Post on 18-Jul-2020
Gerbrand Ruiter
Partner - Ordina Consulting Zorg
Aanpak ICT Sourcing Traject
Sessie N
Nevi Zorgcongres 2017
2
Overzicht
Relatie van sourcing tov Business strategie
Visie ICT Strategie
Stappenplan ICT Sourcing
Huidige situatie
Doelstellingen
Demand en Supply inrichting
3
Sourcing strategie
Sourcing strategie
Sourcing objectives and goals
Program/project plan
* De business strategie en IT strategie zijn input voor de context van de sourcing strategie
IT strategie*Business strategie*
4
Business Strategie & ICT Strategie in lijn
De ambitie van uw organisatie is een strategische stap. Doelen kunnen enkel
gerealiseerd worden als er een concrete visie en business strategie is vastgelegd.
Om deze business strategie tot uitvoering te brengen is het essentieel dat uw ICT
organisatie deze optimaal ondersteunt. Hiervoor is het nodig om de business
strategie te vertalen naar een ICT Strategie
De business en IT strategie vormen de basis van de Sourcing Strategie
5
Aanpak Sourcing strategie
Framework Sourcing Strategie
- Sourcing scope
- Drijfveren voor sourcing
- Risico matrix
- Verschillende scenario’s
- Scenario per cluster of service
opstellen
Input vanuit huidige situatie
- IT Situatie
- Meest belangrijke clusters
- Huidige risico per cluster
d
d
d
f
d
PortfolioClusters
Risico Analyse
Sourcing Scenario’sen advies
Assessment
Scope
6
Visie ICT Strategie
Flexibiliteit in dienstverlening vraagt om
flexibiliteit in ICT
ICT Investeringen en keuzes dienen
toekomst vast te worden genomen
Visie op Business & ICT met inzicht in
klanten en de markt is cruciaal
Vergroten bewustzijn van sterkten en
zwakten is essentieel voor het succesvol
uitvoeren van de strategie
Uitvoering en implementatie van de ICT
strategie dient organisatie breed
gedragen te worden
7
Ontwikkeling van IT naar IT strategie
7
People
Proces
Technology
2017 2018 2018 2019 2020 2021 Strategy
8
IT Scan – hoe gaan we sourcen
Innovatie
Smart Technology
Basis IT
Vervangen en
Vernieuwen
9
Scope van sourcing vraagstuk opstellen
Primair proces
Primair ingezette applicaties
Primair applicatie infrastructuur
Wan Lan Internet Telefonie etc
Secundair proces
Secundair ingezette applicaties
Secundaire applicatie infrastructuur
Wan Lan Internet Telefonie etc
Werkplek en collaboration
Wan Lan Internet Telefonie etc
Fysieke werkplek
Werkplek applicaties
Service desk en Operational Management
Tactisch en strategisch management
10
Scope en kavels huidige situatie
Kavel/scope Huidige leverancier Trustworthy AgileRegie waar/wie
Opmerkingen Focus strategie
IT infrastructuur
Software development
LAN/WAN
Telefonie
Inhuur
11
Drijfveren voor Sourcing
Welke doelstellingen worden
onderscheiden
Welke score worden aan de
verschillende doelstellingen
gegeven
#
Sourcingdoelstellingen
De mate van belang t.a.v. de dienstverlening
Gewogen score
Score Samenvatting
1Business Enabler / Toegevoegde waarde
2Verbetering/verhoging van continuïteit / beschikbaarheid van dienstverlening
3Time to market (verbetering van de snelheid en verhogen concurrerend vermogen Delta)
4 Kosten (verlaging)
5Kosten (transparantie, stuurbaarheid)
6 Kwaliteit (beter, constanter)
7Flexibiliteit en schaalbaarheid (op- en afschalen capaciteit en diensten)
8
Toegang tot specifieke resources (kennis, expertise, ervaring, technologieën, mens/arbeid)
9 Richten op kerncompetenties
12
Huidige situatie
Voor een heldere en gegronde sourcing strategie is het van groot belang dat er een goed
beeld ontstaat van uw organisatie en huidige sourcing keuzes.
