Download - Uitgave seminar 10 jaar ict benchmark gemeenten

SEMINAR TIEN JAAR ICT

BENCHMARK GEMEENTEN INZICHT IN KOSTEN EN BATEN

ICT in perspectief

SEMINAR TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN: INZICHT IN KOSTEN EN BATEN / 1

TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN

In 2005 nam M&I/Partners samen met enkele gemeenten het initiatief tot de ICT Benchmark Gemeenten. Sindsdien is de ICT Benchmark Gemeenten elk jaar uitgevoerd en staan we aan de vooravond van de tiende editie.Tijd om de balans op te maken van kosten en baten van ICT voor gemeenten en de ervaringen van benchmarking met u te delen! >

/ 2 TIEN JAAR ICT BENCHMARK GEMEENTEN

INLEIDING OVER DE ICT BENCHMARK

KEYNOTE EGON BERGHOUT TERUGBLIK UITKOMSTEN ICT BENCHMARK

DEELNEMERS ICT BENCHMARKGEMEENTEN

OVER M&I/PARTNERS

PANELDISCUSSIE SEMINAR

PAGINA 10

PAGINA 3 PAGINA 6

PAGINA 14 PAGINA 26

PAGINA 34PAGINA 33


INLEIDING Gemeenten zijn sterk aan het veranderen. De centrale overheid legt steeds meer taken bij gemeenten (decentralisaties). Daarnaast stelt de samenleving steeds hogere eisen aan gemeenten: een betere dienstverlening en een integrale aanpak van maatschappelijke problemen. Dit alles binnen een beperkter financieel kader. Vooral de laatste jaren wordt het absorptievermogen van gemeenten voor veranderingen en vernieuwingen zwaar op de proef gesteld. Denk hierbij aan i-NUP, verlengd lokaal bestuur zoals de RUD-vorming en de drie decentralisaties. Men wil een excellente gemeentelijke organisatie die in staat is burgers en bedrijven op een efficiënte en klantvriendelijke wijze diensten en producten te leveren.

De rol van de gemeente wordt daarin in toenemende mate die van regievoerder in plaats van uitvoerder.

Maa

tsch

appe

lijke

kos

ten

Uitv

oerin

gsko

sten

ICT-

kost

en

Adm

inin

stra

tieve

last

en

Maa

tsch

appe

lijke

kos

ten

Adm

inin

stra

tieve

last

en

Uitv

oerin

gsko

sten

ICT-

kost

en

Van: Naar:

= + + + + =

Figuur 1: Dimensies kosten in relatie tot ICT-kosten


De informatievoorziening speelt een cruciale rol in het realiseren van de veranderingen. De verwachtingen die men van ICT heeft, zijn echter moeilijk waar te maken. Het wordt dan ook steeds belangrijker om niet alleen duidelijk te maken wat ICT kost, maar ook wat de bijdrage is aan het beter en efficiënter functioneren van de gemeente.

TOEKOMST VAN DE ICT BENCHMARK GEMEENTEN

Bij de ICT Benchmark Gemeenten staat ‘het verhaal achter de cijfers’ centraal. Het doel is om op basis van inzicht in kosten en baten van ICT en het uitwisselen van ervaringen tussen deelnemers en adviseurs te komen tot het delen van inzichten en best practices. In de voorgaande jaren hebben we de ICT Benchmark Gemeenten zien ‘ontwikkelen’ van een vergelijking op TCO-objecten (Total Cost of Ownership) naar een inzicht op verschillende dimensies; waaronder TCO, ICT-volwassenheid en kwaliteit van de geleverde dienstverlening.

Wij zijn voortdurend bezig het instrument van de benchmark door te ontwikkelen om zo gemeenten steeds beter te ondersteunen. De laatste jaren zijn kwalitatieve aspecten zoals de dialoog tussen ICT en bedrijfsvoering en i-NUP onderdeel geworden van de benchmark. Daarnaast rapporteren we niet alleen op de kosten van de ICT-objecten maar ook in geleverde diensten zoals ICT-kosten op de primair processen (bijvoorbeeld het sociale domein). Met deze ontwikkelingen gaan we de komende jaren door!

