1

Project PM

Een onderzoek naar de werking en verbetering van de intranetsite van de dienst

Personeelsmanagement

Dirk van der Burg

Aïcha Cardoen

Sanne van der Palen

Raphaël de Pitteurs-Hiegaerts

Yoshi Denis Afbeelding © Steven Holl Architects

2

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ....................................................................................... 2

Inleiding .................................................................................................. 3

Projectbeschrijving ................................................................................. 4

Beschrijving organisatie ................................................................ 4

Doelstelling intranet ...................................................................... 4

Aanleidingen .................................................................................. 4

Look and feel ................................................................................. 4

Informatie en interactie ................................................................ 5

Kern ............................................................................................... 5

Concurrentieanalyse ............................................................................... 6

Resultaten ..................................................................................... 7

Homepage ..................................................................................... 7

Design ............................................................................................ 7

Navigatie ........................................................................................ 8

Leesbaarheid ................................................................................. 9

Doelgroepanalyse ................................................................................... 10

Structuur........................................................................................ 10

Communicatie ............................................................................... 11

Samenvatting ................................................................................ 11

Card sorting............................................................................................. 13

Structuur........................................................................................ 14

Voorbeeld opmaak ................................................................................. 16

Bijlagen ................................................................................................... 19

3

Projectbeschrijving

Inleiding

De mensen die werken bij de stad Antwerpen doen belangrijk werk. Op welke

afdeling er ook gewerkt wordt, bijna 500.000 Antwerpenaren zijn afhankelijk van de

werknemers van ’t Stad. Om burgers optimaal van dienst te kunnen en om het

werkplezier te verhogen, is het erg belangrijk dat de interne informatievoorziening

van Antwerpen staat als een huis. Het Intranet kan hierbij gerust gezien worden als

het fundament.

Een centrale spil binnen de Stad is de afdeling Personeelsmanagement. Deze afdeling

moet zelf goed geïnformeerd zijn over alle geldende regels, maar moet ook hun

collega’s met raad en daad bij kunnen staan als het gaat om personeelszaken. Het

huidige Intranet PM wordt hier al voor gebruikt. Maar er is ruimte voor verbetering.

De stad Antwerpen heeft er daarom voor gekozen om een budget vrij te maken voor

het vernieuwen van dit intranet. In dit rapport zal duidelijk beschreven worden welke

taken dit intranet heeft en zal krijgen. U vindt een eerste ontwerp terug. Uiteraard

hebben wij beschreven op welke manier dit ontwerp tot stand is gekomen en op

welke manier het vernieuwde intranet beter aansluit bij de wensen en eisen van de

afdeling Personeelsmanagement. Iedere wijziging is er op geënt het werk plezieriger

en efficiënter te maken, waarbij duidelijk en actualiteit voor alles gaat.

4

Projectbeschrijving

Projectbeschrijving

Beschrijving Organisatie

De afdeling Personeelsmanagement (PM) is één van de bedrijven die opereren

binnen de stad Antwerpen. Er werken zo’n 140 mensen. Deze afdeling behandelt een

heel keur aan verschillende zaken, van ziekmeldingen tot het aantrekken van nieuw

personeel, lonen en arbeidsongevallen.

Het bedrijf Personeelsmanagement moet er ook voor zorgen dat informatie over

deze zaken terechtkomt bij de medewerkers van de stad. Die moeten immers op de

hoogte zijn van alle regelgeving omtrent henzelf en hoe zij dienen te handelen bij

bijvoorbeeld ziekte, zwangerschap of een ongeval op het werk. Iedere medewerker

met toegang tot het intranet kan de intranetsite van Personeelsmanagement

opvragen. Werknemers die bij een onderdeel als de plantsoenendienst werken,

hebben vaak toegang tot het intranet via een informatiezuil. Ook via hun eigen

personeelsverantwoordelijke kunnen zij het nodige regelen.

Doelstelling Intranet

Voor medewerkers van de stad Antwerpen zou het intranet van PM de belangrijkste

informatiebron moeten zijn. Helaas komen er toch nog veel vragen telefonisch

binnen. Hoewel het doel van deze intranetsite is om alle beschikbare informatie op

een gemakkelijke en aantrekkelijke manier aan te bieden, is dit dus nog niet het

geval. Om effectief te kunnen navigeren binnen de huidige site is voorkennis nodig.

Wanneer je een document al eens eerder hebt moeten opzoeken, is het vaak

eenvoudig weer terug te vinden. Begin je echter vanaf nul, dan is het vinden van

informatie moeilijk. De structuur van de website is niet intuïtief; een zoekfunctie

ontbreekt. Wanneer alle informatie op een logische manier geordend en terug te

vinden is, is het doel van de intranetsite van PM bereikt.

