is dat een mooi resultaat, maar dit geeft puur aan dat de standaard regels worden nageleefd. Een positieve bevinding gaat juist een stapje verder, iets meer doen dan verwacht.

Vergelijk bijvoorbeeld het afzetten van een gat met veiligheidslint versus het daadwerkelijk dichtleggen van het gat. Maar denk ook aan een voorman die ondanks een deadline toch het werk stil legt, omdat er sprake is van een onveilige situatie.

Als bedrijf laat u daarmee zien dat u personen waardeert die een stapje verder gaan voor een veilige werksituatie. Een inspectie krijgt zo bovendien een positievere insteek en de veiligheidsbewuste personen krijgen de erkenning die ze verdienen.

7

Paragraaf 2.2 Vinden taakrisicoanalyses (TRA’s) plaats? (VCA *, VCA**, VCA-P)

Wat vraagt de checklist?

Doel: Vaststellen en beheersen van de VGM-risico’s van door het bedrijf uit te voeren werkzaamheden in een specifieke situatie of omgeving (werkplek), met niet-gangbare of niet onder 2.1 beschreven risico’s of waarin wordt afgeweken van de standaard werkmethodes.

Minimumeisen • Taakrisicoanalyse vindt plaats: - volgens een vaste methodiek, door omschrijving van taken

(in een specifieke omgeving), daaraan verbonden risico’s en te treffen maatregelen; - onder verantwoordelijkheid van een bij de uitvoering van het werk betrokken

lijnfunctionaris die: beschikt over voldoende kennis, kunde en ervaring met betrekking tot veiligheid; verantwoordelijk is voor de communicatie met alle operationele medewerkers op

de werkplek.• Risico’s vastgesteld bij een taakrisicoanalyse worden beheerst door doeltreffende

maatregelen.

Documenten • Methodiek taakrisicoanalyse. • Actuele taakrisicoanalyses (waarvan minstens één TRA aantoonbaar niet ouder dan één jaar).

8

Wat gaat er mis?Bij een VCA audit wordt niet alleen de methodiek beoordeeld. Het niet hebben van taakrisicoanalyses houdt in dat de VCA-normvraag 2.2. niet positief kan worden beantwoord. Dat betekent dus een tekortkoming. Oftewel het is noodzaak om de richtlijn/methodiek TRA daadwerkelijk toe te passen. Hierdoor krijgt u als organisatie beter inzicht in de risico’s. Deze taakrisico analyses moeten vervolgens wel actueel zijn. In de huidige versie van de VCA is het namelijk een minimumeis om jaarlijks een actuele TRA te kunnen tonen. In de vorige versie was dit niet zo. Dit betekent dat de TRA niet ouder mag zijn dan één jaar. Oftewel regelmaat is van belang om geen tekortkoming te krijgen.

Wat is hiervan de oorzaak?Bij veel organisaties is er onduidelijkheid. De richtlijn/methodiek is beschreven in het VCA handboek, maar vaak krijgt een auditor een RI&E te zien. Dat is echter niet wat gevraagd wordt. Een TRA is een risico analyse voor een specifieke taak of een specifieke werkplek. In de RI&E zijn deze zaken vaak onvoldoende beschreven.

In de voorgaande versie van de VCA checklist moesten er enkel TRA’s opgesteld worden voor klussen die niet of onvoldoende beschreven staan in de risico inventarisatie. Denk bijvoorbeeld aan een schildersbedrijf die in de risico inventarisatie de reguliere risico’s voor binnen en buiten schilderwerk heeft opgenomen. Maar nu krijgen ze een klus om een molen te schilderen. Dan moet er bijvoorbeeld rekening gehouden worden met het risico van het draaien van de wieken. Dat betekent dat daarvoor een TRA opgesteld moet worden zodat de wieken vooraf geborgd worden om draaien tijdens de werkzaamheden te voorkomen.

9

Maar heeft u als bedrijf nooit aparte klussen, dan hoefde u voorheen nooit een TRA op te stellen. Met de 2017 versie is het laten zien van een actuele TRA echter voor elk bedrijf verplicht. Waarom? Hiermee laat u als bedrijf zien dat u de methodiek beheerst. Een auditor kan niet beoordelen of u de methodiek beheerst als u nooit een TRA maakt.