SEMINAR ICT BENCHMARK

Tijdens het seminar hebben we gekeken naar het verleden maar ook naar de toekomst. Welke ontwikkelingen zien we sinds de start van de ICT Benchmark Gemeenten? Wat is het verhaal achter die ontwikkelingen? Tevens is prof. dr. Egon Berghout ingegaan op de (wetenschappelijke) ontwikkelingen op het vakgebied van IT-economics.


Is het mogelijk om scherpe relaties te leggen tussen de kosten van ICT en de meerwaarde ervan voor de organisatie? Tot slot is een panel in discussie gegaan over het belang van inzicht in kosten en baten in de gemeentelijke organisatie.

Met dit boekje kijken we terug op een geslaagd seminar en delen we graag de uitkomsten hiervan met u. Wij hopen u de komende jaren regelmatig te begroeten als deelnemer aan de ICT Benchmark Gemeenten.

Patrick van Eekeren,

Partner

Jos Smits,

Principal adviseur

Wilfred van der Schaaf,

Adviseur

Scan de QR-code voor meer informatie over

de ICT Benchmark Gemeenten


OVER DE ICT BENCHMARK


De ICT Benchmark Gemeenten van M&I/Partners is gebaseerd op een gedegen model voor het benchmarken van kosten en ‘baten/kwaliteit’ van ICT. De ICT Benchmark Gemeenten levert vergelijkbare gegevens op en maakt het verhaal achter de cijfers zichtbaar. Bijeenkomsten met de

deelnemende gemeenten bieden een platform om gegevens te kunnen vergelijken, het verhaal achter de cijfers te bespreken en te komen tot best practices. Dit helpt de deelnemers bij de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en bij het efficiënter en effectiever werken van de ICT-organisatie.

In 2013 kreeg de Benchmark voor de zesde achtereenvolgende keer het KING Benchmark Keurmerk. Met dit keurmerk geeft KING aan welke benchmarks gemeenten goed kunnen helpen bij het verdiepen van hun kennis en het leren van elkaar.

Benchmarken is een manier om te kunnen verbeteren door te ver-gelijken met anderen en op basis daarvan verbeterpunten in kaart te brengen. Daarbij gaat het bij benchmarking, zoals de ICT Benchmark Gemeenten, om drie stappen.

1 Plaatsbepaling: het in kaart brengen en het vergelijken van de eigen positie om vervolgens te vergelijken met de situatie van de andere organisaties.

2 (Zelf)normering: het analyseren van de (eventuele) verschillen tussen deorganisaties door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit de verschillen bestaan.

3 Op weg naar ‘verbetering’: het kunnen verbeteren en het verkrijgen van grip op ICT-kosten aan de hand van de informatie die is verworven tijdens het benchmarkproces.


GEVALIDEERDE AANPAK EN TCO-MODEL

De gedegen aanpak door M&I/Partners garandeert dat de resultaten van de ICT Benchmark valide en betrouwbaar zijn. De meetprincipes in het gebruikte TCO-model zijn helder en eenduidig en de deelnemende gemeenten worden begeleid bij het verzamelen van gegevens.

Bovendien worden de aangeleverde gegevens getoetst in validatiegesprekken. De resultaten van de ICT Benchmark Gemeenten ontvangen de deelnemers in een (management)rapportage. Daarnaast krijgen de deelnemers de resultaten gepresenteerd in een gezamenlijke kringbijeenkomst.

Deelnemer: “Doordat de ICT Benchmark Gemeenten uitgaat van de werkelijke kosten ontstaat een goed beeld van wat we werkelijk besteden. Hiermee is benchmark veel krachtiger dan een snelle, op de begroting georiënteerde uitvraag.”

M&I/Partners ontwikkelde het TCO-model in samenwerking met een aantal(middel) grote gemeenten. Met dit model kunnen we de ICT-kosten voor uw eigen organisatie in kaart brengen en maken we de vergelijking met andere gemeenten. Het TCO-model gaat uit van het principe van Total Cost of Ownership van ICT: de kosten die worden gemaakt om de totale ICT-voorziening in stand te houden. De ICT Benchmark Gemeenten richt zich echter niet alleen op de ICT-kosten, ook de kwaliteit en baten van ICT komen aan bod in de ICT Benchmark. De scope van de ICT Benchmark Gemeenten is in figuur 2 weergegeven.


