Gerbrand Ruiter

Partner - Ordina Consulting Zorg

Aanpak ICT Sourcing Traject

Sessie N

Nevi Zorgcongres 2017

2

Overzicht

Relatie van sourcing tov Business strategie

Visie ICT Strategie

Stappenplan ICT Sourcing

Huidige situatie

Doelstellingen

Demand en Supply inrichting

3

Sourcing strategie

Sourcing strategie

Sourcing objectives and goals

Program/project plan

* De business strategie en IT strategie zijn input voor de context van de sourcing strategie

IT strategie*Business strategie*

4

Business Strategie & ICT Strategie in lijn

De ambitie van uw organisatie is een strategische stap. Doelen kunnen enkel

gerealiseerd worden als er een concrete visie en business strategie is vastgelegd.

Om deze business strategie tot uitvoering te brengen is het essentieel dat uw ICT

organisatie deze optimaal ondersteunt. Hiervoor is het nodig om de business

strategie te vertalen naar een ICT Strategie

De business en IT strategie vormen de basis van de Sourcing Strategie

5

Aanpak Sourcing strategie

Framework Sourcing Strategie

- Sourcing scope

- Drijfveren voor sourcing

- Risico matrix

- Verschillende scenario’s

- Scenario per cluster of service

opstellen

Input vanuit huidige situatie

- IT Situatie

- Meest belangrijke clusters

- Huidige risico per cluster

d

d

d

f

d

PortfolioClusters

Risico Analyse

Sourcing Scenario’sen advies

Assessment

Scope

6

Visie ICT Strategie

Flexibiliteit in dienstverlening vraagt om

flexibiliteit in ICT

ICT Investeringen en keuzes dienen

toekomst vast te worden genomen

Visie op Business & ICT met inzicht in

klanten en de markt is cruciaal

Vergroten bewustzijn van sterkten en

zwakten is essentieel voor het succesvol

uitvoeren van de strategie

Uitvoering en implementatie van de ICT

strategie dient organisatie breed

gedragen te worden

7

Ontwikkeling van IT naar IT strategie

7

People

Proces

Technology

2017 2018 2018 2019 2020 2021 Strategy

8

IT Scan – hoe gaan we sourcen

Innovatie

Smart Technology

Basis IT

Vervangen en

Vernieuwen

9

Scope van sourcing vraagstuk opstellen

Primair proces

Primair ingezette applicaties

Primair applicatie infrastructuur

Wan Lan Internet Telefonie etc

Secundair proces

Secundair ingezette applicaties

Secundaire applicatie infrastructuur

Wan Lan Internet Telefonie etc

Werkplek en collaboration

Wan Lan Internet Telefonie etc

Fysieke werkplek

Werkplek applicaties

Service desk en Operational Management

Tactisch en strategisch management

10

Scope en kavels huidige situatie

Kavel/scope Huidige leverancier Trustworthy AgileRegie waar/wie

Opmerkingen Focus strategie

IT infrastructuur

Software development

LAN/WAN

Telefonie

Inhuur

11

Drijfveren voor Sourcing

Welke doelstellingen worden

onderscheiden

Welke score worden aan de

verschillende doelstellingen

gegeven

#

Sourcingdoelstellingen

De mate van belang t.a.v. de dienstverlening

Gewogen score

Score Samenvatting

1Business Enabler / Toegevoegde waarde

2Verbetering/verhoging van continuïteit / beschikbaarheid van dienstverlening

3Time to market (verbetering van de snelheid en verhogen concurrerend vermogen Delta)

4 Kosten (verlaging)

5Kosten (transparantie, stuurbaarheid)

6 Kwaliteit (beter, constanter)

7Flexibiliteit en schaalbaarheid (op- en afschalen capaciteit en diensten)

8

Toegang tot specifieke resources (kennis, expertise, ervaring, technologieën, mens/arbeid)

9 Richten op kerncompetenties

12

Huidige situatie

Voor een heldere en gegronde sourcing strategie is het van groot belang dat er een goed

beeld ontstaat van uw organisatie en huidige sourcing keuzes.

Huidige situatie assessment:

Fase 1: onderzoek de huidige situatie van haar IT sourcing beleid en aanpak. De

nadruk ligt op de het integraal bekijken van de huidige situatie over eventuele

Business teams, aansluiting op IT strategie en Business strategie.

Fase 2 en 3 worden op basis van de inventarisatie en de mogelijkheden in de markt

onderzocht welke sourcing scenario’s passen bij organisatie. Op basis van drivers en

de mogelijkheden wordt een advies geformuleerd

13

Risico analyse

CategoriePotentiële gevolgenBedrijfsproces Financiën

Potentiële kans

Onwaarschijnlijk

Zelden Niet vaak Regelmatig Vaak

1. Nihil Geen schade

2. Licht < €10.000

3. Beperkt€10.000 - 100.000

4. Ernstig€100.000 - 500.000

5. Zeer Ernstig

€0,5 miljoen -10 miljoen

6. Rampzalig

€ > 10 miljoen

• De potentiele kans op uitval is binnen

Klant voor alle clusters in huidige

situatie…

• De gewenste potentiele kans op

uitval binnen Klant

• Interventie mogelijkheden in relatie

tot sourcing opstellen

14

ICT situatie en de interventies

Wanneer een domein laag scoort worden interventies beschreven om het domein naar

een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Hiermee wordt ICT de “enabler” van de

opgestelde business strategie.