Kijk bij een TRA niet alleen naar de uit te voeren werkzaamheden zelf, maar ook naar de omgeving waar deze moeten worden uitgevoerd. Is het langs het water, op het water, boven het water, langs een drukke weg, op een helling, grote hoogte, grote diepte, lawaaiige omgeving, oneffen ondergrond etc.

Maar als u echt geen afwijkende klussen heeft, waar stelt u dan een TRA voor op? Die kan ook opgesteld worden voor een routineklus. Door de frisse blik vergaart u wellicht zelfs nog inzichten.

10

Let wel op voor onderschatting. Want we zien soms dat men de kans waarop een mogelijk scenario zich voor zal doen verwaarloosbaar wordt geacht. Na het incident blijkt het gevaar dan niet goed geclassificeerd te zijn. Men dacht dat het gevaar beheersbaar was door er enkel op te letten. Oftewel het gevaar wordt niet goed herkend, of men mist een hoop potentiële risico’s. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin er specifiek gekeken wordt naar de taakinhoud, maar de omgeving waarin deze taak wordt uitgevoerd niet wordt meegenomen. Wanneer dit omgevings-aspect onvoldoende in beschouwing wordt genomen, zijn een hoop risico’s niet opgenomen in de TRA.

Ook op een taakrisico-analyse is de alom bekende uitspraak ‘oefening baart kunst’ van toepassing. Wanneer u de methodiek vaker toepast, krijgt u meer inzicht in de risico’s en bent u professioneler met veiligheid bezig. Daarnaast wordt de werkwijze van het inventariseren, vaststellen en beheersen van risico’s steeds meer eigen en daardoor makkelijker toepasbaar.

11

Paragraaf 2.1 Heeft het bedrijf een actuele VGM-risico-inventarisatie en -evaluatie? (VCA *, VCA**, VCA-P)

Wat vraagt de checklist?

Doel: Vaststellen en beheersen van de algemeen voorkomende VGM-risico’s.

Minimumeisen • De risico’s van alle gangbare operationele activiteiten van het bedrijf zijn vastgelegd

in de VGM-risico-inventarisatie en -evaluatie.• VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties worden uitgevoerd:

- volgens een vaste methodiek, door inventarisatie van gevaren,bepalen van risico’s en evaluatie van risico’s;

- onder actieve medewerking van de VGM-functionaris, zoals genoemd in vraag 1.2.• Risico’s vastgesteld bij de evaluatie worden beheerst door doeltreffende

maatregelen, waarbij een bronaanpak de voorkeur verdient.• Bij werkzaamheden in gebieden met een andere wet- en regelgeving dan het

thuisland dient men rekening te houden met de impact van de lokale wet- enregelgeving.

• VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties worden minimaal om de drie jaar geëvalueerd en zo nodig aangepast.

Documenten • Methodiek VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties.• Actuele VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties.

12

Wat gaat er mis?De VGM Checklist Aannemers verwacht van u dat u voor alle gangbare operationele activiteiten de risico’s identificeert en evalueert. In de 2008 versie van de VCA norm bracht u per functie de risico’s in kaart, de 2017 versie vraagt om één overkoepelende risico-inventarisatie waarin alle gangbare operationele activiteiten van uw bedrijf zijn vastgelegd. Heeft u projecten in het buitenland? Dan dient u in de nieuwe VCA ook rekening te houden met de lokale wet- en regelgeving.

Waar het ook misgaat is dat de RI&E niet voldoet aan wet en regelgeving (Arbowet). Op de VCA2017/6.0 is de MD22 van toepassing verklaard en dat betekent dat de VGM RI&E niet alleen aan de VCA eisen moet voldoen, maar ook aan Arbowetgeving. Of de VGM RI&E daadwerkelijk voldoet, moet vaak getoetst worden door een Arbodienst of een gecertificeerd kerndeskundige. Dit zijn gecertificeerde Hogere Veiligheidskundigen (HVK’s), Arbeidshygienisten, A&O-deskundigen of de Bedrijfsarts. Zij checken of uw RI&E voldoet aan de Arbowetgeving.

Mogelijk bestaat er in uw branche een erkende branche RI&E (te vinden via de website van het RI&E steunpunt). Wanneer u het RI&E instrument van uw branche implemen-teert, bestaat er de mogelijkheid dat u uw RI&E niet hoeft te toetsen. Dan krijgt u een zogenaamde toetsingsvrijstelling. Dit hangt af van de grootte van uw bedrijf en het soort RI&E instrument dat u gebruikt om de RI&E op te stellen. Via de website van RIE.nl kunt u achterhalen of u verplicht bent uw RI&E te laten toetsen.