INTERESSE IN DEELNAME AAN DE ICT BENCHMARK?

Neem contact op met Jos Smits of Wilfred van der Schaaf. Via (033) 4 220 220, [email protected] of [email protected].

Scan de QR-code voor meer informatie of om u aan te melden.

Figuur 2: Scope van de ICT Benchmark Gemeenten

Kenmerken ICT-infrastructuur

Netwerk &data

Servers &Storage

Telefonie Personeel Faciliteiten Primair processen

ICT-volwassenheid

Business-ICT Alignment

ICT-trends i-NUP

ICT-

kost

enKw

alite

it/

Bate

nva

nIC

T

ICT-werkplek Software


KEYNOTE EGON BERGHOUT


BENCHMARKING IS ONVERMIJDELIJK

Prof. dr. Egon Berghout is aan de Rijksuniversiteit Groningen verbonden met de leerstoel Business & ICT. Daarnaast is hij geassocieerd partner bij M&I/Partners. Zijn vakgebied en interesse richten zich op kosten en baten van ICT. Ook wetenschappers zijn onderhevig aan benchmarks, via Google Scholar is inzichtelijk gebracht dat hij de meest geciteerde wetenschapper is in de vakgebieden IT-economics en IT-auditing.

In een wereld waarin bestuurders steeds meer verantwoording moeten afleggen en waarin steeds meer data wordt verzameld, is benchmarking onvermijdelijk. Een bijverschijnsel is echter dat er altijd een ‘beste’ en een ‘slechtste’ is aan te wijzen, aldus prof. dr. Egon Berghout. Daarom is juist het verhaal achter de cijfers zo relevant. Bovendien heeft een benchmark pas waarde als hieraan een aantal jaren wordt meegedaan: veel verbeteringen worden dan pas zichtbaar. Verder geldt: terugkijken is aardig, maar vooruitkijken is nog veel interessanter. En bij benchmarking houdt dit niet op bij het verkrijgen van inzicht in de kosten. Het gaat om de lessen die je leert en de verbeteringen die je hiermee in gang kunt zetten.


KOSTEN EN BATEN, EEN WERELD VAN VERSCHIL

Het is fascinerend dat informatie over kosten en baten heel verschillend door onze hersenen wordt ontvangen en verwerkt. Kosten komen in de hersenen voor in de insula, het pijncentrum van de hersenen. Baten daarentegen komen voor in de nucleus accumbens, het centrum van verlangen. Verkopers van ICT hebben, volgens Berghout, om die reden veel meer kans van slagen als ze hun verhaal ondersteunen met aansprekend, beeldend materiaal. Associeer ICT daarom met het bereiken van doelen die verder reiken dan de ICT zelf. Bijvoorbeeld hogere veiligheid, meer betrokkenheid van burgers of het versterken van de democratie.

Ook de oorzaak van het feit dat veranderingen vaak weerstand oproepen, is terug te voeren op de werking van de hersenen. Kosten (pijn) en baten (verlangen) worden op zo’n andere manier benaderd door de hersenen dat dit in het brein een conflictsituatie oproept. Berghout concludeert echter: ‘Benchmarken is bij uitstek een instrument om veranderprocessen op gang te brengen.’


“Human brains are not helping in Economics”

– prof.dr. Egon Berghout


TERUGBLIK UITKOMSTEN ICT BENCHMARK


Tijdens het seminar hebben we teruggekeken op de uitkomsten van de ICT Benchmark Gemeenten van voorgaande jaren. In de onderwerpen hieronder volgt een korte impressie van deze terugblik.

ONTWIKKELING ICT-KOSTEN PER INWONER

Over de periode 2005 – 2013 zijn de ICT-kosten per inwoner binnen een band-breedte van circa € 64,- tot € 77,- gebleven. Ondanks de toename van het belang en het gebruik van ICT binnen gemeenten, zijn gemeenten blijkbaar in staat om ICT efficiënter in te zetten. De kosten zijn niet evenredig met het belang en gebruik van ICT toegenomen.

