Architectuur e-depot

17 juni 2014 Kees Brouwer

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

42

Probleemstelling

• Probleem• digitaal informatiebeheer niet op orde• voldoen niet aan eisen archivering• geen voorzieningen voor langdurige opslag

• Pilotproject e-depot met NHA• opdracht Haarlem

• doe onderzoek naar mogelijke oplossingen• binnen welke juridische kaders• wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA• wat zijn de functionele en technische eisen• welke modellen zijn er voor de inrichting

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

43

Context

• Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht werken

• Betrokken systemen• Zaaksystemen / zakenmagazijn• DMS / RMA• e-depot

• Levenscyclus van informatieobjecten• lopende zaak-fase• afgehandelde zaak-fase• statische fase

• Bewaarregimes• niet bewaren• gedurende beperkte termijn bewaren• permanent bewaren

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

44

Betrokken systemen

• Betrokken systemen• DMS

• registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie, versiebeheer van informatieobjecten

• gekoppeld aan zaaksystemen• RMA

• identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging van informatieobjecten

• e-depot• voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen

van informatieobjecten (archiefstukken)

• DMS/RMA kan in één system• e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met

DMS/RMA

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

45

Betrokken systemen

• Betrokken systemen• Zaaksystemen

• alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt: uitkeringssysteem, subsidiesysteem, vergunningensysteem

• Zakenmagazijn• geaggregeerde informatie over zaken

• status afhandeling• metadata

• automatisch gekoppeld aan zaaksystemen• Relatie met e-depot

• e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

46

Levenscyclus informatieobjecten

• Lopende zaak-fase• zaak wordt gestart• informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd,

verwijderd (DMS-functies)• praktisch gezien is geen verduurzaming nodig• na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel

overdragen/overbrengen (RMA-functies)• Afgehandelde zaak-fase

• zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig raadplegen

• verduurzamen nodig (DMS of e-depot)• juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen

i.v.m. privacy / financieel gevoelig• Statische fase

• incidenteel raadplegen• verduurzamen in e-depot• juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren

informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

47

Bewaarregimes

• Niet te bewaren– werkdocumenten, concepten

• Gedurende een beperkte termijn te bewaren– beperkt kan oplopen tot 110 jaar

• Permanent te bewaren– na 20 tot 30 jaar formele overdracht

• Bewaartermijnen staan in de selectielijst

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

48

Modellen voor de inrichting

• Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e-depot• e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of

ondersteunen• nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide

koppelvlakken nodig• niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

49

Modellen voor de inrichting

• Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak naar e-depot• metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in

DMS/RMA• voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming• nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

410

Modellen voor de inrichting

• Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e-depot• voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak• nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming

Archiefinstelling Gemeente

BeveiligingBeveiliging TMLORGBZ

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

411

Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot

Uitkerings-systeem

Vergunningen-systeem

Subsidie-systeem

Bevolkings-administratie

DMS/RMA

Kop

pelvlak gem

eente

Zaken-magazijn

Kop

pelvlak e-depot

e-depot archiefinstelling

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

412

Eisen bij extern e-depot

• Koppelvlak• geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d.• StUF of andere nationale of internationale standard• Digikoppeling

• Gegevensbeveiliging• zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacy-

en financieel gevoelige informatie• Metadata

• match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk, met Verseon

• Performance• performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

413

Uitwerking modellen in scenario’s

• In scenario’s worden de verschillen tussen de modellen nader onderzocht

• besluitvormingwie moet welke besluiten nemen?

• processen / procedures / formatiewelke processen en procedures zouden moeten worden gerealiseerd en hoeveel fte’s kost dat?

• technische voorzieningenwelke technische voorzieningen zouden we moeten realiseren?

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

414

Resultaten pilot

• Duidelijkheid over e-depot• juridisch kader vastgesteld• wat is een e-depot, relaties met met andere

componenten informatievoorziening• onderzoek afstemming metadata• functionele en technische eisen opgesteld• inrichtingsmodellen / scenario’s

• Aanbevelingen• betrek ICT vroeg in het proces• afstemming ICT en Archiefbeheer is noodzakelijk!• samenwerking in de keten moet worden afgestemd

Arc

hite

ctuu

r e-

depo

t 17

juni

201

415

Bedankt!

• Bedankt voor jullie aandacht

• Zijn er vragen?