13

Wat is hiervan de oorzaak? Aangezien er in de vorige versie van de VCA norm nog een risico inventarisatie per functie in kaart gebracht moest worden en dit nu overkoepelend (voor de organisa-tie als geheel en de gangbare activiteiten) dient te gebeuren, wordt dit vaak nog niet voldoende opgepakt. Daarnaast is (er mogelijk) de noodzaak om de RI&E te laten toetsen door een arbodienst of gecertificeerd kerndeskundige, dit wordt vaak verge-ten. Daarmee voldoet de RI&E niet aan de geldende wet- en regelgeving en betekent dit ook een afwijking. Een RI&E moet tevens actueel zijn. Dit betekent op basis van de huidige werkzaamheden, de huidige plaats van de werkzaamheden, maar dus ook conform huidige wet- en regelgeving, stand van techniek en wetenschap.

Ook het ontbreken van documentatie is een mogelijke oorzaak van een afwijking op deze paragraaf. Dit omdat niet altijd alle risicovolle aspecten van de gangbare activiteiten worden meegenomen in de RI&E. Door andere prioriteiten kan het zijn dat er (te) weinig aandacht is voor VGM activitei¬ten en daarmee ook voor de RI&E. Neem daarom de RI&E mee in de jaarlijkse interne audit en het verslag van de directiebeoordeling om te zorgen dat dit onderwerp op de agenda staat en blijft staan.

Paragraaf 9.2 Worden arbeidsmiddelen en PBM periodiek gekeurd? (VCA *, VCA**, VCA-P)

Wat vraagt de checklist?

Doel: Arbeidsmiddelen en PBM blijven voldoen aan de vastgestelde VGM-eisen.

Minimumeisen • Er is een inventarisatie van periodiek te keuren arbeidsmiddelen en PBM.• Er zijn keuringseisen opgesteld. › Keuringen vinden tenminste eenmaal per jaar

plaats. Eventuele afwijkingen naar beneden worden gemotiveerd.• Keurders zijn deskundig.• Er wordt geborgd dat gebruik wordt gemaakt van goedgekeurde arbeidsmiddelen

en PBM.• De keuringsvervaldatum staat op arbeidsmiddelen en PBM aangegeven.

Documenten • Inventarisatie van periodiek te keuren arbeidsmiddelen en PBM › register van keuringen.• Procedure met betrekking tot borging.

14

15

Wat gaat er mis?We constateren regelmatig dat arbeidsmiddelen en PBM niet van een keuring zijn voorzien of dat deze middelen al weer herkeurd hadden moeten worden. De meest voorkomende oorzaak is gebrek aan overzicht van alle arbeidsmiddelen.

Daarbij is het ook van belang dat ook niet keuringsplichtige PBM’s in goede staat gehouden dienen te worden. Een standaard veiligheidshelm gaat afhankelijk van het materiaal maximaal 3 of 5 jaar mee. Het moet niet zo zijn dat personeel met verouderde helmen rondloopt. Een oude helm is namelijk schijnveiligheid: u denkt dat u beschermd bent, maar dat bent u niet.

Ook is een goede planning van belang. Organisaties schieten tekort in het bijhouden van de planning voor tijdige keuring. Het feit dat er te weinig controles worden uitgevoerd op het proces, waardoor de planning uit de pas loopt, lijkt een open deur. Waarom zien we de afwijking dan regelmatig terugkomen, wanneer dit zo eenvoudig te voorkomen is?

Wat is hiervan de oorzaak?Een belangrijke oorzaak van niet geldige keuring van de arbeidsmiddelen en PBM is onvoldoende bewustwording bij de gebruiker. Gebruikers nemen niet de moeite om de keuringsticker te bekijken en melding te maken als de sticker verlopen, niet meer zichtbaar of afwezig is.

Een andere oorzaak is het ontbreken van een volledig overzicht van de aanwezige uitrusting binnen de organisatie. Bij een onvolledige inventarisatie kan het keurproces ook niet goed beheerst worden. We zien dat er te weinig aandacht is voor procedures die hiervoor moeten worden opgesteld of dat deze niet worden nageleefd door de medewerkers.

16

Paragraaf 1.6 Vindt beoordeling door de directie plaats betreffende het voldoen aan de VCA-eisen? (VCA *, VCA**, VCA-P)

Wat vraagt de checklist?

