eGovernment

Effectieve online communicatie tussen overheid en burger met

behulp van e-mail.

Hoe e-mail structureel bij kan dragen aan digitalisering van contact met de burger

Stelling

E-mail is passé

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• Op dit moment (veel) meer bereik heeft

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• Op dit moment (veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• Op dit moment (veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• Op dit moment (veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is• Uitermate geschikt is voor directe en persoonlijke communicatie

met de burger

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• (Veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is• Uitermate geschikt is voor directe en persoonlijke communicatie

met de burger• Meer dan “140” karakters tot een paar regels aan kan

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• (Veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is• Uitermate geschikt is voor directe en persoonlijke communicatie

met de burger• Meer dan “140” karakters tot een paar regels aan kan• Al jaren op eenzelfde manier wordt ervaren als post

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• (Veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is• Uitermate geschikt is voor directe en persoonlijke communicatie

met de burger• Meer dan “140” karakters tot een paar regels aan kan• Al jaren op eenzelfde manier wordt ervaren als post• Altijd en overal moet worden opgeven zodra je je ergens voor

registreert (ook bij social media)

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• (Veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is• Uitermate geschikt is voor directe en persoonlijke communicatie met

de burger• Meer dan “140” karakters tot een paar regels aan kan• Al jaren op eenzelfde manier wordt ervaren als post• Altijd en overal moet worden opgeven zodra je je ergens voor

registreert (ook bij social media)• Alles bij elkaar 1 kanaal is en dus iets makkelijker en centraler te

managen

Social…… super interessant

Social…… super interessant

Er is echter een kanaal dat onder andere…

• Op nummer 1 staat voor mensen om op internet te gaan• (Veel) meer bereik heeft• Alle doelgroepen (jong/oud) bereikt• Al jaren bewezen, geaccepteerd en bekend is• Uitermate geschikt is voor directe en persoonlijke communicatie• Meer dan “140” karakters tot een paar regels aan kan• Al jaren op eenzelfde manier wordt ervaren als post• Altijd en overal moet worden opgeven zodra je je ergens voor registreert (ook

bij social media)• Alles bij elkaar 1 kanaal is en dus iets makkelijker en centraler te managen• Al gereguleerd is bij Wet

• Saai hoor dat e-mail…..

Agenda

Over Add to Favorites en het total e-mail model

Inzet e-mail als communicatiekanaal met burgers

Wat is er nodig voor goede inrichting?

Wat levert de inzet van e-mail op?

Over Add to Favorites

Bestaan sinds 2005 met 16 FTE

Houden ons enkel bezig met e-mail -> maar wel zeer breed

3 activiteiten:ConsultancySoftware + implementatie + beheerFull service executie

Referenties o.a.: Essent, OHRA, Ministerie VROM, Rijksoverheid.nl, gemeente Den Haag en Hardenberg, Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, NHTV Breda

Hebben een eigen uniek model ontworpen dat echte resultaten realiseert

Over Add to Favorites: visie op e-mail

Inzet als communicatiekanaal met burgers

E-mailnieuwsbrievenMeer city marketing toepassingBreder informeren over ontwikkelingen, events, nieuwsPersoonlijke content bieden op basis van mijn gegevensUitleg geven over en sturing naar online diensten op websiteDigitale wijkkrant of andere specifieke onderwerpen

Proces e-mailsAttenderingen en notificaties (paspoort verlengen/ligt klaar)Informatie over incidenten, werkzaamheden in de buurtStatusupdate beschikkingen en vergunningenOpvolging balie contact en telefonische vragen

-> kostenbesparing door minder “herhaalverkeer”WOZ beschikking (evt. gekoppeld aan iDEAL)

-> kostenbesparing door minder output aan post

Inzet als communicatiekanaal met burgers

(tijdelijke) “E-mail op maat” initiatievenVergunningen in regio/woongebiedKavel aanbod

eParticipatie ideeën (burgers ‘digitaal’ erbij betrekken) viaOnline enquêtesOnline poll in nieuwsbriefTraffic genereren vanuit nieuwsbrief naar specifieke overheids weblogsUitnodigingen buurtbijeenkomsten

Voorbeelden nieuwbsrieven

Voorbeelden nieuwsbrieven

Voorbeelden nieuwsbrieven

Voorbeelden nieuwsbrieven en segmentatie

Segmentatie op basisvan interesses!

Voorbeelden nieuwsbrieven en segmentatie

Voorbeelden nieuwsbrieven en segmentatie

Voorbeelden nieuwsbrieven en segmentatie

Voorbeelden procesmails -> attendering

Voorbeelden procesmails Zoetermeer

Voorbeelden procesmails OCW

Voorbeeld (tijdelijke) Mail op maat initiatieven

Voorbeeld eParticipatie

Gemiste kansen voor e-mail???

Randvoorwaarden voor succesvolle e-mailings

E-mailplanWie stuur ik wat, wanneer, hoe vaak en met welk doel?

OrganisatieInrichten verantwoordelijkenInrichten e-mail verzendprocesCreëren brede betrokkenheidCentraal beheer

WetgevingWelke gegevens heb ik?Heb ik permissie?Wat mag ik versturen?Wat stelt privacyregelgeving?

Randvoorwaarden voor succesvolle e-mailings

VerzendoptiesSoftware / toolingZelf doen of uitbesteden?

DatabaseE-mailadressen (van geïdentificeerde burgers)Wat wil de ontvanger?Overige persoonsgegevens (koppelen met GBA)

ContentTekst, beeldE-mail en website/landingpagesSoorten publicatiesVerzamelen, verantwoordelijkheden, hergebruik, koppelen met CMS

Randvoorwaarden voor succesvolle e-mailings

Pak stap-voor-stap aan:

Stap 1: In contact komenGoede algemene nieuwsbriefRegistreren e-mailadressen en permissie(s)Afstemming in organisatie

Stap 2: Persoonlijk en herkenbaarPersonalisatie van contentBetrokkenheid creëren (eParticipatie ideeën)Gerichter e-mailen (segmenteren)Specifieke uitgaven

Stap 3: E-mail is breed inzetbaarDiverse contactmomentenNotificaties en attenderingen (event gedreven)Onderdeel van (zo goed als) alle processen

Wat levert e-mail op?

Kostenbesparing door verminderen papier

Betere betrokkenheid burgers

Aansluiting met andere kanalen en contacten

Mogelijkheid tot contact en dialoog

Mogelijkheid tot integratie met social media

Zeer duidelijke meetbaarheid van bovenstaande

Stelling

E-mail is passé

Vragen ?

bas@addtofavorites.nlbterburg@addtofavorites.nlinfo@addtofavorites.nl

06-11323435