STUDIEAVOND Prebes

AANWEZIGHEIDSBELEID BINNEN OCMW WAREGEM

PROGRAMMA

18u00 onthaal & broodjes

18u30 aanwezigheidsbeleid binnen OCMW

Waregem

20u15 rondleiding

21u00 Afsluitende receptie tot 22u00

2

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling OCMW Waregem

3. HRM in OCMW Waregem

4. Breder welzijnsbeleid

5. Aanwezigheidsbeleid

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

3

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling OCMW Waregem

3. HRM in OCMW Waregem

4. Breder welzijnsbeleid

5. Aanwezigheidsbeleid

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

4

ORGANISATIE

• Lokale sector • OCMW = dienstverlenende organisatie • Cliënt staat centraal • Aanbod zorg, hulp, opvang, begeleiding • Waregem: 36.586 inwoners

• 4 blokken – intramurale dienstverlening – extramurale dienstverlening – sociale dienstverlening met

– Individuele hulpverlening – Projectwerking

– stafdiensten

BIJZONDERE COMITE SD RAAD OCMW

VOORZITTER

FINANCIEEL BEHEERDER

FINANCIËLE DIENST

STAFDIENSTEN

IDPBW SECRETARIS

SECRETARIAAT SYSTEEMBEHEER JURIDISCHE

D. AANKOOPD. TECHNISCH D. PERSONEELSD.

SERVICEFLATS

INTRAMURALE DIENST

WZC DE MEERS KORTVERBLIJF DAGVERZORGI

NG

THUISZORG ZORGCOÖRD.

EXTRAMURALE DIENST

INDIVIDUELE HULPVERLENIN

G

SOCIALE DIENST

PROJECTWERKING

BIJZONDERE COMITE OZ

OMVANG PERSONEELSBESTAND

• 475 medewerkers • 350,41 FTE

• 18 % is vastbenoemd, 73 % is contractueel onbepaalde duur

koppen FTE

stafdiensten 21 18,91

sociale dienst 30 24,33

intramurale dienst 289 210,1

technische- en groendienst 16 13,6

extramurale dienst 94 58,25

sociale tewerkstelling 25 25,22

Leeftijdspiramide

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

tussen 20-24

tussen 25-29

tussen 30-34

tussen 35-39

tussen 40-44

tussen 45-49

tussen 50-54

tussen 55-59

tussen 60-64

28

40

63

38

55

66

83

77

25

Leef

tijd

aantal medewerkers Gegevens op 01-01-2013

Schuldbemiddeling en budgetbeheer

Psychosociale hulpverlening

Arbeidsbegeleiding

Buurtwerk Financiële

hulpverlening

Lokale opvang asielzoekers + crisisopvang

Sociale hulpverlening

SOCIALE DIENST

INDIVIDUELE HULPVERLENING

• 520-tal actieve dossiers o.a. budgetbeheer • Bijzonder comité sociale dienst • Leefloon • Voedselpakket • Aanvragen huurwaarborgen • Socio-culturele participatie • Verwarmingstoelage • Extra wintersteun • Oplaadpunt

SOCIALE DIENST

PROJECTWERKING

• Budgettering • Asiel financiële hulpverlening • Lokaal opvang initiatief (LOI) • Crisisopvangcentrum • Doorgangswoningen • Arbeidsbemiddeling, zitdagen werkwinkel • Opleiding • Bemiddeling uithuiszetting • Buurtwerking

VZW RSVK

• Regionaal sociaal verhuurkantoor

• Waregem, Deerlijk, Helpt Elkander

• Toegang mogelijk maken van kansarme groepen op de woningmarkt (degelijk en betaalbaar)

• 70-tal woningen in beheer

WERKPLUS • Sociale werkplaats

• (Zeer) moeilijk bemiddelbare werkzoekenden

• Strijkatelier + fietswerkplaats

• Dienstencheques

• Fietsverhuur, bike-wash, aannemer signalisatie, fietsarrangementen, fietskoeriers, fietsenstalplaats

• Protocol met OCMW

• Buurt- en nabijheidsdiensten

INTRAMURALE DIENST DE MEERS

• Erkenning voor RVT (rustoord) & ROB (zorgbehoevende) -bewoners

• 307 kamers, 10 plaatsen kortverblijf, 14 zorgflats

• Team per afdeling met 1 HVPK, 2 adjuncten, verpleging, verzorging, kiné, ergo en/of animatie

• Logistieke dienst ter ondersteuning van alle afdelingen

2 DAGVERZORGINGCENTRA

• Gelijkvloers + dementerenden

• Erkenning voor 22 gebruikers

• Max. aantal per dag = 25

SERVICEFLAT DE VARENT

• 63 appartementen

• 60 m²

• 5 appartementen met 2 slpk

SERVICEFLAT COORENBLOMME

• 39 appartementen

• 1 conciërgewoning

• 50 m²

• Desselgem

EXTRAMURALE DIENST

• Maaltijdbedeling – > # 62.000 maaltijden à huis bedeeld voor 300 cliënten – 3 rondes + 1 externe ronde door Delicatesse

