Een praktijkvoorbeeld:

Complexiteit van de technycologie: terreinafbakening of samenwerking?

Henk Vincent

50 tinten grijs

Darwin

Veranderen is…

van alle tijden

“Het is niet de sterkste soort die overleeft, noch

de meest intelligente, maar wel degene die zich

het best aanpast aan veranderingen”.

Time & Money

Managementvaardigheden 15 mei 2014 Bedrijf in bedrijf

Facilitaire processen

Uitgangspunten:

Q&S ➚

Beleving ➚

Efficiëntie ➚

Kost ➘

http://www.studiobeer.nl/wp-content/uploads/2011/09/belevingsbol-studio-beer1.jpg

Medische evolutie

Vroeger: Added value hoog

added cost laag

wide range

p.ex Antibiotics

X-rays

Toekomst: Added value laag

added cost hoog

micro range

p.ex PET-scan

radio-guided-brain-chirgery

Lenght of stay

Vroeger: zeer lang verblijf If you are ill, you have to stay in bed

Nu: Kort semi-mobile If you are better, you can walk around

Toekomst: zeer kort: short stay of ambulant in bed If you can walk, you can go home

Techn(olog)ical evolution

Vroeger: Wireless

roepen, bellen

Techn(olog)ical evolution

Nu: wired

explosive evolution

unitask multi-units

multi point of failure

Toekomst: wireless

multitask uni-unit

BYOD ?!

single point of failure

Communication and contacts

Vroeger: closed

visit

Nu: protected

ziekenhuistelefoon bedside

Toekomst: open

Social media, VoWLAN, WiFi, IP

www, e-mail, webcam, track & trace,

4G, RF id….

Communication and contacts

Evolution on timescale

Past 50 years

bell, nursecall, telephone, radio, TV, intercom

Past 25 years

Terminal, beeper, semaphone, desktop, dect,

cellular phone, www, laptop, handpalm

Past 5 years

webcam, WLAN, smartphone, VOIP, digiTV, VoWLAN,

…

Communication and contacts

Internal communication

Vroeger: one way, spoken, paper:

Doctor Nurse patient

Nu: multidirection paper and different e-files:

- patientfiles EPD - medical files

- medicationfiles - presciptionfiles

- examinationfiles - foodfiles

- admissionfiles - facturationfiles …

Communication and contacts

Vroeger:

One merged HIS on

one system with

redundancy:

Patientmonitoring

PACS RIS

Voice

data

Facilitymanagement

FMIS

Timeregistration

technical alarms

building GBS

security

SWOT

Strenght

Powerfull realtime information

any time any place

Weakness

Single point of faillure

afhankelijkheid,

High cost investment, support, maintenance

and updates

SWOT

Opportunities

Deliver high performance accurate medical patient

information real-time, any where, any place to who it

realy belongs

Treats

Good SLA’s with internal and external partners

High quality redundancy on electrical and data-

systems

Intelligent and flexibel buildings

Costcontrol

Voorstelling van het ziekenhuis

Voorstelling van het ziekenhuis

Privaat ziekenhuis AZ Alma, gelokaliseerd op 2

campussen :

campus sijsele [CS]

campus eeklo [CE]

Fusieziekenhuis d.d. 1 juli 2006

campus sijsele campus eeklo

Voorstelling van het ziekenhuis

nieuwbouwziekenhuis

campus sijsele

campus eeklo

Kengetallen

Kerncijfers AZ Almasituatie op

31/12/2013

# plaatsen (hosp + dagzkh) 513

# artsen 105

# personeelsleden 1.281

# vrijwilligers 165

# patiënten (hosp + dagzkh + spoedopn) 52.342

# klanten polikliniek 179.037

# pasgeborenen 640

omzet 2013 130.804.915

investeringen MVA 2013 (*) 2.335.877

(*) exlusief de investeringen nieuwbouwziekenhuis

The past!

2004

Renovatieplan i.f.v. nieuwbouw 2014

Opdracht: 10 jaar overbruggen op veilige

manier

Bestaande situatie 2004

collector warm water

pompen warm water

onderstation verwarming

afsluitkranen warm water

expansievaten

waterverzachters

algemene hoogspanning

transformator

sturing liften

liftmotoren

Fase:

Kleppen, kranen en zekeringen

Back to the future

Renovatie 2004 - 2007

Transformatoren HHK

Expansievaten HHK

Liften HHK

Waterontharders HHK

Collectoren verwarming HHK

Hoogspanning & noodaggregaat HHK

WKK

Centrale Vaatwas

Centrale portionering HHK

Aanpassingswerken keuken EZ

Vernieuwing sterilisatie EZ

Werf HHK

Pediatrie HHK

Fase: Sturing en modems

Nieuwbouwziekenhuis

58| Kaderdag 26 September 2013

Nieuwbouwziekenhuis

Technische voorzieningen

Impact bouwheer op resultaat

ideefase

PVE

wedstrijdfase

voorontwerp

ontwerp

aanbesteding

Uitvoering

oplevering

exploitatie

Tijdsaspect

Principebeslissingen in een bouwproces

moeten tijdig = vooraf, goed overwogen zijn

uitgaande van een doordachte

organisatie(structuur)

