De weg naar een Social Intranet

Mieke Borgers-Roozen

Congres intranet

19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

2

Er was eens een intranet uit 2003 …

3Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Waar beginnen?

• Moeizame start

• Opdracht van directeur Bedrijfsvoering

4Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Mensen, niet papier!

• Projectgroep • Duidelijk en gezamenlijk

doel• Projectleider?

• Papierloos kantoor: alleen op papier zetten waar je steeds op terug grijpt.

5Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

6

Eerste hobbel omzeilen

• Meteen discussie over techniek: wel/niet Sharepoint

• Wat willen we?

• Visiedocument

• Techniek komt later

• Betrek wel ICT

7Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Hoe kom je tot Visiedocument?

• Directeuren

• Medewerkers

• Externe input

• Concept in MT’s

• Vaststelling door CMT

8Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Inhoud Visiedocument

• Doelen• Uitgangspunten• Voorwaarden

- Inhoud en gemak- Eigen verantwoordelijkheid- Sociaal - Techniek niet leidend

• Ambities• Beheer • Beveiliging

9Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

10

Oriëntatie: hoe kan wat we willen?

• Gesprekken / presentaties potentiële leveranciers

• Gerichte bezoeken aan gemeenten met sociaal intranet

11Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Wat hebben we geleerd?

• Geen maatwerk

• Niet alles in 1x

• Eisen / wensen per fase

12Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

13

De aanbesteding

• Wat vragen we eigenlijk?

• Alles vastleggen of openhouden?

• Gunningscriteria: houd het globaal14

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Ultiem criterium

Maakt deze oplossing

de gebruiker blij?

15Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Sharepoint, hoe ging dat verder?

• Niet alles in 1 platform

• Maak gebruik van sterke kanten

• Platforms koppelen16

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

17

Ontwerp & bouw: kort en krachtig

• Werkgroepen en migratieplan

18Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

19

Testfase• Testen / vullen

• Aanspreekpunt

• Check interne aannames

• Intern geen keiharde deadline

20Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Hoe gebruikers betrekken?• Enquête over gebruik

• Testomgevingen voor gunning

• Naam voor intranet

• Beta-testers

• Plaagposters

• Videoboodschap

• En verder?

21Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Het uur U• Intranet start

automatisch op• Digitale rondleiding

• Op bureau opstart-handleiding

• Communitymanagers

• Videoboodschap

22Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

ENZO: het nieuwe intranet

• Smoelenboek

• Statische pagina’s, je kunt er niet omheen

• Servicedesk

• Nieuws

• Groepen

• Nieuwsfeed

• Widgets

23Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Er is een intranet is 2013…

24Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De eerste maand

• Veel communicatie al via ENZO

• Veel vragen

• 80+ groepen

• Inloopsessies

• Opstartperikelen

25Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

26

10 Tips

1. Projectteam: gebruikers met/zonder kennis van social media

2. Stel duidelijk doel van intranet

3. Zorg voor draagvlak: opdracht vanuit de top

4. Ga niet veel tijd in papierwerk stoppen.

27Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

10 Tips

5. Formele projectleider? Deel verantwoordelijkheden/taken.

6. Ga kijken bij andere organisaties en leveranciers

7. Ga niet zelf bouwen, kant-en-klaar is ook goed (genoeg)

8. Wil niet alles tegelijk, faseer de ontwikkelingen en doe dat samen met gebruikers

28Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

10 Tips

9. Sluit aan op mogelijkheden die men privé al heeft

10. Laat gebruiks-

vriendelijkheid

doorslag geven,

niet beheer!29

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

En de projectleider?

• Die hebben we nooit gekregen!

• Zelfsturend team met collectief project- leiderschap

• Per fase informele trekker

30Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Vragen?

31Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Later contact?

Mieke Borgers-RoozenAdviseur online media & coördinator social media

Gemeente Zoetermeer

• Mail: m.j.borgers@zoetermeer.nl• Tel: 079 346 8242

• Twitter: @miekebr• LinkedIn: miekeborgersroozen

32Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013