1

Dienstverlening met doorstroming van goederen van 3en.

Betrouwbaarheidstypologie

2

3

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid

• geautoriseerde tarieven• betrouwbare standaardkostprijs voor bepaalde

reparaties• functiescheiding tussen receptie, werkplaats, magazijn

en administratie• betrouwbare werkplaats orderadministratie• beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verbruikte

onderdelen op werkplaatsorders• beoordeling bezettingspercentage• inventarisatie kas en onderdelen

4

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s

• Volledige verantwoording reparatieopdrachten

• Juistheid indirecte uren• Juistheid onderdelen verbruik• Juistheid garantiekosten

5

Preventieve IC maatregelen1.1 Begroting, normen, tarieven

1.2.Controletechnische functiescheiding

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen

1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie

in relatie tot begroting en vorige periode

1.5 Essentiële bestanden

6

Begroting, normen en tarieven

7

1.1 Begroting, normen, tarieven• verkoopbegroting • begrote bezetting, begrote

personeelssterkte(bezetting) en salarislast; • inkoopbegroting• investeringsbegroting (in reparatieapparatuur), • begrote garantiekosten• tarieven op basis van begrote bezetting;

standaardkostprijs voor bepaalde reparaties• commercieel uurtarief

8

Toepassingsvraag 1• Bestaat het manuurtarief voornamelijk uit

personeelskosten of zijn hier ook nog andere kosten in opgenomen?

9

1.2 CT functiescheiding

• receptie (beschikkend, doet ook de planning)• werkplaats (uitvoerend) • magazijn (bewarend)• administratie (registrerend en controlerend).

10

Toepassingsvraag 2• Op welke kan je het risico beheersen dat de

magazijnmeester ook zelf de onderdelen mag bestellen?

11

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen

• opdrachtaanvaarding• uitgifte reparatieopdrachten• uitgifte onderdelen• toekennen garantie aan klanten• claimen van garantie bij leveranciers, afrekenen• inventarisatieprocedure• regelgeving rond APK • milieuregels

12

Toepassingsvraag 3• Wat is het belangrijkste element van de

procedure voor uitgifte van onderdelen?

13

Managementinformatie

14

1.4 Belangrijke managementinformatie

• Exploitatie:OmzetSalariskosten werkplaatsKosten materiaalAfschrijving apparatuurBruto MargeGarantiekostenOverige kostenNetto marge

• Overig: Bezetting van de werkplaats (productiviteit)Ouderdom debiteuren Voorraad- en kasverschillen

15

Gegevens in bestanden Informatie

16

1.5 Essentiële bestanden

• Klantenbestand • Werkplaatsorderbestand • Tarievenbestand • Voorraadbestand• Personeelsbestand • Debiteurenbestand

17

Toepassingsvraag 4• Welke gegevens zijn er in het

werkplaatsorderbestand opgenomen?

18

Repressieve IC-maatregelen

2.1 Cijferanalyse

2.2 Verbandscontroles

2.3 Detailcontroles

2.4 Waarneming ter plaatse

19

Cijferanalyse

20

2.1 Cijferanalyse• Werkelijke bezetting versus begroot• Verhouding directe-indirecte uren• Ontwikkeling garantiekosten• Verhouding uren / materiaal• Beoordeling van afwijkingen van

standaardkostprijs (efficiëntieverschillen)

21

Verbandscontroles

22

2.2 Verbandscontroles• beginvoorraad onderdelen + inkopen –

eindvoorraad = verbruik• shoptime (personeelsbestand) =

jobtime(werkplaatsorderbestand) + indirecte uren

• beginstand debiteuren + afgesloten werkplaatsorders – eindstand = bankontvangsten

23

2.3 Detailcontroles

• controle op juistheid van de gehanteerde inkoopprijzen en commerciële werkplaatstarieven

• controle op juistheid garantiekosten met behulp van garantieregeling

• controle op de werkplaatsorderresultaten

24

Waarneming ter plaatse

25

2.4 Waarneming ter plaatse• inventarisatie onderdelen• aanwezigheid van niet door receptie

geregistreerde auto’s• inspectie uitgevoerde reparaties• inspectie of APK-voorschriften worden

nageleefd

26

Toepassingsvraag 5• Tamara constateert bij haar werk als

accountant dat er meer onderdelen op voorraad zijn dan de voorraadadministratie aangeeft. Wat zou er allemaal aan de hand kunnen zijn?

27

Autofix

28

Autofix is een grote dealer van een bekend automerk. Uiteraard worden alle voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten uitgevoerd aan de auto’s van klanten. De organisatie bestaat voor wat betreft deze activiteiten uit de volgende afdelingen:

• Receptie (2)• Werkplaats (14)• Magazijn (2)• Administratie (3)Klanten bieden hun auto bij de receptie aan. Deze

noteert de aard van de klacht en/of de uit te voeren onderhoudsbeurt.

29

Opdrachten via receptie

30

• Ten einde wachttijden te voorkomen (de werkplaats is meestal overvol) worden werkzaamheden uitgezonderd spoedreparaties uitsluitend op afspraak uitgevoerd. Voor veel voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten bestaan per type auto vaste prijzen. Overige werkzaamheden worden tegen uurtarief en werkelijke materiaalkosten aan de klant doorberekend. In de werkplaats werken 10 monteurs onder leiding van een chef. Deze zijn alle in dienst. Voor de bestuurlijke informatieverzorging beschikt Autofix over een geautomatiseerd systeem. Klanten dienen contant of met pinpas bij de receptie af te rekenen uitgezonderd bedrijven die per rekening mogen betalen.

31

Aan het werk!

32

Toepassingsvraag 6• Wat vormt in het algemeen de basis voor de

volledigheid van de opbrengstverantwoording bij dienstverlening met doorstroming van goederen van derden? In hoeverre wijkt Autofix hier van af?

33

Toepassingsvraag 7• Welke problemen zijn er in de casus te

onderkennen met betrekking tot de volledigheid van de opbrengstenverantwoording?

34

Toepassingsvraag 8• Wat is de aard van de genoemde afdelingen

gelet op het aspect functiescheiding?

35

Toepassingsvraag 9• Welke bestanden zijn er minimaal noodzakelijk

voor de bestuurlijke informatieverzorging bij Autofix?

36

Toepassingsvraag 10• Hoe komt het uurtarief bij Autofix tot stand?• Wat is de waarde van het bestaan van vaste

prijzen voor bepaalde reparaties en onderhoudsbeurten? Hoe komt deze tot stand gelet op de ao/ic?

37

38

Toepassingsvraag 11• Bestaat er nog een beweging van eigen

goederen bij Autofix? Zo ja, geef aan hoe deze eruit zien en welke maatregelen van ao/ic (preventief en repressief) noodzakelijk zijn om deze effectief te laten functioneren

39

40

Toepassingsvraag 12• Gedurende de afgelopen periode ontvangt de

directie de volgende informatie:• Shoptime: 1.800 uur /Jobtime 1100 uur.• Tot welke vragen (en acties!) zouden deze

gegevens de directie kunnen brengen?

41

Toepassingsvraag 13• Een belangrijk deel van de werkzaamheden

bestaat uit het onder garantie verhelpen van storingen. De directie heeft als beleid dat dergelijke storingen per omgaande verholpen dienen te worden en klanten kunnen zich daarom rechtstreeks bij de chef van de werkplaats vervoegen. Welk gevaar ziet u in deze handelswijze en hoe zou u de zaken organiseren?

42

Toepassingsvraag 14• Welke informatie zou de directie willen

ontvangen ten aanzien van het reparatie- en onderhoudsproces bij Autofix?