REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECA
Registratie geldig tot 21 november 2019
Certificaatnummer 999
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 2 van 25
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD 3
I. HOEWERKTHETKWALITEITSLABEL? 4
II. WAARAANMOETMIJNBEDRIJFVOLDOENOMINBEZITTEKOMENVANHETKWALITEITSLABEL? 6
III. WAARBESTAATHETKWALITEITSLABELUIT? 10
IV. HOEKANIKHETKWALITEITSLABELAANVRAGEN? 12
V. OPWELKEPUNTENWORDTBEOORDEELD? 13
VI. WATZIJNDEREGLEMENTAIREVOORWAARDEN? 18
BIJLAGEN
- KWALITEITSLABELENKWALITEITSCERTIFICAAT
- AUDITPROCEDUREKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECA(KBEH)
- BEDRIJFSSCANENSELFASSESSMENT
- COMPETENTIEPROFIELAUDITORENGEHEIMHOUDING
- OVEREENKOMSTVANOPDRACHTKWALITEITSLABEL
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 3 van 25
VOORWOORDDezeregelingbeschrijftdeeisenenwerkwijzenvoorhetverkrijgenenbehoudenvanhetKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECA.Hetdoelvanhetkwaliteitslabelishetbevorderenenbehoudenvandeintegriteitenkwaliteitvanzowelbeveiligingsorganisatiesalshetpersoneel.Debeveiligingsbranchekenthiermeeeennieuwkwaliteitsinstrumentwaarmeebedrijvenaanhunopdrachtgevers,gemeenteenpolitie,inzichtelijkentransparantmakendathunorganisatievoldoetaandenormendiewerkgeversénwerknemersindebranchehebbenopgesteld.DragersvanditKwaliteitslabelkomeninhetspeciaalhiervooringerichtregistervanN’Lloyddatmeerdereregistersindebeveiligingbeheert.HetbiedtdusduidelijkvoordelenvoorbeveiligingsbedrijvenominhetbezittekomenvanhetKwaliteitslabel.Hetzorgtvooreenpositieveuitstralingeneengoedimago.Zakendievoorpotentiëleopdrachtgeversergbelangrijkzijn.Hetkwaliteitslabeliseenlerendlabel.Inspecties,gemeente,politie,werknemers-enwerkgeverspartijenwordenjaarlijksbetrokkenineenevaluatievanbelangrijkeaandachtspuntenvoorhetkwaliteitskader.Tegelijkertijdwordendehoudersvanhetlabeluitgedaagdomjaarlijksdeverbeterpuntendiegesignaleerdwordendoortevoereninhundagelijksewerkzaamheden.HetSociaalFondsCaoBeveiliging(SFCB),gevestigdinDenHaagiskwaliteitslabeleigenaarenopdrachtgevervandekwaliteitslabelregeling.SFCBishetsociaalfondsentreedtopnamenssocialepartners,werkgeversenwerknemersindebeveiligingsbrancheenisonafhankelijkkwaliteitslabeleigenaaren–beheerder.Socialepartners,VBeNL,CNVVakmensenenDeUniehebbendenalevingvandecaoBeveiligingenGedragscodeVBeNLgekoppeldaanhetKwaliteitslabel.DezekwaliteitsregelingwordtuitgegevendoorSFCBenisvoorheteerstvastgesteldop21november2016.DeuitvoeringvandezeregelingenhetbeheervanhetregisterKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHorecaisondergebrachtbijStichtingN’LloydenKwintAccountantsenAdviseurs,tevensadministrateurvanSFCB.Dezeregelingwordtiederetweejaardooreenonafhankelijkeorganisatiegetoetstopfunctionaliteitenbetrouwbaarheid.BijsucceswordthetlabelindenabijetoekomstuitgebreidnaarallebeveiligingsvormenenheetdanKWALITEITSLABELBEVEILIGINGLEONVINCKENVOORZITTERSOCIAALFONDSCAOBEVEILIGING
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 4 van 25
I. HOEWERKTHETKWALITEITSLABEL?Hoegaathetnuinzijnwerk?Eigenlijkisheteenvicieuzecirkeleneencontinuproces.Ditistezienopdeafbeeldinghieronder.HetheleprocesstartbijdeaanvraagvaneenbeveiligingsbedrijfvoortoekenningvanhetKwaliteitslabel.EenaanvraagvoorhetKwaliteitslabelkandigitaalviaeenspeciaalportalmetdedaarbijbehorendeonderdeleningediendwordenbijdestichtingN’Lloyd.Danbeginthetonderzoek.
DEVEBETERCYCLUS
• Debinnenste(rode)verbetercyclusisvantoepassingopbedrijvendieopbasisvandebeoordelingeenpositiefbesluitvandekwaliteitscommissiehebbenontvangen.NaditbesluitvoertstichtingN’Lloyd,ondersteunddoorKwintAccountantsenAdviseurs,hetcompliance-onderzoekuit.DeauditwordtdoorstichtingN’Lloydvervolgdmeteenperformance-onderzoekinhetbetreffendebedrijfopeenevenementen/ofhorecagelegenheid.Bijcompliancegaathetomhetvoldoenaanwet-enregelgevingenzakenronddefinanciëleorganisatie,contracten,cao,etc.Beoordelingvandeaccountantspeelthierbijeveneenseenrol.Bijperformancegaathetomdeprestatiesvanhetbedrijfvolgensdestandaardvanhetlabel.NadeauditssteltstichtingN’Lloydeenrapportopmetaanbevelingenvoorhetbedrijf.Metditverbeteradvieskanhetbedrijfzichopeenkwalitatiefhogerniveaubrengen.Tevenswordtdebenodigdeinformatievanhetauditrapportgeanonimiseerdgedeeldmetdekwaliteitscommissie.OpbasisdaarvanwordthetoordeeltothetverstrekkenvanhetKwaliteitslabelgegeven.
• Demiddelste(oranje)verbetercyclusisgerichtophetKwaliteitslabelBeveiligingEvenementen
Horeca.Hetkwaliteitslabeliseengroeidocumentdatdoornieuweinzichten,regelgeving,adviezenenervaringonderhevigisaanperiodiekeverbeteringen.ZoinventariseerthetSFCB-reactiesenfeedbackophetkwaliteitslabelvanministeries,gemeenten,politieenlabeldragers.IederjaarrapporteertstichtingN’LloydmetKwintAccountantsenAdviseurshunervaringenvandeaudits.Deervaringenwordengeëvalueerdwaaruitleringgetrokkenkanworden.AldezenieuwekenniseninzichtenwordenopbasisvankwaliteitscriteriadoorhetSFCBgetoetst.Nade
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 5 van 25
toetsingvindtinvoeringvandekwaliteitscriteriainhetkwaliteitslabelplaats.
• Debuitenste(groene)randwaarborgtdebetrouwbaarheidvandeachterliggendeorganisatiesvanhetkwaliteitslabel.IederetweejaartoetsteenonafhankelijkeorganisatiestichtingN’LloydenKwintAccountantsenAdviseursopdecorrectetoepassingenuitvoeringvanhetkwaliteitslabel.Hetkwaliteitslabelenderegelingwordenookiederetweejaargetoetstdooreenonafhankelijkeorganisatieopzijnfunctionaliteit,uitvoerbaarheid,juistheid,volledigheideneffectiviteit.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 6 van 25
II. WAARAANMOETMIJNBEDRIJFVOLDOENOMINBEZITTEKOMENVANHET
KWALITEITSLABEL?Wegaaninopdevolgendeonderwerpen:
- Doel,beheersstructuurenproces.- Deeisenwaartegenbeveiligingsbedrijvenwordengetoetst.- Dewijzewaaroptegendezeeisengetoetstwordt.- Derapportageensanctiesbijhetnietvoldoenaandeeisen.- Hetkwaliteitslabelenhetkwaliteitslabelcertificaat.
TOEPASSINGSGEBIEDHetKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHorecaisvantoepassingop:
- Evenementenbeveiliging- Horecabeveiliging
EvenementenbeveiligingenHorecabeveiligingzijnbinnendeparticulierebeveiligingspecifiekevormenvandienstverlening.Zijhebbengemeenschappelijkdathetgaatomophetzelfdemomentaanwezigzijnvaneen(grote)groepmensen.Hetbeveiligingsbedrijfheeftalstaakdeveiligheidvandebezoekerstewaarborgen,ookbijcalamiteiten.Ditlaatstevereisteenlocatiegebondenrisicoanalyse.Daarnaastisdebejegeningvandebezoekersvangrootbelang.DOELVANDEKWALITEITSREGELINGHetdoelvanhetKwaliteitslabelishetvastleggenentoetsenvandeeisenenwerkwijzenwaardooreenbeveiligingsbedrijfonderhetkwaliteitslabelhaardienstenuitvoert.DeregelinggeeftdaarnaastinzageindeproceduresenwerkwijzenvandeKwaliteitslabelhouderendespelregelshoehetKwaliteitslabelteverkrijgen,instandtehoudenofteverliezen.DOELSTELLINGVANHETKWALITEITSLABELHetKBEHstaatvoordeintegriteitenkwaliteitvandebeveiligingsorganisatieendeintegriteitenkwaliteitvanhetpersoneel,dewerkwijzenzijntransparantenafgestemdopdeomgeving.Dedoelstellingwordtopdevolgendewijzenbereikt:
- Hetmanagementvandebeveiligingsorganisatieisopverschillendewijzenbelangrijkomdedoelstellingteverwezenlijken:
o Deinrichtingvandebedrijfsprocessen.o Defocusopdeklant(opdrachtgever).o Defocusopdeklantvandeklant:debezoekervanhetevenementc.q.horeca.o Delerendeorganisatie(evaluatienaafloop,opleiding).o Aansturingdoorhetmanagement(kennis,interactie,betrokkenheidencommunicatie
metmedewerkers).- Binnendebeveiligingsorganisatiedraaithetomdekwaliteitvandemensenopdewerkvloer;
Dezemoeten:o Integerzijn.o Professioneelhandelen.o Gedragscodesnaleven.o Debezoekerscorrectbejegenen,zichgastvrijopstellen.o Kundigzijnvoordesituatiewaarzijopingezetworden.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 7 van 25
o Dekwaliteitvandemensenopdewerkvloerisgekoppeldaan(permanente)opleiding.Kennisenkundeblijftoppeil.Trainingenmakendeeluitvanhetopleiding/bijscholingstraject.
o Deorganisatieisingerichtrondomdewettelijkeeisenenhetprimairewerkproces.Hetkunnenvoldoenaandeeisenvoorhetkeurmerkisdangeenextrainspanning.
- Binnendeorganisatiezijnwerkinstructies(procedures,gedragsrichtlijnenetc.)aanwezigalsdezevanbelangzijn.
- Evenementenwordenplanmatigvoorbereid,uitgewerkt,gedocumenteerdenuitgevoerd.Eenrisicoanalysemaaktonderdeeluitvandevoorbereiding.
- Debeveiligingsorganisatiewerktsamenmetanderpartijenzoalsdelokalepolitie,deopdrachtgeverenissensitiefvoordeinbrengenfeedbackvandezepartijen.Waarvantoepassingisduidelijkwiedevasteaanspreekpuntenzijn.
BEHEERSSTRUCTUURSFCBisbeheerdervandeKwaliteitsregeling.SFCB-bestuur:
- Isverantwoordelijkvoorhetbenoemenvanenhetrelatieonderhoudmetdeauditorganisatienaasthetleverenvandeeigenadministrateur.
- Isbelastmetdetweejaarlijkseexternecontrolevandeprocedures,werkwijzenenbetrouwbaarheidvanhetKBEH.
- EvalueertperiodiekmetketenpartnershetfunctionerenvanhetKwaliteitslabel.- NeemthetoordeelvandeKwaliteitscommissieover.- Behandeltbezwaarschriften.
