E-Factureren en boekhoudsoftware

Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED

www.softwarepakketten.nlwww.ictaccountancy.nlwww.boekhoudplaza.nl

Mei 2009

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

Versturen factuur per e-mail met bijlage (in PDF)Ondersteuning > 50% boekhoudpakketten (bron: Readiness Monitor e-Factureren: april 2009).

Wordt door veel softwareleveranciers als E-Factureren gezien.Maar is GEEN volledig E-factureren.

Aandachtspunten:- PDF bestand beveiligen, voorkomt discussie originaliteit- Factuurnummer en datum in omschrijving e-mail.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware

Algemeen:• Ondersteuning standaard formaten (UBL, GS1 eCom)

Uitgaande facturen:• Wijze van verzenden (e-mail, webservices, bank, BSP)• Herinnering/aanmaning per e-mail• Koppeling met incassosystemen• Goedkeuring/weigering debiteur vastleggen• Adres ontvanger vastleggen (e-mail, ip-adres)

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware

Inkomende facturen:• Wijze van ontvangen (e-mail, scan, webservices, bank, BSP)• Herkennen en matchen van ontvangen facturen • Voorlopig boeken factuur en BTW direct verrekenen• Beoordelen van facturen (goedkeuren of afkeuren)• Afgekeurde facturen verwerken• Inkoopfacturen matchen met inkooporders en (goederen)ontvangst (dit laatste behoort al standaard deel uit te maken van een ERP systeem)• Archiveren

Workflow is belangrijk:Voorlopig boeken, beoordelen, goedkeuren, afkeuren en archiveren.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Ontwikkeling boekhoudsoftware

• Voor grote(re) ondernemingen veelal koppeling/integratie met losse modules op gebied van E-Factureren.

• Veel boekhoudpakketten binnen MKB kennen E-Factureren alleen als uitgaande factuur per email in PDF.

• Leveranciers van SAAS oplossingen zullen standaards als UBL en uitwisseling via webservices naar verwachting als eerste realiseren voor het MKB.

• Over twee jaar zal blijken welke standaards geaccepteerd zijn en op welke wijze de factuurgegevens uitgewisseld worden.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeelden

E-Factureren via online boekhouden(ook elektronische bankafschriften automatisch verwerken in boekhoudsysteem)

Systeem: Reeleezee Administratie (Reeleezee)

Zowel uitgaand als inkomend met o.a. ondersteuning van UBL.

Aflevermechanisme: email, import/export of webservices.(zowel inkomend als uitgaand).

Formaten: PDF, XML, UBL, OCR, etc.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeeld: uitgaand email

- HTML- PDF- UBL

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeeld: inkomend OCR en XML

- Data van papieren factuur naar XML- Scan direct op te vragen - Automatische boeking in administratie

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeeld: inkomend import of Web Service

- UBL- Reeleezee Taxonomie

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Belangrijk issue bij imports: automatisch gegevens in administratie synchroniseren

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeelden

E-Factureren via bankportalen ABN AMRO, ING en Rabobank aan consumenten en zakelijke ontvangers via BSP Bluem Systeem: CS-DigiNota (Condor Solutions)

Ten behoeve Microsoft Dynamics NAV (boekhoudpakket) gebruikers die digitale nota’s willen zenden aan consumenten en/of zakelijke ontvangers. BSP Bluem levert deze nota’s af in het bankportaal van de consument.

Via het bankportaal kunnen consumenten zich vooraf abonneren op een bepaalde factuurstroom. Via BSP Bluem wordt deze informatie aan het CS-Diginota systeem geleverd.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Abonneren op bepaalde factuurstroom

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Twee te exporteren facturen, bestemd voor de portal van de Rabobank.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeelden

Elektronisch facturerenSysteem: E-facturatie module (IBS Nederland)

Proces waarbij facturen niet (meer alleen) in fysieke vorm maar als elektronisch document worden verstuurd (Desktop delivery) of gepresenteerd (Bill presentment) via portaal.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Factuur per email verzonden in PDF en XML formaat.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Facturen ophalen via portaal

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Factuur details

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeelden

Elektronische factuurverwerkingSysteem: ISP-Invoice (ISProjects)

Verwerkingsproces van binnenkomende, al dan niet gescande, facturen.

Integratie of koppeling met o.a. de volgende boekhoudsystemen:- Exact Globe- Decade Financials- Fis2000- Microsoft Dynamics NAV- Pantheon- SAP R/3- Multivers Extended

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Gescande factuur matchen met boekhouding

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Voorbeelden

Koppeling online boekhouden met incassosysteemSysteem: e-Boekhouden (SkillSource)

Inzicht in voortgang incasso binnen online boekhoudsysteem.

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Maak deze keuze

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Maak deze keuze

Dossier in behandeling bij incassobureau

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Maak deze keuze

Vanuit online boekhouden direct het dossier

volgen

E-Factureren en boekhoudsoftware

Onderzoeksbureau GBNED

Vragen?

Meer informatie: www.softwarepakketten.nl(met gratis nieuwsbrief)