OCMW personeelsdienst Mechelen STAD Samenwerkingstraject personeelsdiensten stad en OCMW Mechelen.

OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

Samenwerkingstraject personeelsdiensten

stad en OCMW Mechelen


Vooraf

• Beleidsverklaring januari 2007

- optimale samenwerking tussen stad en OCMW

- integratie van bepaalde diensten

- budgetconclaaf februari 2007: beslissing om door intens samen te werken met OCMW recurrente besparingen te realiseren


• Gemeenteraad februari 2008: samenwerkingsprotocol tussen stad en OCMW

• Projecten:– Uitvoeringsdiensten– Arbeidszorgprojecten– Centrale aankoopdienst– Personeelsdienst : pilootproject– Duurzaamheid– Wijkhuizen en lokale dienstencentra– Juridische zaken


Doelstellingen samenwerking

• schaalvergroting en daardoor meer kansen op taakverdeling

• gelijke toepassing van procedures• informatie- en ervaringsuitwisseling• duidelijkere (sterkere) positionering van de

personeelsdienst binnen beide organisaties• betere communicatie • meer efficiëntie, minder administratieve ballast• door samenvoeging van bepaalde budgetten meer

mogelijkheden• verruiming van vormingsmogelijkheden• een (nog) meer klantgerichte en servicegerichte werking

als ondersteunende dienst


Traject integratie personeelsdiensten

1. Kennismaking

2. Voorbereidingsfase

3. Analyse

4. Uittekenen gewenste situatie

5. Migratieplan

6. Formalisering

7. Implementatie


Kennismaking (09/09/2008)

• Kennismakingsontbijt met toelichting door secretarissen

• Kennismaking met beide organisaties

• organisatie• dienstverlening personeelsdienst• beslissingen• vakbondsoverleg• communicatie met beleid• werkgroepen• aphrodite


Voorbereidingsfase

definitie randvoorwaarden

principebeslissing: CBS op 5/09/2008 bcAB op 8/09/2008

Project wordt getrokken door departementshoofd personeel OCMW en organisatieadviseur stad

werkgroep secretarissen

medewerkers PO

begeleidingsgroep

externe begeleiding


Randvoorwaarden• absolute naleving van de afsprakennota bestuur-ambtenaren - in

het bijzonder de bepalingen betreffende:– het verbod op tussenkomst van politici in de normale

dienstverlening en de operationele personeelszaken– de relatie en taakverdeling tussen administratie en kabinetten

• engagement van CBS, bcAB en beide managementteams om de dienst zichzelf vorm te laten geven, uiteraard met terugkoppeling naar deze organen

• een gefaseerde aanpak, waarbij het tempo van de diensten gerespecteerd wordt, m.a.w. geen overhaasting

• inbouwen van een onderzoeksperiode, bij de afronding hiervan moet er ruimte zijn om het project indien wenselijk af te blazen

• uitstippelen van een degelijk communicatieplan


Randvoorwaarden• maximale betrokkenheid van alle medewerkers• uitwerken van duidelijke beslissingsstructuur zowel binnen de dienst

als binnen de beide organisaties• locatie: alle medewerkers op 1 locatie, geen opdeling.• voldoende aandacht besteden aan de verschillen in

organisatiecultuur, hier ook rekening mee houden• de samenvoeging wordt niet gerealiseerd als zuivere

besparingsoperatie, maar wel met het oog op optimalisatie van werking en beleid.

• Daarom wordt aan alle huidige medewerkers gedurende 2 jaar werkzekerheid gegarandeerd in één van beide besturen, behoudens ingeval van redenen die te maken hebben met het gedrag of de geschiktheid van de medewerker.


Analyse

Visie, strategische planning, jaaractieplannen

Officiële werkdocumenten

Werkprocessen en opdrachten

Mensen, materieel, middelen


Uittekenen van de gewenste situatie

visie, strategische planning, doelstellingen

opdrachten en rollen: model voor toekomstige werking timing

structuur, overlegstructuren, inpassing in beide besturen

huisvesting, personeel, middelen


Communicatieplan

Gedeelde webpagina voor beide personeeldiensten

met alle documenten ter inzage verslag van elke werkgroep/bespreking ter

inzage op webpagina

Regelmatig nieuwsbrief met stand van zaken

Vragen/opmerkingen/bedenkingen: men kan steeds terecht bij de trekkers van het project (departementshoofd en organisatieadviseur)


Externe begeleiding door Topos (december 2008-juni 2009)

– Individuele gesprekken met medewerkers– Observaties op de werkvloer– Rapport aan projectbegeleiders– Voorstelling rapport aan alle medewerkers

(1/04/09)– Projectplan : start projectgroepen


Migratieplan

• Projectgroepen om migratie vorm te geven en afstemmen van processen– ICT– Infrastructuur (zeer ruim)– Werving en selectie– Archief en documentenbeheer– Competentiemanagement– …

• Gedurende 2 jaar


Formalisering vanaf 1 maart 2010

• 1 personeelsformatie voor de geïntegreerde dienst• elk bestuur neemt deze deelformatie volledig op in zijn

personeelsformatie• in de beheersovereenkomst wordt bepaald dat elke

functie slechts éénmaal kan worden ingevuld, ofwel bij de stad ofwel bij het OCMW invulling bij het ene bestuur blokkeert invulling bij het andere

• alle functies zijn toegankelijk vanuit beide besturen en worden door beide besturen gelijktijdig openverklaard

• in de beheersovereenkomst worden waarborgen naar betaalbaarheid van de volledig ingevulde formatie ingebouwd en de noodzakelijke budgettaire afspraken gepreciseerd.