Figuur 3: Ontwikkeling ICT-kosten per inwoner

€60

€70

€80

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Gemeentelijke bezuinigingen

Daling op de ICT-objecten ICT-werkplek en Spraak Stijging Servers & Storage (inhaalslag)

Virtualisatie: verschuivingkosten van ICT-werkplek naar Servers & Storage

Stijging van het aandeel softwarekosten

Lage kosten software; lagere kapitaallasten door uitstellen investeringen

Toename in kosten mid-office

Fr ont- en mid-officetoepassingen nogin ont wikkeling > lage kosten

Lage kosten netwerk en data-communicatie

Software back-office meeste kosten. Wel verschuiving aanwezig

Sterke stijging kosten ICT-infrastructuur (ICT-werkplek, netwerk en datacommunicatie en servers en storage


ONTWIKKELING ICT-FORMATIE

Tot circa 2008 stond ICT vooral nog in het teken als (technisch) hulpmiddel, vaak gericht op de interne processen en producten van de gemeente. De I&A-organisaties van gemeenten leggen steeds meer de focus op de ‘informatisering’: het informatie-domein. De automatisering van ICT (de techniek�) wordt weliswaar complexer, maar kan efficiënter worden beheerd of wordt in toenemende mate als dienst afgenomen bij externe partijen. ICT komt meer in het gebied van outsourcing dan zelf doen. Deze constatering wordt bevestigd door de uitkomsten van de ICT Benchmark.

Gemeenten zitten midden in de fase van het op orde brengen van de informatie-voorziening, waarbij het bijvoorbeeld gaat om het stroomlijnen van de primair processen, het optimaliseren van (het gebruik van) de applicaties en de inrichting en het gebruik van de basisregistraties. De inzet op de I-kant neemt als gevolg van deze ontwikkelingen toe.

Figuur 4: Ontwikkeling inzet personeel ‘beheer’ en ‘innovatie’

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

A-kant

I-kant


ICT-KOSTEN PRIMAIR PROCESSEN

Met het inzichtelijk maken van de ICT-kosten per primair proces willen we de discussie over ICT-kosten vanuit een andere invalshoek benaderen. Ieder primair proces heeft een bepaald belang binnen de gemeente. Het heeft volgens M&I/Partners daarom meerwaarde om de ICT-kosten óók vanuit de verschillende primair processen te benaderen. Een belangrijk primair proces vraagt bijvoorbeeld om meer investeringen dan een minder complex en minder belangrijk primair proces.

In het bijzonder hebben de ontwikkelingen in het sociale domein (decentralisaties) de komende periode impact op gemeenten en daarmee ook op het ICT-domein van gemeenten. Daar waar gemeenten nu al voor een groot gedeelte ICT-kosten hebben in het sociale domein, blijkt uit de analyse op de ICT-kosten primair processen, gaat dit de komende jaren alleen maar toenemen is de verwachting.

ICT ‘Beheer’ (A-kant) Leidinggeven Bedrijfsbureau Helpdesk Applicatie beheer Technisch beheer Gegevensbeheer Telefoniebeheer

ICT ‘Innovatie en ontwikkeling’ (I-kant) Informatiemanagement Beleidsvoorbereiding Projectuitvoering Functioneel beheer

Het inzicht in de ICT-kosten per primair proces is gebaseerd op de softwarekosten per primair proces en daarnaast de personeelskosten voor functioneel- en applicatiebeheer op de software behorende bij de primair processen (zowel personeelskosten eigen formatie als inhuur).