Aanleiding

Het doel van de nieuwe intranetsite is dan ook om een logische, gemakkelijk te

navigeren informatievergaarbak te worden. Medewerkers van de stad Antwerpen

moeten de informatie op eigen houtje kunnen vinden. Personeelsleden met een

leidinggevende of personeelsverantwoordelijke functie moeten voorts goed bij de

voor hun relevante informatie en formulieren kunnen. Tegelijkertijd moet de website

ook een uithangbord worden voor de afdeling Personeelsmanagement, zodat voor

iedere medewerker duidelijk wordt wat dit bedrijf kan betekenen voor hem of haar.

Ook moet de intranetsite de samenwerking en betrokkenheid binnen de gehele

organisatie waar mogelijk vergroten.

Look and feel

Ook visueel kan er het nodige veranderen. Hoewel de huisstijl van de Stad

Antwerpen wel terug komt in het ontwerp van de pagina, doet het geheel gedateerd

aan. Zoals gezegd is de structuur verre van optimaal.

5

Projectbeschrijving

Binnen de stad Antwerpen zijn er een aantal verschillende intranetsites. Deze

intranetsites zijn niet allemaal tegelijk ontwikkeld en maken gebruik van

verschillende templates. Het is daarom belangrijk dat in het ontwerp van de

intranetsite voor Personeelsmanagement rekening gehouden wordt met

opschaalbaarheid. Dat wil zeggen dat deze intranetsite als een template gebruikt

moet kunnen worden die op termijn ook voor de sites van andere bedrijven binnen

de Stad geschikt is. Een dergelijke gelijkschakeling zal de interne identiteit van het

bedrijf versterken en op die manier een bijdrage kunnen leveren aan het gevoel van

samenhorigheid binnen ’t Stad.

Informatie en Interactie

Aan de kern van de site hoeft niet of nauwelijks gesleuteld te worden:

Informatievoorziening is en blijft de hoofdtaak. Het eventueel aanpassen van hoe

deze informatie is opgesteld valt buiten het bereik van dit project. Slechts de

structuur waarin deze informatie gevangen is wordt mogelijk aangepast. Om tot een

structuur te komen die voor eenieder duidelijk en logisch is, kan er gebruik gemaakt

worden van bewezen methodes als card sorting. Door een dergelijke methode te

gebruiken, kunnen de medewerkers van de Stad invloed uitoefenen op hoe hun

intranetsite PM er uiteindelijk uit komt te zien. Verderop in dit rapport kunt u een

korte uitleg van deze methode lezen, samen met de verkregen resultaten.

Een informatiebron is over het algemeen een vrij statisch geheel. Wanneer de

informatie op het intranetsite onjuist is, kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Het

is daarom dan ook geenszins de bedoeling om van de intranetsite een wiki te maken,

waarin behalve de redactie ook andere medewerkers aanpassingen kunnen doen.

Toch moet de interactiviteit wel worden verhoogd. Zo kunnen medewerkers wel

degelijke nuttige tips hebben. Ook een fout in de beschikbare informatie kan door

medewerkers worden opgemerkt. Nu kan een medewerker dit enkel mailen naar de

communicatieverantwoordelijke, wat een overvolle mailbox oplevert. Een

feedbackknop per artikel op het intranet zou praktischer zijn: De drempel om

daadwerkelijk feedback te geven wordt kleiner en de feedback kan worden

afgehandeld met een team.

Verder is een zoekfunctie, die momenteel mist, een uitermate belangrijke tool om

gemakkelijk de gewenste informatie te vinden. Deze zouden wij dan ook zeker in de

nieuwe intranetsite willen implementeren.

Kern

Alle medewerkers van ’t Stad moeten hun informatie gemakkelijk in een intuïtief en

een goed doorzoekbaar informatiepunt kunnen vinden.

PM moet haar eigen identiteit kunnen uitdragen door middel van de vernieuwde

intranetsite.

Informatieverzoeken via andere kanalen moeten sterk verminderen door een beter

opgezette intranetsite.

6

Concurrentieanalyse Concurrentieanalyse

Om een beeld te kunnen vormen van de aanpassingen die toegebracht

kunnen worden aan de intranetsite van PM, is het interessant om een

vergelijking te maken met de sites van andere bedrijven. Door een

vergelijkende studie uit te voeren met behulp van een concurrentieanalyse is

het mogelijk de sterke en de zwakke punten van de intranetsite van de PM-

dienst beter in kaart te brengen. Een analyse van de punten waar de

intranetsite van de PM-dienst minder goed op scoort maakt het eveneens

mogelijk om te onderzoeken of de andere bedrijven hier eventueel een

oplossing voor hebben gevonden en hoe ze dit hebben geïntegreerd.