15

Huidige Sourcing situatie versus geadviseerde vorm van sourcing

Geadviseerd vorm van sourcing

Cluster

Outsourcen van beheer

(FB, FAB, TAB en TB)

Co-sourcen van beheer

Insourcen van beheer

Cloud (IaaS,PaaS of SaaS)

Markt applicaties klant

Specifieke applicaties klant

ERP-cluster

BI-cluster

Middleware cluster

Connectivity LAN/WAN

Connectivity Telefonie

Kantoorautomatisering

Infrastructuur

Richting 2017

Huidige situatie van sourcing

16

Verklarende termen bij sourcing advies

Cluster naam Cluster omschrijving

Markt specifieke applicatiesSoftware waarbij specifieke kennis nodig is van de markt om de applicaties te kunnen beheren

Klant specifieke applicatiesApplicaties die specifiek worden ingezet op specifiek van klant en waarbij specifieke kennis nodig is. IP is van klant.

ERPApplicaties die worden ingezet voor Enterprise Resource Planning, gebouwbeheer, etc.

Business Intelligence Applicaties die worden ingezet voor gebruiken van data van o.a. de klanten van KLANT om een bepaalde mate van voorspellende waarde te creëren

Middleware Middleware omvat de systeemsoftware die de informatie-uitwisseling regelt tussen de cliënt-software en de software die de bedrijfsgegevens beheert.

Kantoorautomatisering Kantoor automatisering is de verzamelnaam voor de automatisering van de werkzaamheden die plaatvinden op kantoor: Werkplek, Office applicaties, etc.

Connectivity Connectivity omvat alle communicatiediensten zoals netwerk en telefonie

17

Risico analyse huidige en in geadviseerde sourcing

Huidige situatie:

Voor de huidige situatie geeft klant

tijdens de workshops de volgende

scores:

• KA;

• Telefonie

• ERP

• BI

• Klant specifieke applicaties

• Markt specifieke applicaties

• Middleware

• Connectivity

Gewenste of Geadviseerde situatie:

Voor de ambitie geeft klant tijdens de

workshops de volgende scores:

• KA;

• Telefonie

• ERP

• BI

• Klant specifieke applicaties

• Markt specifieke applicaties

• Middleware

• Connectivity

Een analyse van de geadviseerde

situatie kan ook zo worden getoond

18

Management samenvatting van het advies – Sourcing advies per kluster

Applicatie / service cluster

Strategisch voor marktpositie

AdviesLeverancier keuze en

vervolgtrajectRisico Huidig Risico advies

Markt specifieke applicaties

Strategisch -Trustworthy

Klant specifiek applicaties

Strategisch - Agile

ERP-cluster Niet strategisch -trustworthy

BI-cluster Strategisch –Agile / Trustworthy

Middleware cluster

Connectivity LAN/WAN(Netwerk connectie)

Connectivity TelefonieNiet strategisch –Lights-on Resource

Kantoor-automatisering

Trustworthy: Stabiele basis/Beheer Agile: korte time to market Strategisch: onderscheidend voor markpositie Klant

Keuze is gemaakt en dan…

20

Inrichten van Demand en Supply

21

Rollen die nodig zijn in Demand - Outsourcing

Rol Omschrijving

Business managers Verantwoordelijk voor uitvoer van bedrijfsprocessen

CIO Chief Information OfficerVerantwoordelijk voor ICT services en de ontwikkeling en implementatie van ICT Strategie

Informatie managerVerantwoordelijk voor ICT services. Contactpersoon tussen bedrijfsafdelingen om ICT (informatie)- benodigdheden te formuleren (Rapporteert aan CIO)

Service delivery supervisorManagt externe en interne IT service verlening. Kijkt naar IT mogelijkheden en naar wensen van bedrijf (Rapporteert aan IM)

Inkoper (purchaser)Ondersteunt IM en de service provider contract manager in selectie en managen van de service provider

Business AnalystImplementeren de ICT en Informatie strategie. Ze zijn contactpersoon vanuit de business die de behoeften vanuit de bedrijfsprocessen formuleren

22

Rollen die nodig zijn vanuit Supply

Rol Omschrijving

ICT Manager – IT directorEind verantwoordelijk voor de “delivery” (het leveren) van ICT en ICT services (continuïteit, stabiliteit etc).

Account managerVerantwoordelijk voor de relatie tussen service provider en de klant. Focus: service delivery & klanttevredenheid

Contract manager Verantwoordelijk voor het leveren van de service volgens contract en het rapporteren en factureren

Service delivery managerSturen de ICT professionals aan die service verlenen en rapporteren aan de contract manager

Proces managerZetten de processen op rondom de dienstverlening en bewaken de processen en rapporteren aan ICT manager

Competence managerVerantwoordelijk voor het potentiele nieuwe technologie met als doel delivery continuity

ICT professional Verantwoordelijk voor het leveren van diensten.