Huidige situatie assessment:
Fase 1: onderzoek de huidige situatie van haar IT sourcing beleid en aanpak. De
nadruk ligt op de het integraal bekijken van de huidige situatie over eventuele
Business teams, aansluiting op IT strategie en Business strategie.
Fase 2 en 3 worden op basis van de inventarisatie en de mogelijkheden in de markt
onderzocht welke sourcing scenario’s passen bij organisatie. Op basis van drivers en
de mogelijkheden wordt een advies geformuleerd
13
Risico analyse
CategoriePotentiële gevolgenBedrijfsproces Financiën
Potentiële kans
Onwaarschijnlijk
Zelden Niet vaak Regelmatig Vaak
1. Nihil Geen schade
2. Licht < €10.000
3. Beperkt€10.000 - 100.000
4. Ernstig€100.000 - 500.000
5. Zeer Ernstig
€0,5 miljoen -10 miljoen
6. Rampzalig
€ > 10 miljoen
• De potentiele kans op uitval is binnen
Klant voor alle clusters in huidige
situatie…
• De gewenste potentiele kans op
uitval binnen Klant
• Interventie mogelijkheden in relatie
tot sourcing opstellen
14
ICT situatie en de interventies
Wanneer een domein laag scoort worden interventies beschreven om het domein naar
een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Hiermee wordt ICT de “enabler” van de
opgestelde business strategie.
15
Huidige Sourcing situatie versus geadviseerde vorm van sourcing
Geadviseerd vorm van sourcing
Cluster
Outsourcen van beheer
(FB, FAB, TAB en TB)
Co-sourcen van beheer
Insourcen van beheer
Cloud (IaaS,PaaS of SaaS)
Markt applicaties klant
Specifieke applicaties klant
ERP-cluster
BI-cluster
Middleware cluster
Connectivity LAN/WAN
Connectivity Telefonie
Kantoorautomatisering
Infrastructuur
Richting 2017
Huidige situatie van sourcing
16
Verklarende termen bij sourcing advies
Cluster naam Cluster omschrijving
Markt specifieke applicatiesSoftware waarbij specifieke kennis nodig is van de markt om de applicaties te kunnen beheren
Klant specifieke applicatiesApplicaties die specifiek worden ingezet op specifiek van klant en waarbij specifieke kennis nodig is. IP is van klant.
ERPApplicaties die worden ingezet voor Enterprise Resource Planning, gebouwbeheer, etc.
Business Intelligence Applicaties die worden ingezet voor gebruiken van data van o.a. de klanten van KLANT om een bepaalde mate van voorspellende waarde te creëren
Middleware Middleware omvat de systeemsoftware die de informatie-uitwisseling regelt tussen de cliënt-software en de software die de bedrijfsgegevens beheert.
Kantoorautomatisering Kantoor automatisering is de verzamelnaam voor de automatisering van de werkzaamheden die plaatvinden op kantoor: Werkplek, Office applicaties, etc.