We hebben bijgevolg het intranet van de Stad Antwerpen vergeleken met de

intranetsites van twee andere bedrijven, namelijk die van Enfinity en

Vitaalflex. Enfinity specialiseert zich in hernieuwbare energie. Vitaalflex is een

organisatie die zorgpersoneel voorziet voor hulpbehoevenden, zoals

bejaarden of mensen met een handicap. Zoals wel duidelijk is, is de niche

waarin de verschillende bedrijven opereren heel verschillend. Toch is bij elk

van de bedrijven het idee achter intranet hetzelfde: een vergaarbak van

informatie die werknemers kunnen gebruiken om hun taken te vervullen.

Om de concurrentieanalyse uit te voeren hebben we ons gebaseerd op een

lijst waarin allerlei aspecten van de intranetsite beoordeeld kunnen worden

met behulp van een beoordelingsschaal van 1 (heel slecht) tot 5 (heel goed).

De voorbeeldpagina’s en de concurrentieanalyse kunnen geraadpleegd

worden in de bijlage.

Omdat we geen toegang hebben tot de intranetsites zelf, werd de analyse

beperkt tot de gegevens die we konden bestuderen vanuit de

voorbeeldpagina’s. Deze gegevens zijn:

• Homepage

• Design

• Navigatie (is de site logisch gestructureerd?)

• Leesbaarheid

7

Concurrentieanalyse Resultaten

Uit de gegevens van de concurrentieanalyse zijn we tot de volgende

conclusies gekomen over de intranetsite van PM.

Homepage

Enerzijds ziet de homepage er uitnodigend uit en biedt het interessante en

relevante informatie voor het personeel. Anderzijds geeft de opmaak ervan

een ietwat onsystematische indruk, het is namelijk zeer druk, kleurrijk en

aanwezig. Dit doet naar ons gevoel afbreuk aan het gevoel van

professionalisme. De informatie die geboden wordt op de sites van Enfinity en

Vitaalflex zijn eveneens interessant voor de werknemer. Door hun sobere

opmaak is het gevoel van professionalisme eveneens groter, maar daarom

niet noodzakelijk uitnodigend.

De huisstijl van de stad Antwerpen moet ook naar voren komen in de

vernieuwde intranetsite van PM. Om het gebruiksgemak en de professionele

uitstraling van de site te verbeteren, zal de vernieuwde site in een rustiger

kleurenpalet uitgevoerd worden. Hierin zullen de kleuren grijs en rood

centraal staan.

Design

Het is duidelijk dat het intranet van de PM-dienst gebruik maakt van een

typische huisstijl van de Stad Antwerpen. De kleuren rood, wit en oranje zijn

alomtegenwoordig op de site en het kenmerkende logo is terug te vinden op

elke pagina.

Er is keuze uit 4 verschillende profielen:

• Medewerker stad

• Personeelsverantwoordelijke

• Leidinggevende

• Medewerker PM

Deze profielen zijn elk voorgesteld in een verschillende kleur en hebben elk

een andere opmaak. Deze inconsistentie komt helaas wat onachtzaam over

en kan eveneens ongunstige gevolgen hebben voor de gebruiksvriendelijkheid

van de navigatie voor de gebruiker.

De intranetsites van Enfinity en Vitaalflex hebben een sobere opmaak zonder

al te veel franjes. Dit komt de professionaliteit en het gebruiksgemak van de

sites zeker ten goede, maar het komt anderzijds een beetje stijf en

afstandelijk over.

8

Concurrentieanalyse Het lijkt ons daarom gepast om de gulden middenweg te bepalen tussen de

sterktes en zwaktes van de PM-dienst enerzijds (herkenbaar maar

inconsistent) en die van Enfinity en Vitaalflex anderzijds (gebruiksvriendelijk

maar afstandelijk). We stellen een behoud van de huisstijl voor, maar met

daarbij een logischere opbouw en grotere consistentie tussen de verschillende

profielen en pagina’s.

Navigatie

Bij zowel de sites van de PM-dienst, Enfinity en Vitaalflex is de homepage

gemakkelijk bereikbaar via de knop ‘home’. De menunamen van elk van de

sites zijn duidelijk aangeduid en logisch getiteld.

Voor de site van de PM-dienst soms is het soms onduidelijk op welke pagina

de gebruiker zich bevindt en wat het verband met andere pagina’s is. Enfinity

heeft dit opgelost door gebruik te maken van een kruimelpad. Dit spoor laat

precies zien welke pagina wordt weergegeven en waar deze pagina staat ten

opzichte van andere pagina’s. De structuur van het intranetsite van

Vitalaalflex is dermate simpel dat het gebruik van een kruimelpad geen

toegevoegde waarde heeft. Er zijn namelijk geen subpagina’s.

