Werkconferentie Audits van de Toekomst

Luluk van de Water – AstroAlice Mulder

29 november 2012

Programma Werkconferentie

• Lezing: Visie van de auteurs op Audits van de

Toekomst

• Werksessie I: Strategische positie interne audits

• Werksessie II: Samenhang met andere kwaliteitsinstrumenten

• Terugkoppeling

Tijdens én na de bijeenkomst in gesprek met elkaar over Audits van de Toekomst?

Twitter mee via #AVDT12

Aanleiding Boek - onze ervaringen

• Audits leveren minder op dan kan

• Beleving dat interne audits uitsluitend moet voor certificering

• Vaak uitsluitend gebruikt als conformiteits-instrument

• Minder prioriteit voor audits (top, auditoren als auditee)

• Kwaliteit van auditrapportages laat te wensen over

• Trage of geen opvolging

Audits van de toekomst – onze visie

• Inzicht in werking van processen in de praktijk

• Concrete en structurele verbeteringen

• Duidelijke positie van interne audits in de organisatie

• Sturen op kwaliteitsverbetering als onderdeel van de bedrijfsvoering

• Bevordering van kwaliteitsdenken en structureel werken vanuit de verbetergedachte

5 Randvoorwaarden Audits van de Toekomst1. Positionering van interne audits als strategisch instrument

2. Inzet van juiste auditmethodieken

3. Optimalisatie van het proces interne audits

4. Juiste competenties en vaardigheden van auditoren

5. Effectieve aansturing van het auditorenteam

1 Positionering als strategisch instrument

• Duidelijke visie op audits vanuit de directie

• Vast onderdeel van de bedrijfsvoering

• Toetsen van voortgang beleid en jaarplannen

• Toetsen van kritische processen

• Bevindingen sluiten aan op doelen en ontwikkelingen van de organisatie

• Samenhang met andere kwaliteitsinstrumenten

2 Inzet van juiste auditmethodieken (1)Verschillende methodieken

Methodiek Fase/Kenmerk

Procesgericht auditen Start (en doorlopend)

Themagericht auditen Strategie en beleid

Waarderend auditen Bevorderen kwaliteitsdenken

Resultaatgericht auditen Efficiëntere processen

Systeemgericht auditen Cliënt/medewerker gericht

Risicogerichte audits (Cliënt)proces/veiligheid optimaliseren

2 Inzet juiste auditmethodieken (2)

Wat levert het op?

• Verrijking van het auditsysteem• Bevindingen op andere niveaus• Verbeteringen op verschillende terreinen

tegelijk• Variatie voor auditoren

Huidige valkuilen

• Opstellen van auditprogramma• Het ontbreken van nut en noodzaak bij management • Onjuist gekozen methodiek• Standaard jaarplanning

• Uitvoeren van interne audits• Het ontbreken van kennis en vaardigheden van interne

auditoren• Gebrek aan motivatie en tijd bij interne auditoren• Geen aansturing op (tijdige) uitvoering van de audits –

ondergeschoven kindje

• Opvolging• Geen sturing en monitoring op uitvoeren van

verbeteracties• Onoverzichtelijk aantal verbeterpunten• Andere prioriteitstelling

3 Optimalisatie van intern auditproces (1)

Optimalisatie van auditprogramma

• Visie op auditsWat wil een organisatie met interne audits bereiken?

• Proces interne auditsOp welke wijze wordt dat in de organisatie ingericht?

• AuditplanningHoe zorg je voor : - een goede en representatieve steekproef?- het aansluiten op ontwikkelingen in de organisatie? - het voldoen aan de norm?

3 Optimalisatie van intern auditproces (2)

Optimalisatie van uitvoering audits

• Voorbereiden van een interne auditWat wil een organisatie met interne audits bereiken ?

• Uitvoeren van interne auditOp welke wijze wordt dat in de organisatie ingericht?

• Rapporteren van een auditHoe zorg je voor concrete positieve en verbeterpunten doeltreffend en duidelijk gerapporteerd worden?

3 Optimalisatie van intern auditproces (3)

Optimalisatie van opvolging audits• Opstellen van totaalrapport

Welke trends zijn te constateren uit alle auditrapportages?

• Besluiten welke verbeterpunten opgepakt wordenWaarom, Hoe, Wie en Wanneer?

