17.09.2013 Infosessie bij Fedict ‘services voor niet-federale overheidsinstellingen’

Digitale handtekening – stad Antwerpen

Uitgangspunten

- Vraag stadssecretaris:- digitaal werken digitaal tekenen - wat kan/moet er juridisch? - waar mogelijk: afschaffen

Startschot

– Juridische vaststellingen:• gelijkstelling met manuele handtekening = gekwalificeerde

elektronische handtekening• ook andere vormen zijn geldig = gewone elektronische

handtekening• weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer

Analyse

– Houvast nodig• Stadsbreed zelfde principes• Beslissingsmodel:

– afschaffen– enkel tekenen indien juridisch vereist– indien tekenen: digitaal

– Technische oplossing• Stadsbreed zelfde technologie• eID = principe:

– gratis (kostenbewust)– generiek– ondertekenen van Word, email, PDF, …

Uitrol - principes

Beslissingsmodel

– fase 1: voorbereiding• handleidingen• opleiding (helpdesk, gebruikers)• communicatie: nieuwsbrieven, infosessies en Yammer• intranet:

– beslissingsmodel met voorbeelden– realisaties – praktische en technische FAQs

• pc’s tekenklaar maken: verspreiden middleware, registry settings, certificaten, enz.

Uitrol - aanpak

– fase 2:• technisch: keuze tekenplatform + SLA

– piloot: eBesluitvorming

• toepassing van de principes– diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel– rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken– eerst intern, dan pas extern

• uittekenen digitale tekenflow

– fase 3:• technische implementatie tekenflow• overdracht naar reguliere werking

Uitrol - aanpak

– bulktekenen– tekenen op tablet– aangetekend verzenden, ontvangstbewijzen– weerstand bij externe instanties

Openstaande kwesties

– draagvlak bij management– aanjagen door voorbeelden– functie van het document en van de

handtekening staat centraal– geen ‘big bang’: aanbieden– bestaande werking permanent in vraag stellen– aankweken van reflex bij iedere medewerker

Succesfactoren