EAD en het DTNA-project

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

In deze presentatie

• Wat is EAD ?

• Wat doet het NA met EAD ?

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Klassiek

• Inleiding•geschiedenis archiefvormer•geschiedenis archiefbeheer•aanwijzingen voor de gebruiker•etc.

• Inventaris• Bijlagen

•Concordanties•Organigrammen•Ordeningsplan•etc.

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

ISAD(G): multi level description

D e e lb e sch rijv ing D e e lb e sch rijv ing

S e rie E n ke lvo u d ig e be schrijv ing

R u b rie k I R u b rie k II

A rch ie f

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

1939 Briefwisseling met Schermerhorn.

1945 1 omslagSchenking van het Prins Bernhard Fonds, 2005.

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

<unitid>1939</unitid>

<unittitle>Briefwisseling met <persname>Schermerhorn</persname></unittitle>

<unitdate>1945</unitdate>

<physdesc>1 omslag</physdesc>

<acqinfo>

<p>Schenking van het <corpname>Prins Bernhard Fonds</corpname>, <date>2005</date>.</p>

</acqinfo>

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

<unitid>143C</unitid>

<unittitle> Compte du recouvrement fait pur le

compte du Comité des Colonies Occidentales de la République Batave </unittitle>

<unitdate normal=“17990511“>21 Floréal an

II</unitdate>

<physdesc>1 stuk</physdesc>

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Presentatie in leesbare vorm

Stylesheet #1

Stylesheet #2

XML document

html pdf

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

HTML: hele inventaris

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

HTML: alleen de blokgegevens

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

PDF

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Waarom xml ?

• Scheiding opslag en presentatie

• Stabiel (digitale duurzaamheid)

• Open source, open architecture

• Ontwikkeld door W3C

• Uitwisselingsstandaard

• Interoperabiliteit

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Waarom EAD ?

• XML

• Sluit aan bij internationale archiefstandaarden

• Open standard, •beheerd door Library of Congress (VS)•Nederland vertegenwoordigd in EAD-werkgroep

• In de praktijk dé standaard voor digitale toegangen• Wereldwijde toepassing

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

De facto standaard

• Verenigde Staten• Verenigd Koninkrijk, Canada, Australië ...• Frankrijk, Duitsland, Polen, Zweden, Zwitserland,

Italië, België …• Nederland

•archiefdiensten•bibliotheken•musea•zorgdragers

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Toegangenapparaat op de studiezaal

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Op de kamers van medewerkers

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Modern …

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

19e-eeuws …

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

doosgewijs …

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

handgeschreven aanvullingen …

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

slechte kopieën …

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

DTNA: Digitale Toegangen Nationaal Archief

• Digitalisering van het hele toegangenapparaat

• Beheersomgeving• Aansluiting op logistiek beheerssysteem

ABS/Archeion

• Publicatieomgeving• Onderdeel van de “virtuele studiezaal”

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Werkvoorraad

• 100 km archief

• 2,2 miljoen objecten

• 6.000 toegangen,

• variërend van 1 - 200.000 inv.nrs.

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Soorten toegangen

• 4026 klassieke inventarissen• 1580 Burgerlijke Stand• 253 institutionele toegangen• 314 nog niet geïnventariseerd

• 66 DTB’s en gaardersarchieven• 354 Nadere toegangen

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Klassieke toegangen

• 4026 toegangen

• hiervan 1543 al in digitaal format• overige 2483 alleen papieren versie

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Onderdelen van een toegang

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

stap 1: blokgegevens

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

stap 1: blokgegevens

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

stap 1: blokgegevens

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Koppeling ABS/Archeion - DTNA database

Synchronisatie

module

xml-document

xml

database

overschrijven

ja / nee ?

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Stap 2: conversie van de inleiding

• bestaande inleidingen niet conform ISAD(G)

• inleidingen overtypen in Word• vervolgens opknippen conform ISAD(G)• plakken in formulier• abstract toegevoegd• conversie naar EAD

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Het zgn. “pre-dsc” formulier

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Stap 3: conversie van de inventaris

• indien beschikbaar in digitaal format•“regular expressions”•conversie door middel van speciale scripts

• indien alleen papieren versie beschikbaar•óf overtypen in Word•óf direct invoer in EAD

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Regular expressions

1939 Briefwisseling met Schermerhorn.

1945 1 omslagSchenking van het Prins Bernhard Fonds, 2005.

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Soms expressions niet herkend door script

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Invoer in EAD; codeer-instructies

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

Garanties voor de toekomst

• Leverancies leveren toegangen in EAD•PWAA:EAD export uit MAIS-Flexis•CAS: EAD export uit database

• EAD Editor•voor mutaties•voor het maken van kleine toegangen•ter beschikking van anderen

Presentatie DTNA 19 oktober 2006

DTNA producten voor andere archiefdiensten

• Richtlijnen EAD-gebruik

• Stylesheets

• Synchronisatie-module

• Editor voor mutaties / nieuwe toegangen

• Controle tool

• EAD productiecentrum•Zuid-Holland