Connectivity Connectivity omvat alle communicatiediensten zoals netwerk en telefonie
17
Risico analyse huidige en in geadviseerde sourcing
Huidige situatie:
Voor de huidige situatie geeft klant
tijdens de workshops de volgende
scores:
• KA;
• Telefonie
• ERP
• BI
• Klant specifieke applicaties
• Markt specifieke applicaties
• Middleware
• Connectivity
Gewenste of Geadviseerde situatie:
Voor de ambitie geeft klant tijdens de
workshops de volgende scores:
• KA;
• Telefonie
• ERP
• BI
• Klant specifieke applicaties
• Markt specifieke applicaties
• Middleware
• Connectivity
Een analyse van de geadviseerde
situatie kan ook zo worden getoond
18
Management samenvatting van het advies – Sourcing advies per kluster
Applicatie / service cluster
Strategisch voor marktpositie
AdviesLeverancier keuze en
vervolgtrajectRisico Huidig Risico advies
Markt specifieke applicaties
Strategisch -Trustworthy
Klant specifiek applicaties
Strategisch - Agile
ERP-cluster Niet strategisch -trustworthy
BI-cluster Strategisch –Agile / Trustworthy
Middleware cluster
Connectivity LAN/WAN(Netwerk connectie)
Connectivity TelefonieNiet strategisch –Lights-on Resource
Kantoor-automatisering
Trustworthy: Stabiele basis/Beheer Agile: korte time to market Strategisch: onderscheidend voor markpositie Klant
Keuze is gemaakt en dan…
20
Inrichten van Demand en Supply
21
Rollen die nodig zijn in Demand - Outsourcing
Rol Omschrijving
Business managers Verantwoordelijk voor uitvoer van bedrijfsprocessen
CIO Chief Information OfficerVerantwoordelijk voor ICT services en de ontwikkeling en implementatie van ICT Strategie
Informatie managerVerantwoordelijk voor ICT services. Contactpersoon tussen bedrijfsafdelingen om ICT (informatie)- benodigdheden te formuleren (Rapporteert aan CIO)
Service delivery supervisorManagt externe en interne IT service verlening. Kijkt naar IT mogelijkheden en naar wensen van bedrijf (Rapporteert aan IM)
Inkoper (purchaser)Ondersteunt IM en de service provider contract manager in selectie en managen van de service provider
Business AnalystImplementeren de ICT en Informatie strategie. Ze zijn contactpersoon vanuit de business die de behoeften vanuit de bedrijfsprocessen formuleren
22
Rollen die nodig zijn vanuit Supply
Rol Omschrijving
ICT Manager – IT directorEind verantwoordelijk voor de “delivery” (het leveren) van ICT en ICT services (continuïteit, stabiliteit etc).
Account managerVerantwoordelijk voor de relatie tussen service provider en de klant. Focus: service delivery & klanttevredenheid
Contract manager Verantwoordelijk voor het leveren van de service volgens contract en het rapporteren en factureren
Service delivery managerSturen de ICT professionals aan die service verlenen en rapporteren aan de contract manager
Proces managerZetten de processen op rondom de dienstverlening en bewaken de processen en rapporteren aan ICT manager
Competence managerVerantwoordelijk voor het potentiele nieuwe technologie met als doel delivery continuity
ICT professional Verantwoordelijk voor het leveren van diensten.
23
Overleg structuren in Outsourcing
Level Overleg Onderwerp Aanwezigen
Strat. ICT boardToekomstige eisen vanuit bedrijfsproces en techniek
CIO IM en C-level mngrsOnafhankelijk expert
Strat.Partner board Strategische planning en
oplossen escalaties. Relatie!CIO en IMSE en AM
Strat. Change Advisory board Verander verzoeken IM & SDM
Tact. Service portfolio board Portfolio en technologie IM & SDM
Tact. Service Review Meeting Performance van Supplier IM en CM & CM en SDM
Tact. Contract review meetingToestemming en goedkeuring rekeningen
CM en PM & AM en CM
Ops Service Meeting Service issues CM en IM & CM en SDM
Ops Change control MeetingImplementatie van veranderingen
IM (IA) & SDM
Ops Project meeting Project voortgang en issues CM en IM (IA) & PM CM
24
Contract discussie bij outsourcing:
Zaken die Ordina in de markt veel ziet voorkomen:
1.Shirking komt voor wanneer een leverancier systematisch onder presteert terwijl deze
wel volledig betaald krijgt. Een voorbeeld hiervan is meer uren declareren dan
daadwerkelijk gewerkt is.
