Doe jij wat ik beloof?

Wat software voor je doet om het werk gedaan te krijgen,

en wat je altijd nog zelf moet doen

CUE2012 2

TOT in 2011

25 applicaties

‘onder handen’

4 festivals

Honderden collega’s20

tournees

150 artikelen op de site

CUE2012 3

TOT’s tools

Word

Word-Press

Excel

Ever-note

Access

Outlook

Uurwerk

Visio

Google Docs

Picasa

CUE2012 4

Een aantal termen

Web based

Client-server applicatie

SAAS

ASP.Net

API

Open source

Database

Interface

Filemaker Pro

In the cloud

CUE2012 5

Een theater

Boeking Evenementen-planning

Personeels-planning

Uitvoering

CUE2012 6

300 voorstellingen per jaar

250 technische lijsten

9.000 uur techniek

160 PRI&E’s

50 weeklijsten 10

premières

80 intake-

gesprekken

500 bestellingen

CUE2012 7

Een gezelschap

TourneePremièreBoeking Project-managementConcept

CUE2012 8

5 producties per jaar

100 bestellingen

10.000 uur techniek

5 premières

5 montages

300 theaters

5 PRI&E’s5

technische lijsten

CUE2012 9

Evenementenplanning

Zaal- reservering

Activiteiten- planning

Financiële gegevensDocumenten

Logistiek, afspraken

Contact- gegevens

Wat stop je erin?

CUE2012 10

Evenementenplanning

Draaiboeken

Dagoverzichten

Weeklijsten

Maand- programma's

Gegevens voor de website

Management-rapporten

Borderellen

Wat haal je eruit?

CUE2012 11

Evenementenplanning

Kaartverkoop

Personeels-planning

Project-management

Wat kan er (meestal) niet?

CUE2012 12

Voorbeelden

CUE2012 13

Wat levert het op?

Iedereen dezelfde

informatie

Actuele informatie online

Draaiboeken altijd dezelfde

opbouw

Gegevens op een

vaste plaats

Alles maar één keer invoeren

CUE2012 14

Wat moet je altijd nog zelf doen?

Werkwijze evalueren

Details afstemmen

Last minute wijzigingen doorgeven

Procedures afspreken

Resultaten bespreken

CUE2012 15

Personeelsplanning

Personeels-in-formatie

Contracttijd

Beschikbaarheid

Verzuim

Personeel toewijzen aan boekingen

Inroosteren overige activiteiten

Uren per persoon

Wat heb je minimaal nodig?

CUE2012 16

Personeelsplanning

CAO-controles

Hele bedrijf in hetzelfde systeem

Uren per productie

Urenregistratie

Overwerk- en verlofsaldi

Prognoses

Management-in-formatie

Wat is de volgende stap?

CUE2012 17

Voorbeelden

CUE2012 18

Wat levert het op?

Alle beschik-

baarheid op één plek

Structuur in doorgeven wijzigingen

Grip op verzuim en overuren

Planners kunnen sneller

roosteren

Vaste opbouw rooster

Actuele informatie online

CUE2012 19

Wat moet je altijd nog zelf doen?

Balans tussen wensen

medewerkers, management, producties en

wettelijke eisen

Last minute wijzigingen doorgeven

Deadlines vastleggen

Procedures afspreken

Goede teams

samen-stellen

CUE2012 20

Werkproces theater

CUE2012 21

Evenementenplanning

CUE2012 22

Personeelsplanning

CUE2012 23

Wat kost nou zoiets?

Web based

Client-server applicatie

SAAS

API

CUE2012 24

Wat kost nou zoiets?

Voorbeeld van webbased applicatie: € 750 per maand all-in

Voorbeeld van client-server applicatie: € 1500 per licentie, plus jaarlijks 25% van dat bedrag

Voorbeeld van SAAS: € 250 per maand (exclusief licenties)

Licentie:• Ingelogde gebruiker (bewerken of alleen lezen)• Bepaalde hoeveelheid opslagruimte en/of dataverkeer• Bepaalde hoeveelheid ruimtes, evenementen en/of medewerkers• Extra kosten voor gebruik API

CUE2012 25

Wat kost nou zoiets?

Behalve het programma heb je ook rapporten nodig: offerte, factuur, weeklijst, rooster … reken op € 800 tot € 1.000 per rapport

Los van de aanschaf lopen de kosten voor consultancy enorm op: uurprijzen vaak € 100 tot € 150

Een pakketkeuze en vooral een implementatie is niet is wat je er even bij doet – reserveer er veel tijd voor

Bedenk wat je zelf doet:• Laat de leverancier alles doen wat onder het contract valt• Laat je trainen in alles wat je (op termijn) zelf wilt kunnen doen• Besteed alles wat je boven de pet gaat, of buitensporig veel tijd kost, uit

CUE2012 26

Ik heb geen tijd!

Wat krijg ik ervoor

terug?

Ik hoef alles maar één keer

in te vullen

Ik kan bijsturen op basis van historische gegevens

Als ik alles netjes bijhoud heb ik

direct antwoord op managementvragen

Van wat ik nu investeer heb ik over 10 jaar nog plezier

Ik kan informatie delen met anderen

CUE2012 27

Ik heb geen geld!

Kan het ook voor minder?

Hou je Office versie (en je kennis) up to

date

Maak een centrale

mapstructuur op de server

Google Docs is gratis

Deel agenda’s met Outlook,

ook voor ruimtes Misschien heeft je

kaartverkoopsysteem ook een

planningsfunctie?

Profiteer van het CMS van je

website