SFCBwordtbijdeuitvoeringondersteunddooreenKwaliteitscommissie,welkebestaatuit:
- Vertegenwoordigernamensdewerkgevers(bestuurslidVBeNL).- Vertegenwoordigernamensdewerknemers(vakbonden).- Eendoorsocialepartnersvoortedragenonafhankelijkvoorzitter.
DecommissiebestaatindebeginfaseuitdepenningmeesterenvoorzittervanSFCBenwerktzondervoorzitter.StichtingN’Lloydisalsauditorganisatieuitvoerder:
- Benoemtdeperformanceauditeurs.Deuitvoerdervanwerkzaamhedenvoorhetadministratief-financieeldeelisdeadministrateurvanSFCBenwordtbenoemddoorhetbestuurvanSFCB.
- VoertsecretariaatenplanningvoordeKwaliteitscommissieenaudits.- Stelthetauditrapportopmetaldebevindingen.Daarbijkoppeltzijdebevindingenvanhet
administratief-financieelonderdeel,diebijiedereauditdoorSFCBgedeeldwordenmetdeauditorganisatie.HiertoeverlenenaanvragerstoestemmingaanSFCB.
KwintAccountantsenAdviseursisuitvoerdervanhetadministratief-financieelonderdeel:
- SteltvoorSFCBeenrapportvanbevindingenopaandehandvandewerkzaamhedenvoorhetadministratief-financieelonderdeelzoalsverwoordindebedrijfsscan.
- SFCBverleendmetakkoordvandeaanvragertoestemmingomdebevindingentedelenmetN’LloyddiehettotaalvanbevindingenrapporteertaandekwaliteitscommissieSFCB.
- Dedisclaimeraanheteindevanditdocumentishierbijvantoepassing.N’LloydenKwintzijnhierbijgehoudenaanallegeldendeprivacyengeheimhoudingwetenregelgevingenrichtenhuneigenorganisatieenafhandelingvantoetsingenookzodanigin.DithoudttevensindathetbestuurvanSFCB(enzoveralsmogelijkbijeenbezwaar)danweldeKwaliteitscommissiegeenenkeleinzageheeftindocumenten,gegevens,bevindingendieherleidbaarzijnnaarpersonendanwelorganisaties.DitbehoudensdenaamvandeorganisatieindienhetKwaliteitslabelwordttoegekend,danweldestriktnoodzakelijkegegevensdienoodzakelijkzijningevalersprakeisvaneenschorsingvanhet
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 8 van 25
Kwaliteitslabel,danweldatersprakeisvaneengeconstateerdfeitdatmeldingvereistzoalseerderbeschrevenonderPROCES.Daarnaastdragendeuitvoerendeorganisatieszorgvoorallebeschermingsmaatregelenenborgstellingenwelkenoodzakelijkzijnomdatalekkagetevoorkomen.KWALITEITSLABELPROCESHetprocesomhetKwaliteitslabeltebehalenwerktalsvolgt:1. ImplementatieDebeveiligingsorganisatieimplementeertdeeisenvoorhetKwaliteitslabelindeorganisatie.Deeisenstaanverwoordinditdocument.Eenimplementatieisvolledigalsalle(schriftelijke)proceduresaanwezigenoperationeelzijn,dossiersingerichtopdeeisen,evaluatiesenverbeterprocessenwordenuitgevoerd,endebeveiligingsorganisatiezelfgetoetstheeftvolledigaandeeisenvoorhetKwaliteitslabeltevoldoen.2. AanvraagHetKwaliteitslabelwordtschriftelijkaangevraagdbijhetsecretariaatSFCBviasecretariaat@sfcb.nl.NaontvangstvandeondertekendeovereenkomstvanopdrachtKwaliteitslabelenzodradedaaropgebaseerdefactuuroprekeningvanSFCBisbinnengekomenwordtdeaanvraagdoorgezetnaarN’Lloyddiedeaanvraaginbehandelingneemtendeauditprocedureenplanningverderbegeleidt.Zodradeaanvraaggeplandisenereenakkoordvooreenauditiswordtdezegeplandenuitgevoerdengerapporteerdbinnentweemaanden.Voorhetopheffenvantekortkomingengeldtdetermijnzoalsaangegeveninditdocument.DeKwaliteitscommissieneemtbinnenéénmaandnaontvangstvanhetdefinitieverapportdebeslissingoverhetverlenenvanhetKBEH.3. InitiëlebeoordelingDeinitiëlebeoordelingwordtuitgevoerdintweegedeelten:
- Eenbeoordelingvandocumenten.Dedocumenteningrotelijnenvoorafbeoordeeld.
- Hetkantoorbezoek.Tijdenshetkantoorbezoekligtdefocusopeeneffectieveimplementatievandeproceduresenhetcontrolerenvandossiers(o.a.personeelsdossiers,locatiedossiersmetinbegripvanderisicoanalyse).
- Eenveldbezoek.DeuitvoeringvandebeveiligingconformdeeisenvoorhetKwaliteitslabelwordtoplocatiegetoetst.Hetauditteambepaaltaandehandvanhetdocumentenonderzoekenkantoorbezoekofeenofmeerderelocaties(bijvoorbeeldhorecaéneenevenement)bezochtwordenenmaakteenkeuzeuitdewerkagendavandeaanvragendeorganisatie.Delocatieisvoldoenderepresentatiefvoordetotaleactiviteiten.Tijdenshetveldbezoekishetoperationeelmanagementvandebeveiligingsorganisatieaanwezigvoordebegeleidingvanhetauditteam,hetbeantwoordenvanvragenengevenvantoelichtingenopdeuitvoering.
Deinitiëlebeoordelingwordt,inclusiefbesluitvorming,binnentweemaandennaaanvraagafgerond.4. AanvullendebeoordelingHetveldbezoekkanaanleidinggevenvooreenaanvullendebeoordelingopkantoorvandebeveiligingsorganisatie.5. CorrigerendemaatregelenIndienertekortkomingenwordenvastgesteldwordenhiervoorcorrigerendemaatregelengenomenenbeoordeeldopeeneffectieveimplementatie.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 9 van 25
6. BesluitvormingAlsaanalleeisenvoldaaniswordthetKBEHuitgereiktenmaghetKwaliteitslabelconformhetreglementgebruiktworden.7. PeriodiekebeoordelingDebeveiligingsorganisatievoldoetpermanentaandeeisenvoorhetKwaliteitslabel.Hiervoorvindtbinneneenperiodevantwaalfmaandendeeersteperiodiekeherbeoordelingplaats.Injaaréénentweenadeinitiëlebeoordelingisditeenself-assessment.HetsecretariaatvanN’Lloydstuurttweemaandenvoorafeenremindermethetassessment.Injaardrieisereenvolledigeinitiëleherbeoordeling.Deinitiëleherbeoordelingwordtuitgevoerdintweegedeelten:
- Eenbeoordelingvandocumentenvoorzoverdezeveranderdzijnsindsdelaatstebeoordeling.- Eenveldbezoekvindtplaatsopdezelfdewijzealsbijdeallereersteinitiëlebeoordeling.
8. AanvullendebeoordelingHetveldbezoekkanaanleidinggevenvooreenaanvullendebeoordelingopkantoorvandebeveiligingsorganisatie.9. CorrigerendemaatregelenIndienertekortkomingenwordenvastgestelddienenhiervoorcorrigerendemaatregelengenomentewordenenbeoordeeldtewordenopeeneffectieveimplementatie.Determijnenhiervoorzijnvastgelegdindezeregeling.10. ExtrabeoordelingenDeKwaliteitscommissiekanextrabeoordelingenuitvoerenalshiertoeaanleidingis.Aanleidingenkunnenzijn:
- Deresultatenvananderebeoordelingen.- KlachtendatonterechtgebruikgemaaktwordtvanhetKwaliteitslabel(erwordtnietaande
gesteldeeisenvoldaan).- KlachtenovermisleidendoffoutiefgebruikvanhetKwaliteitslabel.- Publicaties.- EigenwaarnemingendoordeKwaliteitscommissie,danwelhetbestuurSFCB.- Informatievanbelanghebbendepartijen,zoalsoverheidsinstellingen,overhetonterechtgebruik
vanhetKwaliteitslabelen/ofverzekeraars.Voordeuitvoering,rapportage,review,besluitvormingeneventuelesanctiesgeldendebepalingenzoalsbijdeperiodiekebeoordeling.Dekosten,dievallenonderkostenbovenstandaardproces(zieKOSTEN),vandezeextrabeoordelingenkomentenlaatstevandedragervanhetKwaliteitslabelindiendeaanleidingtijdensdebeoordelingwordtbevestigd.DebevindingenkunnenaanleidingzijntotherbeoordelingvanhetKBEH.11. BesluitvormingBijelkeperiodiekebeoordelingwordteenbesluitgenomenovercontinueren,schorsenofintrekkenvanhetKBEH.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 10 van 25
