Kundenreferenz:

Case StudyMicrosoft IT Business Network

Cloud Services

Um Klassen besser dankOffice 365

Michael Fees, IT-Leitung Schloss Neubeuern

«Mit Office 365 können E-Mail-Konten und Kalender zentral gepflegt undsynchronisiert werden. Der mobile Zugriff via Apps funktioniert reibungslos.»

LandDeutschland

Branche:Bildung

Mitarbeiter:320

Arbeitsplätze:26-499 PCs

Projektdauer:3 Monate

KundenprofilDas Privatgymnasium Schloss Neubeuern ist die erste papierlose SchuleDeutschlands. Ab der 9. Klasse werden Hausaufgaben undUnterrichtsmaterialien digital verwaltet. Erstmals wurde im Mai 2013auch das Abitur vollkommen digital auf Touch-Displays absolviert.

AusgangslageDie Administration der E-Mail-Konten und Kalender sowie derBereitstellung von Materialien für den Unterricht ist in der digitalenSchule eine permanente Herausforderung. Die E-Mail- und Kalender-Lösungen sollten effizienter gestaltet werden.

Eingesetzte Software und ServicesMicrosoft Office•Microsoft Office 365•Microsoft Windows 8•Microsoft Windows Azure•

LösungOffice 365 ermöglicht die effiziente Pflege und Synchronisation von E-Mail-Konten, Kalendern und OneNote-Notizbüchern. Dank OneDrivefor Business können Ladezeiten und Belastungsspitzen reduziertwerden.

VerbesserungenDer Aufwand für Pflege und Synchronisation konnte wesentlichreduziert werden, weil E-Mail-Konten und Kalender nur einmal ge-pflegt und zentral verwaltet werden können. Der mobile Zugriff viaApps funktioniert reibungslos.

Der äußere Schein trügt. Denn hinter denhistorischen Mauern von Schloss Neubeuern wirdnicht zurück geschaut, sondern nach vornegegangen. Die oberbayerische Internats- undGanztagsschule gewährt einen Blick in dasKlassenzimmer der Zukunft. Ab der 9. Klasse wirdauf Kreide, Füllfeder und herkömmlicheSchreibmaterialien vollkommen verzichtet. JederSchüler bekommt einen eigenen Lenovo ThinkpadX220 Convertible Tablet-PC, der ihn bis zum Abiturbegleitet. Die gesamte Oberstufe des staatlichanerkannten Privatgymnasiums bis zum Abitur istpapierlos und digital organisiert („Digital Ink“). 2013absolvierten die Schüler und Schülerinnen vonSchloss Neubeuern das erste vollständig digitaleAbitur in Deutschland.

Die Tafel ist durch einen hochauflösenden Beamerersetzt. Gearbeitet wird auf dem Touch-Display der

Tablets, die in den eigens entworfenen,ergonomischen Schreibtischen mit integrierterDocking-Station platziert sind. Über ein schnellesWLAN-Funknetz findet der Unterricht interaktiv statt.Mitschriften und Klassenarbeiten werden dankHandschrifterkennung mit einem Eingabestift oder viaTastatur eingegeben. Alle Unterrichtsmaterialien,Notizen, Termine, Tests, Hausaufgaben und sonstigeAktivitäten werden digital verwaltet.

Michael Fees, Leiter der IT-Abteilung von SchlossNeubeuern, sorgt für den reibungslosen Ablauf desdigitalen Schulalltages. Dabei spielen Microsoft-Technologien eine zentrale Rolle: Mit Outlook werdenHausaufgaben und Termine des Schulalltagesstrukturiert, via OneNote werden Arbeitsmaterialienorganisiert und mit PowerPoint Vorträge präsentiert.Die E-Mail-Konten von 220 Schülern, die in über 300Verteilerlisten organisiert sind, müssen verwaltet undtäglich aktualisiert werden. Der hohe administrativeAufwand für die Synchronisation der Postfächer,Kalender und Notizbücher sollte durch die Nutzungdes Microsoft Cloud-Dienstes Office 365 deutlichreduziert werden.