Een ander probleem dat we zijn tegengekomen bij de het intranet van PM is

dat de hyperlinks onoverzichtelijk zijn en inconsistent worden gebruikt. Zo

worden sommige hyperlinks aangeduid met ‘klik hier’, andere door de

documentnaam te onderstrepen. In sommige gevallen wordt een document

genoemd, maar is er geen hyperlink. Enfinity verwijst consistent naar

hyperlinks door de documentnaam in het blauw te zetten. Vitaalflex maakt

consistent gebruik van markers als ‘inzien’ of ‘klik hier’. We stellen dus vast

dat de intranetsite van PM nood heeft aan een consistent systeem om

hyperlinks te markeren. Alle hyperlinks in het blauw aanduiden is een simpel

en doeltreffend systeem.

Het grootste navigatieprobleem voor de PM-dienst is de afwezigheid van een

zoekfunctie. Er is enkel een ‘A tot Z gids’ voorzien. Deze pagina voorziet een

lijst met alle vragen en documenten in alfabetische volgorde van A tot Z. Dit is

niet bepaald een gebruiksvriendelijke manier om op de site te navigeren.

Enfinity biedt een zoekfunctie die geraadpleegd kan worden op elke pagina

van de site. Ook de intranetsite van Vitaalflex heeft een zoekfunctie, maar

deze is beperkt tot bepaalde pagina’s waarin een zoekfunctie relevant is.

De implementering van een zoekfunctie die te allen tijde geraadpleegd kan

worden lijkt ons de beste keuze in dit geval. Het is namelijk altijd handig om

iets op te kunnen zoeken zonder daarbij extra stappen te moeten

ondernemen, zoals naar de juiste pagina te moeten gaan.

9

Concurrentieanalyse Leesbaarheid

Het gebruik van sommige kleuren (bv. lichtoranje) bemoeilijkt de leesbaarheid

van de informatie die zich op de site van PM bevindt. Bij zowel Enfinity als

Vitaalflex is de leesbaarheid van de pagina’s geen probleem omdat deze

bedrijven gekozen hebben voor zwarte letters op een witte of witgrijze

achtergrond.

We stellen daarom voor om letterkleuren aan te passen om ze leesbaarder te

maken, zonder dat het daarbij noodzakelijk afbreuk doet aan de huisstijl van

de Stad Antwerpen.

Samenvatting

Na het intranet van PM vergeleken te hebben met die van Enfinity en

Vitaalflex zijn we tot een aantal verbeterpunten gekomen:

• Herstructurering van de site en homepage

• Consistentere opstelling van de profielen en hun deelpagina’s

• Implementering van een kruimelspoor

• Consistentere aanduiding van hyperlinks

• Implementering van een zoekfunctie

• Aanpassing letterkleuren om ze leesbaarder te maken

10

Doelgroepanalyse

Doelgroepanalyse

Bij het herontwerpen van het Intranet PM is het van belang om in het oog te houden

dat het niet slechts de medewerkers van deze afdeling zijn die ervan gebruik maken.

Ieder van de ruim 7000 werknemers van de Stad heeft namelijk in meer of mindere

mate te maken met deze intranetsite. Alle informatie over personeelszaken is terug

te vinden op deze site.

Deze werknemers kunnen een normaal statuut hebben, maar ze kunnen ook als

leidinggevende of als personeelsverantwoordelijke te boek staan. Deze laatsten

behartigen de belangen van een bepaalde afdeling op het gebied van

personeelszaken. In feite fungeren zij dus als satellieten van de afdeling PM. Op de

huidige intranetsite kan er uit een viertal profielen gekozen worden: Medewerker

PM, Medewerker Stad, Leidinggevende en Personeelsverantwoordelijke.

Om een goed beeld van de doelgroep te krijgen zijn er interviews afgenomen met

medewerkers van PM en medewerkers van andere afdelingen. Op basis van hun

opmerkingen hebben we geprobeerd op te tekenen hoe zij de intranetsite gebruiken,

wat hun mening erover is en welke verbeterpunten zij zelf aangeven. Informatie uit

eigen interviews is hierbij gebruikt, maar er is ook gekeken naar interviews van

andere projectgroepen.

Structuur

Uit de gesprekken met de eindgebruikers blijkt vooral het gebrek aan structuur een

groot manco te zijn. De intranetsite van PM wordt vooral gebruikt voor het opzoeken

van reglementen en personeelsdocumenten, maar deze zijn lastig te vinden.

Vindbaarheid is van groot belang. De geïnterviewde medewerkers gaven hier een

aantal belangrijke pijnpunten aan:

Lappendeken: Het gehele intranet van de Stad Antwerpen is een onoverzichtelijk

lappendeken. Prettiger zou het zijn als er een duidelijke centraal intranet zijn, dat de

aparte intranetten van de afdelingen eenduidig met elkaar verbind.

Vindbaarheid: De logica achter waar welk document op het intranet van PM te

vinden is ontbreekt. Documenten worden niet zozeer gevonden omdat ze op de

juiste plek staan, maar omdat de medewerker uit ervaring weet waar deze terug te

vinden is. Hoewel niet iedere werknemer van de stad er zo over denkt, wordt de

verdeling in profielen als lastig ervaren omdat je voor bepaalde documenten echt

moet weten onder welk profiel deze staat.

