In stappen naar een succesvol social intranet · PDF file de passie om bedrijven vooruit te...

Click here to load reader

  • date post

    30-May-2020
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of In stappen naar een succesvol social intranet · PDF file de passie om bedrijven vooruit te...

  • In 7 stappen naar een succesvol social intranet

  • 3

    Waarom een social intranet?

    De wereld waarin wij leven en werken verandert in een hoog tempo. Schaalvergroting, transparantie door social media en de hoeveelheid aan data en informatie hebben een grote impact op organisaties.

    Uitvoerend en repeterend werk is geautomatiseerd, verplaatst naar klanten en burgers of uitbesteed aan landen met lagere loonkosten. Om in te spelen op deze veranderingen zetten organisaties steeds vaker een social intranet in. >>

  • --------------------

    Fusie

    Het Nieuwe Werken

    --------------------

    --------------------

    Samenwerken Innovatie

    Kennisdelen Reorganisatie

    ----------------------------------------

    Hang de boom vol met je eigen associaties.

    4 5

    Van intranet naar social intranet

    Organisaties hebben professionals in dienst om in te spelen op deze veranderingen. Medewerkers die vakmanschap, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid in zich combineren. Organisaties hebben die professionals nodig omdat ze steeds wendbaarder moeten worden. Wendbaarder om in te spelen op veranderingen, wendbaarder om bestaansrecht te houden.

    Tegelijkertijd zien we dat de hard- en software die organisaties beschikbaar stellen achter begint te lopen op wat mensen privé gebruiken. Privé bankier je op je smartphone, de medewerker vult op papier zijn kilometer declaratie in. Privé kun je altijd bij je informatie in de cloud, deel je informatie via social media en sta je 24/7 in verbinding met je vrienden. De medewerker heeft te maken met rommelige netwerkschijven waar inhoud lastig te vinden is en heeft behalve email weinig middelen om met collega’s in gesprek te gaan.

    Steeds meer organisaties zien de voordelen van nieuwe manieren van communiceren, samenwerken en kennisdelen. Geen wonder dat de inzet van social technologies binnen organisaties volop in de belangstelling staat. Zendergerichte intranetsites maken plaats voor interactieve social intranetsites. Naar verwachting beschikt 55% van alle middelgrote en grotere organisaties in 2015 over een social intranet.

    bedenken bedenken

  • 6 7bedenken bedenken

    Waarom dit boekje?

    Je staat aan de vooravond van een nieuw en social intranet. Je weet wat van traditionele intranetten en je bent aardig thuis in de wereld van Facebook en Twitter en hebt wellicht ervaring met intern micro- bloggen.

    Je oriënteert je en bent op de hoogte van de do’s and dont’s. Je weet dat je de lijn moet betrekken. Dat er een scala aan functionele mogelijkheden op het gebied van profielen, wiki’s en microblogging zijn. Je snapt het belang van implementatie.

    Toch heb je nog vragen. Welke stappen neem ik, wat is daarin echt belangrijk? Wat gaat het kosten? Hoe selecteer ik een leverancier? Wanneer betrek ik wie? Hoe zit het met techniek en software?

    Maar hoe ontwikkel je nu als organisatie een social intranet? Dit boekje helpt je in 7 stappen op weg, Zonder daarbij te pretenderen volledig te zijn of een garantie te bieden op succes. Het boekje bevat 7 stappen uit het traject, waarbij we onze kennis en ervaring met je delen.

    Voor jou is dit geschreven. Log-on is een initiatief ontstaan uit de passie om bedrijven vooruit te helpen en werken zinvoller te maken met hulp van een social intranet. Met log-on willen we kennis op het gebied van intranet projecten delen. Voorkomen dat het wiel opnieuw uitgevonden wordt. In deze uitgave nemen we je stap voor stap mee door het proces om te komen tot een nieuw

    intranet. We hebben onze belangrijkste inzichten opgeschreven en laten je de ruimte om daar zelf invulling aan te geven. Graag geven we je feedback op wat je hebt bedacht en gaan we met je in gesprek over openstaande vragen.

    Op de website http://log-on.info vind je een scala aan voorbeeld documenten bij de diverse hoofdstukken. We hopen dat het je inspireert of op weg helpt. Laat het ons weten via twitter op @embracesbs.

    Succes! Martijn Weesjes en Frank Smit

  • Projectteam

    afdeling:

    HRM naam:

    --------------------

    afdeling:

    ICT naam:

    --------------------

    afdeling:

    Logistiek naam:

    --------------------

    afdeling:

    -------------------- naam:

    --------------------

    afdeling:

    -------------------- naam:

    --------------------

    Directie naam:

    --------------------

    afdeling:

    Communicatie naam:

    --------------------

    afdeling:

    -------------------- naam:

    --------------------

    afdeling:

    Financiën naam:

    --------------------

    afdeling:

    -------------------- naam:

    --------------------

    8 9

    Stel je team samen en oriënteer je

    Opdrachtgever Ieder social intranet project heeft een goede opdrachtgever nodig. Een social intranet gaat over het bereiken van organisatiedoelen, over andere manieren van werken, over transparantie. Doelstellingen moeten op tafel komen te liggen en belangrijke keuzes moeten worden gemaakt. Een goede opdrachtgever kan hierin veel betekenen.

