VERHUIS van de

Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek Brussel

Munt 6Naar de tijdelijke locatie in de

Prinsenstraat

2009 - 2011

Foto’s voor een ‘snelle’ 1e verhuisaankondigingsaffiche

Parallel verschillende opdrachten op een relatief korte tijdspanne

(1 februari 2009 - 5 december 2009)

Begrijpen wat een bibliotheek is en hoe het werkt

Inventariseren, tellen & voorbereiden verhuis

Vinden & inrichten van de bibliotheek (met behulp van een extern bureau, Afreux) , de kantoren en een extern magazijn

Voorbereiding werkelijke verhuis & het verhuizen zelf

Hoe werkt een bibliotheek (achter de schermen)

stap per stap! Van bestelling tot open kast en uitleen tot magazijn tot afgevoerd.

Waar moet rekening mee gehouden worden bij het verhuizen van een bibliotheek binnen het hele systeem?

Wat met beveiliging van de media in de ‘nieuwe’

locatie? Hoe zien we de balie-werking?

...

In kaart brengen van de media-bewegingen

om elke stap te begrijpen en in te plannen.

De grootste ontdekking:

Niets mag of kan bewegen zonder registratie/zonder PC

maar hoe moet dat dan als er geen stroom meer is?

Zoektocht naar een locatie

Belangrijke criteria bij de zoektocht:

Afstand tot de huidige bibliotheek

Centrum Brussel

Personeel OPB & HOB op zelfde locatie

Voldoende oppervlakte voor de bibliotheek

Kostprijs

Locatie gevonden : Prinsenstraat aan de andere kant van het Muntgebouw

Wat is er hier mogelijk?

Welke interieurwerken zijn er nodig?

Welke media kunnen mee?

Waar gaat de overige media heen?

Initieel voorziene ruimte voor bibliotheek & personeel HOB:

De gelijkvloerse en tweede verdieping voor de bibliotheekmaterialen.

Personeel OPB op de eerste verdieping

Personeel HOB op de derde & vierde verdieping

Uiteindelijke verdeling:

Bibliotheek voor publiek op gelijkvloerse + eerste verdieping.

Personeel HOB + OPB (nu Muntpunt) op de 2e, 3e & 4e verdiepingen

Ondertussen op Munt 6 was men volop al het materiaal in kaart aan het brengen.

Tellen tellen tellen

In kaart brengen van de nodige (huidige) ruimte versus beschikbare ruimte in de

toekomstige locatie

Keuzes maken

Drie verdiepingen bibliotheek van ±1700 m2 in totaal werd verkleind naar een oppervlakte van ±500m2 over 2 verdiepen verdeeld

Wat nemen we mee wat niet?

Volgens welke verdeelsleutel kunnen we we verdelen maar vooral was volgende vraag de eerste die beantwoord diende te worden:

“wat voor een ‘bibliotheek’ wilden ‘we’ zijn voor de volgende 2 jaren? “

Gezien de kleine oppervlakte was ‘verblijfsbibliotheek’ geen optie.

Maar toch wilden ‘we’ een zo groot mogelijk publiek blijven bereiken en de keuze in de bibliotheek aan media zo hoog houden.

De luxe (en oppervlakte) diende bij deze te wijken voor het aanbod zonder echt te snoeien en hele collecties te laten verdwijnen.

Het concept ‘open magazijn’ werd bedacht, dwz materialen in de kelder konden per direct opgevraagd worden aan de balie.

Er werden voor de inrichting keuzes gemaakt:

O.a. Het internetplatform kreeg voorang boven de studeertafels.

De Jeugdafdeling kreeg zo volledig mogelijk een plaats net zoals de film collectie te succesvol was om niet (volledig) op te stellen.

De bladmuziek en de tijdschriften daarentegen werden in eerste instantie niet meegenomen voor de openkast collectie.

De tijdschriften en krantenhoek kreeg echter op het einde toch een plaats.

De kaasschaafBij de andere clusters werden minder ‘drastische’ keuzes

gemaakt

De populaire (lees = vaak uitgeleende) werken moesten zeker een plaats krijgen in de open kast.

Aan de hand van uitleencijfers werden deze keuzes gemaakt met het doel zoveel mogelijk media naar het ‘open magazijn’.

Maar hoe al de overige media verdelen over de

beschikbare bibliotheekruimte?

Al snel werd het duidelijk dat er in de Prinsenstraat nood was aan een grote

magazijnruimte om in de open kast ruimte voldoende frisheid toe te laten en de rekken

niet bomvol te stokeren.

De garage werd omgetoverd tot een compaqmagazijn dankzij het verhuizen van

de ‘oude’ rekken uit de Munt 6.

OVERZICHT RUIMTEN

(Prinsenstraat) Open kast >< Open magazijn

1/3 van collectie HOB - Munt 6

+ (Denemarkenstraat)

Extra ‘gesloten’ magazijn ruimte2/3 van collectie HOB - Munt 6

InrichtingEr werd in juni beslist om samen te werken met beeldfabriek Afreux die

aan de hand van de informatie van wat opgesteld diende te worden in de openkast het concept voor het interieur bedachten.

We recupereerden het maximum aan materiaal uit de ‘oude’ HOB zoals de beveiligingspoortjes, de beveiliginscamera’s, het omroepsysteem. Ook

de klantenteller ging mee.

Afreux had als job om met een erg klein budget de tijdelijke plek een smoel te geven.

Het geheel werd een veredelde werf. Afreux stelden het gebruikersgemak voorop, er vanuit gaande dat een bezoeker sowieso de weg een beetje kwijt is als zijn vertrouwde boekenrek plots een straat verderop staat.