23

Overleg structuren in Outsourcing

Level Overleg Onderwerp Aanwezigen

Strat. ICT boardToekomstige eisen vanuit bedrijfsproces en techniek

CIO IM en C-level mngrsOnafhankelijk expert

Strat.Partner board Strategische planning en

oplossen escalaties. Relatie!CIO en IMSE en AM

Strat. Change Advisory board Verander verzoeken IM & SDM

Tact. Service portfolio board Portfolio en technologie IM & SDM

Tact. Service Review Meeting Performance van Supplier IM en CM & CM en SDM

Tact. Contract review meetingToestemming en goedkeuring rekeningen

CM en PM & AM en CM

Ops Service Meeting Service issues CM en IM & CM en SDM

Ops Change control MeetingImplementatie van veranderingen

IM (IA) & SDM

Ops Project meeting Project voortgang en issues CM en IM (IA) & PM CM

24

Contract discussie bij outsourcing:

Zaken die Ordina in de markt veel ziet voorkomen:

1.Shirking komt voor wanneer een leverancier systematisch onder presteert terwijl deze

wel volledig betaald krijgt. Een voorbeeld hiervan is meer uren declareren dan

daadwerkelijk gewerkt is.

2.Poaching komt voor wanneer de leverancier zijn vertrouwenspositie beschaamt door

oplossingen ook voor andere klanten te gebruiken of concurrentiegevoelige informatie

door te geven of zelf te gebruiken.

3.Opportunistic repricing komt voor wanneer een klant na verloop van tijd steeds meer

afhankelijk wordt van de vendor. Door deze machtspositie kan de leverancier de

financiële condities van het contract willen veranderen. Goede, waterdichte contracten

bieden hiervoor deels een oplossing, maar het draait uiteindelijk ook om wederzijds

vertrouwen. Voor het creëren van wederzijds vertrouwen is het opbouwen en

onderhouden van een goede relatie een vereiste.

25

Contact

Gerbrand Ruiter

Partner Consulting Zorg

Ringwade 1

3439 LM Nieuwegein

T +31 30 6638803

M +31 6 22916220

@ gerbrand.ruiter@ordina.nl

www.ordina.nl

Dirk Jan van der Pol

Principal Expert Zorg

Ringwade 1

3439 LM Nieuwegein

M +3162 265 1460

@dirk.ja.van.der.pol@ordina.nl

www.ordina.nl

Back up slides

27

Vraagstukken per domein

28

Trend onderzoek & ICT Strategie

Naast de huidige situatie zijn externe ontwikkelingen van groot belang voor de ICT

Strategie.

Voor uw organisatie relevante (technologische) ontwikkelingen en trends worden in

kaart gebracht middels het trend onderzoek. Hiervoor maken we gebruik van de

informatie van diverse analisten bureaus zoals Gartner en Forrester. De technologische

en trends worden afgebeeld op de hype-cycle grafiek van Gartner. Hiermee wordt

inzicht verkregen in het stadium van volwassenheid van een bepaalde ontwikkeling

en/of trend.

29

De digitale strategie van een instelling

Zowel de business strategie als de afgeleide ICT strategie zijn afhankelijk van de

doelstellingen van de organisatie. Voor het bepalen van de strategie hanteert Ordina de

volgende opdeling van doelstellingen:

30

Roadmap

Een belangrijk onderdeel van de ICT

Strategie is de “Roadmap”. De

“Roadmap” beschrijft de projecten

over de as van Mensen, Processen

en Technologie en geeft invulling aan

de strategische technologische

keuzes die onderdeel zijn van de ICT

Strategie.

Projecten in deze “Roadmap” kunnen

invulling geven aan:

- De inzet van nieuwe technologie

- Het upgrade van bestaande

technologie

- Uit faseren van technologie

31

ICT Strategie, Informatiebeleid en Roadmap

De huidige situatie, de bedrijfsdoelstellingen, de uitkomsten van het trend onderzoek en

de workshops die in deze fase worden gehouden, vormen de input om te komen tot

een meer jaren ICT strategie en “Roadmap”. De ICT strategie wordt uitgewerkt voor de

korte termijn, middellange termijn en lange termijn, vanuit de waarde disciplines:

Operational Excellence, Customer Intimacy en Product Leadership.

32

Busines objectieven

Business / enterpriceobjectieven

Cu

ltu

ur

Org

anis

atie

va

ard

igh

ed

en

pro

cess

en

Man

age

me

nt

syst

em

en

Info

rmat

ie

tech

no

logy

Operational Excellence

Client Intimacy

Product leadership

33

Interventies op gebied van IT en Business

Wanneer tijdens de analyse van de huidige situatie blijkt dat bepaalde domeinen niet

het gewenste volwassenheidsniveau hebben, worden interventies uitgezet. Deze

interventies kunnen verschillend van aard zijn, zoals hieronder beschreven.

34

IT Governance

IT Management

ICT governance en ICT management

Business

TechnologyServiceBluprint architectuur

Systemen

Databases

Infra

Business

contracten

SLA DAP DFA

IT Business integratie

Standaarden en beleid