Profielen verbergen: Het zou praktisch zijn om profielen die niet relevant zijn voor

een gebruiker af te schermen. Zodoende kan iemand die inlogt als ‘gewone’

gebruiker niet gaan grasduinen in profielen zoals ‘leidinggevende’ zolang hij of zij

daar niets te zoeken heeft.

11

Doelgroepanalyse

Zoekfunctie: De toevoeging van een zoekfunctie zou een absolute verbetering zijn.

Nu zijn documenten enkel handmatig te vinden in de zoals gezegd wat chaotische

structuur.

Feedback: Ook zouden de mogelijkheden voor technische en inhoudelijke feedback

bekeken moeten worden. Er kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een

feedbackknop, waarmee een medewerker snel een bericht kan sturen wanneer

informatie op de site niet klopt. Ook een e-helpdesk zou uitkomst kunnen bieden, al

moet een goed ontworpen intranetsite natuurlijk kunnen functioneren zonder een

dergelijke helpdesk.

Gebruik van afkortingen: Een respondent gaf aan dat het bijna onmogelijk is om

door het intranet te navigeren als een gebruiker die niet op de hoogte is van de

gebruikte afkortingen. Of het gebruik van afkortingen zou dus moeten worden

beperkt, of er moet een duidelijke en vooral recente verklarende woordenlijst aan de

site worden toegevoegd.

Communicatie

Uit de gesprekken blijkt duidelijk dat het intranet vooral wordt gezien en gebruikt als

een informatieportaal. Communicatie gaat niet of nauwelijks via het intranet, als

speelt deze er natuurlijk wel een integrale rol in. Zo kunnen medewerkers

gemakkelijk de personalia van hun collega’s opzoeken via de bedrijfsgids HOERA.

Wellicht verrassend is dat HOERA ook een rol speelt in de directe communicatie

tussen collega’s. Een van de geïnterviewden gaf aan dat het heel prettig is om even

een foto te kunnen opzoeken voordat een collega voor het eerst wordt opgezocht.

De meeste communicatie gaat, zoals bij de meeste andere instellingen en

organisaties, via de e-mail. Als communicatiekanaal speelt Intranet geen rol en de

latente wens om dit in het intranet op te nemen lijkt niet aanwezig.

Een opkomend communicatiekanaal is Yammer. Deze applicatie is enigszins te

vergelijken met Twitter: Collega’s kunnen van elkaar zien waar ze precies mee bezig

zijn en er kan gemakkelijk gecommuniceerd worden met een hele afdeling. Een

medewerker van de afdeling Info+ gaf bijvoorbeeld aan dat ook de directeur van het

ICT-bedrijf waarbij de Stad Antwerpen klant is meedeed aan deze vorm van

communicatie, waardoor je op verassende gedachten kan worden gebracht. Hoewel

Yammer door veel medewerkers als een handig hulpmiddel wordt gezien, wordt het

gebruik hiervan niet door hogerhand gestimuleerd.

Samenvatting

Uit de gesprekken blijkt dat er vraag is naar centralisatie en naar uniformiteit. Het

netwerk van intranetten zoals dat nu bestaat is onoverzichtelijk. Elke afdeling heeft

weer een anders ingedeelde site op het intranet.

Er moet een zoekfunctie worden toegevoegd en de intranetsite zou logischer

ingedeeld moeten worden. Nu moeten medewerkers zich voornamelijk beroepen op

12

Doelgroepanalyse

hun eigen ervaring bij het zoeken van documenten. Door niet-relevante profielen te

verbergen, wordt het voor veel medewerkers waarschijnlijk overzichtelijker. Ze zullen

dan niet verdwaald raken op plekken waar ze eigenlijk niets te zoeken hebben.

De communicatie op het intranet is zeer beperkt, en kan dat blijven. De mogelijkheid

om feedback te geven zou wou erg praktisch zijn. De bedrijfsgids lijkt naar behoren te

werken en een verdere facelift of integratie hiervan is dan ook geen prioriteit. Voor

communicatie wordt veel gebruikgemaakt van e-mail en Yammer is opkomend. Ook

dit lijkt naar wens te werken.

