Meeting als EvenementMeeting als Evenement
Eric Van CauwenbergeVoorzitter Toerisme Brakel vzw
Info: [email protected]
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
Een evenement is een speciaal georganiseerde gebeurtenis, show, stunt, concert, reis, festival, sportorganisatie, toernooi, incentive enz.
Met de bedoeling goodwill en bewustwording te kweken of kennis over te brengen voor een onderneming, een overheid, een instelling, een idee, een product en/of een dienst.
Definitie van een evenementDefinitie van een evenement
Eric Van Cauwenberge
Een andere zeer belangrijke doelstelling is het scheppen van een beleving en/of ervaring
Bij een welomschreven doelgroepHet evenement kan internationaal, nationaal,
regionaal of lokaal zijnHet evenement trekt dikwijls de grote massa aan,
of de specifieke doelgroep (op uitnodiging) of trekt de aandacht van de media
Definitie van een evenementDefinitie van een evenement
Eric Van Cauwenberge
Het evenement kan slaan op competitieve elementen, voor het goede doel zijn, commercieel zijn, sociaal zijn of just for fun
De onderneming, de instelling, de organisatie, de overheid (= organisatoren) kunnen dit zelf organiseren of een gespecialiseerd evenementenbureau aanspreken
Definitie van een evenementDefinitie van een evenement
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
Indeling evenementenIndeling evenementen
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
Wie organiseert? Wie organiseert?
De privésector met winstoogmerken kan zijn: ondernemingen die evenementen gebruiken voor marketing- en verkoopdoelstellingen, hotels en vakantieoorden die evenementen gebruiken voor imagoverbetering en als attractiemiddel.
Eric Van Cauwenberge
Wie organiseert? Wie organiseert?
Non-profit instellingen en vrijwilligers die evenementen gebruiken als verwerving van inkomsten of als ondersteuning van bepaalde concrete doelstellingen, ideeën en diverse gemeenschapsinstellingen en informele groepen met algemeen maatschappelijke bedoelingen
Eric Van Cauwenberge
Wie organiseert? Wie organiseert?
Overheidsinstellingen (nationaal, regionaal, lokaal) of gemengde privaatpublieke groepen zoals vrijetijdsinstellingen en sociale instellingen, die evenementen gebruiken als ondersteuning van emancipatie, ideeën, aanmoediging tot sporten, gezondheidsverbetering en sociale integratie
Eric Van Cauwenberge
Wie organiseert? Wie organiseert?
Economische en toeristische instellingen die evenementen organiseren ter stimulatie van tewerkstelling, het verwerven van inkomsten en citymarketing.
Kunst- en culturele instellingen die evenementen gebruiken ter verwerving van erkenning, bewustwording en het stimuleren van deelname
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Incentives (reis) bureaus: een incentive reis is een veelvoorkomend middel tot beloning en motivatie van leidend personeel voor verbeterde prestaties bij het behalen van doelstellingen
Het blijft een groeiende behoefte naar het vinden van nieuwe bestemmingen en het scheppen van meer beklijvende programma’s
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Corporate “gastvrijheid” bureaus: exploiteren grote sport- en cultuurevenementen in functie van de verbetering van de relaties van de opdrachtgever met zijn klanten en potentiële klanten.
Drink, recepties, banketten, dans- en muziekavonden
Formele presentaties en korte toespraken maken de boodschap van de opdrachtgever duidelijk
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Evenementen productiebureaus: facilitaire ondernemingen die o.a. podiums leveren, instaan voor licht en klank, speciale effecten, catering, vertaaldiensten, bewaking verzorgen. Ze worden ingeschakeld via een evenementenbureau.
Transportbureaus behandelen de bagage op de “grond”. Ze transporteren de bagage van de luchthaven naar de verblijfplaats en terug naar de luchthaven
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Evenementenbureaus die evenementen concipiëren en plannen, eventueel de uitvoering coördineren in opdracht van een klant
Ze werken samen met een reeks leveranciersEvenementenbureaus: organiseren evenementen
om den brode voor hun klanten Soms organiseren zij een eigen evenement.