Ze gaven advies en inzicht in de opstelling, gooiden het vals plafond eruit, lieten alles witten, ontwierpen de meubels, richtten een kinderhoek in

Ze maakten affiche en flyer voor de communicatie van de verhuis en deden bovendien alle signalisatie zelf.

In juli starten de breekwerken

De electriciteit werd gelegd in augustus

De muren, plafond en kabels gewit

De signalisatie werd rechtstreeks op de muren en vloeren geschilderd

Voor het ontwerp en de bouw de balie, de bankjes en de boekenplankjes werkte Afreux

samen met Recyclart Fabrik.

Verhuisbeweging(en)

De allereerste beweging was weggooien van oud meubilair, rommel dat nog opgeslagen was in de kelder & op zolder en zelf dozen vol oud archief werden (na selectie).

Ook werd er volop gewied in magazijn en boekenkasten en werden er massa’s media klaargemaakt voor 2e handsboekenverkoop - 1 in mei en een tweede in september net voor de sluiting.

Voor het leeghalen van het magazijn kregen we een hele zomer lang hulp van jobstudenten.

Anderstalige media schonken we aan het klein kasteeltje maar de echte overschot werd enerzijds gebruikt voor de boekenbalie en de boekenbankjes en uteindelijk naar de container.

Om de inrichting tijdig klaar te krijgen was er een strakke planning opgesteld met als deadline de verhuisfirma die kwam.

Gezien de grootorde van de werken in de Prinsenstraat werd eerst alle media naar het magazijn in de Denemarkenstraat verhuisd.

Ondertussen werd in de ‘oude’ HOB en de tijdelijke bibliotheek tegen de tijd gewerkt.

Op sommige ogenblikken waren er 7 verschillende firma’s en al het personeel aan het werk om alles tijdig verhuisklaar te krijgen

Een draaiboek per maand - week & dag werd opgevolgd

En bijgehouden

De verhuis zelf zou 10 dagen in beslag nemen inclusief de verhuis van alle bureaus zowel van OPB als HOB

In het echt werden het 8 dagen en konden de bibliotheekmedewerkers de 5 dagen die hen resten de media helemaal goed zetten en met een gerust gemoed de opening tegemoet zien op 5 december 2009

De Verhuisbeweging aan de MUNT 6 (concreet)

Het Magazijn werd ingepakt door de jobstudenten en de dozen werden op volgorde gestapeld op een lege etage binnen het Muntgebouw met duidelijke markeringen. Deze dozen gingen rechtstreeks naar het denemarkenmagazijn. Dit moest eerst gebeuren omdat de compaqrekken het snelste naar de overkant moesten en de afbraak en opbouw veel tijd in beslag nam en als eerste zou volgestouwd worden aangezien de inrichtingswerken van de bibliotheek iets meer tijd in beslag namen.

De bibliotheek werd ook reeds verkleind - een deel werd publiek ontoegankelijk en daar werden de media die mee naar het open magazijn aan de overkant gingen, in volgorde klaargezet op de rekken volgens de schikking per cluster in de kelder.

De media die in de open kast in de Prinsenstraat zouden komen bleven in de rekken staan in de bibliotheek en deze media was tot op het einde beschikbaar.

In de week voor de sluiting deden we promotie door iedereen op te roepen zoveel mogelijk media mee naar huis te nemen en pas aan de overkant terug bereikbaar.

De overblijvende rekken werden gelabeld per cluster. Elke halve meter rek kreeg een nummer in zijn clusterkleur toegewezen zodat volgorde aan de overkant gewaarborgd was.

Enkel de DVD collectie bleef volledig beschikbaar en is dankzij de uitverkoop helemaal door de ‘bezoekers’ van de bib naar de overkant gebracht.

De verhuisfirma hoefde enkel de media in te pakken en op elke doos één nummer te kleven.

De rekken werden grotendeels in hun volledigheid ingepakt en eens volgens plan neergezet.

En bijna gelijktijdig aan de Prinsenstraat

De leeggemaakte rekken waar de media opstond voor het ‘open magazijn’ werden grotendeels in hun volledigheid ingepakt en aan de overkant volgens plan neergezet.

Eens het rek op de juiste locatie stond werden volgens schema de kleurcodes op het rek geplaatst zodat de verhuisfirma exact wist waar welke doos terecht moest komen

De (verhuis)dozen werden naar de juiste cluster (kleur) gebracht en min of meer door de verhuizer in de juiste volgorde gezet.

Per locatie was er een bibliotheekmedewerker ‘verantwoordelijk’ en keek toe of de verhuisfirma de volgorde respecteerde of hielp bij twijfels.

Aangezien de eerste verdieping vrij laat in het proces is leeggemaakt en kon opengebroken worden tot 1 ruimte konden ook de inrichtingswerken daar laat starten en werden eerst de collecties bestemd voor de gelijkvloerse beweging naar de Prinsenstraat gebracht.

Eens de verf droog was op het eerste verdiep kon daar ingericht worden en de media geïnstalleerd.

Het internetplatform was het laatste dat geplaatst werd en gebruiksklaar gemaakt voor de opening.

Het personeel werden als eersten geïnstalleerd op de verdiepingen boven de bibliotheek die voor het publiek ontoegankelijk werden gemaakt dankzij een badgesysteem die het publiek gedeelte afsloot van het personeelsgedeelte. Dit zowel via een sas met badge als in de lift.

Zonder de goodwill en volledige inzet van alle personeelsleden van de bibliotheek maar ook van beide organisaties voor de personeelsruimten zou de hele verhuisbeweging niet gelukt zijn binnen de gestelde termijn.

Het eindresultaat

© Ingrid Lemaire