1

Betrouwbaarheidstypologie

Overige dienstverleningsbedrijven en beroepen (zie ook

personeelsproces)

2

3

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid

• Geautoriseerde tarieven voor dienstverlening op basis van begrote bezetting

• Functiescheiding tussen opdrachtverwerving, planning, uitvoering en administratie

• Betrouwbare urenregistratie• Beoordeling directe versus indirecte uren

4

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s

• volledige registratie van uitgevoerde opdrachten

• verschuivingsrisico van uren tussen opdrachten

• juistheid indirect uren

5

Preventieve IC maatregelen1.1 Begroting, normen, tarieven

1.2.Controletechnische functiescheiding

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen

1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie

in relatie tot begroting en vorige periode

1.5 Essentiële bestanden

6

Begroting, normen en tarieven

7

1.1 Begroting, normen, tarieven

• verkoopbegroting• personeelsbegroting• begrote bezetting• commerciële uurtarieven • begroting overige kosten (bijvoorbeeld

automatisering, opleiding, leaseauto’s)

8

1.2 CT functiescheiding

Ten aanzien van de opdrachten:• Verkoop (beschikkend: offerte en opdrachtaanvaarding)• Planning (intern beschikkend) • Uitvoering (uitvoerend) • Administratie (registrerend & controlerend)

Ten aanzien van personeel:• Personeelszaken (beschikkend)• Salarisadministratie (uitvoerend)• Administratie (registrerend & controlerend)

9

1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen

• cliënt en opdrachtaanvaarding• werving & selectie• bijwerken standenregister• arbeidsomstandighedenwet

10

Managementinformatie

11

1.4 Belangrijke managementinformatie

• Exploitatie:Omzet Salarislast directe medewerkers (toegerekend aan projecten)ProjectresultaatOverschotten of tekorten op projectenBezettingsresultaat Overige kostenNetto marge

• Daarnaast:Verhouding directe/indirecte urenOuderdom debiteuren,Hitrate uitgebrachte offertes

12

Gegevens in bestanden Informatie

13

1.5 Essentiële bestanden

• offertebestand• contractenbestand• planningsbestand• projectbestand• debiteurenbestand• personeelsbestand

14

Repressieve IC-maatregelen

2.1 Cijferanalyse

2.2 Verbandscontroles

2.3 Detailcontroles

2.4 Waarneming ter plaatse

15

Cijferanalyse

16

Vaak geen 9 tot 5 werk!

17

2.1 Cijferanalyse

• werkelijke omzet en bezetting versus begroot• verhouding directe-indirecte uren• beoordeling indirecte uren• mate waarin bezetting de in het tarief

geraamde bezetting over of onderschrijdt• begrote versus werkelijke salarislast per uur• mate waarin het gerealiseerde tarief afwijkt

van het verwachte verkooptarief

18

Verbandscontroles

19

Aanname & ontslag!

20

2.2 Verbandscontroles• shoptime (personeelsbestand) = jobtime

(projectbestand) + indirecte uren• jobtime X verkooptarief = omzet + / -

tariefresultaat• Brutosalaris =netto + sociale lasten• beginstand personeel + in dienst – uit dienst =

eindstand personeel

21

2.3 Detailcontroles

• controle op juistheid van de gehanteerde verkoop tarieven

• juistheid tijdbesteding indirect uren.

22

Waarneming ter plaatse

23

2.4 Waarneming ter plaatse

• controle op aanwezigheid • controle op werken aan niet geregistreerde

opdrachten.• naleving voorschriften Arbo-wet

24

Olivia

25

• Olivia B.V. is een groot bureau op het gebied van tuinarchitectuur. Onder de directie ressorteren onder andere de volgende afdelingen:

• Secretariaat (2)• Tuinarchitecten (10)• Planning (3)• Tekenkamer (30)• Personeelszaken (3)• Administratie (4)• De directie is verantwoordelijk voor het verwerven van de grote

opdrachten. De opdrachten zijn sterk verschillend van aard en omvang. Grote opdrachten (bijvoorbeeld van projectontwikkelaars) worden tegen vaste aanneemsom uitgevoerd. Kleine opdrachten komen meestal via het secretariaat binnen en worden op regiebasis aan de klant doorberekend.

26

27

• Op basis van specifieke deskundigheid worden de opdrachten onder de tuinarchitecten verdeeld. De afdeling planning bewaakt de voortgang en verzorgt de planning van het tekenwerk. De facturering van de werkzaamheden is als volgt. Voor grote opdrachten: 25% van de aanneemsom bij aanvaarding en de rest bij voltooiing. Voor kleine opdrachten geldt dat een vast bedrag overgemaakt moet worden alvorens aan het werk begonnen kan worden.

28

29

Toepassingsvraag• Met welke vorm van productie vertoont het

type overige dienstverlening voor wat betreft de interne organisatie sterke overeenkomsten? Zijn er ook verschillen?

30

Toepassingsvraag• Welke attentiepunten (risico’s) zijn er in de

casus aanwezig met betrekking tot de volledigheid van de opbrengsten verantwoording?

31

Toepassingsvraag• Wat is de aard van de afdelingen binnen Olivia

gelet op het aspect functiescheiding? Vindt u het een probleem dat de directie tevens procuratie heeft?

32

Toepassingsvraag• Welke bestanden zijn minimaal noodzakelijk

voor de biv bij olivia? Wie muteert welke gegevens?

33

Toepassingsvraag• Welke begrotingen kan men binnen Olivia

onderscheiden en hoe komen de uurtarieven tot stand?

34

Toepassingsvraag• Welke maatregelen van ao/ic kunnen de

volledigheid van de verantwoorde opdrachten borgen? Besteed hierbij onder andere aandacht aan de contractprocedure

35

Toepassingsvraag• Beschrijf de ao/ic met betrekking tot de

facturering en het debiteurenbeheer.

36

Toepassingsvraag• Beschrijf de ao/ic met betrekking tot

personeelsbeheer.

37

Toepassingsvraag• Door verdere groei van de organisatie moet de

directie zich nader bezinnen op de taakverdeling binnen Olivia. Eén voorstel is om de tuinarchitecten voortaan ook de grotere opdrachten te laten verwerven. Zijn hier risico’s aan verbonden? Zo ja, bestaat er een mogelijkheid om deze af te dekken?

38

Toepassingsvraag• Binnen Olivia bestaat het volgende voorschrift:

Tuinarchitecten dienen alle opdrachten die ze voor eigen rekening uitvoeren ( ook in eigen tijd) bij de directie te melden. Wat is de achtergrond van deze richtlijn? Welke maatregel van interne controle geeft de directie een indicatie of de tuinarchitecten zich aan de richtlijn houden?

39

Toepassingsvraag• Welke verbandscontroles kan men leggen

tussen de bij vraag 4 genoemde bestanden? Wie moet dit doen? Wat controleert men met dergelijke verbandscontroles?

40

Toepassingsvraag• Welke informatie zou de directie willen

ontvangen?

41