Doel: Beoordelen of het VCA-systeem geschikt, passend en doeltreffend is en leidt tot verbetering van het VCA-systeem.

Minimumeisen • De directie beoordeelt jaarlijks kwalitatief en kwantitatief op basis van:

- de resultaten en de effectiviteit van de voorgaande directiebeoordeling;- een actieplan op basis van de constateringen uit de interne audit, waarin tenminste

opgenomen: toetsbare acties, actietermijnen, actieverantwoordelijken envaststelling en evaluatie van de implementatie van actiepunten uit voorgaandeinterne audit(s);

- externe auditverslagen;- een programma voor VGM-bewustzijn en gedrag (niet verplicht voor VCA*);- het aantal ongevallen met werkverlet, ongevallen met aangepast werk,

ongevallen zonder verzuim/werkverlet (vanaf EHBO), bijna-ongevallen, onveiligesituaties en handelingen en overige VGM-incidenten (bijvoorbeeld met schade enmilieu-incidenten);

- de doelstelling met betrekking tot ongevallen en incidenten;- voor VCA Petrochemie stelt het bedrijf zelf drie aanvullende doelstellingen vast.

• Er is een actieplan op basis van de constateringen uit de directiebeoordeling.De voortgang van het actieplan wordt gemonitord.

Documenten • Verslagen en actieplan directiebeoordeling.

17

Wat gaat er mis?In de praktijk zien we als constatering van afwijkingen dat organisaties geen directiebeoordeling uitvoeren. Tijdens een audit moet namelijk een directiebeoordeling getoond worden die niet ouder is dan één jaar. Het kan ook voorkomen dat de directie-beoordeling wel wordt uitgevoerd, maar de registratie ontbreekt om dit aantoonbaar te maken. Bovendien zijn de eisen in de VCA 2017/6.0 aangescherpt t.o.v. van de 2008/5.1 versie. De directiebeoordeling is uitgebreider doordat er meer focus ligt op continu verbeteren en effectiviteit onderdeel is geworden van de directiebeoordeling. Daarbij wordt er aandacht besteed aan alle minimumeisen van de VCA.

Dat de eisen op deze wijze zijn verscherpt, realiseren veel bedrijven zich niet. Daardoor heeft de directiebeoordeling onvoldoende diepgang of worden er minimum-eisen vergeten.

Wat is hiervan de oorzaak? De oorzaak van geen volledig uitgevoerde directiebeoordeling is over het algemeen dat de gegevens voor de directiebeoordeling niet volledig zijn, bijvoorbeeld omdat er geen actieplan is gemaakt naar aanleiding van de interne audits of omdat er niet meer gekeken is naar afwijkingen en aandachtspunten uit de vorige externe audit.

Ook levert een directiebeoordeling niet altijd het juiste resultaat op. Het doel van een directiebeoordeling is continue verbetering. De bedoeling is om terug te kijken op onder andere de genomen acties; hebben deze het gewenste resultaat gehad? Maar ook om vooruit te kijken naar zaken die nog verbeterd kunnen worden. Hiermee worden concrete acties gesignaleerd voor deze continue verbetering. Hierbij zijn de doelstellingen met betrekking tot ongevallen en incidenten cruciaal, want deze wilt u terugdringen. Wanneer de concrete acties in de vorm van een actieplan ontbreken, voldoet de directiebeoordeling niet.

18

Daarnaast ontbreekt documentatie in zijn geheel of is deze niet volledig. U kunt alle stappen van de directiebeoordeling samen met de directie hebben doorlopen; de directie kan hebben geconcludeerd dat het managementsysteem goed functioneert en u hebt mogelijk zelfs al de conclusies samen gevormd. Maar heeft u dit nergens op papier staan, dan schiet u tekort.

De betrokkenheid van de directie bij de directiebeoordeling is vaak terug te brengen naar de drijfveer voor het implementeren van het managementsysteem. Is het doel gecertificeerd te raken, dan levert de directie vaak vooral de inspanningen om aan de minimumeisen te voldoen. Heeft men de drijfveer daadwerkelijk continu de prestaties van de organisatie te verbeteren, dan is dit ook merkbaar aan de commitment van de directie en de diepgang van de directiebeoordeling.

19

Download het gratis Template en stel direct de juiste vragen tijdens uw directiebeoordeling

Kick-start uw directiebeoordeling VCA

www.tuv.nl