13

Card sorting

Card sorting

Om de nieuwe structuur van het intranet te helpen doorzien maken we gebruik van

card sorting. Dat is een erg eenvoudige maar efficiënte techniek om items logisch te

groeperen. De basis van deze methode is heel eenvoudig. Elk item dat op het

intranet moet komen wordt op een kaart geschreven (een kaart per item). Als alle

items verdeeld zijn dan kan het brainstormen beginnen. Het doel is om groepen te

maken van items die bij elkaar horen zoals bijvoorbeeld: afscheid collega en jubileum

collega. Die twee items gaan over collega’s en over eerder informele

aangelegenheden. Dat is een duidelijk voorbeeld maar helaas ligt het onderscheid

niet altijd en niet voor iedereen zo voor de hand. Daarom is het aangewezen om voor

card sorting meerdere meningen te gebruiken. Bij dit project gaat het om twintig

personen verdeeld over zeven groepen. Die groepen maakten elk hun eigen

verdeling en door die met elkaar te gaan vergelijken kunnen we de structuur van ons

voorstel staven aan de hand van statistische gegevens. Het komt erop neer dat de

gecombineerde logica en internetervaring van de deelnemende personen tot

percentages van overeenkomst leiden. Je voegt dan het item best toe aan de groep

waar het percentage het hoogst is.

Card sorting

De resultaten van de card sorting brengen ons naar een duidelijke en natuurlijke

samenhang tussen de verschillende items. We hebben de groepen namen gegeven

en gekozen voor een onderverdeling op twee niveaus. In de nieuwe structuur van het

intranet van PM zal informatie in vijf horizontale niveaus verdeeld worden. In een

verticaal niveau wordt de informatie dan verder verfijnd waar nodig. Het resultaat is

dat het nieuwe PM-intranet compacter en overzichtelijker zal zijn. De focus ligt dan

meer op het vlot terugvinden van geordende informatie dan op de rang van de

gebruiker.

De vijf items op de horizontale lijn worden How to, Documenten, PM, InTeam en Mijn

links. De grootste groep wordt How to en daaronder zal er dus een extra

onderverdeling verschijnen die al de instructies, handleidingen, procedures etcetera

verder zal verfijnen. De groep How to vertoonde overigens de grootste

overeenkomsten met een gemiddeld percentage van maar liefst 89,8%. Dat is een

erg hoog gemiddelde maar is ten dele te danken aan het feit dat deze groep vrij groot

is. Daarom is een verdere verfijning nodig. Daarbij groeperen we de items verder in

14

Card sorting

een aantal kleinere groepjes. Aangezien die op de homepage verschijnen bij het

inloggen zal deze grootste groep ook het snelst gekend zijn onder de gebruikers.

De volgende tab is die van de Documenten. De gemiddelde overeenkomst van de

gekozen items met behulp van card sorting is hier 69,7%. Concreet wil dit zeggen dat

meer dan tweederde van de card sorting-deelnemers wist wat ze onder deze tab

kunnen vinden. Onder deze tab komen dan ook alle papieren of elektronische

documenten waarover PM beschikt. Een verticale verfijning is hier ook aangewezen,

zeker als en wanneer het aantal documenten voelbaar stijgt.

Daarna komt de tab PM. Die dient om alle informatie in onder te brengen die

specifiek te maken heeft met personeelsmanagement. Hier komen ook oudere

nieuwsitems terecht die relevant zijn voor PM. De uitkomst van de card sorting voor

deze tab was minder overtuigend. Een gemiddeld percentage van overeenkomst van

45,7% wil zeggen dat het voor de geteste personen niet altijd even duidelijk was wat

ze bij PM moesten gaan zoeken. Een tegenargument zou natuurlijk kunnen zijn dat

mensen met actieve ervaring binnen een afdeling PM een breder universeel begrip

hebben van de concepten die bij PM horen. Toch adviseren wij om de reacties van de

medewerkers hier goed op te volgen.

InTeam is de laatste tab die met behulp van card sorting bepaald is. Het gemiddelde

van de geselecteerde items bedroeg hier 61,9%. De medewerkers van PM en van de

Stad zullen dus waarschijnlijk weinig problemen ondervinden in dit deel van de site.

Alles wat niet rechtstreeks met het werk te maken heeft maar daarom zeker niet

minder belangrijk is komt in deze lijst terecht. Informatie zoals verjaardagen van

collega’s en foto’s van een teambuilding etcetera.

Structuur

Hierboven is de eerste fase van de structuur al aan bod gekomen maar er zijn veel

meer functies waarover een goed werkend intranet moet beschikken. Helaas kan

card sorting niet voor alles gebruikt worden en hier zullen het dan ook onder andere

de concurrentie- en doelgroepanalyses zijn die de gids waren voor de verdere

structuur van het nieuwe intranet van PM. Hieronder bespreken we kort de verdere

functies en mogelijkheden.

De horizontale menustructuur bovenaan zal een mouseover-structuur gebruiken. Dat

wil zeggen dat je niet meer hoeft door te klikken om te zien wat er onder die tab

staat. Dat vermijdt onnodig doorklikken en verhoogt dus de gebruiksvriendelijkheid.

De tab How to zal deel uitmaken van de homepage en zo ziet de gebruiker

onmiddellijk de twee niveaus. Op die homepage komt er ook een nieuwsvak. In dat

vak verschijnen nieuwsberichten als kop met een begeleidende foto. Daarop

doorklikken brengt de gebruiker naar de volle tekst van het bericht. Ook komt er een

knop ‘oudere berichten’ die uitkomt bij het nieuwsarchief.