III. WAARBESTAATHETKWALITEITSLABELUIT?
KWALITEITSNORMENEerderinditdocumentheeftueenoverzichtkunnenlezenmetdepuntendiegetoetstworden.Ditisonderverdeeldincategorieënendewaarnemingvangradatieminor(‘klein’)ofmajor(‘groot’).Denormmajoriseentekortkomingdieweggewerktmoetzijnomhetkwaliteitslabeltebehalen/behouden.Eenmajordienttezijnopgelostbinneneentijdsbestekvantweemaanden.Denormminorwordtpasverplichtalsermeerdantienminoronderdelenzijn.Gesteldwordtdattienminorstezamenéénmajorvormen.Welishetzodatminorsbinnenzesmaandenenuiterlijkbijdeeerstvolgendeself-assessment(herbeoordeling)naéénjaarverdwenenmoetenzijn.Nietverdwenenminorstellendubbelbijdevolgendeherbeoordelingnatweejaar.Nadriejaarstartdecyclusopnieuwzoalsbijdeeersteaanvraag.Openstaandeminorsuithetverledenblijvendaarbijdubbeltellen.Hetnietbehalenvaneenherbeoordelingineenvolgenderondebetekentschorsingvanhetkwaliteitslabeltotdataandeeisenisvoldaan.Hetkwaliteitslabeltoetsttegelijkertijdevenementen-enhorecabeveiligingswerkzaamheden.Ditisafhankelijkvandebedrijfsactiviteiten.Alsdezebijvoorbeeldgeenhorecabeveiliginguitvoert,danwordthieropnietgetoetst.Debewijslasthiervoorkomtteliggenalseenmajor-onderdeelbijdeaanvrager.PROCESEenaanvraagvoorhetKwaliteitslabel,naontvangstdoorSFCBvandeondertekendeovereenkomstvanopdrachtKwaliteitslabelenbetalingvandefactuur,kandigitaalviaeenspeciaalportalmetdedaarbijbehorendeonderdeleningediendwordenbijdestichtingN’Lloyd.Dezetoetstofdeaanvragervoldoet.Ditgebeurtdooreendeskonderzoekeneenoperationeelonderzoek.DebevindingenwordenineenvertrouwelijkauditrapportvanN’LloydteruggekoppeldnaardeaanvragerendeKwaliteitslabelcommissiedienamensSFCBhetKBEHverstrekt.DitisinclusiefhetrapportvandebevindingenvanKwint.DegeldigheidvaneenKwaliteitslabelistwaalfmaandenofzolangtotdevolgendeherbeoordelinginverbandmetdeplanningplaatsvindt.IndieneenKwaliteitslabelnietbehaaldwordten/oferissprakevanschorsingdanwordtditgemeldaanVBeNLdoordesamenhangmetdeVBeNLGedragscodeenstatuten.Normenuithetkwaliteitslabelkunnenonderdeeluitmakenvandelidmaatschapsvereisten.LETOP:ditonderdeelwordtnogverderinprocedureuitgewerktdoorVBeNLomdaterkeuzevrijheidvoordeaangeslotenledenbestaatomgelijkwaardigekeurmerkenen/ofISOenNEN-certificatentehanteren.IndebeginfasevanhetKBEHwordthierbijeenovergangsfaseinachtgenomen,daarbijwordtspeciaalaandachtbesteedaandestatusvankleinereorganisaties,zoalscao-leden.Geconstateerdeovertredingenvanwet-enregelgeving,waaronderhetnietnalevenvanderechtsgeldigecao,wordengemeldaandeKwaliteitscommissie.DezedeeltdebevindingenmetSFCBvanwaaruitverdereactievolgt,zoalsmeldingaancao-controleorganenen/ofinspectieen/ofpolitie.Erisdemogelijkheidvanbezwaarindienhetoordeelvandekwaliteitslabelcommissienietgesteundwordt.DitbezwaarwordtbehandelddoorhetbestuurSFCB.HetkwaliteitslabelrapportwordtopgestelddooreenauditorvanN’Lloydmetspecifiekekennisvanbeveiligingsorganisaties.DezedoetsamenhetonderzoekmethulpvanKwint.Kwintrapporteertoverdecompliance,deadministratief-financiëlezijde,waarbijookdeVBeNLbenchmarkgegevensbetrokkenworden.Ookvindterrapportageplaatsoverdeaanwezigheidenaansluitingvandespecifiekbenoemdeonderdelenuitdebedrijfsscan.Deauditorneemtdeperformance,hetveld/bedrijfsonderzoek,voorzijnrekening.Daarbijbehoorteenbezoektijdenseenevenementen/ofhorecagelegenheid.Dedoorlooptijdvanafaanvraag,veld/kantoor/desk-onderzoek,oordeelKwaliteitslabelcommissieen
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 11 van 25
eventuelebezwaarentussentijdseverbetertrajecten,wordtingeschatopcircadriemaanden.KBEH-houderswordenopgenomenineenopenbaarregisteropdesitevanStichtingN’Lloyd.AlleinformatieoverhetKwaliteitslabelisverdertevindenopdesitevanSFCB.ORGANISATIESFCBiszoalsgemelddeKwaliteitslabeleigenaarenbewaaktdenormen,depubliciteitendeuitvoeringvanhetproces.Decommissiebestaatuitdrieleden:eenvertegenwoordigernamenswerkgevers,eenvertegenwoordigernamenswerknemerseneenderdenamenshenbeidenalsvoorzitter.HetsecretariaatwordtingevulddoorN’LloydinsamenwerkingmetSFCB.In2017,heteerstejaarvanhetKBEH,nemendevoorzitter(lidnamenswerkgevers)enpenningmeester(lidnamenswerknemers)vanSFCBdetaakvandecommissiewaar.EenperformanceauditeurwordtaangesteldnagoedkeuringdoorhetbestuurvanN’Lloyd.Deuitvoerdervanwerkzaamhedenvoorhetadministratief-financieelonderdeelisteallentijdedeadministrateurvanSFCB.Dezelaatstekeuzeisingegevendoorkennisvandebedrijven,demarktentoegangtotreedsrelevantegegevensvanuitdeSFCB-functie.HetbestuurvanSFCBenhetbestuurvanVBeNLgeeftmetdeuitvoeringvanhetKwaliteitslabeltoestemmingvoorhetkoppelenvandebijhaarbekenderelevantegegevensmetdeuittevragengegevensvoorhetKwaliteitslabel.Daarmeewordttevensdeadministratievelastendrukzoveelalsmogelijkbeperkt.HetKwaliteitslabel,eisen,procesenbeschrijvingvanaanvraagwordenmetditdocumentgepubliceerdopdesitevanSFCB.OokbedrijvendiegeenpremieplichthebbenengebondenzijnaandecaoBeveiligingkunneneenKwaliteitslabelaanvragen.KOSTENDekostenvanhetKwaliteitslabelzijnvastgesteldop€1200.DitisdeprijsvooreentoetsdieconformdezeregelingKBEHverloopt,waarbijtijdigallerelevantegegevenszijnaangeleverdengeenherbeoordelingennoodzakelijkzijn.Voordekostendiegemaaktmoetenwordenbovenhetstandaardproceswordtopdagdeelbasisdoorberekendopbasisvan€300/dagdeel,daadwerkelijkgemaaktekosten.Inhetjaar2017en2018ontvangenbedrijvendiepremieplichtigzijnvoorSFCBeensubsidievan50%vandestandaardaudit,mitseenbedrijfookhetKBEHbehaalt.Dezesubsidiewordtbijhetbehalenvandeauditautomatischalscashbackverrekend.BijaanvraagvanhetKwaliteitslabelwordendekostenvoorafbetaald.Deherbeoordelingen,middelshetself-assesment,injaartweeenjaardriekosten€155perbeoordelingenwordeneveneensvoorafbijdeaanvraagbetaald.Ookhiervoorgeldtdatvooreenuitgebreidereherbeoordelingdanhetstandaardprocesdekostenwordendoorberekendopbasisvan€300/dagdeel,daadwerkelijkekosten.GenoemdebedragenzijnexclusiefBTW.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 12 van 25
IV. HOEKANIKHETKWALITEITSLABELAANVRAGEN?BijdeaanvraagominaanmerkingtekomenvoorhetKwaliteitslabelmoetendevolgendedocumentenaanwezigzijn.Zieookdebijlagen.DeaanvraagvoorhetKwaliteitslabelkannietinbehandelinggenomenworden:
- Alsdegegevens/documentatienietvolledigzijn.- Defactuur(vooruitbetaling)nietbetaaldis.- HetbijbehorendeovereenkomstvanopdrachtKwaliteitslabelisondertekendmethierin
verwijzingnaarwederzijdseverplichtingenwaaronderhetvantoepassingzijnvanditKwaliteitsreglement.Verder:opvolgingvanwerkafspraken,toestemmingdatbekendzijndegegevensbijSFCBdanwelVBeNLkunnenwordengebruiktendebijdrageheffingsplicht(voorzovervantoepassing)voorSFCBvoldaanis.
DocumentenbijaanvraagAanvraag • Voorwelkwerkgebied(evenementen,horeca)het
Kwaliteitslabelaangevraagdwordt(toepassingsgebied:evenementen,horecaofbeide).
• Verklaringvandaartoebevoegdmanagement(zieKvK)datdeorganisatiezichzalhoudenaanallebepalingenopgenomenindezeKwaliteitslabelregelingofwaarnaarverwezenwordt.
UittrekselKamervanKoophandel
• Compleet:ookdebovenliggendeennevenorganisaties.• Recent:nietouderdantweemaanden.• Correct:debeschrijvingvandeactiviteitenpassenbijde
aangevraagdscope.Inrichtingvandeorganisatie
• Organogram,metdehieraangekoppeldetaken,bevoegdhedenenverantwoordelijkheden.
• OverzichtvanmedewerkersopkantoormetbijbehorendetoestemmingvanBijzondereWetten.
Vergunning • KopieVergunning,afgegevendoordeministeralsbedoeldinartikel3avandeWpbr(CHECKartikel2enartikel3).
• Kopievantoestemmingvandeministeroverdeleidingvandeorganisatiealsbedoeldinartikel7lid1vandeWPBR.
Planning • Voorhetkunnenmakenvandekeuze(s)voorhetveldbezoekwordendegegevensaangeleverdvandeplanningsagendametaardenomvangvandecontracten.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 13 van 25
V. OPWELKEPUNTENWORDTBEOORDEELD?1. InitiëlebeoordelingVoorhetkunnentoetsenvandeinitiëlebevindingenzijndevolgendedocumentennodig.Dedocumentenwordenopvolledigheidbeoordeeldmaarookinhoudelijk:gevendedocumentenopadequatewijzeinvullingaandeeisengesteldindezeregeling.Documentenvoorinitiëlebeoordeling/documentenbeoordelingvoorafAlgemeen • Organogram.
• Verdelingtaken,bevoegdhedenenverantwoordelijkheden.• Inhoudsopgavekwaliteitshandboek.TOELICHTING:Deorganisatierichtdekwaliteitsdocumentatieinpassendbijdeeigenorganisatie,zolichtalsmogelijkenzozwaaralsnodig.
Verzekeringen • Kopievanbedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.• Kopievanongevallenverzekering.• Eenverklaringvandeverzekeraardatdehoogtevanverzekerd
bedraginovereenstemmingismetdeverzekerdeactiviteiten.Afdrachten • Aansluitnummers:
– Belastingdienst– Socialefondsen– Paritairefondsen– Pensioenfondsen– Opleidingsfondsen
• Eenrecenteverklaringvandeaccountantdataandeverplichteafdrachtenisvoldaan(ofvaneenboekhouderbijeenomzetlagerdan€250K.
Kwaliteitsbeleid • Verklaringvandedirectie.Dezemoetpassendzijnbijdeactiviteitenonderdeaangevraagdescope.
• VerklaringvandedirectieovernalevingGedragscodebrancheverenigingindienlid(VBeNL,NVB).BijgeenlidmaatschapwordenderelevanteonderdelendietoezienopdeaspectenvandezekwaliteitsregelingvandeGedragscodeVBeNLindebeoordelingbetrokken.
Integriteitsbeleid • Verklaringvandedirectie.Dezemoetpassendzijnbijdeactiviteitenonderdeaangevraagdescope.
Sociaalbeleid • Verklaringvandedirectie.Dezemoetpassendzijnbijdeactiviteitenonderdeaangevraagdescope.
Jaarververslag • Financieeljaarverslag,opgesteldbinneneenhalfjaarnadesluitingvanhetboekjaar.
• Sociaaljaarverslag,opgesteldbinneneenhalfjaarnadesluitingvanhetboekjaar.
Documentenvoorinitiëlebeoordeling/kantoorbezoek)Sociaalbeleid • Dewijzewaaropdecaonageleefdwordt.
• Hetactueletrainings-enopleidingsbeleid.• Dewijzewaarophetpersoneelvoorbereidwordtinhet
omgaanmetagressieengeweldendewijzewaarophet
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 14 van 25
Documentenvoorinitiëlebeoordeling/kantoorbezoek)personeelopgevangenwordtalszijgeconfronteerdzijnmetbovenmatigeagressieengeweld.
• ActueleRI&EendaarbijpassendeARBO-programma/voorzieningen.
• Actuelepersoneelsdossiersmetaandachtvoor:werkperioden,verzuimmonitorenafspraken(WetverbeteringPoortwachter),arbeidscontractenenafwijkendeafspraken.Overzichtvanfunctionerings-enbeoordelingsgesprekken,medeondertekenddoormedewerker.Overzichtwerktijdenafspraken.
Bestanden • Overzichtenvan:– Hetpersoneelinvastedienst.– Hetpersoneelintijdelijkedienst.– Hetpersoneeldatingezetkanwordendoorinhuurmet
vermeldingvandebedrijvenwaarvaningehuurdkanworden.
– Inzetstagiaires.– Debedrijvenwaaraanhetbeveiligingswerkwordt
uitbesteed.– InzetvanZZP’ers.
Kwaliteitsdocumentatie • Eenkopievandekwaliteitsdocumenten,voor(minimaal)dehieronderweergegevenonderwerpengedocumenteerd:• Offerte. • Opdrachtbevestiging.• AlgemeneVBeNL-inkoop/verkoopvoorwaardendan
weldaaraangelijkwaardig.• Modelrisicoanalyse.• Modelbeveiligingsplan.• Modelcalamiteitenplan.• Opbouwpersoneelsdossier.• Modelinhuurovereenkomst(indienvantoepassing).• Modeluitbestedingovereenkomst.• Beschrijvinghoemetcontinueverbeteringwordt
omgegaan.• Stageovereenkomstenmetdevantoepassingzijnde
cao-regelgevingdaarinverwerkt.• OvereenkomstPayroll-uitzendbedrijf.• ModelovereenkomstvanopdrachtvrijevervangingVBe
NLondernummer90815120475.Locatiedossiers • OpdrachtgeverNAW.