Komplexe Synchronisation„Office 365 bietet im Vergleich zur alten PlattformLive@edu die Möglichkeit, Konten und Passwörterzentral an einer Stelle zu pflegen“, erklärt Fees. DieSynchronisation der zahlreichen Verteilerlisten,Teamkalender und Notizbücher war unter Live@edueine knifflige und aufwändige Aufgabe. Durchzahlreiche Gruppierungen für den Unterricht ergibtsich eine starke Differenzierung von Listen undKalendern: Klassen, Schulzweige, wählbare Fächer wieFremdsprachen und Religionsunterricht,Veranstaltungskalender, Teamkalender fürSchulaufgaben und dergleichen. Zudem soll die Pflegeder Listen, Termine und Notizen durch das Sekretariatund die jeweiligen Lehrer möglich sein. „Einladungen

© 2012 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.

Microsoft IT Business Network

Microsoft ist der weltweit führende Hersteller von Standardsoftware, Services und Lösungen, die Menschen und Unternehmen aller Branchen und Größen helfen, ihr Potenzial voll zu entfalten. Sicherheit und Zuverlässigkeit, Innovation und Integration sowie Offenheit und Interoperabilität stehen bei der Entwicklung der Microsoft-Produkte im Mittelpunkt

© 2013 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.

wie im Geschäftsleben waren kein Problem, aberdie Veränderung einzelner Komponenten einesSchülers führte zu Anfragen im fünfstelligenBereich, die bearbeitet werden mussten“, so Fees.

Ein weiteres Problem waren die Belastungsspitzendes WLAN-Netzwerkes bei der Synchronisation derOneNote-Notizbücher. Jeder Schüler verfügt überein OneNote-Notizbuch auf dem Fileserver und aufseinem privaten Laufwerk. Bei Prüfungen musstendiese Notizbücher geschlossen und aus der lokalenCache-Datei entfernt werden. Am Ende der Stundewird das Notizbuch wieder mit dem Fileserversynchronisiert. „Die Synchronisation für ganzeKlassen verursachte zum Stundenwechselregelmäßig ein klassisches Bottleneck“, erinnert sichFees.

Weniger Aufwand dank Office 365„In Office 365 ist es nun möglich, mit DirSync undADFS alle Schüler, Lehrer und Verteilergruppen nurnoch einmal im Active Directory anzulegen“,erläutert Fees. Konten und Passwörter können nunmit deutlich verringertem Aufwand an einer Stellegepflegt werden und sind in beiden Systemensynchron. Auch für die komplexe Kalender-Verwaltung wurde ein gut funktionierenderKompromiss gefunden: „Wir haben einen ‚Office365 Kalender User’ angelegt, der einenZentralkalender und für jede Klasse einen eigenenKlassenkalender anlegt.“ Im Zentralkalender hat dasSekretariat Änderungsrechte, Lehrer und Schülernur Lesezugriff. In den Klassenkalendern verfügendie Lehrer über Änderungsrechte, die Schüler überLeserechte. Die Schüler blenden Zentral- undKlassenkalender in ihre persönlichen Kalender einund sind via Outlook Web App (OWA) auf Tabletund Smartphone stets über Aufgaben, Termine undÄnderungen informiert. Die Pflege der Datenfunktioniert zuverlässig und kann auch vom

Gearbeitet wird auf dem Touch-Display der Tablets

Sekretariat und den Lehrkräften problemlos und ohnegroßen Aufwand durchgeführt werden.

OneDrive for BusinessDurch das Speichern der OneNote-Notizbücher inOneDrive for Business sind die Ladezeiten in OneNotewesentlich kürzer. Die Netzwerk-Peaks beimStundenwechsel konnten deutlich reduziert werden.Darüber hinaus haben die Schüler Kalender und alleUnterlagen dank Apps nicht nur am Tablet, sondernauch am Smartphone überall mit dabei.

Student Advantage Benefit für SchülerIm Rahmen des Student Advantage Benefits vonMicrosoft steht den Schülern seit Jahresbeginnzusätzlich der Gratis-Download der aktuellen OfficeDesktop-Version mit Installationsrecht für bis zu 5Geräte und 5 weitere mobile Geräte zur Verfügung.Seit Dezember 2013 gilt diese Option für alleBildungseinrichtungen ohne Zusatzkosten, diesämtliche Vollzeitmitarbeiter mit Office 365 ProPlusoder Office Professional lizenziert haben.

Weitere Referenzen finden Sie unter:www.microsoft.de/kundenreferenzen

Microsoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 UnterschleißheimTelefon: +49-89-3176-0Email: info@microsoft.dewww.microsoft.de