Creatie van een pro forma in SRM7 door de leverancier

Januari 2013

04/12/232 04/12/232

Technische gegevens

• URL https://srm.elia.be

• User VENxxxxxx

• Hulp: Purchasing support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 Nathalie.sarlet@elia.be

• Kevin Rymenants 02/546.7787 Kevin.Rymenants@elia.be

• Nancy De Smet 02/546.7683 Nancy.Desmet@elia.be

• Internet opties• Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view)• Pop-up blokkering desactiveren

04/12/233 04/12/233

Compatibilty view settings

04/12/234 04/12/234

Site ‘elia.be’ toevoegen

Vul de site in, klik op ‘Add’ en vervolgens op ‘Close’

04/12/235 04/12/235

Site ‘elia.be’ toevoegen

Ingeval u problemen ondervindt om de catalogus te openen (zie slide 17), klik dan op het icoon ‘Compatibility view’ voor een volledige internet compatibiliteit.

04/12/236 04/12/236

Desactiveren van de Pop-up blokkering

04/12/237 04/12/237

Proces: Creatie van de proforma door de leverancier (jaarbestellingen)

Flow : Vendor confirmation

Pur

chas

ing

Sup

plie

rR

equ

esto

r

SRM shopping cart

Purchase requisition

Purchase Order

Purchase order

Mail/fax/print

Proforma SRM

Proforma approvalGoods receipt /

service entryY

Mail proforma refused

modify

Mail proforma accepted

Invoice

N

04/12/238 04/12/238

Inhoud

1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur

1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen

3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur

1. Controleren2. Aanpassen

04/12/239 04/12/239

1. Verbinding

• 2 paswoorden (hoofdlettergevoelig!)• DMZ: 1e paswoord

Gememoriseerd door het systeem

Blijft onveranderd

Minimale lengte 6 CHAR

Kies voor beide applicaties hetzelfde paswoord om het uzelf gemakkelijk te maken

04/12/2310 04/12/2310

1. Verbinding

• 2e paswoord voor SRM

04/12/2311 04/12/2311

U heeft 4 menus : de eerste voor het aanmaken van een proforma, de tweede voor het gebruik van de upload tool, de derde en vierde voor het opzoeken van een proforma

Aanmaken van een pro forma factuur

Log off om de verbinding te verbrekenOm de taal te wijzigen

Uw lijst van pro forma’s

Gebruik van de upload tool

Opzoeken van een pro forma

04/12/2312 04/12/2312

Inhoud

1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur

1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen

3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur

1. Controleren2. Aanpassen

04/12/2313 04/12/2313

2. Aanmaken van een pro forma factuur

Par défaut sur les 30 derniers jours – blanc pour toutes les cdes en cours

1 2

1

2

Staat standaard op ‘30 dagen’

N° van de bestelling 48xxxxxx of 47xxxxxx

3

04/12/2314 04/12/2314

2. Aanmaken van een pro forma factuur

2

Selecteer de gewenste lijn.

1

04/12/2315 04/12/2315

2. Aanmaken van een pro forma factuur

1 pro forma = 1 factuur

Omschrijving, Bv. Werf XXX – Lijn 70 kV xxxxx

Referentie pro forma - moet worden vermeld op de factuur

Leverdatum, bv. December 2012

04/12/2316 04/12/2316

2. Aanmaken van een pro forma factuur

Via « Add item » : selecteer uw catalogus

04/12/2317 04/12/2317

1. Selecteer de juiste catalogus (indien u er over meerdere beschikt)

2. Selecteer de diensten in de catalogus : 2 manieren

Zoek bv via leveranciersreferentie, ex. 65456

Catalogus – Kiezen van de dienst

04/12/2318 04/12/2318

Catalogus – Kiezen van de dienst• Optie 1: Klik op ‘Shopping cart preview’ voor een overzicht van uw

selectie

• Klik daarna op ‘Transfer items’ om ze naar SRM over te brengen

• Optie twee: klik op ‘ Check out ’

04/12/2319 04/12/2319

2. Aanmaken van een pro forma factuur

De gekozen diensten worden toegevoegd aan de pro forma

04/12/2320 04/12/2320

2. Aanmaken van een pro forma factuur

1. Pas de hoeveelheden aan, controleer het bedrag van de pro forma en klik op « Check »

2. Indien je geen diensten buiten catalogus hebt, verwijder dan lijn 1,1 via « Delete », anders verschijnt er een error.

04/12/2321 04/12/2321

2. Aanmaken van een pro forma factuur

Optioneel : indien dienst(en) buiten catalogus, gebruik dan hiervoor lijn 1.1. Geef een gepaste omschrijving weer en pas de prijs aan. Ofwel een totaalprijs (bv.1 SU aan 200 eur), ofwel een prijs per eenheid (bv. 3 stuks aan 150 EUR/stuk)).