• Poetsdienst met dienstencheques – 58.000 uren voor 580 cliënten – 80 medewerkers – 80% senioren

• Klusjes- en groendienst – Doelgroep: 65+ – 5.000 u prestaties aan 300 cliënten

• Zorgcoördinatie : multidiscipinair

DIENSTENCENTRUM

‘T GAVERKE

• Activiteiten :

- Infomomenten

- Recreatieve activiteiten : kaarten, bollen, hobby, turnen, wandelen, petanque, …

- Vormende activiteiten : taallessen, computercursussen voor 55+,

- Computer- en internethoek

- bloeddrukmeting, pedicure

- Mindermobielencentrale

- Personenalarmtoestellen

STAFDIENSTEN

– Personeelsdienst

– IDPBW

– Systeembeheer

– Financiële dienst

– Juridische dienst

– Aankoopdienst

– Technische dienst

– Secretariaat

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling OCMW Waregem

3. HRM in OCMW Waregem

4. Breder welzijnsbeleid

5. Aanwezigheidsbeleid

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

21

BELANGRIJKSTE TAKEN

Geïntegreerd en modern personeelsbeheer en personeelsbeleid

Individuele en collectieve personeelsbeslissingen

agenda raad

Bepaling van de minimale regels

rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code

transparant, samenhangend, competentiemanagement

GEÏNTEGREERD PERSONEELSBEHEER EN PERSONEELSBELEID

Uitbouw voldoende kwantitatief en kwalitatief personeelsomkadering in de verschillende diensten van het OCMW: • Personeelsbeheer: loonverwerking en personeelsadministratie • Personeelsbeleid: werving, selectie, onthaal nieuwe

medewerkers, vormings- en evaluatiebeleid Nauwe samenwerking verantwoordelijken verschillende diensten en ‘t Stad

TRANSPARANT PERSONEELSBELEID

COMPETENTIE- MANAGEMENT

Rekrutering

Selectie

Evaluatie Functioneren

Opleiding

Competentiemanagement: basis

Competentiegericht evalueren

Competentiegericht selecteren

Toekomst:

• Persoonlijke ontwikkeling

• Opleiding

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling OCMW Waregem

3. HRM in OCMW Waregem

4. Breder welzijnsbeleid

5. Aanwezigheidsbeleid

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

26

VISIE

OCMW Waregem wil zorg dragen en aandacht geven aan iedere medewerker. Dit komt het welzijn van de medewerkers, de sfeer op het werk en de motivatie alleen maar ten goede. Als we kunnen vermijden dat medewerkers uitvallen op het werk, kunnen we het werk beter plannen. Zo kunnen we de kwaliteit van de dienstverlening garanderen.

DOEL

Het belangrijkste doel in het kader van het

aanwezigheidsbeleid is te voorkomen dat

mensen door hun werk ziek of

arbeidsongeschikt komen.

Aanwezigheidsbeleid = Voorkomingsbeleid

Het bevorderen van het welzijn is een

preventieve maatregel in het kader van

aanwezigheidsbeleid

aanwezigheidsbeleid =

welzijnsbeleid

• ongenoegen, werkdrukverhoging, gevoel

van onrechtvaardigheid( Psychosociaal aspect)

• werken onder verhoogde druk verhoogt

kans op arbeidsongevallen, gaat het

veiligheidsgedrag gaan beïnvloeden in

negatieve zin

• minder tijd om “Voor” te denken (LMRA)

aanwezigheidsbeleid =

dynamisch risicobeheerssysteem

• .. bescherming van de gezondheid van

werknemer…psychosociale aspect,

bepalen doelstellingen, programmatie,

uitvoering , evaluatie

• preventiemaatregel die tot doel hebben

risico’s en schade te voorkomen.

• .. Gezondheidstoezicht

• Informatie medewerkers, instructie

• Te kaderen in Jap en/of globaal

preventieplan

• Betrekken van leden van Hl in uitvoering

• Maatregelen in geval arbeidsongeval

(terugkomgesprek)

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling context Lokale Sector

3. Voorstelling OCMW Waregem

4. HRM in OCMW Waregem

5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

32

WAAROM aanwezigheidsbeleid

• Logisch vervolg geïntegreerd personeelsbeleid

• Rol leidinggevende:

– preventie ziekte

– tijdens ziekte

– na ziekte

• Stijgend ziekteverzuimpercentage

• Uniformiteit

Enkele cijfers

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011

incl langd ziekte 8,5 9,9 8,4 8,3 6,6 6,0 6,4 7,1 8,7 10,4 9,9 9,5 9,8 9,8

excl langd ziekte 5,9 6,8 5,1 7,3 5,3 5,7 4,6 5,6 6,7 6,7 6,6 5,7 6,7 6,8

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

12,0

incl langd ziekte excl langd ziekte

2012

1 JANUARI tem 31 DECEMBER

Rijlabels Aantal van naam %

0 166 34,95

1 143 30,11

2 75 15,79

3 43 9,05

4 16 3,37

5 11 2,32

6 6 1,26

7 5 1,05

8 3 0,63

9 1 0,21

10 1 0,21

11 1 0,21

13 2 0,42

18 1 0,21

19 1 0,21

Eindtotaal 475 100,00

34,95% nog nooit ziek 10,11% ‘blijvend’ verzuim

DOELSTELLING

Maximale personeelstevredenheid

= investeren in onze medewerkers

= optimaal functioneren mogelijk maken

uitgangspunt degelijk aanwezigheidsbeleid

GEÏNTEGREERD BELEID

Wederzijds engagement

• Procedure (zie bijlage)

• Project- en communicatieplan

• Meten is weten

• Continue opvolging

PROJECT- en COMMUNICATIEPLAN

• Werkgroep

• Basis Overleg Comité

• Opleiding gespreksvoering

• Nieuwsflits, bijlage loonbrief

• Teamvergaderingen

Opvolging: 2013

VISIE op aanwezigheidsbeleid

• Werken aan welzijn • Positieve aandacht • Geïntegreerd beleid

• Wederzijds engagement

• Geformaliseerd

SOORTEN VERZUIM

• Zwart verzuim: 1 à 5%

• Wit verzuim: 20 à 25%

• Grijs verzuim: 70 à 75%

Focus als leidinggevende om zicht te krijgen op werkgerelateerde oorzaken en preventieve maatregelen

ROL LEIDINGGEVENDE

Hoe hoger de steun, hoe lager de kans op ziekteverzuim

- op vlak van preventie

- opvolging tijdens de ziekte

gespreksvoering

- terugkeer na ziekte

op vlak van preventie

DEMOTIVATIE VOORKOMEN • degelijke opvang van nieuwe medewerkers • collegialiteit in team bevorderen • open communicatie, regelmatig contact, ruimte om te

luisteren, duidelijke en goede afspraken • werkoverleg met aandacht voor het welzijn • deelname aan opleidingen en opvolgen van opleidingen • individuele opvolging van medewerkers (o.a.

functioneringsgesprekken) • meer gemeende en concrete appreciatie geven aan onze

medewerkers • Toegankelijkheid leidinggevende, ruimte informele

contacten

op vlak van preventie

VERMIJDEN NOODZAAK AANGEPAST WERK OF SPECIALE MAATREGELEN

• goede personeelsbezetting • ergonomie: werkpostanalyses/vormingen

rugprogramma • veilige werkomgeving in brede zin • degelijk materiaal voorzien • snelle antwoorden op logistieke problemen

medewerkers • communicatie: ‘Uw aanwezigheid is van belang!’

op vlak van preventie

VERMIJDEN DAT MENSEN ZIEK WORDEN

• gezondheidsprogramma’s

• dagdagelijks contact verzorgen

• als leidinggevende regelmatig laten weten aan je medewerkers waar je mee bezig bent

• communiceren over cijfers

• alert zijn en aanspreken op signalen van onbehagen

• sensibiliseren gezonde levensstijl

GESPREKSVOERING tijdens en na afwezigheid

• Hoe hoger de steun van de leidinggevende (en collega’s), hoe lager de kans op ziekteverzuim

• Rol leidinggevende versterken

• Open dialoog

BASISHOUDING als leidinggevende

• Historiek -> beïnvloedbaar

• Een boodschap gaat verloren als je basishouding anders klinkt

• Neutrale houding: vanuit bezorgdheid uiten en gevoel geven dat de medewerker nodig is en anderzijds duidelijkheid scheppen of verwachtingen stellen

TIJDENS ZIEKTE

• Ziektemelding:

– telefonisch, onverwacht

– focus op medewerker, niet op eigen agenda

• Contactname > 14d afwezigheid

– beterschap wensen, steun laten voelen

– duidelijkheid krijgen over verder verloop (duur en contact)

BIJ TERUGKEER

• ziekte is een privézaak maar moet bespreekbaar zijn voor zover het een probleem van de organisatie is

verantwoordelijkheid om mee te denken wat eraan gedaan kan worden

• 3 soorten gespreksvoering – terugkomgesprek

– werkhervattingsgesprek

– verzuimgesprek

ROL MEDEWERKER

Hoe moet je ziekte melden? Zo snel mogelijk en in elk geval vóór de aanvang van de werktijd: telefonisch aan

de direct leidinggevende. Dus niet per SMS, e-mail of via een collega !

