VERHUIZEN:

LIJDENSWEG

OF

OPPORTUNITEIT?

Algemeen:

Een goede voorbereiding rendeert

- meer kwaliteit- minder stress

Meten is weten!

Voorbereiding

wanneer verhuizen?

- locatie ok?

- opslagplaats

- kantoren

- infrastructuur

- piek- en dalmomenten

- vakantie

Voorbereiding - timing

- in eigen beheer ?- partners?- externe verhuizer?

Voorbereiding - verhuizer?

-voorzie tijdig een verhuisbudget- maak een goede kostenraming

- inpakken- markeren/signaliseren- transportmiddelen- voorzieningen personeel- technische interventies tijdens verhuis- technische interventies na verhuis

Voorbereiding - financieel

Verhuisdraaiboek

- wat moet van A naar B?- wanneer moet wat verhuisd worden?- wie doet wat?

Voorbereiding - logistiek

Breng je collectie in kaart: wat verhuizen we?- volumes/aantallen- soorten

- grootte, gewicht- kwetsbaarheid

- vindplaats

Voorbereiding – logistiek

Maak een risicoanalyse

- infrastructuur- traject- klimaat- personeel

Voorbereiding - logistiek

Inpakken en wegwezen?

- stevige verpakking- identificatie/registratie- bonus: preserverende behandeling- bonus: sanering bestanden/catalogus

Voorbereiding – logistiek

leiding: veranderingsmanagement- veranderingen introduceren- veranderingen aankondigen- intern en extern- weerstand overwinnen (believers versus non-believers)

Voorbereiding - personeel

-inspraak kantooruitrusting- vraag feedback

- inspraak kantoorinrichting- vraag feedback

Voorbereiding - personeel

Impact op de reguliere taken

- stopzetten? - dienstverlening terugschroeven?- taken overdragen aan derden?

Voorbereiding - personeel

Op verkenning - trajecten

- drempels- doorlooptijden

- installaties- liften- sloten- Beveiliging

Voorbereiding - personeel

Bonus: Teamwork

- opleiding?- over de afdelingen heen- over de hiërarchie heen- taakverdeling

Voorbereiding – personeel

Intern

-afdelingen van de organisatie-medewerkers

Voorbereiding – communicatie

Extern- 1 aanspreekpunt- gebruikers

- Timing- Input op concepten en plannen

- buurtbewoners

Voorbereiding - communicatie

1. Hou het initiatief in eigen handen

2. De opdrachtgever coördineert

3. Zorg voor back-ups

4. Voorzie een troubleshooter

Uitvoering

Personeel

- drempels

- oneffenheden

- gewicht

- fysieke overbelasting

- beschermende kledij, schoeisel

- EHBO

Uitvoering - veiligheid

Collectie/archief

- toezicht- schaderegistratie

Uitvoering - veiligheid

- centrale communicatie intern – extern- telefoonnummers- briefing - debriefing

Uitvoering - communicatie

Controles:

- plaatsing:- alles aanwezig?- op de juiste plaats?

- schade

Nazorg

Proefdraaien

- aangepaste werkprocessen/parcours- nieuwe infrastructuur- try-out met publiek/doelgroepen

Nazorg

Post-opening blues

- kinderziekten infrastructuur- werkprocessen bijsturen

Nazorg

- betere condities voor archief/collecties- optimalisering logistieke info- nauwere samenwerking, nieuwe competenties- grotere betrokkenheid van doelgroepen

Grijp de kans