Figuur 5: Verdeling ICT-kosten over de primair processen

Algemeen bestuur16,1%

Openbare orde en veiligheid

1,2%

Verkeer, vervoer en waterstaat

2,9%

Economische zaken10,4%

Onderwijs1,2%

Cultuur en recreatie

2,4%

Socialevoorzieningen en maatschappelijke dienstverlening

18,7%

Volksgezondheid en milieu

2,5%

Ruimtelijke ordening en

volkshuisvesting14,1%

Financiën & bedrijfsvoering

19,4%

Overig11,2%

ICT Benchmark Gemeenten 2013ICT-kosten primair proces per inwoner: € 19,-


ICT-KOSTEN IN RELATIE TOT SCHAALGROOTTE GEMEENTEN

De vraag naar het effect van schaalgrootte is een relevante en terugkerende vraag. Het meest voor de hand liggende kengetal voor de beantwoording van deze vraag is de ICT-kosten per inwoner. Onderstaand figuur geeft de ICT-kosten per inwoner weer voor alle deelnemers van alle benchmarkrondes afgezet tegen het aantal inwoners, inclusief een trendlijn.

Figuur 6: ICT-kosten per inwoner versus aantal inwoners

€ -

€ 20

€ 40

€ 60

€ 80

€ 100

€ 120

€ 140

0 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000


Uit figuur 6 blijkt dat er geen schaalvoordeel is voor de grotere gemeenten. Ten opzichte van de middelgrote gemeenten is zelfs een licht nadeel waar te nemen. Uit een nadere analyse van de kostenobjecten blijkt: dat de kosten van ICT-personeel, de werkplekkosten en de kosten voor

datacommunicatie positief variëren met het aantal inwoners; dat de kosten van software opvallen; deze reageren neutraal op de omvang van

gemeenten in termen van aantallen inwoners. Dit geldt ook voor de kosten voorserver & storage capaciteit;

dat de kosten van spraakcommunicatie en faciliteiten neutraal zijn.

KWALITEIT EN BATEN VAN ICT

In de kern draait het om de vraag ‘wat kost ICT en wat staat hier tegenover in kwalitatieve zin?’ Enkel en alleen een beeld van de ICT-kosten is niet volledig; het gaat er ook om wat de meerwaarde is van ICT binnen de organisatie. De constatering dat een gemeente ‘goedkoop’ of ‘duur’ is qua ICT-kosten is te eenzijdig en doet geen recht aan de bijdrage van ICT aan de organisatie. Het kwaliteitsniveau van de ICT-organisatie, informatievoorziening en (interne) ICT-dienstverlening verklaart deels het niveau van de ICT-kosten.

In de ICT Benchmark Gemeenten wordt daarom het aspect van kwaliteit in kaart gebracht door analyse op onder andere: de ICT-volwassenheid van de beheer- en besturingsprocessen van ICT; de mate van dialoog tussen de bedrijfsvoering en ICT; voortgang e-overheid (dekkingsgraad NUP-bouwstenen); ICT-trends die op de agenda’s hebben gestaan of komen te staan de komende

jaren en het verwachte kosteneffect van deze ICT-trends.


Hieronder geven we een toelichting op ICT-volwassenheid en de dialoog tussen bedrijfsvoering en ICT.

ICT-volwassenheid

De beoordeling van de ICT-volwassenheid is gebaseerd op een gedegen model (COBIT) om de ICT-volwassenheid binnen de ICT-organisatie te analyseren en te beoordelen. Dit gebeurt onder andere op het gebied van organisatie, besturing én beheersing van de ICT-organisatie. De beoordeling van de ICT-volwassenheid stelt de gemeente in staat de huidige én de gewenste positie te bepalen. Bovendien maakt deze beoordeling het voor de ICT-organisatie mogelijk om zichzelf te vergelijken met de best practices en de richtlijnen. De toetsing van de ICT-volwassenheid bestaat uit een analyse en beoordeling van onder andere 22 processen (zie kader).