Hoe de duur van

je afwezigheid

melden?

Indien bij 1e telefonische melding de duur van afwezigheid nog niet gekend is:

telefonisch aan direct leidinggevende

Doktersattest Uiterlijk binnen 48 uur afgeven aan de personeelsdienst (per post, e-mail, afgifte,

brievenbus), dus NIET aan je dienst.

Schakelstraat 41, fax: 056 629 911, personeelsdienst@ocmw.waregem.be

Wederzijds engagement: SAMEN tot een open dialoog komen om samen proberen afwezigheid wegen ziekte zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.

Je herstart nadat

je langer dan 1

maand ziek was

Als je langer dan 1 maand afwezig was door ziekte, word je uitgenodigd door je

direct leidinggevende. Bedoeling is om samen afspraken te maken zodat je vlot

kan herstarten. Daarnaast ga je bij de arbeidsgeneesheer langs.

Je bent meer dan

4x afwezig door

ziekte

Vanaf de 4° afwezigheid door ziekte word je uitgenodigd door je direct

leidinggevende. Bedoeling is om naar jou te luisteren en om samen afspraken te

maken om, waar mogelijk, in de toekomst de afwezigheid door ziekte te

vermijden.

Je bent meer dan

5x afwezig door

ziekte

Je wordt eerst uitgenodigd om zelf langs te gaan bij een controlearts in Waregem.

Daarna heb je een gesprek met je direct leidinggevende. Bedoeling is om samen

afspraken te maken om, waar mogelijk, in de toekomst de afwezigheid door

ziekte te vermijden.

Herstart of

verlenging?

Telefonisch verwittigen aan direct leidinggevende zo vroeg mogelijk. Indien

verlening: ten laatste één volledige werkdag vóór de voorziene startdatum.

Bij afwezigheid langer dan 4 weken verwittig je herstart of verlening ten laatste 3

werkdagen vóór de voorziene startdatum.

Werkverlating de dag zelf

Melden in een persoonlijk gesprek van de afwezigheid à de direct leidinggevende

+

Invullen formulier “werkverlating de dag zelf”

Rol personeelsdienst

• registratie afwezigheden

• controle frequentie

• overleg

• opvolging medische attesten

• opvolging effectieve uitvoering verzuimgesprekken

• bijhouden formulieren

• planning controlearts

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling context Lokale Sector

3. Voorstelling OCMW Waregem

4. HRM in OCMW Waregem

5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

53

Realisaties

• De visie rond het aanwezigheidsbeleid is

duidelijk omschreven in procedure

• De procedure en opvolging maakt deel uit

van HR en is dus voor volle 100% in de

organisatie gedragen en door beleid en

medewerkers goedgekeurd.

• Het beleid en procedure is in het basis

verleg comité toegelicht en goedgekeurd.

Realisaties

• Aangepast werk

• Progressief werk

• Interne dienstwijzigingen

• Multidisciplinair overleg

Realisaties

• Duidelijkheid rond taken en bevoegdheden – Functiebeschrijvingen, functioneringsgesprekken,

werkpostfiches.

• Organisatorische procedures (cfr iso 9001) – Arbeidsongevallen, Ehbo, prikaccidenten,

infectiebeleid, vorming….

• Werkinstructies beschikbaar voor iedereen

• Meldingssysteem

• Informatie, communicatie, inspraak – Nieuwsflits, teamvergaderingen

Realisaties

• Rugschool i.s.m. fonds beroepsziekten

• In hoogte verstelbare burelen (Administratie)

• Werkgroep transfer (ROB/RVT)

• Jaarlijkse opleiding Hef en tiltechnieken (Logistiekers)

• Groter pc scherm (VOP: fysische beperkingen)

Realisaties

• Douches in Administratie voor sportievelingen. (geen overmatige warmte, of sterk bevuilende

omstandigheden, of chemische producten)

• Bescheiden fitness ruimte

• Fietspromotie, fietsstallingen, fietsvergoedingen

• Waterfonteinen (nieuwbouw)

Realisaties

• Agressiebeleid (camera, alarmknop, agressie protocol)

• Tevredenheidsenquêtes

• Evaluatiesysteem PBM’s

• Vertrouwenspersonen

• Terugkeergesprek als middel om preventie te benadrukken (bv bij arbeidsongeval)

Uitdagingen ?

• Uitbouw veilig gedrag

• Strategisch VTO-beleid

INHOUD

1. Inleiding

2. Voorstelling context Lokale Sector

3. Voorstelling OCMW Waregem

4. HRM in OCMW Waregem

5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem

6. Realisaties en uitdagingen

7. Rondleiding

62