• Monitoren van status en effectiviteit van verbeteractiesWerken de verbeteracties daadwerkelijk?

3 Optimalisatie van interne auditproces (4)

4 Juiste competenties en vaardigheden (1)

Huidige valkuilen

• Auditen wordt er vaak ‘bij’ gedaan• Aangewezen op basis van beschikbaarheid

in plaats van vaardigheid

• Niet iedereen is geschikt om te rapporteren en gesprekken te voeren

4 Juiste competenties en vaardigheden (3)

Aanscherpen van vaardigheden

• Hanteren wervingscriteria• Bieden van een gedegen opleiding• Organiseren van voorbereiding –en terugkombijeenkomsten• Terugkoppeling van bevindingen en

verbeteracties uit alle audits• Feedback op rapportages

5 Effectieve aansturing auditorenteam (1)

Huidige valkuilen

• Enkele audits per jaar• Beperkte tijd van auditor• Geen rol/zicht in opvolging van audits• Andere werkzaamheden gaan voor

5 Effectieve aansturing auditorenteam (2)

Optimalisatie van aansturing

• Vormen van duo’s op basis van sterke punten

• Rouleren van audit-duo’s• Selecteren van auditor met affiniteit met die

methodiek• Reële termijnen afspreken van uitvoeren

audit en rapporteren audit

• Medewerking vanuit de auditees

5 Effectieve aansturing auditorenteam(3)

Bevordering van motivatie• Volwaardige taak met specifiek benodigde

vaardigheden• Meer bekendheid geven aan interne audits en

auditoren en (belang van) hun rol in de organisatie

• Introduceren nieuwe methodieken als doorontwikkeling

• Concrete opvolging van audits door de top• Faciliteren in tijd, kennis en middelen

Werksessie 1Strategische Positie van audits

Hoe zijn interne audits

gepositioneerd in uw organisatie?

Strategische positie van auditsSpelregels

• Vul de Quick Scan in;• Wat is het oordeel?• Bespreek dit met uw groep?• Hoe komen de mensen met Rood naar

Oranje?• Hoe komen de mensen met Oranje naar

Groen?• Hoe blijven de mensen met Groen Groen?

Werksessie 2Samenhang met andere kwaliteitsinstrumenten

Hoe krijgen interne audits samenhang met

andere kwaliteitsinstrumente

n?

Waarom is samenhang belangrijk?

In de praktijk zien we verbetermogelijkheden in: • De opvolging van verschillende

kwaliteitsinstrumenten• Samenhang tussen de verschillende

kwaliteitsinstrumenten• Het uitnutten van de verbetercyclus• De inrichting van de verbeterorganisatie

Kwaliteitsinstrumenten die verbeterpotentieel zichtbaar maken:

Input uit overleggen Interne Audits Klachten Incidenten Klanttevredenheidsonderzoek Retrospectieve risico- analyses Prospectieve risico-analyses Directiebeoordeling Leveranciersaudits en – beoordelingen

KPI’s en trendanalyses Afvalkosten Procesprestaties Klantbeoordelingen Exitgesprekken Risicoanalyses Medewerkerstevredenheid Gesprekken met de omgeving van de cliënt Indicatoren IGZ ….

Op een rijtje…

Bepaal binnen je organisatie welke kwaliteitsinstrumenten en verbeterbronnen je gaat inzetten Waar komt de informatie binnen? Op welke manier stroomlijnen? Inrichten proces om meteen op te lossen (corrigerende maatregelen) Inrichten proces om het de volgende keer te voorkomen (preventieve maatregelen) Trendmatig beschouwen

Succesfactoren verbeterorganisatie

Visualiseer de routing Benoem deeleigenaren (kwaliteitsmanager heeft vaak helicopterview)Gebruik praktische formatsZorg dat de input op één plek samenkomt – gebruik daarvoor de directiebeoordeling als basisdocument en verbeteractielijstBed de communicatie over de verbeterscyclus in in de overlegstructuur – ook in het directieoverlegPrioriteer verbeterpuntenCategoriseer naar het juiste niveauVolg gestructureerd opOutput verbetermanagement = input voor beleid!

Hartelijk dank voor jullie komst! Wij hopen dat jullie veel

inspiratie halen uit