15

Card sorting

Naast het nieuwsvak voorzien we een ruimte waarin willekeurige foto’s met naam

verschijnen van alle medewerkers van de Stad. Wanneer je dan op een foto of naam

klikt brengt dat je naar het profiel van die medewerker waar je dan de functie,

afdeling en contactgegevens van die persoon kan terugvinden. Het intranet van het

provinciebestuur gebruikt dit al en de reacties daar zijn positief volgens de

communicatieverantwoordelijke.

Naast de tab InTeam komt er een tab Mijn links. Dat is de personaliseerbare ruimte

die elke werknemer ter beschikking zal hebben. Als één medewerker een bepaald

document vaak nodig bijvoorbeeld heeft kan die dat naar Mijn links kopiëren of

slepen. Zo heeft elke medewerker medezeggenschap over de inhoud van zijn of haar

intranet.

De integratie van een zoekfunctie in het nieuwe intranet is onontbeerlijk. Vooral voor

nieuwkomers en sporadische bezoekers is het een meerwaarde maar ook voor PM-

medewerkers zelf kan het erg handig zijn om snel informatie terug te vinden. De

nieuwe zoekfunctie krijgt dan ook een prominente plaats bovenaan.

Een andere belangrijke nieuwe functie is het kruimelspoor. Daarmee is een gebruiker

zich te allen tijde bewust van zijn of haar positie. De integratie daarvan zal er ook

voor zorgen dat de opbouw van het intranet sneller duidelijk wordt voor de

regelmatige gebruiker. Die ziet ten slotte elke keer een stukje van de structuur.

Er komt ook een feedbackfunctie. Zo zullen de medewerkers de kans hebben hun

feedback te geven over verschillende de items.

Een permanente link naar Yammer maakt ook deel uit van de vernieuwde site.

Hoewel echte integratie in de intranetarchitectuur niet nodig is zal het aspect sociale

media in de toekomst nog belangrijker worden. Het programma wordt al gebruikt

door een aantal medewerkers en is een goed platform om op informelere manier te

communiceren. Een rechtstreekse link op het intranet helpt de drempel te verlagen

voor die werknemers die mogelijk onbekend zijn met sociale media.

Onderaan de pagina staat tenslotte de slogan ‘samen aan het werk voor X

Antwerpenaren’. Die X is dan het meest recente cijfer van het bevolkingsregister.

Op de volgende pagina’s staan de voorbeelden van de nieuwe look die we voor het

intranet van de PM-dienst in gedachte hadden.

16

Voorbeeld opmaak

17

Voorbeeld opmaak

18

Voorbeeld opmaak

19

Bijalgen

Bijlagen

Om de overzichtelijkheid van het projectplan ten goede te komen, is er een aparte

sectie voorzien voor de bijlagen. Deze sectie bevat alle bijlagen waaraan gerefereerd

zijn in het projectplan.

20

Bijlage 1: Concurrentieanalyse PM-dienst

slecht 1 2 3 4 5 uitstekend

Homepage

• Hoe is de eerste indruk? X

• Hoe is de snelheid van laden? Nvt

• Is de informatie voldoende interessant? X

Design

• In welke mate heeft de site een juiste ‘look and

feel’? (gerelateerd aan doel en doelgroep)

X

• Hoe consistent is de stijl in de site doorgevoerd? X

• In welke mate draagt het ontwerp bij aan de

herkenbaarheid van het bedrijf of product?

X

Navigatie

• Kan de bezoeker altijd eenvoudig terug naar de

homepage?

X

• Hoe is de site gestructureerd? X

• Hoe consistent is de navigatie toegepast? X

• In welke mate weet de bezoeker altijd waar hij is

en waar hij naar toe kan?

X

• In welke mate zijn de menunamen logisch gekozen

en niet te lang?

X

• In welke mate zijn hyperlinks voldoende

informatief? (dus niet ‘klik hier’)

X

• Hoe zijn zoekmogelijkheden toegepast? X

Inhoud

• Hoe up-to-date is de informatie? Nvt

• Geeft de site de gewenste informatie? Nvt

• Geeft de site voldoende informatie? Nvt

Interactie

• In welke mate voldoet de site aan de verwachte

interactie?

Nvt

• Hoe eenvoudig is het contact te leggen? Nvt

Leesbaarheid

• In welke mate verhoogt het gebruikte lettertype de

leesbaarheid?

X

• En de lettergrootte? X

• En het kleurgebruik? X

• Hoe is de schrijfstijl? Nvt

• In welke mate zijn teksten geschikt voor het web

(niet te lange zinnen, kleine tekstblokken)?

