Inrichten informatiemanagementbij het ROC van Amsterdam

en de Amarantis Onderwijsgroep

Hans Doffegnies, directeur ICT Amarantis, v/h directeur ICT ROCvA

Jeroen Westerik, M&I/Partners, informatiemanager Amarantis Groep

Jaap de Mare, M&I/Partners, v/h informatiemanager ROCvA

De Onderwijsdagen, 10 november 2009

ontstaan in 1997 met 50 rechtsvoorgangers 36.000 deelnemers:

25.000 MBO 2.000 VMBO 9.000 Educatie (volwassenenonderwijs)

3.200 medewerkers, 60 locaties, 450 opleidingen, 100 teams in Amsterdam, Amstelveen, Hilversum en Hoofddorp matrix-organisatie met 9 Werkmaatschappijen en 12 Domeinen sinds 2009 samenwerking met ROC Flevoland

even voorstellen:ROC van Amsterdam

even voorstellen:Amarantis Groep

onderwijs op algemeen christelijke grondslag ontstaan in 2007 en 2009 uit 3 instellingen 31.000 leerlingen:

18.000 MBO 13.000 VO

3.300 medewerkers, 65 locaties, 200 opleidingen in Noord-Holland, Utrecht en Flevoland 7 onderwijsgroepen plus staf en diensten

even voorstellen:M&I/Partners

advies- en projectmanagementbureau op het snijvlak van management en ICT plm. 70 adviseurs type opdrachten: informatiemanagement, advisering, projectmanagement, procurement ondersteuning, … belangrijkste markten:

overheid (gemeentes, rijksoverheid, uitvoeringsorganisaties) zorg (ziekenhuizen, regionale keteninitiatieven) onderwijs (hoger onderwijs, MBO)

Aanleiding

Aanleiding

Informatiemanagement

Positioneringinformatiemanagement

Wat is het en waar is het gepositioneerd? Vraagkant of aanbodkant? Centraal en/of decentraal? Strategisch, tactisch en/of operationeel?

organisatie van de ICT-functie

centrale dienst ICT sinds 1/1/2007

beheer (incl. locatie-beheer en functioneel beheer), ontwikkeling en projecten

service management per WM

geen ICT in de WM’en

centrale directie ICT Directie ICT bevindt zich

in transitie Servicemanagement

inclusief locatiebeheer in de regio’s georganiseerd

Functionele ondersteuning centraal

waar is informatiemanagement belegd?

informatiemanagement onderdeel van Dienst ICT

echter: onafhankelijke positie; ‘agree to disagree’

alleen centraal IM; geen IM in de werkmaatschap-pijen

functioneel beheer geen onderdeel van IM

informatiemanagement onderdeel van directie Onderwijs en Kwaliteit

Onderwijs & Kwaliteit onderdeel portefeuille Onderwijs ipv Middelen

alleen centraal IM: doelstelling kernteam informatiemanagement

functioneel beheer geen onderdeel van IM

prioriteiten informatiemanagement

applicatie-architectuur verschuiven

zwaartepunt ICT van bedrijfsvoering naar onderwijs

ondersteuning CGO aanwezigheidsregistratie CRM; ondersteunen BPV

> 1100 applicaties

veel overlap

applicaties worden alleen in eigen afdeling gebruikt

veel ‘oneigenlijk’ gebruik van applicaties

functionele ‘silo’s’

witte vlekken

zeer beperkte integratie

inefficiënt

applicatie-landschap (IST):Karel Appel schilderij

(‘verfspatten-architectuur’)

> 1100 applicaties

veel overlap

applicaties worden alleen in eigen afdeling gebruikt

veel ‘oneigenlijk’ gebruik van applicaties

functionele ‘silo’s’

witte vlekken

zeer beperkte integratie

inefficiënt

applicatie-landschap (IST):Karel Appel schilderij

(‘verfspatten-architectuur’)

applicaties sluiten goed op elkaar aan (één applicatie per functioneel gebied)

applicaties worden ROCvA-breed gebruikt

geen witte vlekken

goed geïntegreerd

gegevens uit één bron

applicatie-landschap (SOLL):Mondriaan schilderij

1. ‘basisregistraties’ voor o.a.: Deelnemers (PeopleSoft) Medewerkers (HR Access?) Bedrijven en Relaties (MS CRM)Administratie van basisregister heeft brede verantwoordelijkheid!

2. maar één applicatie per functioneel gebied

3. alleen gebruik standaardsoftware (COTS = Commercial Off The Shelf)

4. geen streven naar allesomvattend systeem maar ‘best of breed’

5. VMBO, MBO en Educatie hoeven niet dezelfde architec-tuur te hebben (maar wel: ‘hetzelfde tenzij’)

6. alle bekostigingsrelevante zaken in PeopleSoft, eventueel afkomstig uit andere systemen (één BRON interface)

uitgangspunten architectuur

prioriteiten informatiemanagement

opstellen informatiebeleidsplan

inrichten governance “eigenaar”

applicatielandschap project Kernregistratie

Deelnemers aanwezigheidsregistratie Volgen/begeleiden in

MBO en VO

applicatie-architectuur verschuiven

zwaartepunt ICT van bedrijfsvoering naar onderwijs

ondersteuning CGO aanwezigheidsregistratie CRM; ondersteunen BPV

Applicatielandschap(IST)

Grote diversiteit software en organisatie Beheer versnipperd Selectie/aankoop/inrichting veelal lokaal Beperkte integratie Aandacht gaat uit naar product i.p.v. proces

Applicatielandschap(SOLL)

Triple-A architectuur is vertrekpunt KRD vormt het hart van de administratie Daarop aansluitend niet overlappende administraties voor FIN/HRM en Volgen/Begeleiden/Plannen Consolidatie/reductie van het aantal applicaties Eén applicatie per functioneel gebied (VO & MBO waar mogelijk) Zo veel mogelijk met beschikbare middelen (er mag voorlopig niets bij) Standaardisatie van processen en werkwijzen Implementatie m.b.v. Amarantis-projecten (= werkend systeem inclusief processen, bedrijfsregels en conventies)

hoe wordt het onderwijs betrokken bij informatiemanagement?

‘taskforce onderwijs & ICT’

op basis van persoonlijke netwerk

Aansluiten bij de bestaande lijnorganisatie

Aansluiten bij regiegroep CGO

Ook nog veel ad-hoc IM signaleert en

agendeert Van ‘individueel’ naar

‘gezamenlijk’ ondersteund door CvB

Wat heeft de introductie van informatiemanagement opgeleverd?