• Contract/opdrachtdocument.• Risicoanalyse.• Beveiligingsplan.• Calamiteitenplan.• Overzichtingezetpersoneel(eigenpersoneel,ingehuurd
personeelenpersoneelbijuitbesteding,stagiaires,ZZP’ers).
DocumentenvoorhetveldbezoekbijdeinitiëleenperiodiekebeoordelingLocatiegegevens • NAW-locatie(s).Vergunning • Kopievandetoestemmingvankorpschefm.b.t.intezetten
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 15 van 25
Documentenvoorhetveldbezoekbijdeinitiëleenperiodiekebeoordelingpersoneelalsbedoeldinartikel7tweedelidvandeWPBR.
• Bewijsvaninformerenkorpschefbijaanvangvande(nieuwebeveiligingsmaatregelen).
Passen - Toonbaaropverzoekdoorbeveiligerdevantoepassingzijndebeveiligingslegitimatiebewijs.
2. Wijzevanbeoordelen-algemeenDeuitvoeringvanhetKwaliteitslabelisgebaseerdophetuitvoerenvaneenaudit:
- Interviews:vragenendoorvragen- Observaties(wordtercorrectgehandeld)meteventueelgerichteverificatie- Administratieveverificatie
o Aanwezigheidvandedocumenten.o Volledigheidvandedocumenten.o Correctheidvandedocumenten.o Inhoudelijkebeoordelingvandedocumenten:
- Beoordelingvandossiers(opjuistheidenvolledigheid)o Projectdossiers.o Personeelsdossiers.
Deauditkenmerktzichdoorhetcombinerenvandeverschillendeaudittechniekenenhetverifiërenvandeverschillendeobservatiestenopzichtevanelkaar.Deconclusienaeenauditofersprakeisvaneeninvoldoendemategeïmplementeerdestructuurwaarmeeaandegesteldeeisenvoldaanwordt.Dezestructuurwordtvaakkwaliteitssysteemgenoemd.3. BeoordelingvandeaanvraagDeaanvraagiscompleetominbehandelinggenomentekunnenworden.Bijhetnietvoldoenaanwet-enregelgevingwordtdebehandelingvandeaanvraagstopgezet.4. BeoordelingvandedocumentenOpbasisvandeopgestuurdedocumentenwordtbeoordeeldofdebedrijfsvoeringinvoldoendemateopordeis.OpbasisvaneenerkendkeurmerkindebeveiligingsbrancheofeenISO9001certificaatkunnenderelevantepuntenzonderbeoordelingovergenomenworden.5. VeldbezoekHetveldbezoekbestaatuitdevolgendeonderdelen:
- Eenopeningsgesprekmetoperationeelmanagement.- Bezoeklocatie.- Interviewsmetbeveiligingspersoneel.- Eeninterviewmethetoperationeelmanagement.- Adrandomobservatiesoverdeuitvoering.- Hetslotgesprekmethetoperationeelmanagement.
6. BeoordelingprojectdossierHetprojectdossiervanhetveldbezoekwordtmetdevolgendeonderwerpenopvolledigheidencorrectheidbeoordeeld:
- Offertetraject.- Overeenkomst/opdrachtstelling.- Algemenebetalings-&leveringsvoorwaarden.- Indienvantoepassing:samenwerkingsovereenkomsten.- Contactpersonenbijklanten(keten)partners.- Voorbesprekingenschouwvandelocatiesamenmetketenpartners.- Risicoanalyse.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 16 van 25
- Beveiligingsplan.- Calamiteitenplan.- (Werk)instructiesaanhetpersoneel(eigenpersoneel,ingehuurdpersoneel).- Aanmeldenbijdekorpschef.- Evaluatie.
7. BeoordelingpersoneelsdossierHetauditteammaakteenselectievanpersoneelsdossiersdietijdenshetveldbezoekaanwezigmoetenzijn.Derichtlijnhiervooris10%vanhetaanwezigepersoneelmet:
– Eenminimumvantweepersoneelsdossiers.– Eenmaximumvantienpersoneelsdossiers.– Nietzijndepersoneelsdossierswelkedelaatstetweejaaralbeoordeeldzijn.– Bijingehuurdpersoneelmetverdeling1/3eigenpersoneelen2/3ingehuurdpersoneel.
Erkanvanderichtlijnmetonderbouwingafgewekenworden.Depersoneelsdossierswordenbeoordeeldmetdevolgendeonderwerpenopvolledigheidensamenhangmetdearbeidsovereenkomst:
- Taakomschrijving,functieprofielofdergelijke.- Diploma’s,bijscholingenetc.- Inzetbaarheid(watwel/niet).- Specifiekevergunning(zoalsbijgebruikvanhonden).- Verklaringmedewerkerm.b.t.geheimhoudingenvertrouwelijkheid.- Kopiebeveiligingslegitimatiebewijs.- Ingevuldformuliervoorgebruikuniform.
8. InterviewstijdenshetveldbezoekDeinterviewsmetbeveiligingspersoneelisgerichtop:
- KennisvanhetbestaanvandeOR/PvTendezeisvoorhem/haarbereikbaar.- Kanaangevenhoedecommunicatie,interactiemethetmanagementenbetrokkenheidvanhet
managementis.- Kanaangevenhoehetsociaalbeleidenopleidingsbeleiduitwerkt.- Communicatie(lijnen)tijdensevenement,ookbijcalamiteiten.- Kentdevoordelocatiespecifiekepuntenuitbeveiligingsplanenuithetcalamiteitenplan.- Heeftweetvanopleidingsbeleidenkanhiergebruikvanmaken.- Heefteencorrecteattitude(bejegening)naardebezoekersvanhetevenement.
9. Verificatiepuntentijdenshetveldbezoek
- Uniformering(goedgekeurdenvoorgeschreven,geengebreken).- (Geldig)beveiligingslegitimatiebewijs.- Inbezitvanwerkinstructie(s)engeïnstrueerdopdespecifiekesituatie.- Heeftbeschikkingoverdejuistebeschermingsmiddelenenweetdezetegebruiken(kentde
richtlijnenhiervoor).- Idem:communicatiemiddelen.- Idem:voertuigen.- Idem:honden.- Medewerkervoldoetaangesteldeeisen(opleidingen,certificaten,BHVindienvantoepassing).- Houdtmenzichaandegedragscode?
10. Herbeoordeling–Self-AssessmentHetself-assessmentbestaatuiteenquickscanvandemeestrelevantegegevensdiekunnenbevestigendatdevoorwaardenvoorhetbehoudenvanhetKwaliteitslabelnoggeldigzijn.Ditiseendigitale-administratievescan,tenzijuitdescanblijktdaterpuntenvanopvolgingzijnennadereonderzoek
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 17 van 25
vergenwaarondereenbedrijfs-en/ofevenementen/horecalocatiebezoek.Indebijlagenvandebedrijfsscanisdezeself-assessmenteveneensterugtevinden.11. Auditrapport(N’Lloyd)Hetauditrapportbevat:
- DegegevensvandeKwaliteitshouder.- Degegevensvandebezochtelocaties.- Denamenvanhetauditteam.- Identificatievandebeoordeeldedossiers.- Debevindingenvandeaudit.- Demajorenminortekortkomingen,indienaanwezig.- Deonderbouwingwaaropmajorenminortekortkomingengeslotenzijn.- Dagtekeningenhandtekeningauditor.
12. BesluitvormingHetbesluittotverlenenvanhetKwaliteitslabelwordtgenomendoordeKwaliteitslabelcommissievanSFCB,opbasisvanderapportagevandeinitiëlebeoordeling.Besluitenmetbetrekkingtotverlenging,schorsingenintrekkenwordeneveneensgenomendoordeKwaliteitscommissie,opbasisvanderapportagevandeperiodiekeherbeoordeling(/self-assements)ofeenextrabeoordeling.Eenpositiefbesluitkannietgenomenwordenalsuitderapportageblijktdateropenstaandetekortkomingmeteenmajordanweltienminorlabel(s)aangetroffenwordenofnietaandereglementairevoorwaardenwordtvoldaan.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 18 van 25
VI. WATZIJNDEREGLEMENTAIREVOORWAARDEN?
VOORWAARDENVOORAANVRAAGDeaanvragerdientbijdeaanvraagdevolgendeinformatieterbeschikkingtestellen:
- Eenbewijsvanwettelijkeregistratie1waarbijhetleverenvandedienstbedoeldindezeKwaliteitsregelingherkenbaarisaangegeven.
- Eenverklaringvaneenhiertoebevoegdpersoondatbeveiligingsbedrijfzichzalhoudenaandeindekwaliteitsregelinggenoemdeeisen,voorwaardenenverplichtingen,waaronderhetgebruikvanhetKwaliteitslabel.
- HetwerkgebiedwaarvoorhetKwaliteitslabelwordtaangevraagd(evenementenbeveiligingen/ofhorecabeveiliging).
- Deeventueleaanwezigheidvanmeerderevestigingen.- OpverzoekvandeKwaliteitscommissiealleverderenodigeinformatieengegevens.- Eenverklaringvaneenhiertoebevoegdpersoondatgedurendedeaanvraagnietverwezenwordt
naareenmogelijkestatusmethetKwaliteitslabel.Inindividuelecontactenencontractenmaghierwelnaarwordenverwezen.
- Eenverklaringvaneenhiertoebevoegdpersoondatgewaarborgdwordtdathetauditpersoneeltoegangheefttotdelocatie(veldbezoek).
- Allenodigeplanningsgegevens,inoverlegmethetauditteam.HetbeveiligingsbedrijfsteltdeKwaliteitscommissietijdiginkennisvan:
- Fusiesenovernames.- Wijzigingenindeorganisatie.- WijzigingeninhetKwaliteitssysteem,dievaninvloedzijnopde
o kwaliteitvandienstverlening,ofo borgingvandekwaliteitvandienstverlening,ofo nalevingvandekwaliteitsregeling.
- Wijzigingenindeinhoudendestatusvananderecertificaten(voorzovervaninvloedopnalevingvandezeregeling).
TEKORTKOMINGENEensituatiedienietinovereenstemmingismetdeeisenwordtbeschouwdalseentekortkoming.Eentekortkomingwordtgeclassificeerdalseenmajorofeenminortekortkoming.Erissprakevaneenmajortekortkomingals:
- éénofmeerdereeisenuitdekwaliteitsregelingniet(meer)zijngeïmplementeerd,oferissprakevaneensituatiedie,gebaseerdopobjectievewaarnemingen,significantetwijfeldoetrijzenofhetkwaliteitssysteemvoldoendeondersteuningbiedtaandegesteldeeisentevoldoen,of
- deuitvoeringvandewerkzaamhedenafbreukdoetaandoelstellingenvanhetKBEH,of- deuitvoeringvandewerkzaamhedenbijcalamiteitzalleidentoteenonveiligesituatie,of- bijdelaatstebeoordelingwasdezelfdeafwijkingvastgesteld,of- hetnietregistrerenvanklachtenen/ofhetnietopvolgenvanklachten,of- misbruikvanhetKwaliteitslabel,of- fraude,misleidingvandeauditteamofhetbewustverstrekkenvanfoutieveofonvolledige
informatieaandeKwaliteitslabeleigenaar,of- ersprakeisvantienofmeerminortekortkomingen.