Het proces met de hoogste ICT-volwassenheid is het proces ‘Beveiliging’. Niet vreemd, gezien de berichtgeving op het gebied van ICT-beveiliging. Beveiliging van gegevens en de ICT-infrastructuur is een serieus aandachtspunt. Gemeenten geven hier terecht prioriteit aan. In de ICT benchmark van vorig jaar stond het proces 'Beveiliging' op een derde plaats

Processen ICT-volwassenheid:

1 Architectuur2 Beheersbaarheid van werkzaamheden en projectmanagement3 Beschikbaarheid van ICT4 Beveiliging5 Compliance6 Configuratiebeheer7 Educatie en training van eindgebruikers 8 Evaluatie van ICT-dienstverlening9 Gebruik van Service Levels (SLA's) naar eindgebruikers10 Gegevensbeheer (kwaliteit van data)11 Governance12 Hulp voor eindgebruikers (helpdesk)13 ICT-management en planning 14 ICT-performance en

capaciteitmanagement15 Identificatie en allocatie van kosten16 Incident- en probleembeheer 17 Leverancierbeheer18 Operationele ICT-planning en

samenwerkingscultuur19 Professionalisering werkprocedures20 Projectmatig werken21 Veiligheidsbeheer en risicobeperking22 Wijzigingsbeheer (change management)


Figuur 7: Ontwikkeling scores ICT-volwassenheid (selectie van 22 processen in totaal)

Afstemming tussen bedrijfsvoering en ICT

0

1

2

3

4

2009 2010 2011 2012 2013

Architectuur

Beveiliging

ICT-management en -planning

ICT-performance en capaciteitmanagement

Incident- enprobleembeheer

Wijzigingsbeheer (changemanagement)

ICT is niet weg te denken uit de dagelijkse bedrijfsvoering van gemeenten. In de dienstverlening aan burgers en bedrijven en voor de interne bedrijfsvoering neemt het belang van ICT steeds meer toe. ICT maakt steeds vaker integraal deel uit van het beleid van de gemeente. Gemeenten streven als gevolg van deze ontwikkelingen naar verdergaande integratie van ICT in de bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente.


Een en ander vraagt van gemeenten dat hierop wordt ingespeeld en dat heeft consequenties voor de wijze van organiseren van de ICT binnen de gemeente; zoals de ICT-functie, de inrichting van de ICT-infrastructuur en het ICT-beleid. Deze wijze van organiseren van ICT vindt zijn weerslag in een goede afstemming tussen de bedrijfsvoering en de inzet van ICT (door de ICT-afdeling). Het doel van deze afstemming tussen bedrijfsvoering en ICT is om voor de gehele organisatie te komen tot een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, sturing en verantwoording om haar organisatiedoelstellingen te bereiken.

Figuur 8: Dimensies dialoog bedrijfsvoering en ICT

Communicatie Toegevoegde

waarde Governance/

sturing

Partnership Scope en

architectuur ICT-infrastructuur

Competenties

Mate van ‘dialoog’ tussen bedrijfsvoering en ICT


Figuur 9: Scores afstemming bedrijfsvoering en ICT

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Effectiviteit vancommunicatie

bedrijfsomgeving en ICT

Meten van toegevoegdewaarde ICT

Governance/sturing

Partnership tussen ICTen bedrijfsfuncties

Scope en architectuur vande ICT-infrastructuur

Skills en competentiesmedewerkers

Effectiviteit van communicatie bedrijfsomgeving en ICT: uitwisselen van ideeën, kennisen informatie tussen bedrijfsvoering en ICT.

Meten van toegevoegde waarde ICT: beschikbaarheid van instrumenten en gegevensvoor inzicht in de toegevoegde waarde van ICT voor de bedrijfsvoering.

Governance / sturing: besluitvormingsprocessen over de inzet van ICT (prioritering,allocatie) zijn cruciaal voor het op elkaar afstemmen van gemeente- en ICT-strategie.

Partnership tussen ICT en de bedrijfsfuncties: in welke mate is sprake van een échtpartnership tussen bedrijfsvoering en ICT (gebaseerd op wederzijds vertrouwen, hetdelen van risico’s en beloningen)?

Scope en architectuur van de ICT-infrastructuur: in welke mate helpt ICT de gemeentete excelleren, effectiever en efficiënter werken?

Skills en competenties medewerkers: in welke mate beschikken medewerkers over debenodigde vaardigheden om effectief te zijn.


De invalshoek ‘Scope en architectuur van de ICT infrastructuur’ heeft de hoogste score wat betreft de mate van afstemming van ICT op de bedrijfsvoering, namelijk 61%. De invalshoek ‘Effectiviteit van communicatie bedrijfsomgeving en ICT’ volgt daarop met 57%.