04/12/2322 04/12/2322

3. Toevoegen van bijlagen

Voeg eventueel een opmerking toe in het veld ‘Tekst leverancier’’

Voeg de nodige bijlagen toe (PDF, Word, Excel …)

04/12/2323 04/12/2323

4. Opslaan en versturen van de pro forma

Opmerking: “Save” = opslaan zonder het versturen van de pro forma factuur (=tijdelijk opslaan)

Klik op ‘Confirm’ om de pro forma factuur te versturen

04/12/2324 04/12/2324

Inhoud

1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur

1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen

3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur

1. Controleren2. Aanpassen

04/12/2325 04/12/2325

3. Controleren van de pro forma factuur

Selecteer het menu « Overview Confirmations » om een lijst van uw pro forma’s weer te geven.

04/12/2326 04/12/2326

3. Controleren van de pro forma factuur

Via de lijst « Awaiting approval » vindt u de pro forma’s terug die wachten op goedkeuring.

Selecteer de proforma.

Vos listes de pro forma’s

04/12/2327 04/12/2327

Status van de pro forma factuur

• All : alle pro forma’s , ongeacht hun status

• Saved : voorlopig opgeslagen pro forma’s

• Awaiting Approval : pro forma’s die nog wachten op goedkeuring door een Elia

verantwoordelijke

• Approved : goedgekeurde pro forma’s

• Rejected : afgekeurde pro forma’s

• Deleted : verwijderde pro forma’s

04/12/2328 04/12/2328

Inhoud

1.Aanmelden / Afmelden2.Aanmaken van de proforma factuur

1. Zoeken en selecteren van een bestelling2. Ingeven van detailgegevens3. Toevoegen van een bijlage of opmerking4. Opslaan en versturen

3.Controleren van de proforma factuur4.Afkeuring van een proforma factuur

1. Controleren2. Aanpassen

04/12/2329 04/12/2329

4. Afkeuring van de pro forma factuur door de Elia verantwoordelijke

U ontvangt een mail met de reden van de afkeuring (zie de laatste regel)

04/12/2330 04/12/2330

3. Controleren van de pro forma factuur

Selecteer het menu « Overview Confirmations ».

04/12/2331 04/12/2331

Selecteer de afgekeurde pro forma

Via de lijst « Rejected » vindt u alle afgekeurde pro forma’s terug

Selecteer de proforma.

04/12/2332 04/12/2332

Controleer de reden en de opmerkingen van de afkeurderKlik op ‘Edit’ om de pro forma te wijzigen, zodat ze voldoet aan de verwachtingen van de Elia verantwoordelijke

Afkeuringstekst van de Elia verantwoordelijke

04/12/2333 04/12/2333

Wijzigen/vervolledigen van de pro forma factuur

Wijzig de pro forma, voeg eventueel ontbrekende bijlagen toe en bevestig je wijzigingen door op ‘Confirm’ te klikken.

Opmerking : Klik op “Delete” indien de pro forma volledig verkeerd is (bv. verkeerde dienst vermeld) en opnieuw moet worden gemaakt.

04/12/2334 04/12/2334

Aangepaste pro forma

De aangepaste pro forma bevindt zich opnieuw in de lijst ter goedkeuring: ‘Waiting for approval’

Selecteer de pro forma.

04/12/2335 04/12/2335

Goedgekeurde pro forma

Na goedkeuring ontvangt u een mail met daarin de pro forma als bijlage en de boodschap dat uw pro forma factuur is goedgekeurd.

04/12/2336 04/12/2336

Goedgekeurde pro forma

De pro forma bevindt zich nu in de lijst ‘Approved’.

04/12/2337 04/12/2337

Verdere behandeling van de goedgekeurde pro forma facturen

Vanaf de lijst ‘Approved’ kunt u de gegevens transporteren naar excel om ze daarna verder af te handelen.

04/12/2338 04/12/2338

Errors / problemen

• Decimale hoeveelhedenIn de catalogus (5.3 in plaats van 5,3)•Hoeveelheid < 1 is mogelijk in SRM zelf, maar niet in de catalogus

• Indien het budget overschreden is, contacteer dan de verantwoordelijke bij Elia.

• Bij paswoord problemen: contacteer Purchasing Support