1 In Nederland is dat inschrijving bij de Kamer van Koophandel, aantoonbaar door een geldig uittreksel.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 19 van 25
Erissprakevaneenminorafwijkingals:
- sprakeisvaneensituatiedie,gebaseerdopobjectievewaarnemingen,twijfeldoetrijzenoverdeborgingvandekwaliteit,of
- hetontbrekenvan,hetniethebbengeïmplementeerdofnietinstandhebbengehoudenvanéénvandeeisenuithetcertificatieschema,hetgeennietheeftgeleidtoteenmajorafwijking,of
- hetnietinstandhebbengehoudenvanéénofmeerderevoorwaardenuitdezeregeling(waaronderfinanciëleverplichtingenenafsprakenovergebruikvanhetKwaliteitslabel).
SANCTIESVooreenmajortekortkominggeldteentermijnvantweemaandenvoorhetoplossenenimplementerenvandecorrigerendemaatregelen,metindemaanddaarnahetlatenbeoordelen(inclusiefrapportageenbesluitvorming).Vooreenminortekortkominggeldteentermijnvanzesmaanden,totuiterlijkéénjaar,voorhetoplossenenimplementerenvandecorrigerendemaatregelen.Ditwordtbijdevolgendeperiodiekebeoordelingbeoordeeldengerapporteerd.Indieneentekortkomingnietbinnendegesteldetermijnwordtopgehevenwordtdekwaliteitshoudergeschorstvooreenperiodevanmaximaalzesmaanden.Indezeperiodeishetniettoegestaan:
- hetKwaliteitslabeltegebruikenén- teverwijzennaardestatusalsKwaliteitslabelhouder
Indiendezeperiodedetekortkoming(en)nietopgehevenwordenisintrekkingvanhetKwaliteitslabelaandeorde.OphetongeoorloofdgebruikvanhetKwaliteitslabelstaateenboetealsverwoordindeovereenkomstvanopdrachtKwaliteitslabel.KWALIFICATIESHetauditteamwordtgekwalificeerdopbasisvanISO/IEC19011(ISO9001gekwalificeerdeauditorvoorhetspecifiekewerkterrein).DeauditeurindefunctieadministrateurSFCBisbetrokkenbijeenaccountantskantoor,deaccountantondertekentdeuitvoeringvanwerkzaamhedenvanhetadministratief-financieelrapportvanbevindingen.CERTIFICAATKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECAN’LloydvoerteenSFCBgewaarmerktcertificaatKwaliteitslabelEvenementenHorecaenbewaaktdeuitgifteenregistratie.BEROEPSMOGELIJKHEIDIndieneenorganisatiehetnieteensismethetbesluitvandeKwaliteitscommissiekanbinnenéénmaandschriftelijkbezwaarwordeningediendbijhetsecretariaatvanSFCB([email protected]).Ditbezwaarisslechtsontvankelijkindienditgemotiveerdenmetonderliggendebewijsstukkenbehorendebijdeperiodedatdeauditheeftplaatsgevondenwordtvoorzien.HetbestuurvanSFCBneemteenbindendbesluitenkanzichhierbijlatenadviserendoorhetauditteam,danweldemogelijkheidbiedenvooreenmondelingetoelichtingdoordebezwaarhebbende.SFCBneemtbinnendriemaandennaontvangstvanhetbezwaarmetallevantoepassingzijndebewijsstukkenenrelevantedocumentatieeenbesluit.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 20 van 25
DisclaimerOmdaterzoweldoorN’LloydalsKwintwerkzaamhedenwordenuitgevoerd,wordtinditdocumentweliswaarpraktischgesprokenoveraudit,beoordelenencontroleren.MaarerwordendoorKwintuitsluitendspecifiekovereengekomenwerkzaamhedenuitgevoerd,zoalsbenoemdindebijlagenenerwordtdoorKwintgeenoordeelgegevenenuitsluitendconstateringengedocumenteerdopdevastgesteldelijstmetuittevoerenwerkzaamheden.Dezebevindingen,zonderdetailsvanKwint,wordengerapporteerdconformCOS4400aanSFCB.VervolgensdeeltSFCBdezebevindingenconformafspraakmetN’Lloyd.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 21 van 25
BIJLAGENKWALITEITSLABELENKWALITEITSCERTIFICAAT
Registratie geldig tot 21 november 2019
Certificaatnummer 999
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 22 van 25
AUDITPROCEDUREKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECA(KBEH)1. Inleiding.DitdocumentbeschrijftdeauditprocedurezoalsdiewordtuitgevoerddoordeAudit&ReviewGroep(ARG)vandestichtingN’Lloyd.DezeprocedureisgebaseerdopRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca21-11-2016vanhetSociaalFondsCaoBeveiliging(SFCB).InnauwesamenwerkingmetdeadministrateurvanSFCBiseenviertalpilotauditsuitgevoerdomdeauditproceduretetoetsenopuitvoerbaarheidenbeoogdedoorlooptijd.Deervaringenvandezepilotzijngeëvalueerdenverwerktinditdocument.EenbeperktaantalzalindeloopdertijdnaarbevindvanzakenwordenbijgesteldinnauwoverlegmetdeKwaliteitslabelcommissieSFCB.2. Eigenaarenbeheerder.Volledigheidshalvewordtopgemerkt,dathetSFCBoptreedtals‘’eigenaar’’vanhetKwaliteitslabelenhet‘’beheer’’enuitvoeringdaarvanheeftuitbesteedaandestichtingN’LloydinsamenwerkingmetKwintAccountantsenAdviseurs.3. Auditkader.Detoetsing(audit)dievoorafgaataandetoekenningvanhetKBEHbestaatuittweedelen,teweteneen:- bedrijfsbezoeken- eenauditopeenevent-locatie.Deauditwordtuitgevoerddoortweeauditors2vandeARGvanN’Lloyd.Zijzullenzichprimairfocussenopde‘’performance’’vanhetbedrijf,deorganisatiealsookhetpersoneeldatwordtingezetvoorbeveiligingstaken.Ofwel:devakinhoudelijkeaspecten.Hetfinancieel-administratieveonderdeelvandeaudit(“compliance”)wordtuitgevoerddoorhetaccountantskantoorvanSFCB.DeBedrijfsscan3isdeleidraadvoorzoweldeauditeealsvoordeauditors.Daarinwordtvoornoemdonderscheidtussenperformanceencompliancezogoedmogelijkweergegeven.IndienbijdeinvullingvandeBedrijfsscanondersteuningnoodzakelijkis,kanrechtstreeksadvieswordeningewonnenbijdelead-auditor,waarvandecontactgegevensdoorhetSecretariaatzullenwordenmeegezondenmettoezendingvandeBedrijfsscan.VoorhetonderdeelPersoneelhanterendeN’LloydauditorseeneigenChecklist.DeresultatenvandeauditwordensamengevatinhetrapportvanBevindingenengerapporteerdaandeauditeeénaandeKwaliteitslabelcommissieSFCB.NatoestemmingvandecommissiezalhetKwaliteitslabelwordentoegekendaandeauditeeendeorganisatiewordenopgenomeninhetN’LloydregisterKBEH.4. Uitvoeringendoorlooptijd.Dedoorlooptijdvaneenauditwordteveneensbepaalddoordetweeonderdelenvandeaudit:(1)devoorbereidingen(2)dedaadwerkelijkeuitvoering.
2 Zie bijlage Competentieprofiel.
3 Zie bijlage Bedrijfsscan
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 23 van 25
a. Stap1:Voorbereidingenvoorwaarde.NadeaanvraagzalhetSecretariaatvanN’LloyddeBedrijfsscantoezendenaandeauditeemethetverzoekdezebinnenzeswekenintevullenentevoorzienvandenoodzakelijkebijlagenteuploadenindesecurecloud.Daartoezaleeneenmaligtegebruikenautorisatie-codewordenuitgegevenengebruikwordengemaaktvaneenend-to-endcryptografischbeveiligdeverbinding.Dedirectorywaarindezedocumentatiewordtopgeslagenisuitsluitendtoegankelijkvoorhetsecretariaatenbeideaangewezenauditors.Delead-auditorzalinsamenwerkingmetdeadministrateurvanSFCBeeneerstecontroleuitvoerenopvolledigheidenzonodignadereinformatieopvragen.Hiernazaldelead-auditorcontactopnemenmetdeauditeevoorhetmakenvaneenafspraakvoorhetbedrijfsbezoek.Voorwaarde:HetvollediginvullenvandeBedrijfsscanenhetbeschikbaarhebbenvandenoodzakelijkedocumentatieiseenkernvoorwaardevoorhetuitvoerenvandeaudit.Indienhieraannietwordt(ofkanwordenvoldaan)zaldeauditnietinbehandelingwordengenomen.Inditverbandwordtopgemerkt,dathetmogelijkisdatbepaaldedocumentatieniet(ofnog)nietvoorhandenis.Dathoeftopzichnietdirectaanleidingtegeventothetnietlatendoorgaanvaneenaudit,mitsdeauditeederedendaarvanindeBedrijfsscanheeftaangegeven.Voordebeoordelingdaarvanzaldeauditorcontactopnemeneninoverlegtredenmetdeauditee.Algehelevoorwaardeblijftechter:aanleverenvaneenvolledigingevuldeBedrijfsscan.b. Stap2:Uitvoering-bedrijfsbezoekVoordeduurvanhetbedrijfsbezoekwordtéénwerkdaggereserveerd(inclusiefreistijd).Daarbijwordtervanuitgegaan,datdeauditorszichaandehandvandeaangeleverdeinformatieendocumentatievoldoendehebbenkunnenvoorbereiden.Voorwaarde:Indiendeauditeebesluitomwelkeredendanookbepaaldedocumentatienietvóórafaanteleveren,maaruitsluitendopzijn/haarbedrijfslocatieterinzagebeschikbaartehoudenkanditdedoorlooptijdaanzienlijkverlengenenwellichtaanleidinggeventoteenvervolgbezoek.Hetgeenrechtstreeksvaninvloedisopdekostenvandeaudit(zieparagraaf6).Invoorkomendgevalzaltussendelead-auditorenauditeeoverlegplaatsvindenoverhetopveiligewijzedelenvaninformatie/documentatie:securecloud,perkoerierofanderszins.Debevindingenvandeauditorszullendirectwordenmedegedeeldaandeauditee.Deauditorszullenaanheteindevanhetbedrijfsbezoekdeauditeeverzoekeneenkalenderaanteleverenvangeplandeevents(bijvoorkeurminimaaldriedatums/locaties).Aandehanddaarvanzaldelead-auditoreenkeuzebepalenvoordeuittevoerenauditopeenevent-locatie.c. Stap3:Uitvoering–eventlocatieIndeBedrijfsscanwordenindeparagrafen3en4aangegevenwelkedocumentatiebeschikbaardienttezijnvoorafgaandeaandeauditopdeevent-locatie.Daaroverzullentijdenshetbedrijfsbezoekreedsafsprakenwordengemaakt.Afhankelijkvandewijzewaaropdebeveiligingvaneeneventis/wordtgeorganiseerdzullendeauditorsaanwezigzijnbijde(eventuele)briefingvandebeveiligingsmedewerkersvóóraanvangvanhetevent.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 24 van 25
Vandeauditeewordtverlangddatdebeveiligingsmedewerkersopevent-locatiezijn/wordengebriefdoverdemogelijkheidendatzijkunnenwordenbevraagddoordeauditorsovervakinhoudelijkeaangelegenheden.Endatzijdaarbijzijnverzochtdievragenzogoedmogelijktebeantwoorden.DeN’LloydauditorskunnenzichlegitimerenendienentebeschikkenovereenVerklaringterzakeopbriefpapiervanenondertekenddoordeauditee.Mochtdeauditeegeenhoofdaannemerzijn,danwordtervanuitgegaan,dathij/zijallesinhetwerkgesteldheeftofzalstellenomdeauditzodanigtefaciliterenendatdeauditorsconformvoorgaandevoorwaardehunwerkzaamhedenkunnenverrichten.Delead-auditorzalervoorzorgdragen,datdeauditeeoptijdwordtgeïnformeerdoverdeuitvoeringvandeauditopevent-locatieopdataandezevoorwaardenkanwordenvoldaan.Voorwaarde:Zolangdeauditbijhetbedrijfsbezoekniettoteenpositiefresultaatheeftgeleid,zalgeenauditopevent-locatiewordenuitgevoerd.d. Stap4:Rapportage(BevindingenenAuditResultaat)Zodradeondera.t/mc.beschrevenproceduremetgoedgevolgisafgerondzalhetresultaatbinnentweewerkdagenwordenaangebodenaandeKwaliteitslabelcommissie.InditeindresultaatzijndebevindingenvandeadministrateurvanSFCBintegraalmeegewogen.HetrapportBevindingenenAuditResultaatzalwanneernodigwordenvoorzienvanaanbevelingen.DeuiteindelijkebeslissingvoorhetaldanniettoekennenvanhetKwaliteitslabelwordtgenomendoordeKwaliteitslabelcommissieDeauditdocumentatiedieaandeauditorsterhandisgesteld,zalnadatdebesluitvormingvandeKwaliteitslabelcommissieisafgerondwordenvernietigden/ofopveiligewijzewordenverwijderduitdesecurecloud4.Vandeauditeewordtverwacht,datdeauditdocumentatie5wordtbewaardvoorinzagebijeenvervolgauditvoorverlengingvanhetKwaliteitslabel.5. Afwijkingen/tekortkomingenVoorhetbeoordelenvanafwijkingen/tekortkomingenenhetidentificerenvanminorsenmajorszoalsbedoeldindeRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHorecavindtoverlegplaatstussendeKwaliteitslabelcommissieendeLeadAuditorvanN’Lloyd.Vanuitditoverlegzulleneventuelesanctieswordenbepaaldzoalsomschreveninderegeling.Voorhetwegwerkenvandegeïdentificeerdetekortkomingenbinnendedaarvoorgesteldetermijn(en)zullenaanbevelingenwordengedaan.Deauditeedienterrekeningmeetehouden,daterwellichteenextrabedrijfsbezoeknoodzakelijkisomtecontrolerenofdetekortkomingookdaadwerkelijkisuitgevoerd.Daarvoorkunnenextrakosteninrekeningwordengebracht(zieparagraaf6).IndienersprakeisvaneenmajorzalhetKwaliteitslabelnieteerderwordentoegekenddannadatdezetekortkomingisopgeheven.Deauditeedienterrekeningmeetehouden,datbepaaldemajorsdoordeKwaliteitscommissiewordengemeldaanbevoegdeinstanties.Ditzalalszodanigwordengecommuniceerdmetdeauditee.6. Kosten.DekostendieN’LloydenKwintAccountantsenAdviseursberekenenvoorde‘’performance’’auditzoalshiervoorbeschrevenzijncontractueelovereengekomenmetdeSFCBenopgenomenindeRegelingKwaliteitslabelEvenementenBeveiliging.