‘Scope en Architecture van de ICT-infrastructuur’ staat voor in hoeverre ICT in staat is om: de organisatie transparante ondersteuning te bieden met een flexibele

infrastructuur; nieuwe technologieën te evalueren en effectief toe te passen; aanpasbare oplossingen voor de eisen en wensen van de business te bieden; afgesproken standaarden na te leven en af te dwingen.


PANELDISCUSSIE SEMINAR


In een paneldiscussie is ingegaan op het belang van inzicht in kosten en baten van ICT in de gemeentelijke organisatie. Aan de hand van vier stellingen hebben Peter Jager (directeur ISZF), Paul Prooij (CIO gemeente Haarlemmermeer) en Egon Berghout (Rijksuniversiteit Groningen) hun visie gegeven op enkele stellingen, onder leiding van Jos Smits (principal adviseur, M&I/Partners). De deelnemers aan het seminar hebben actief deelgenomen aan de dicussies.


INZICHT IN KOSTEN VERSTERKT MIJN POSITIE BINNEN DE GEMEENTE

Peter Jager: Inzicht in de ICT-kosten is een noodzakelijk kwaad. Het gevaar ontstaat dat de discussie zich gaat concentreren op alleen maar de ICT-kosten. Paul Prooij: Je moet weten waar de ICT-kosten voor staan. Het gaat erom dat je inzicht krijgt in de wereld achter de kosten. Inzicht hebben is één, uitleg kunnen geven bij de kosten is een tweede. Er kan echter een negatief neveneffect optreden als gevolg van dat inzicht in de ICT-kosten: als zichtbaar wordt dat je met minder budget toekunt, kan dit leiden tot ongewenste bezuinigingen. Egon Berghout: Je moet in control zijn op ICT. Inzicht op de kosten van ICT is hierbij nodig. De eisen met betrekking tot in control zijn nemen steeds meer toe. Het is geen vrijheid meer. Vergelijk de SOXA door SEC voor beursfondsen in de Verenigde Staten. Als bestuurder ga je de gevangenis in als je niet weet hoe het staat met je ICT en daar horen kosten zeker bij als onderdeel van in control statement. Daarvoor is SOXA-COBIT raamwerk samengesteld.


INZICHT IN KOSTEN VERSTERKT MIJN POSITIE BINNEN DE GEMEENTE

Jos Smits: Het inzicht in ICT-kosten ontbreekt vaak bij bestuurders. Alleen al het feit dat de ICT-werkplek op het bureau nog geen 25% van de kosten veroorzaakt is voor velen een eye opener. Zaal: Inzicht in de ICT-kosten is nodig om inzichtelijk te krijgen waar bezuinigd kan worden op de ICT-kosten.


IK STUUR NIET OP KOSTEN MAAR OP BUDGET

Peter Jager: Het begint met sturen op kosten, daarna komt sturen op budget. Paul Prooij: Het budget is de richtlijn, daar probeer je onder te blijven. Bestuurders zouden meer op kosten moeten sturen dan op budget. Bij gemeenten is sturen op budget gebruikelijk. Uitgangspunt bij vernieuwing, projecten en investeringen is vaak het beschikbare budget in plaats van dat wat er nodig is om dan pas te berekenen wat dat kost. Er is op dat gebied nog een hoop te doen. Jos Smits: Bij gemeenten wordt er nog vaak bezuinigd op budget en niet op kosten. Budgetten worden afgeroomd, zonder eerst te kijken waar echt te besparen is op kosten.