Valkuilen

TE veel enkel vanuit zorgoogpunt benaderd

TE weinig ook vanuit facilitair/logistiek

oogpunt benaderd

Relatiebalk: Zorg -Facilitair

Arts Verpl - Verzorg - Log - Schoonm

Medisch Paramedisch Niet-gekwalificeerd

Toelevering - afhaling Distributie

AFDELINGSGEBONDEN Niet-afdelingsgebonden

Relatiebalk: technycologie

Arts Verpl - Verzorg - EPD - EMD

Medisch Dossier Technologie

Communicatie Archievering

Techniek Niet-afdelingsgebonden

Bruggen bouwen

Complexiteit & Kwaliteit

Eisen (accreditatie)

Middelen

Kwadrant model: verbeteren

Hebben onze acties de gewenste

resultaten?

Wie zijn we?

Wat willen we bereiken?

Wat hebben we daarvoor nodig?

Hoe proberen we onze doelstellingen te realiseren?

Moeten we bijsturen?

Juiste context scheppen!

Kernidee = het komt erop aan om een

context te scheppen die leidt naar drie

belangrijke componenten (Ulrich) :

1. heldere gemeenschappelijke visie (clarity) =

weten

2. betrokkenheid (commitment) = willen

3. deskundigheid (competence) = kunnen

COMPETENTIE = KUNNEN De organisatie en de medewerkers

beschikken over de competenties

om de visie en ambitie waar te

maken.

BETROKKENHEID = WILLEN werknemers zijn gemotiveerd om het

beste van zichzelf te geven om de

visie en de ambitie waar te maken

DUIDELIJKHEID = WETEN heldere gemeenschappelijke visie

over de richting en de prioriteiten in

de organisatie, over de waarden,

over de rol van de medewerkers

WILLEN

100

educeren soigneren

Her-

positioneren motiveren

KUNNEN

0 100

!!! WETEN !!!

Welke competenties hebben we

nodig? Duidelijkheid omtrent welke competenties we nodig hebben

binnen AZ Alma = vertalen van de strategie en visie tot op het

niveau van competenties van medewerkers.

Hierbij heb je twee grote groepen competenties:

1. Generieke competenties = algemene gedragskenmerken die van iedereen in de organisatie verwacht worden,

ongeacht de functie. Deze kenmerken vloeien rechtstreeks voort uit de missie en visie van

de organisatie.

2. Functiespecifieke competenties = competenties die specifiek zijn voor een bepaalde functie en gelden voor alle medewerkers

die deze functie uitoefenen

Belangrijk is dat er eenzelfde taal wordt gehanteerd in huis

(“competentiewoordenboek” ) zodat er duidelijkheid is ivm wat

men bedoelt

Hoe ontwikkelbaar zijn

competenties?

GEDRAGGEDRAG

kennis

vaardigheden

Overtuigingen, waarden, attitudes, normen

Drijfveren, ambitie, motivatie, inzet en toewijding

Persoonlijkheid, kwaliteiten

IntelligentieIQ en EQ

Zichtbaar en ontwikkelbaarmeer

minder

Bewustzijn en ontwikkelbaarheid

GEDRAGGEDRAG

kennis

vaardigheden

Overtuigingen, waarden, attitudes, normen

Drijfveren, ambitie, motivatie, inzet en toewijding

Persoonlijkheid, kwaliteiten

IntelligentieIQ en EQ

Zichtbaar en ontwikkelbaarmeer

minder

Bewustzijn en ontwikkelbaarheid

Ijsbergtheorie (McClelland)

Competentiemanagement = rode

draad!

Startpunt = opstellen van een functiekaart

waarin voor elke functie de volgende

elementen worden beschreven:

1. Doel van de functie

2. Plaats in de organisatie

3. Resultaatgebieden (wat verwachten we op

vlak van resultaten – taken)

4. Kennis & diploma’s

5. Competenties (generiek en functiespecifiek)

Managementvaardigheden 15 mei 2014 Bedrijf in bedrijf

Dienstverlening

Per dienst is de dienstverlening geformuleerd

uitgaande van 4 types dienstverlening

Takenpakket

Basis Systematisch Bus

Op aanvraag Belbus

Specifiek Op maat Taxi

Nood Mug

Managementvaardigheden 15 mei 2014 Bedrijf in bedrijf

Schildpaddiagrammen

Per proces overzicht van

Input

Start

Doelen

Actoren

Belangengroepen

Plaats

Middelen

Regels

Eindstatus

Output

Managementvaardigheden 15 mei 2014 Bedrijf in bedrijf

Schildpaddiagrammen

Basis voor bespreking om finaal te komen tot:

Afstemming

Organisatie

Procedures

SLA’s

Proces

Managementvaardigheden 15 mei 2014 Bedrijf in bedrijf

Managementvaardigheden 15 mei 2014 Bedrijf in bedrijf

SLA

ALS

01 Basisdienstverlening TD – Herstellingen

Basis

Specifiek Op maat Nood

Week: 8u-16u30

Weekend: 24/24

Nacht

FMIS

NIET

NIET

FMIS/afspraak

afspraak

afspraak

FMIS/afspraak

afspraak

afspraak

helpdesk

wacht

wacht

Kost inbegrepen extra reële kost/detail inbegrepen

Registratie parameters aantal detail incident/verslag

Volume 80% 5% 3% 10%

Reactietijd 1dag 1 dag 1 week 1u

Doelgroep iedereen gedefinieerde

groepen

directie iedereen

02 Basisdienstverlening TD - Algemeen technisch onderhoud

Basis Specifiek Op maat Nood

Week: 8u-18u

Weekend: 8u-18u

Nacht

automatisch

beperkt

NIET

afspraak

afspraak

afspraak

afspraak

afspraak

afspraak

NIET

NIET

NIET

Kost inbegrepen extra reële kost/detail

Registratie parameters aantal detail geen

Volume 85% 14% 1% 0%

Reactietijd geen 1 dag 1 week 1u

Doelgroep iedereen gedefinieerde

groepen

directie iedereen

03 Basisdienstverlening TD Aanpassing infrastructuur

Basis Specifiek Op maat Nood

Week: 8u-16u30

Weekend: 8u-18u

Nacht

Automatisch/FMIS

beperkt

NIET

FMIS

afspraak

afspraak

afspraak

afspraak

afspraak

NIET

NIET

NIET

Kost inbegrepen extra reële kost/detail

Registratie parameters aantal detail

Volume 89% 10% 1% 0%

Reactietijd geen 1 dag 1 week geen

Doelgroep diensthoofden gedefinieerde

groepen

directie iedereen

Groe

p1

Naam en

voornaam

van de

werknemer

Aard van de toegelaten

activiteiten

Soort

installatie

Bijzondere kenmerken i.v.m. de

werkzaamheden die de

bevoegde persoon mag

uitvoeren.

Geldigheid

sduur

Voorwaarde

n behoud

bekwaamhei

d

Opleiding of

ervaringsniveau

binnen het opgegeven

domein

1 Bottelber

ge P.

Christiaen

s JM.

Coene P.

De Meyer

K.

De Roose

G.

Elektrische werkzaamheden2

Bediening

Onderhoud

Modificatie

Uitbreiding

Niet elektrische

werkzaamheden3

Het werken onder spanning

Het werken in de omgeving van

delen onder spanning

Het werken buiten spanning

Exploitatiewerkzaamheden4

Schakelen

Controle

ZLS

LS 1e cat.

LS 2de cat.

HS 1e cat.

HS 2de cat.

of

Omschrijvin

g specifiek

lokaal of

bord.

.....................

.

.....................

.

Explosieveilige apparaten

Specifieke beschermingsgraden

(IP........)

Enkel bepaalde netten (bv. TN,

TT of IT-systeem):

Nettype: ..IT – TN(S)

Kan instaan als

werkverantwoordelijk (kennis van

procedures)

Kan instaan als

installatieverantwoordelijke

(kennis van de desbetreffende

installatie)

Visuele controle

Andere: ......................................

Datum

laatste

opleiding +

5 jaar

De nodige

heropfrissing

bezorgen

(Om de 5

jaar)

BA4

BA5

Staven met :

Diploma’s

Getuigschriften

Ervaringsdocumenten

(bijvoegen in bijlage

van bekwaamheidslijst)

Elektrische werkzaamheden2

Bediening

Onderhoud

Modificatie

Uitbreiding

Niet elektrische

werkzaamheden3

Het werken onder spanning

Het werken in de omgeving van

delen onder spanning

Het werken buiten spanning

Exploitatiewerkzaamheden4

Schakelen

Controle

ZLS

LS 1e cat.

LS 2de cat.

HS 1e cat.

HS 2de cat.

of

Omschrijvin

g specifiek

lokaal of

bord.

.....................

.

.....................

.

Explosieveilige apparaten

Specifieke beschermingsgraden

(IP........)

Enkel bepaalde netten (bv. TN,

TT of IT-systeem):

Nettype: . ..IT – TN(S)

Kan instaan als

werkverantwoordelijk (kennis van

procedures)

Kan instaan als

installatieverantwoordelijke

(kennis van de desbetreffende

installatie)

Visuele controle

Andere: ......................................

BA4

BA5

Staven met :

Diploma’s

Getuigschriften

Ervaringsdocumenten

(bijvoegen in bijlage

van bekwaamheidslijst)

Linken met ICT

Processen / informatie / communicatie

gestuurd vanuit bestaande data/systemen:

OAZIS (vrije kamers voor TD, i-SOP;

schoonmaak; …)

EPD (i-transfert; diëten; besmette pt; …)

Track and trace (materiaal; ptn; medewerkers;

…)

GBS

Active directory: toegangscontrole, badge,

personeelsrestaurant, …

Fase: Technycologie

Fase: intranet of things

Uitdagingen

I. Uitdagingen

Plan van Aanpak

Hervorming ziekenhuisfinanciering

Commissie Volksgezondheid,

28 april 2015

Commercial GE

http://www.youtube.com/watch?v=loinY8MmVq8&feature=player_embedded