4 Inzage in deze documentatie/informatie zal dus niet worden gedeeld met de Kwaliteitslabelcommissie
5 De documentatie zal daartoe worden gewaarmerkt door de lead-auditor.
REGELINGKWALITEITSLABELBEVEILIGINGEVENEMENTENHORECASFCB2017
21 november 2016 25 van 25
Indienbijuitzonderingmochtblijkendatextratijdnodigisombeideonderdelenvandeauditinzijngeheeltekunnenafrondenenhieraanconformregelingextrakostenverbondenzijn,zaldelead-auditorvóórafoverlegvoerenmetdeauditee.7. GeldigheidsduurKBEHDetotalegeldigheidsduurvanhetKBEHisdriejaar.Echtermetdienverstande,datdegeregistreerdeelktussenliggendjaareenself-assessmentterherbeoordelingdientuittevoereneneenvolledigingevuldeBedrijfsscanterbeoordelingvandeARGmoetaanleveren.HetSecretariaatN’Lloydzalhiertoetweemaandenvoorafeenremindersturenendeupload-linkautorisatietoezenden.AandehandvandezeingevuldeBedrijfsscanzullendelead-auditorendeadministrateurvanSFCBbepalenófenzojaextradocumentatieaangeleverddienttewordenenofwellichteenbedrijfsbezoekalsnognoodzakelijkis.Dekostenvoordezeaudit-op-afstandzijnopgenomenindeRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca.BlijktuitdeingestuurdeBedrijfsscandatdezeonvolledigisen/ofdateenbedrijfsbezoeknoodzakelijkisdanwordenextratemakenkostenvoordeherbeoordelinginrekeninggebracht.Denoodzaakvoordezeextrainspanningwordttoegelichtdoordelead-auditorenuitsluitenduitgevoerdinoverlegmetdeauditee.Eeneventueelconflicthieromtrentzalmetredenenomkleeddoordelead-auditorwordengerapporteerdaandeKwaliteitslabelcommissieinafschriftaandeauditeeterbesluitvormingrondhetaldannietcontinuerenvandeKBEH-registratie.Nahetderdejaarzalwederomeencompleteauditwordenuitgevoerdvolgensderegeling.TweemaandenvoorafgaandeaandeafloopvandedriejarentermijnzalhetSecretariaatN’LloydhieromtrenteenremindersturennaardeKBEHgeregistreerde.8. Herbeoordeling–Self-AssessmentTweemaandenvoordatdetussentijdsejaarlijkseherbeoordelingplaatsvindtstuurthetN’LloydsecretariaateenremindermethetverzoekdeBedrijfsscanintevullen.IndetwaalfdemaandzendthetN’Lloyd-secretariaateenautorisatiecodemetlinknaardesecurecloudomdeBedrijfsscanmetaanteleverendocumententekunnenuploaden.Indienerzichindeperiodevantwaalfmaandenineenofmeerderedocumentengeenwijzigingenhebbenvoorgedaan,dankandatindeBedrijfsscanwordenaangegevenentoezendingachterwegeblijven.Delead-auditorN’LloydendeSFCB-administrateurzullendeingevuldeBedrijfsscanplusaangeleverdedocumentatiebinneneenperiodevanmaximaalveertiendagenop-afstandbeoordelenenzonodigextrainformatieopvragen.NatoetsingzalhetresultaatperemailaandeauditeewordenmedegedeeldinafschriftaandeKwaliteitslabelcommissie.Indienaanleidingbestaatomeenbedrijfsbezoektebrengen,danwelnaderdocumentenonderzoekzaldelead-auditorcontactopnemenmetdeauditeevanwegeafwijkingvandestandaard.AandezeextrainspanningzijnkostenverbondenvolgensRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca(KBEH).TweemaandenvoordeafloopvanhetderdejaarzalhetN’Lloydsecretariaateenremindersturenvoordeuitvoeringvaneenuitgebreideauditmetbedrijfsbezoekenauditopevent-locatie.
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Pre-auditdocument 21november2016 Pagina1
1. Algemeen 1.a Bedrijf 1 Bedrijfsnaam: 2 Vestigingsadres: 3 Postcode/plaats: 4 Postadres: 5 Postcode/plaats: 6 Telefoonnummer (vast en/of mobiel): 7 Faxnummer: 8 Email-adres: 9 Website:
Toelichting:
1ekolomgeelgekleurdisverplichtintevullenvelden/ofaanteleverendocumentatievoorafgaandeaandepilotaudit2ekolomlichtblauw–documentatieaanwezigtijdensbedrijfsbezoekofopeventlocatie
1.b Directeur/eigenaar
10 Achternaam: 11 Voorletter(s) / Roepnaam: 12 Privéadres: 13 Geboortedatum/Plaats: 14 Postcode/plaats: 15 Telefoonnummer (vast + mobiel):
16 Verklaring t.b.v. aanvraag Keurmerk Hierbij verklaart ondergetekende deze Bedrijfsscan Kwaliteitslabel BEH volledig en naar waarheid te hebben ingevuld
17 Werk-/Toepassingsgebied 18 Plaats:
Datum: Handtekening:
Toelichting/opmerkingen:
Gaarne dit formulier na invulling plus de bijbehorende bijlagen uploaden naar de secure cloud met de
beveiligde link die is toegezonden door het Secretariaat N’Lloyd.
LET OP: dit geldt voor documenten die gekoppeld zijn aan de vragen met de geel gekleurde 1e kolom.
Documenten die gekoppeld zijn aan de vragen waarvan het Onderwerp: oranje is gekleurd zullen
worden beoordeeld door Kwint
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Pre-auditdocument 21november2016 Pagina2
2. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS Nr. Onderwerp: Datum:
Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
1 Kopie Vergunning, artikel 3 Wpbr Aanwezig 2 Kopie Toestemming artikel 7.1 Wpbr Aanwezig 3 Lid VBe NL sedert: <datum> Aanwezig 4 Bekend met de doelstelling van de
regeling en het proces Kwal. label BEH Conform ledenadministratie
5 Bekend met de statuten van de VBe NL 6 Verklaring directie Kwaliteitsbeleid
(Zie paragraaf 3 voor vervolg) Aanwezig
7 Verklaring directie naleving Gedragscode VBe-NL en/of Gedragscode NVB
Aanwezig
8 Verklaring directie Integriteitsbeleid Aanwezig 9 Verklaring directie Sociaal beleid Aanwezig
10 Financieel jaarverslag < 6 mnd/boekjaar Aanwezig 11 Sociaal jaarverslag < 6 mnd/boekjaar Aanwezig 12 Organisatieschema Aanwezig Verdeling taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:
KolomOnderwerporanje=tenbehoevevandeaccountant
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Pre-auditdocument 21november2016 Pagina3
2. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS (vervolg) Nr. Onderwerp: Datum:
Nummer: Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
14 Inschrijving KvK < 2 mnd. Aanwezig 15 Overige KvK inschrijvingen op het
vestigingsadres Aanwezig
16
Overige KvK inschrijvingen op privéadres
Aanwezig
17
Nevenactiviteiten of belang(en) in andere bedrijven – deelnemingen in
Aanwezig
18
Btw-nummer: <nummer>
Aanwezig
19 Aansluitnummers afdrachten: - Belastingdienst - Sociale fondsen - Paritaire fondsen - Pensioenfondsen - Opleidingsfondsen
Aanwezig
20 Accountants/boekhoudersverklaring Afdrachten
Aanwezig
21 Leveringsvoorwaarden
Aanwezig
22 Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Polis: <nummer> Verklaring verzekeraar
Aanwezig
23
Ongevallenverzekering Polis: <nummer> Verklaring verzekeraar
Aanwezig
24 (*)
Personeelsbestanden - in vaste dienst - in tijdelijke dienst - inhuur + bedrijf - inzet stagiaires
Aanwezig
25 Bedrijven waaraan werk wordt uitbesteed
Aanwezig
(*) N’Lloyd auditors kunnen tijdens het bedrijfsbezoek ook voor inzage vragen.
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Pre-auditdocument 21november2016 Pagina4
3. KWALITEITSDOCUMENTATIE Nr. Onderwerp: Bewijs-
document(en)
Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
1 (*)
Inhoudsopgave Kwaliteitshandboek
2
Offerte
3
Opdrachtbevestiging
4
Model risicoanalyse
5 Model beveiligingsplan
6
Model calamiteitenplan
7 Service Level Agreement met opdrachtgever(s)
8
Opbouw personeelsdossier Steekproef dossiers op: - Getekende AOK aanwezig incl. verwijzing naar cao + salaris conform cao - Salarisstroken conform cao (feestdagen, toeslagen, reiskosten, salaris, overuren
9
Model inhuurovereenkomst
10
Model uitbestedingsovereenkomst
11
Beschrijving continue verbetering
12
Payroll overeenkomsten Aanwezig
13
Stageovereenkomst(en) Aanwezig
(*) Het blijkt niet mogelijk om tijdens het bedrijfsbezoek het complete handboek inhoudelijk op zijn merites te beoordelen. Daarom zal er doorheen worden gescand. De mogelijkheid bestaat dat alsnog een complete versie wordt opgevraagd. Uiteraard met in acht name van de geheimhoudingsverklaring. Hetgeen overigens geldt voor alle aangeleverde documentatie.