2.Poaching komt voor wanneer de leverancier zijn vertrouwenspositie beschaamt door
oplossingen ook voor andere klanten te gebruiken of concurrentiegevoelige informatie
door te geven of zelf te gebruiken.
3.Opportunistic repricing komt voor wanneer een klant na verloop van tijd steeds meer
afhankelijk wordt van de vendor. Door deze machtspositie kan de leverancier de
financiële condities van het contract willen veranderen. Goede, waterdichte contracten
bieden hiervoor deels een oplossing, maar het draait uiteindelijk ook om wederzijds
vertrouwen. Voor het creëren van wederzijds vertrouwen is het opbouwen en
onderhouden van een goede relatie een vereiste.
25
Contact
Gerbrand Ruiter
Partner Consulting Zorg
Ringwade 1
3439 LM Nieuwegein
T +31 30 6638803
M +31 6 22916220
@ gerbrand.ruiter@ordina.nl
www.ordina.nl
Dirk Jan van der Pol
Principal Expert Zorg
Ringwade 1
3439 LM Nieuwegein
M +3162 265 1460
@dirk.ja.van.der.pol@ordina.nl
www.ordina.nl
Back up slides
27
Vraagstukken per domein
28
Trend onderzoek & ICT Strategie
Naast de huidige situatie zijn externe ontwikkelingen van groot belang voor de ICT
Strategie.
Voor uw organisatie relevante (technologische) ontwikkelingen en trends worden in
kaart gebracht middels het trend onderzoek. Hiervoor maken we gebruik van de
informatie van diverse analisten bureaus zoals Gartner en Forrester. De technologische
en trends worden afgebeeld op de hype-cycle grafiek van Gartner. Hiermee wordt
inzicht verkregen in het stadium van volwassenheid van een bepaalde ontwikkeling
en/of trend.
29
De digitale strategie van een instelling
Zowel de business strategie als de afgeleide ICT strategie zijn afhankelijk van de
doelstellingen van de organisatie. Voor het bepalen van de strategie hanteert Ordina de
volgende opdeling van doelstellingen:
30
Roadmap
Een belangrijk onderdeel van de ICT
Strategie is de “Roadmap”. De
“Roadmap” beschrijft de projecten
over de as van Mensen, Processen
en Technologie en geeft invulling aan
de strategische technologische
keuzes die onderdeel zijn van de ICT
Strategie.
Projecten in deze “Roadmap” kunnen
invulling geven aan:
- De inzet van nieuwe technologie
- Het upgrade van bestaande
technologie
- Uit faseren van technologie
31
ICT Strategie, Informatiebeleid en Roadmap
De huidige situatie, de bedrijfsdoelstellingen, de uitkomsten van het trend onderzoek en
de workshops die in deze fase worden gehouden, vormen de input om te komen tot
een meer jaren ICT strategie en “Roadmap”. De ICT strategie wordt uitgewerkt voor de
korte termijn, middellange termijn en lange termijn, vanuit de waarde disciplines:
Operational Excellence, Customer Intimacy en Product Leadership.
32
Busines objectieven
Business / enterpriceobjectieven
Cu
ltu
ur
Org
anis
atie
va
ard
igh
ed
en
pro
cess
en
Man
age
me
nt
syst
em
en
Info
rmat
ie
tech
no
logy
Operational Excellence
Client Intimacy
Product leadership
33
Interventies op gebied van IT en Business
Wanneer tijdens de analyse van de huidige situatie blijkt dat bepaalde domeinen niet
het gewenste volwassenheidsniveau hebben, worden interventies uitgezet. Deze
interventies kunnen verschillend van aard zijn, zoals hieronder beschreven.
34
IT Governance
IT Management
ICT governance en ICT management
Business
TechnologyServiceBluprint architectuur
Systemen
Databases
Infra
Business
contracten
SLA DAP DFA
IT Business integratie
Standaarden en beleid