Nvt

Technische kwaliteit

• Hoe is de herkenbaarheid van hyperlinks? X

• In welke mate is de site browsercompatibel? Nvt

• Hoe is de keuze van de gebruikte technieken? Nvt

• In welke mate zijn de gebruikte technieken correct

toegepast?

Nvt

• In welke mate zijn afbeeldingen correct

vervaardigd?

Nvt

• Hoe printbaar is de site? X

Totaalindruk X

� � � � �

Totalen per waardering 2 3 5 4 2

21

Bijlage 2: Concurrentieanalyse Enfinity

slecht 1 2 3 4 5 uitstekend

Homepage

• Hoe is de eerste indruk? X

• Hoe is de snelheid van laden? X

• Is de informatie voldoende interessant? X

Design

• In welke mate heeft de site een juiste ‘look and

feel’? (gerelateerd aan doel en doelgroep)

X

• Hoe consistent is de stijl in de site doorgevoerd? X

• In welke mate draagt het ontwerp bij aan de

herkenbaarheid van het bedrijf of product?

X

Navigatie

• Kan de bezoeker altijd eenvoudig terug naar de

homepage?

X

• Hoe is de site gestructureerd? X

• Hoe consistent is de navigatie toegepast? X

• In welke mate weet de bezoeker altijd waar hij is

en waar hij naar toe kan?

X

• In welke mate zijn de menunamen logisch

gekozen en niet te lang?

X

• In welke mate zijn hyperlinks voldoende

informatief? (dus niet ‘klik hier’)

X

• Hoe zijn zoekmogelijkheden toegepast? X

Inhoud

• Hoe up-to-date is de informatie? Nvt

• Geeft de site de gewenste informatie? Nvt

• Geeft de site voldoende informatie? Nvt

Interactie

• In welke mate voldoet de site aan de verwachte

interactie?

Nvt

• Hoe eenvoudig is het contact te leggen? X

Leesbaarheid

• In welke mate verhoogt het gebruikte lettertype

de leesbaarheid?

X

• En de lettergrootte? X

• En het kleurgebruik? X

• Hoe is de schrijfstijl? Nvt

• In welke mate zijn teksten geschikt voor het web

(niet te lange zinnen, kleine tekstblokken)?

Nvt

Technische kwaliteit

• Hoe is de herkenbaarheid van hyperlinks? X

• In welke mate is de site browsercompatibel? Nvt

• Hoe is de keuze van de gebruikte technieken? Nvt

• In welke mate zijn de gebruikte technieken

correct toegepast?

Nvt

• In welke mate zijn afbeeldingen correct

vervaardigd?

Nvt

• Hoe printbaar is de site? X

Totaalindruk X

� � � � �

Totalen per waardering 1 1 9 8

22

Bijlage 3: Concurrentieanalyse Vitaalflex

slecht 1 2 3 4 5 uitstekend

Homepage

• Hoe is de eerste indruk? x

• Hoe is de snelheid van laden? n.v.t.

• Is de informatie voldoende interessant? x

Design

• In welke mate heeft de site een juiste ‘look and

feel’? (gerelateerd aan doel en doelgroep) x

• Hoe consistent is de stijl in de site doorgevoerd? x

• In welke mate draagt het ontwerp bij aan de

herkenbaarheid van het bedrijf of product? x

Navigatie

• Kan de bezoeker altijd eenvoudig terug naar de

homepage? x

• Hoe is de site gestructureerd? x

• Hoe consistent is de navigatie toegepast? x

• In welke mate weet de bezoeker altijd waar hij is

en waar hij naar toe kan? x

• In welke mate zijn de menunamen logisch

gekozen en niet te lang? x

• In welke mate zijn hyperlinks voldoende

informatief? (dus niet ‘klik hier’) x

• Hoe zijn zoekmogelijkheden toegepast? x

Inhoud

• Hoe up-to-date is de informatie? Nvt

• Geeft de site de gewenste informatie? Nvt

• Geeft de site voldoende informatie? Nvt

Interactie

• In welke mate voldoet de site aan de verwachte

interactie? Nvt

• Hoe eenvoudig is het contact te leggen? x

Leesbaarheid

• In welke mate verhoogt het gebruikte lettertype

de leesbaarheid? x

• En de lettergrootte? x

• En het kleurgebruik? x

• Hoe is de schrijfstijl? Nvt

• In welke mate zijn teksten geschikt voor het web

(niet te lange zinnen, kleine tekstblokken)? Nvt

Technische kwaliteit

• Hoe is de herkenbaarheid van hyperlinks? x

• In welke mate is de site browsercompatibel? Nvt

• Hoe is de keuze van de gebruikte technieken? Nvt

• In welke mate zijn de gebruikte technieken

correct toegepast? Nvt

• In welke mate zijn afbeeldingen correct

vervaardigd? Nvt

• Hoe printbaar is de site? x

Totaalindruk x

� � � � �

Totalen per waardering 1 1 5 7 4