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Pre-auditdocument 21november2016 Pagina5
4. LOCATIEDOSSIERS (- Event gebonden)(*) Nr. Onderwerp: Bewijs-
document(en)
Toelichting/opmerkingen aanvrager:
1
NAW-gegevens opdrachtgever Bedrijfsnaam: Adres: Postcode en woonplaats:
2 Contract/offerte getekend retour 3 Risicoanalyse 4 Beveiligingsplan 5 Calamiteitenplan 6 Inzet personeel
(*) Aan te leveren documentatie in/na overleg met N’Lloyd auditors, zodra event-kalender bekend is
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Pre-auditdocument 21november2016 Pagina6
5. Financieel/Administratief (t.b.v. accountant) Nr. Onderwerp: Bewijs-
document(en)
Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
1 Verzamelloonstaat (*) Aanwezig 2 Overzicht totaal berekende uren aan de
markt te splitsen naar Evenementen en Horeca over het afgelopen jaar
Aanwezig
3 Overzicht totaal berekende uren aan de markt te splitsen naar Evenementen en Horeca (*)
Aanwezig
4 Jaarrekening Aanwezig 5 Balans en Winst & Verliesrekening (*) Aanwezig 6 Bewijs van betaling contributie VBe-NL
en jaarbijdrage SFCB - Vergelijk verzamelloonstaat <->
loonjournaalpost: in lijn - Vergelijk loonjournaalpost <-> jaarrekening: in lijn - Vergelijk loonjournaalpost <-> W & V rekening (*): in lijn
(*) Over de maand voorafgaande aan de audit/self asessment
Bedrijfsscan KBEH – Self Assessment
DocumentatieSelfAssessment21november2016 Pagina1
1. Algemeen 1.a Bedrijf 1 Bedrijfsnaam: 2 Vestigingsadres: 3 Postcode/plaats: 4 Postadres: 5 Postcode/plaats: 6 Telefoonnummer (vast en/of mobiel): 7 Faxnummer: 8 Email-adres: 9 Website:
Toelichting:
1ekolomgeelgekleurdisverplichtintevullenvelden/ofaanteleverendocumentatievoorafgaandeaandeaudit/selfassessment2ekolomlichtblauw–documentatiekanwordenopgevraagddoordeauditor
1.b Directeur/eigenaar
10 Achternaam: 11 Voorletter(s) / Roepnaam: 12 Privéadres: 13 Geboortedatum/Plaats: 14 Postcode/plaats: 15 Telefoonnummer (vast + mobiel):
16 Verklaring t.b.v. aanvraag Keurmerk Hierbij verklaart ondergetekende deze Bedrijfsscan Kwaliteitslabel BEH volledig en naar waarheid te hebben ingevuld
17 Werk-/Toepassingsgebied 18 Plaats:
Datum: Handtekening:
Toelichting/opmerkingen:
Gaarne dit formulier na invulling plus de bijbehorende bijlagen uploaden naar de secure cloud met de
beveiligde link die is toegezonden door het Secretariaat N’Lloyd.
LET OP: dit geldt voor vragen/documentatie die gekoppeld zijn aan de vragen met de geel gekleurde 1e
kolom.
Documenten die gekoppeld zijn aan de vragen waarvan het Onderwerp: oranje is gekleurd zullen worden
beoordeeld door Kwint.
Indien zich in de documentatie waarvan de 1e kolom wit is gekleurd geen wijzigingen hebben voorgedaan t.o.v. het jaar voorafgaande aan de self assessment gaarne
aangeven in de kolom: Toelichting/Opmerkingen.
Bedrijfsscan KBEH – Self Assessment
DocumentatieSelfAssessment21november2016 Pagina2
2 ADMINISTRATIEVE GEGEVENS Nr. Onderwerp: Datum:
Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
1 Kopie Vergunning, artikel 3 Wpbr Aanwezig 2 Kopie Toestemming artikel 7.1 Wpbr Aanwezig 3 Lid VBe NL sedert: <datum> Aanwezig 4 Bekend met de doelstelling van de
regeling en het proces Kwal. label BEH Conform ledenadministratie
5 Bekend met de statuten van de VBe NL 6 Verklaring directie Kwaliteitsbeleid
(Zie paragraaf 3 voor vervolg) Aanwezig
7 Verklaring directie naleving Gedragscode VBe-NL en/of Gedragscode NVB
Aanwezig
8 Verklaring directie Integriteitsbeleid Aanwezig 9 Verklaring directie Sociaal beleid Aanwezig
10 Financieel jaarverslag < 6 mnd/boekjaar Aanwezig 11 Sociaal jaarverslag < 6 mnd/boekjaar Aanwezig 12 Organisatieschema Aanwezig Verdeling taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:
KolomOnderwerporanje=tenbehoevevandeaccountant
Bedrijfsscan KBEH – Self Assessment
DocumentatieSelfAssessment21november2016 Pagina3
2. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS (vervolg) Nr. Onderwerp: Datum:
Nummer: Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
14 Inschrijving KvK < 2 mnd. Aanwezig 15 Overige KvK inschrijvingen op het
vestigingsadres Aanwezig
16
Overige KvK inschrijvingen op privé adres
Aanwezig
17
Nevenactiviteiten of belang(en) in andere bedrijven – deelnemingen in
Aanwezig
18
BTW nummer: <nummer>
Aanwezig
19 Aansluitnummers afdrachten: - Belastingdienst - Sociale fondsen - Paritaire fondsen - Pensioenfondsen - Opleidingsfondsen
Aanwezig
20 Accountants/boekhoudersverklaring Afdrachten
Aanwezig
21 Leveringsvoorwaarden
Aanwezig
22 Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Polis: <nummer> Verklaring verzekeraar
Aanwezig
23
Ongevallenverzekering Polis: <nummer> Verklaring verzekeraar
Aanwezig
24 (*)
Personeelsbestanden - in vaste dienst - in tijdelijke dienst - inhuur + bedrijf - inzet stagiaires
Aanwezig
25 Bedrijven waaraan werk wordt uitbesteed
Aanwezig
(*) N’Lloyd auditors kunnen tijdens het bedrijfsbezoek ook voor inzage vragen.
Bedrijfsscan KBEH – Self Assessment
DocumentatieSelfAssessment21november2016 Pagina4
3 KWALITEITSDOCUMENTATIE (*) Nr. Onderwerp: Bewijs-
document(en)
Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
1
Inhoudsopgave Kwaliteitshandboek
2
Offerte
3
Opdrachtbevestiging
4
Model risicoanalyse
5 Model beveiligingsplan
6
Model calamiteitenplan
7 Service Level Agreement met opdrachtgever(s)
8
Opbouw personeelsdossier Steekproef dossiers op: - Getekende AOK aanwezig incl. verwijzing naar cao + salaris conform cao - Salarisstroken conform cao (feestdagen, toeslagen, reiskosten, salaris, overuren
9
Model inhuurovereenkomst
10
Model uitbestedingsovereenkomst
11
Beschrijving continue verbetering
12
Payroll overeenkomsten Aanwezig
13
Stageovereenkomst(en) Aanwezig
(*) Documentatie kan na het inleveren van de self assessment steekproefsgewijs worden opgevraagd door de auditor .
Bedrijfsscan KBEH – Self Assessment
DocumentatieSelfAssessment21november2016 Pagina5
4 LOCATIEDOSSIERS (- Event gebonden)(*) Nr. Onderwerp: Bewijs-
document(en)
Toelichting/opmerkingen aanvrager:
1
NAW gegevens opdrachtgever Bedrijfsnaam: Adres: Postcode en woonplaats:
2 Contract/offerte getekend retour 3 Risicoanalyse 4 Beveiligingsplan 5 Calamiteitenplan 6 Inzet personeel
(*) Aan te leveren documentatie in/na overleg met N’Lloyd auditor
Bedrijfsscan KBEH – Self Assessment
DocumentatieSelfAssessment21november2016 Pagina6
5 Financieel/Administratief (t.b.v. Kwint) Nr. Onderwerp: Bewijs-
document(en)
Toelichting/opmerkingen aanvrager: Bevindingen Kwint JA / NEE
1 Verzamelloonstaat (*) Aanwezig 2 Overzicht totaal berekende uren aan de
markt te splitsen naar Evenementen en Horeca over het afgelopen jaar
Aanwezig
3 Overzicht totaal berekende uren aan de markt te splitsen naar Evenementen en Horeca (*)
Aanwezig
4 Jaarrekening Aanwezig 5 Balans en Winst & Verliesrekening (*) Aanwezig 6 Bewijs van betaling contributie VBe-NL
en jaarbijdrage SFCB - Vergelijk verzamelloonstaat <->
loonjournaalpost: in lijn - Vergelijk loonjournaalpost <-> jaarrekening: in lijn - Vergelijk loonjournaalpost <-> W & V rekening (*): in lijn
(*) Over de maand voorafgaande aan de audit/self asessment
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Final 21november2016 Pagina1
1 BEVINDINGEN EN AUDIT RESULTAAT 1.1 Verklaring Verklaring auditor(s): Hierbij verklaart de auditor de Bedrijfsscan en bijbehorende
documenten te hebben gecontroleerd en de vestigingslocatie te hebben bezocht.
Locatie(s) en datum(s)
Naam auditor
Handtekening:
Naam tweede auditor
Handtekening:
Naam accountant:
Handtekening:
Bedrijfsscan Kwaliteitslabel Beveiliging Evenementen Horeca
Final 21november2016 Pagina2
1.2 Audit resultaat Bevindingen Op basis van de aangeleverde documenten en de bevindingen tijdens de audit is het
eindresultaat: POSITIEF / NEGATIEF Opmerkingen auditors:
Aanbevelingen/voorwaarden:
Opmerkingen/toelichting auditee:
1.3 Verwerking secretariaat N’Lloyd Onderwerp: Datum: Opmerkingen: Ontvangst Bedrijfsscan: In behandeling genomen (naar auditors) Geplande datum van de audit Ontvangst audit rapport Auditrapport verzonden naar auditee Auditrapport naar SFCB Aanmaak Kwaliteitslabel
21 november 2016 1
Competentieprofielen auditors en geheimhouding
Inleiding.
Voor het uitvoeren van een audit is het van het allergrootste belang, dat er tussen de auditor en de auditee vanaf het eerste contact onderling respect en vertrouwen ontstaat/bestaat. De uitdaging om dit vertrouwen snel te winnen is de eerste uitdaging van de auditor en wordt in belangrijke mate bepaald door zijn/haar persoonlijkheid, ervaring, (onderhoud van) parate kennis en communicatievaardigheden. Om die reden worden de N’Lloyd auditors op de navolgende competenties geselecteerd: - persoonlijke vaardigheden; - werkervaring binnen het te auditen vakgebied; - audit ervaring. Persoonlijke vaardigheden. N’Lloyd auditors moeten: - voldoen aan ethische normen zoals: eerlijk, oprecht, betrouwbaar, discreet en tactvol; - open staan voor andere meningen en mogelijke alternatieven; - goed kunnen communiceren en waarnemen; - veelzijdig inzetbaar zijn en zich snel kunnen aanpassen aan de te auditen (werk-) omgeving; - vasthoudend en doelgericht te werk gaan; - besluitvorming logisch kunnen onderbouwen; - op gepaste wijze zelfvertrouwen, onafhankelijkheid en onpartijdigheid uitstralen, en - dat ook daadwerkelijk zijn. Werkervaring binnen het te auditen vakgebied. Teneinde in staat te zijn het te auditen vakgebied te kunnen overzien en op details te kunnen doorgronden eist N’Lloyd van haar auditors naast een gedegen opleiding ook een jarenlange werkervaring. N’Lloyd legt bewust het accent op de jarenlange werkervaring ofwel: auditors die “met de voeten in de modder hebben gestaan’’. Dit houdt in dat de auditor: - kennis draagt van de (meest) gangbare terminologie en toepassingen; - inzicht heeft in noodzakelijke management vaardigheden en capaciteiten; - noodzakelijke organisatorische en procedurele maatregelen kan beoordelen op opzet, bestaan en werking in het kader van vigerende wet- en regelgeving, en - toetsing hiervan op juistheid, volledigheid en effectiviteit; - noodzakelijke security maatregelen (organisatie, bouwkunde en elektronisch) kan beoordelen op het vereiste security niveau; - de ‘’vinger kan leggen’’ op onvolkomenheden punten in werkomgeving en -proces en deze bevindingen kan voorzien van heldere conclusies en aanbevelingen om die onvolkomenheden aan te pakken.
