1

Audit en Co

Jan van Ginkel RA

Jan Muit MSc

16 maart 2016

DATA-ANALYSE IN DE PRAKTIJKdo or d i e… . .

Audit en Co

Jan van Ginkel RA

Jan Muit MSc

16 maart 2016

Zic

htb

aa

rh

eid

V o l w a s s e n h e i d

datamining

data-analyse

procesmining

A C C O U N T A N C Y H Y P E C Y C L E

big data

2

AG

EN

DA

da

ta

-a

na

lyse in

d

e

pra

ktij

k

E v e n v o o r s t e l l e n

T i j d p e r k B i g D a t a

Bu s i n e s s i n t e l l i g e n c e

A c c o u n t a n t s o p d e S - c u r v e

T r a n s i t i e c omp e t e n t i e

T o b i g t o f a i l ?

N i e uw e w i j n i n o u d e z a k k e n

I n z i c h t i n d e k l a n t

K e r n d a t a - a n a l y s e

S amen s t e l p r a k t i j k

C o n t r o l e p r a k t i j k

B r u g f u n c t i e

V o o r b e e l d e n u i t d e p r a k t i j k

V r a g e n ?

3

Jan Muit is bijna registercontroller

met veel affiniteit voor IT, Jan van

Ginkel is al ruim 20 jaar

registeraccountant in het MKB.

Audit en Co ondersteunt andere

accountantskantoren bij de Audit

en hanteert daarbij een IT based

aanpak; ‘om de computer heen is

geen optie meer’…….

4

EVEN VOORSTELLEN

Big Data

Analyse

TIJDPERK BIG DATA (8 V’S)N i euwe r i s i c o ’ s , n i e uwe kan s en…

Complexity

Big Data

Volume

Velocity

Variety

Variability

Varacity

Viscosity

Virality

Value

5

Data; de feiten

Informatie; wat is er gebeurd?

Kennis; waarom is het gebeurd?

Wijsheid; en nu?

B U S I N E S S I N T E L L I G E N C ED a t a i s t h e n e w s ( o i l ) … .

6

ACCOUNTANT op de - cu rve van de k lan t

7

ssO

mva

ng

va

n d

e k

lan

t

G r o e i / n e e r g a n g / g r o e i … …

Customer

Intimacy

Operational

ExcellenceProduct

Leadership

8

T R A N S I T I E C O M P E T E N T I E

?

9

T O O B I G T O F A I L ?

A l e v en g e l ed en

Re c en t

Nu

S t rak s

MONITOREN

VERZAMELEN

N I E U W E W I J N I N O U D E Z A K K E N …

10

11

R I S I C O - G E R I C H T :i n z i c h t i n d e I T v a n d e k l a n t ( B C F )

Transitie?

What is IT?

12

• W a a r h e b b e n w e h e t o v e r ? ( 6 p ’ s )

• W e l k n e t w e r k ?

• W e l k c l o u d m o d e l ?

• W e l k e a p p l i c a t i e s / p r o g r a m m a ’ s

• W e l k e b e s t a n d e n

• W a c h t w o o r d b e l e i d ?

• W i e h e e f t w e l k e r e c h t e n ?

• W i e h e e f t A D M I N r e c h t e n ?

• W i e b e h e e r t d e r e c h t e n ?

• C o n t i n u ï t e i t ( i n b r e d e z i n , d u s i n c l u s i e f

S L A e n I S A E 3 4 0 2 ) g e w a a r b o r g d ?

• K u n n e n w e e v e n t u e e l s t e u n e n o p d e

w e r k i n g v a n d e I T ( M K B ! )

R I S I C O - G E R I C H T :i n z i c h t i n d e I T v a n d e k l a n t

13

K E R N V A N D A T A - A N A LY S E

Hergebruiken van de veldwaarde in het kader van

bepaalde onderzoeksvragen……..

• Waarom doe ik deze analyse (meer zekerheid in

een kortere tijd…)?

• Bevatten rapportages van de klant de gegevens

die ik nodig heb voor de data-analyse?

• Hoe betrouwbaar zijn die dan?

• Hoe krijg ik toegang tot de netwerkomgeving

van de klant en de database (bv ODBC)?

• Hoe krijg ik goed inzicht in de

databasestructuur?

• Hoe genereer ik de juiste dataset, ofwel: kan ik

mijn onderzoeksvraag hiermee beantwoorden?

Database/ERP

Tabel

Record

Veld

Veldwaarde

Dossier

Data-analyseOntsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en

inzichtelijke maken van gegevensbestanden

14

Open dataBoekhouding

& lonen(of ERP)

Welke adviezen?• Openingstijden• Marges per klant/product• Dubbele boekingen, grote

bedragen, Benford’s Law• Privacy/Data lekken?