DOOR SCHAALVERGROTING CREËER IK RUIMTE OP MIJN BEGROTING

Paul Prooij: Waar ik eerder schaalvoordelen bereikte door centralisatie, zet ik nu in op de schaalvoordelen van de cloud. Peter Jager: Om ruimte op de begroting te krijgen en efficiënt te werken heb je volume nodig en moet je slim sourcen. Daarnaast zijn flexibele samenwerkingen van belang. Egon Berghout: Schaalvergroting is nuttig. Binnen de universiteit is de schaal van aantrekken van medewerkers vergroot naar een wereldwijde: de juiste mensen hoeven niet per definitie een Nederlandse achtergrond te hebben, maar kunnen net zo goed uit andere landen afkomstig zijn. Daarbij geeft dit internationale perspectief ook het inzicht dat in Nederland – voor relatief weinig inwoners – veel overheidsinstanties zijn. Samenvoeging en schaalvergroting zouden hierin kunnen leiden tot een hogere servicegraad van de burger door de overheid. Jos Smits: Schaalvergroting impliceert een afname van de keuzevrijheid van gemeenten. Zaal: Ruim 400 gemeenten hebben allemaal de mogelijkheid om eigen oplossingen te verzinnen. De efficiënte oplossing is om één landelijk systeem te maken.


INVESTEREN IN ICT LEVERT DE GEMEENTE EEN BESPARING OP

Egon Berghout: Je ziet niet direct de effecten van een individuele besparing. Echter, automatiseren levert geld op. Paul Prooij: Het initiatief voor de investeringen in ICT ligt bij de business. Peter Jager: In een veranderende wereld met schuivende panelen is het lastig om hard te maken welke baten zijn gerealiseerd. Is een kosten/baten analyse ook niet vaak meer een excuus om iets te gaan doen? Wel van mening dat investeren in ICT een besparing aan de gemeente als potentieel heeft.


DEELNEMERS ICT BENCHMARK GEMEENTEN Aan de ICT Benchmark Gemeenten hebben onder andere deelgenomen:


OVER M&I/PARTNERS M&I/Partners is al meer dan 25 jaar actief op de Nederlandse markt als zelfstandig en onafhankelijk adviesbureau. Wij zijn een middelgroot adviesbureau met zo’n 60 deskundige en toegewijde adviseurs. Meer informatie vindt u op www.mxi.nl.

Strategische keuzes hebben bijna altijd implicaties voor de organisatie en de wijze waarop zij ondersteuning krijgt van ICT. Juist op dat cruciale snijvlak van organisatie-inrichting en informatievoorziening acteert M&I/Partners. Op strategisch, tactisch en operationeel niveau combineren wij technisch inhoudelijke ICT-expertise en -ervaring op managementniveau. Onze focus in opdrachten is gericht op het totale speelveld van ICT en informatievoorziening. Met scherpe analyses brengen we de logische samenhang in beeld tussen mensen, processen en systemen.

Kosten en baten van ICT

M&I/Partners voert uiteenlopende opdrachten uit waarin duidelijkheid wordt verlangd over de kosten en baten van ICT. Denk bijvoorbeeld aan vraagstukken rondom outsourcing en samenwerking. Hoe verschillend de opdrachten ook zijn, ze worden altijd uitgevoerd met veel oog voor het verhaal achter de feiten. Kijk voor meer informatie op onze website www.mxi.nl en neem een kijkje op: www.mxi.nl/ictbenchmark

http://www.mxi.nl/

http://www.mxi.nl/

http://www.mxi.nl/ictbenchmark

M&I/Partners Appelweg 16 3818 NN AmersfoortT (033) 4 220 220 [email protected] www.mxi.nl

Uitgave M&I/Partners, november 2013

Basistekst Jos Smits, principal adviseur Sanneke van der Linden, senior adviseur Wilfred van der Schaaf, adviseur Tjalke de Jong, adviseur

CoördinatieVeerle Leenders, communicatiemedewerker

M&I/Partners en benchmarking

Vanaf de oprichting in 1985 is M&I/Partners actief met ICT Benchmarking. Sinds 2000 voeren wij specifieke sectorbenchmarks uit voor de ICT-functie voor woningcorporaties, gemeenten, ziekenhuizen, BVE- en GGZ-instellingen.

Onze kennis van en ervaring met benchmarking, de betreffende processen, alsmede de specifieke sector vormen hierbij een toegevoegde waarde voor de klant.

© M&I/Partners, november 2013 Overname uit deze publicatie is alleen toegestaan met bronvermelding en na melding aan M&I/Partners