Start

Start 1 maart 2010– Departementshoofd op beide diensten aanwezig– Integratie “in de geesten” is een feit– Ondanks extra werkdruk en onzekerheid wordt traject

als positief ervaren– Stap voor stap wordt integratie verder doorgevoerd – Integratie moet klaar zijn bij oplevering nieuwbouw

voor de personeelsdienst : september 2011

Echter…


Schorsing gouverneur

• Gouverneur schorst beslissing GR en RVMW:– Formatie en organogram– Beheersovereenkomst– Aanpassing RPR met betrekking tot evaluatie

• Reden:– In strijd met decreten: artikel 271 te ruim

geïnterpreteerd…– In strijd met huidige mobiliteitsregeling


Wat nu?

• Knelpunten werden besproken met administratie en kabinet minister

• Voor ons essentieel:– Eenheid van leiding– Eén formatie en organogram– Volledige mobiliteit

• Nieuw voorstel wordt uitgewerkt door werkgroep OCMW en stad Mechelen/kabinet/administratie


ORGANOGRAM PERSONEELSDIENST STAD EN OCMW

Uitgangspunten:– Kwaliteitsvolle dienstverlening en efficiëntie als

criterium– sociaal secretariaat organisatiebreed – alle andere taken zoveel mogelijk per klantengroep

(beleidsaspect organisatiebreed)– De juiste m/v op de juiste plaats– De indeling in takenpakket of klantengroepen: een

takenpakket of klantengroep is niet noodzakelijk gebonden aan 1 vaste groep medewerkers


Departementshoofd Personeel en

organisatieontwikkeling

Stafmedewerker/juristAdministratief medewerker (o.m. verantwoorde

lijk voor interne en externe communicatie)

Sociaal secretariaat(tweedelijnsdienst)

Personeelsmanagement(eerstelijnsdienst)

Boordtabellen en subsidiesBudgetopmaak en –beheer

Personeelsformatie


Sociaal secretariaat(organisatiebreed)

LoonberekeningLoonadministratie

RSZBelastingen

AttestenSociale tewerkstelling

TijdsregistratieBeheer afwezigheden

Medische controleVerlofberekening

VervoerVergoedingen

MaaltijdchequesPensioenen

ArbeidsongevallenBeroepsziekten


Personeelsmanagement

Overkoepelend: -Beheer klantenovereenkomsten (SLA’s)

-Sollicitantenbeheer - Werving en selectie (coördinatie en beleid)

-Vormingsbeleid-Onthaalbeleid

-Loopbaanbegeleiding (strategisch)-Compententiemanagement (strategisch)

-opvolging wetgeving, regels en voorschriften-Welzijn op het werk en diversiteit

-Relaties met externe organisaties (Jobpunt, vakbonden)

Per klant (zie verder)


Klantendossierbeheer(per klantengroep)

Opvolging klantenovereenkomstWerving en selectieContractenbeheer

BezettingenIndividueel onthaal

Loopbaanonderbreking/deeltijdse arbeid/verlof zonder weddeCompetentiemanagement

LoopbaanbegeleidingEvaluatie

ExitVorming

Eindeloopbaan


Klantengroepen

Groep 1 : Departement sociale dienst

Lokale dienstencentraBejaardenzorg

Departement samenleving: afdeling welzijn, afdeling wijk-en dorpszaken


Klantengroep 2Ondersteunende diensten OCMW (secretariaat + staf,personeelsdienst, financiële dienst)

Stafdiensten stad (subsidiewerving, ombudsdienst, citymarketing, coörd.integr.veiligheid, organisatie en planning)

Departement algemene zakenDepartement financiën

Departement samenleving: afdeling burgerzakenPreventie en bescherming stad en OCMW


Klantengroep 3Ouderenzorg woon- en zorgcentra

Dodoens


Klantengroep 4Departement culturele zaken

Departement samenleving: afdeling sport, onderwijs en vrije tijd


Klantengroep 5Departement stedelijke ontwikkelingDepartement stedelijke infrastructuur

OCMW Dienst Eigendommen

Klantengroep 6Brandweer


Klantengroep 7Sociale tewerkstelling stad en OCMW

OCMW personeelsdienst Mechelen STAD Samenwerkingstraject personeelsdiensten stad en OCMW Mechelen.

Documents

Transcript of OCMW personeelsdienst Mechelen STAD Samenwerkingstraject personeelsdiensten stad en OCMW Mechelen.