S A M E N S T E L P R A K T I J K

15

FUNCTIESCHEIDING

(beschikken, bewaren, registreren,

controleren en uitvoeren)

GENERAL IT CONTROLS

(IT functie, toegangsbeveiliging, change

management, system management en

continuïteitswaarborgen)

USERCONTROLS

(de handmatige controles op juiste en

volledige invoer, de follow-up bij

signaallijsten, de analyse van

managementinfo)

APPLICATION CONTROLS

(geautomatiseerde controles in de software

zelf)

DATA-

ANALYSE

C O N T R O L E P R A K T I J Kh e t B C F m o d e l

16

I T AUD IT

D A T A - A N A LY S E V E R V U LT

B R U G F U N C T I E

F INANC IAL AUD IT

17

Data-

analyse

Beoordelen

General IT

controls

Beoordelen

transacties

Beoordelen

Application

controls

Beoordelen

bankmutaties

• Welke transacties worden gelogd?

• Downloaden/verkrijgen logging mutaties

• Combineren met personeelsgegevens

• Randvoorwaarden!

• Analyse boekingen ADMIN accounts

• Analyse boekingen kritische functies

• Analyse wijzigingen rechten/functiegroepen

B E O O R D E L E N G I T C ( L O G G I N G )

18

Data-

analyse

Beoordelen

General IT

controls

Beoordelen

transacties

Beoordelen

Application

controls

Beoordelen

bankmutaties

• Risicoanalyse: welke zijn relevant?• Standaardpakket/maatwerk• Testomgevingen?• Documentatie• Noodprocedures• Release notes softwareleverancier• Changelogs software

B E O O R D E L E N G I T C ( C H A N G E M A N A G E M E N T )

19

Data-

analyse

Beoordelen

General IT

controls

Beoordelen

transacties

Beoordelen

Application

controls

Beoordelen

bankmutaties

• Autodealer die handelt in nieuwe en gebruikte auto’s• Geld-goederenbeweging• Inkoopbevestiging en inventarisaties• ODBC verbinding – Systeembeheerder• Inzicht database – Softwareleverancier

• Elke auto heeft eigen dossiernummer Verbindende veld!

B E O O R D E L E N T R A N S A C T I E S

20

Stappen data-analyse:• Combineren factuurgegevens• Inlezen begin- en eindvoorraad• Inlezen alle inkopen• Vanuit dossiers inruilauto’s (soms meerdere)• Opstellen goederenbeweging• Aansluiten met financiële administratie• Aansluiten met inkoopopgave

21

Data-

analyse

Beoordelen

General IT

controls

Beoordelen

transacties

Beoordelen

Application

controls

Beoordelen

bankmutaties

• Producent van broodjes en koekjes• Geld-goederenbeweging• Inkoopbevestiging en inventarisaties• ODBC verbinding – Systeembeheerder• Inzicht database – Softwareleverancier

• Recepturen

B E O O R D E L E N T R A N S A C T I E S

22

Stappen data-analyse:• Combineren receptuurgegevens• Bewerking recepturen• Omrekentabellen• Combineren verkoopfactuurregels met kop

• Combineren met receptuur verwacht verbruik grondstof• Directe inkoop, productie, halffabricaat

en halffabricaat• Goederenbeweging met behulp van inkoop,

begin- en eindvoorraad• Match verwachting vs. realisatie• Aansluiten met financiële administratie• Aansluiten met inkoopopgave

23

Data-

analyse

Beoordelen

General IT

controls

Beoordelen

transacties

Beoordelen

Application

controls

Beoordelen

bankmutaties

Casus beoordelen application controls• Prijscontrole bij verkopen vindt plaats in systeem• Randvoorwaarden ten aanzien van GITC

• Authenticatie en autorisatie accounts verkoopleiders• Vaststellen controle op juiste prijs middels data-analyse• Analyse uitzonderingen

• Omvang waarneming?• Aansluiting met boekhouding

B E O O R D E L E N A P P L I C A T I O N C O N T R O L S

24

Data-

analyse

Beoordelen

General IT

controls

Beoordelen

transacties

Beoordelen

Application

controls

Beoordelen

bankmutaties• Risico’s ten aanzien van betaalproces• Downloaden transacties uit het bankpakket

• Aansluiten met administratie hebben we alle transacties?

• Analyses:• Gewijzigde rekeningnummers maar zelfde naam• Gewijzigde namen maar zelfde rekeningnummer• Eenmalige betalingen• Grote bedragen• Directe boekingen vanuit het bankboek op de kosten

B E O O R D E L E N B A N K M U T A T I E S

25

Audit en Co

Jan van Ginkel RA

Jan Muit MSc

16 maart 2016