    Projectteam Een social intranet realiseren vraagt om veel expertise en inbreng vanuit verschillende afdelingen. Minimaal zijn Communicatie, ICT en Informatievoorziening betrokken. In veel projecten komen we ook Marketing, HRM en leidinggevenden tegen.

    1

    bedenken bedenken

  • Doel

    - Algemeen oriënteren

    - Lessons learned aanpak en implementatie

    - Inzicht in technisch mogelijk - Inzicht in kosten

    - Inzicht in technisch mogelijk - Inzicht in kosten

    Activiteit

    Internet zoeken

    Bezoek organisatie x

    Presentatie leverancier a

    Presentatie leverancier b

    .............................

    Oriëntatie

    10 11bedenken bedenken

    Oriënteren Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Social intranet is een relatief nieuw fenomeen maar er is bij diverse organisaties ook al ervaring mee. Op het internet is veel informatie te vinden, organisaties laten graag zien wat ze hebben en leveranciers kunnen een goed zicht geven op wat er mogelijk is en wat globaal de kosten zijn.

    Bepaal de doelen

    Een social intranet is gericht op kennisdelen, samenwerken, zelfservice en informatievoorziening. En op het kunnen vinden wat je zoekt uiteraard.

    Een succesvol intranet draagt bij aan wat de organisatie wil bereiken. Organisatiedoelen zijn dan ook het startpunt van een intranetproject. Door scherp te krijgen op welke onderwerpen of processen je kennis wilt delen en met wie je waaraan wilt samenwerken zijn deze doelen te realiseren.

    Start met de vraag “waarom een social intranet?” en wees niet te snel tevreden met het antwoord . Bevraag de organisatie, het top- management, waar nu de ambitie of de pijn zit met betrekking tot kennisdelen en samenwerken. Waarom? Hoe? Wat? Zijn de vragen die minimaal beantwoord worden.

    2

  • WHY

    WHAT

    HOW

    12 13bedenken bedenken

    Waarom? Waar lig je ‘s nachts van wakker? Welke ambitie zou je over twee jaar vervuld willen zien? Waarop gaan we onder scheidend zijn?

    Hoe? Hoe zie jij kennis delen voor je? Hoe wil je mensen verbinden? Hoe gaan we om met partners en klanten op het intranet?

    Wat? Wat is voor jou de best denkbare eerste stap? Welk proces wil je ondersteund zien?

    Om de business case sluitend te maken mis je nog de input van de toekomstige gebruikers: jouw collega’s. Bevraag hen op ergernissen op het gebied van het vinden van kennis en expertise. Informeer welke communicatiestromen niet goed lopen. Vraag hoe ze nu samenwerken en hoe dat ingrijpend beter zou kunnen. Vraag zo gericht mogelijk. Een te open en algemene vraag als “heb jij nog wensen voor het social intranet” levert te weinig op.

    Why Wij geloven

    How De wijze waarop

    What Wat doen we of bieden we

    Vraag: Beste directeur van Gemeente X, waar lig je ’s nachts van wakker, wat houdt je bezig? Antwoord: Dat wat van ons wordt gevraagd sterk verandert. Burgers gebruiken een scala aan communicatiekanalen naar ons toe, vanuit de politiek krijgen we nieuwe taken en inkomsten vanuit het rijk lopen terug. Mijn conclusie is dat de huidige manier van organiseren eindig is. Het gaat niet meer alleen om de juiste man op de juiste plaats maar om de juiste kennis en expertise bij de vraag. En dat ook nog eens snel en makkelijk voor de professional in onze organisatie.

    Vraag: Hoe zie je dat voor je? Antwoord: Onze organisatie moet flexibeler kunnen omgaan met de kennis en expertise van onze mensen. Hiervoor start volgende maand het traject Organisatie- ontwikkeling 2.0. Ik wil dat graag ondersteund hebben door een omgeving waarin onze mede werkers aan het roer staan en kunnen kennisdelen en samenwerken.

    Vraag: Wat zijn voor jou de belangrijkste stappen? Antwoord: Ik zie een omgeving voor me die gebruiksvriendelijk is als Facebook, waarin medewerkers elkaar kunnen vinden, vragen kunnen stellen en kunnen samenwerken. Dit moet zo open mogelijk zijn. Minimaal moeten we voor nieuwe projecten de beste expertise uit onze organisatie kunnen vinden, juist over diensten heen.

  • Voorbeeld

    Iedere offerte aanvraag die we binnen krijgen wordt gedeeld met de hele organisatie met de volgende tags: #branche, #discipline en #regio

    Ieder project krijgt een samen- werkomgeving (team) voor het de