21 november 2016 2
Audit ervaring. De N’Lloyd auditors zijn in staat: - een audit grondig voor te bereiden, te plannen en tijdig contact te maken met de auditee en de noodzakelijke informatie/documentatie voor aanvang van de audit op te vragen, te verifiëren op volledigheid en te bestuderen; - te focussen op de doelstelling van de audit en hoofd- van bijzaken te onderscheiden en zich te concentreren op feiten(materiaal); - dóór te vragen indien zich situaties voordoen, die aanleiding geven tot ‘’onderbuik gevoelens’’ en toe te lichten waarom die gevoelens bestaan of zijn ontstaan; - geconstateerde onvolkomenheden direct te bespreken met de auditee en in gezamenlijk overleg te zoeken naar de best mogelijke oplossing en aanpak; - geheimhouding te betrachten over de inhoud en uitkomsten van de audit. Eventueel te bevestigen door ondertekening van een ‘’non-disclosure agreement’’; - binnen het overeengekomen tijdsbestek een audit rapportage op te leveren met bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Zij zijn/blijven daarbij beschikbaar voor eventueel nadere uitleg en toelichting.
Functiescheiding en geheimhouding. Het bestuur van de stichting N’Lloyd heeft kennis genomen van de artikelen 7 en 9 van de Algemene en financiële voorwaarden SFCB. De stichting hanteert een strikte functiescheiding tussen de werkzaamheden van de Audit & Review Groep (ARG), het bestuur en overige N’Lloyd functionarissen. Dit houdt in, dat het bestuur geen inhoudelijke kennis neemt/draagt van de uitgevoerde audits en ook geen toegang heeft tot de audit documentatie. Wel wordt het bestuur op de hoogte gesteld van het auditresultaat (zie bijlage D). Omdat het N’Lloyd secretariaat ondersteuning verleent aan de werkzaamheden van de ARG draagt ook zij kennis van de inhoud van de audit documentatie. Wellicht ten overvloede: ook binnen de ARG wordt zoveel mogelijk de functiescheiding toegepast en wordt de audit documentatie uitsluitend gedeeld tussen de beide auditors die met de uitvoering van de pilot audit zijn belast. Tenzij er collegiaal overleg noodzakelijk is. Ook in dat geval wordt bronbescherming in acht genomen.
1
Overeenkomstvanopdrachtm.b.t.hetKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca
Deondergetekenden:
a. _______________________________________________________________________
gevestigdte_____________________________________________________________
rechtsgeldigvertegenwoordigdoor__________________________________________
hiernatenoemen:“Opdrachtgever”,
en
b. SociaalFondsCaoBeveiliging,gevestigdteDenHaag,tendezerechtsgeldigvertegenwoordigddoorhetbestuur,hiernatenoemen:“SFCB”.
Inaanmerkingnemende:
A. datdeOpdrachtgevereenopdrachtaanSFCBwensttegevenvoorhetuitvoerenvaninspecties(auditsentoetsingen),genoemd(her)beoordelingen,inhetkadervanhetverkrijgenvanhetKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca(hiernatenoemen:“Kwaliteitslabel”)opbasisvandeeisenzoalsgesteldindeRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca21-11-2016;
B. datSFCBdezeopdrachtwenstteaanvaarden.
Zijnovereengekomenalsvolgt:
1. InopdrachtvanOpdrachtgeverzalSFCBbijOpdrachtgevereenauditlatenuitvoeren.DeauditheeftbetrekkingophetverkrijgenvanhetKwaliteitslabeldoorOpdrachtgever.DeaudittoetstdeOpdrachtgeveraanhetnormenkadervanhetKwaliteitslabel,zoalsopgenomeninde“RegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca”.IndienhetKwaliteitslabelopgrondvandeauditwordtverkregen,zalSFCB,omdattekunnenbehouden,vervolgensperiodiekauditslatenuitvoereninhetkadervanhetbeheerenonderhoudvanhetdoorOpdrachtgeververkregenKwaliteitslabel.
2. NatoekenningheeftOpdrachtgeverrechtophet(voorgeschreven)niet–exclusieveenniet-overdraagbaregebruikvanhetkwaliteitslabelgenaamd;“KwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca”waarvanwoord-enbeeldmerkdoorSFCBzijngedeponeerd.
3. Onlosmakelijkonderdeelvandezeovereenkomstisdealsbijlageopgenomen“RegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHoreca”.Opdrachtgevergaatakkoordmetdeinhoudvanvoornoemderegelingendedaarinopgenomenprocedures,werkwijzen,mogelijkhedenvanbezwaar,keuzevanuitvoerders,
2
etc.,alsmedemetdeuitwisselingvanbevindingentussenuitvoerdersentussenuitvoerdersenhunopdrachtgeverSFCB.DaarbijheeftSFCBnaconstateringvaninderegelinggenoemde“majortekortkomingen”,dienietbinnendedaarvoorgesteldetermijnenhersteldworden,hetrechtomdezegebrekentemeldenbijsocialepartnersbetrokkenbijdecaoBeveiliging,arbeidsinspectie,NationalePolitieenhetMinisterievanVeiligheidenJustitie,teneindenalevingvandecao,VBeNL-gedragscodeenvigerendewet-enregelgevingtebevorderendanwelaftedwingen,e.e.a.alsverwoordinderegeling.
4. DewerkzaamhedenzullendoorSFCBwordenuitgevoerdtegendeindeDeRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHorecavermeldevergoedingen,tenzijindezeovereenkomstandersverwoord.
5. MetbetrekkingtotderegelsdiegeldenterzakehetKwaliteitslabelzijondermeergewezenophetnavolgende:
• Inderegelingisdevantoepassingzijndetoetsingsfrequentievandevolledigeendeverkorteinspectiesopgenomen.OpgrondvanderegelingkanhetzozijndatSFCBgehoudenisomaanvullendeinspectiestelatenuitvoeren.AanvullendeinspectieszullendoorSFCBopbasisvanhetinderegelingvermeldevergoedingen,tenzijindezeovereenkomstanderszinsverwoord,aanOpdrachtgeverinrekeningwordengebracht.
• Tijdensdeinspectiesgeconstateerdenon-conformiteitkunnenaanleidingzijntotopschortingofbeëindigingvanhetdoorOpdrachtgeverteverkrijgenofverkregenKwaliteitslabel.
6. TijdensopschortingofintrekkingvanhetlabeldientOpdrachtgeverbinnentweewekennadatumvanbekendwordenvandeopschortingofintrekkinghetgebruikvanhetKwaliteitslabeltestakenenisgehoudennietmeerlangerteverwijzennaardestatusalsKwaliteitslabelhouderopstraffevanverbeurtevaneennietvoormatigingvatbareboetevan€500vooriederedagdatOpdrachtgeverdaarmeeingebrekeblijft.
Bijbeëindigingvanhetlabelgeldthetbepaaldeinartikel9vandezeovereenkomst.
7. OpdrachtgeverisgehoudenominhetkadervandeopdrachtallenoodzakelijkeinformatieaanSFCB,ofdedoorhaaraangesteldeinstanties,teverstekkenenallemedewerkingaanSFCB,ofdedoorhaaraangesteldeinstanties,teverlenen.OndernoodzakelijkeinformatiewordtinelkgevalookbegrependeinformatiewaarvanOpdrachtgeverweetofbehoorttewetendatSFCBdezeinformatienodigheeftomzicheenbeeldtekunnenvormenvanOpdrachtgeverenvandeOpdrachtalvorensdeOvereenkomstmetdeOpdrachtgeveraantegaan.SFCBheefthetrechtderegelingeenzijdigtewijzigen.
8. Tenzijschriftelijkandersisovereengekomen,zalSFCBpasovergaantotuitvoeringvandewerkzaamhedennadatSFCB-betalingvandedesbetreffendefactuurheeftontvangenende,indienvantoepassingconformcaoBeveiliging,premieplichtaanSFCBisvoldaan.
9. Dezeovereenkomstwordtaangegaanvooronbepaaldetijdenkandooriederderpartijenwordenopgezegdmetinachtnemingvaneenopzegtermijnvan3maanden.Opzeggingvindtplaatsdoormiddelvaneenaangetekendschrijventegenheteindevaneenkalendermaand.
3
10. SFCBheefthetrechtdezeOvereenkomstzondernadereingebrekestelling,zondergerechtelijketussenkomstmetonmiddellijkeinganggeheeltebeëindigenindien:a.Opdrachtgevervoorlopigeofdefinitievesurseancevanbetalingisverleend;b.Opdrachtgeverinstaatvanfaillissementisverklaardofdiensfaillissementwordtaangevraagd;c.Opdrachtgeverwordtgeliquideerdofbeëindigdandersdanenbehoevevanreconstructieofsamenvoegingvanondernemingen.d.TegenOpdrachtgeverstrafrechtelijkonderzoekisingesteld.
11. Indiendeovereenkomsteindigt,verplichtOpdrachtgeverzichhetgebruikvanhetlogoen/ofandereuitingenenvermeldingenvanhetkwaliteitslabelbinneneenmaandnadebeëindigingdatumtestakenengestaakttehoudenopstraffevanverbeurtevaneennietvoormatigingvatbareboetevan€500vooriederedagdatOpdrachtgeverdaarmeeingebrekeblijft.
12. Verplichtingendienaarhunaardbestemdzijnomooknabeëindigingvandezeovereenkomstendebijlagenvoortteduren,blijvennabeëindigingbestaan.
13. OpdezeOvereenkomstzijndeAlgemeneVoorwaardenSFCBvantoepassing.Devoorwaardenzijnalsbijlageaandezeovereenkomstgehecht.DevoorwaardenbevatteneenaansprakelijkheidsbeperkingvanSFCBenkunnenookgeraadpleegdwordenopdewebsitewww.sfcb.nl.InhetgevalvantegenstrijdigheidtussendeOvereenkomstendeAlgemeneVoorwaarden,prevaleerthetindezeOvereenkomstbepaalde.
14. Voorallegeschillen,waarvandebeslechtingnietreedsindeRegelingKwaliteitslabelBeveiligingEvenementenHorecaisvoorzien,isderechtbankdenHaagbevoegd.
Aldusovereengekomen,intweevoudopgemaakt,geparafeerdenondertekend,
Opdrachtgever SociaalFondsCaoBeveiliging
Naam _________________________ L.H.C.Vincken
Functie _________________________ VoorzitterSFCB
Plaats _________________________ ‘s-Gravenhage
Datum _________________________ _____________________________
Handtekening _________________________ _____________________________
Naam A.Sewgobind
Functie PenningmeesterSFCB
Handtekening _____________________________
Top Related