Eric Van Cauwenberge
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Organisatiebureaus van beurzenVakbeurzen publieksbeurzen en gemengde
beurzenWorkshops, waarbij men als doel heeft het
(toeristisch) aanbod van een regio of land in contact te brengen met de binnenlandse of buitenlandse vraag
.
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Nogal wat “beurzen” hebben een conferentie randprogramma, als toegevoegde waarde voor die specifieke beurs
Soms gaat een organisator van conferenties zelf een bijhorende beurs organiseren.
Eric Van Cauwenberge
Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen
Promotionele organen: voeren promotie voor bestemmingen
Kunnen partners zijn van evenementenbureaus alhoewel niets hen belet zelf evenementen op te zetten
Bestemmingsmanagement bureaus (Destination Management Company): behandelen alle logistieke problemen van inkomende groepen
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
MICEMICE
De meeting gerelateerde evenementen ook soms MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) genoemd
Het gaat hier over de volledige vergadersector van algemene vergaderingen, jaarmeetings, congressen, conventies
Nogal wat opvoedkundige evenementen kunnen hier ook ondergebracht worden
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
Wat is een meeting?Wat is een meeting?
Een evenement waar de primaire activiteit van de aanwezigen het bijwonen is:
Van educatieve sessiesHet deelnemen aan vergaderingen en/of
discussiesHet socialiseren (netwerken)
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
Wat is een congres?Wat is een congres?
Het regelmatig samenkomen van grote groepen individuen, meestal om een bepaald onderwerp te bespreken
De frequentie is meestal van tevoren bepaald (zowel meerjarig als jaarlijks)
Internationale congressen zijn meestal meerjarigSoms is het een vergadering of bijeenkomst van
de leden van een organisatie of afgevaardigden of vertegenwoordigers van ledenorganisaties
Eric Van Cauwenberge
Meetings volgens Europa
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector
Eric Van Cauwenberge
De vraag- en aanbodrelatie in de De vraag- en aanbodrelatie in de meetingsector meetingsector
Eric Van Cauwenberge
De vraagzijdeDe vraagzijde
De vraagzijde bestaat uit enerzijds bedrijven en anderzijds de verenigingen.Zij kunnen actief zijn op lokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo hunimpact op de vergadersector bepalen
Eric Van Cauwenberge
De vraagzijdeDe vraagzijde
De vraagzijde: bedrijven en de verenigingenLokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo
hun impact op de vergadersector bepalen: hoe groter de actieradius, hoe omvangrijker en economisch belangrijker de meetings en/of congressen zullen zijn
Een bedrijf of vereniging kan intern beschikken over een meeting planner (of dienst). Deze treedt dan rechtstreeks in contact met de aanbodzijde
Eric Van Cauwenberge
De vraagzijdeDe vraagzijde
De vraagzijde: bedrijven en verenigingenOfwel wordt een beroep gedaan op een externe
professional. Zo’n PCO (Professional Congress Organiser) treedt dan op als tussenpersoon
Vanuit het standpunt van de aanbodzijde wordt de PCO ook als een vrager beschouwd m.n. het is een potentiële klant voor de diensten die zij aanbieden
Eric Van Cauwenberge
De aanbodzijdeDe aanbodzijde
De aanbodzijde bestaat uit een reeks gespecialiseerde leveranciers van allerlei diensten en/of accommodatie. Deze aanbieders kunnen in een aantal groepen ondergebracht worden
Eric Van Cauwenberge
CongresinfrastructuurCongresinfrastructuur
Aanbod seminarie- en congrescentra, evenementen- en tentoonstellingshallen, hotels
Auditoria van universiteiten en hogescholenMeestal in grotere steden.Varieert inzake
opvangcapaciteit (uitgedrukt in personen) en technische voorzieningen (o.m. parking, vestiaire, vertaalmogelijkheden, audiovisuele middelen)
Supplementair tentoonstellingsruimten en/of catering
Eric Van Cauwenberge
LogiesinfrastructuurLogiesinfrastructuur
Normaal wordt een hotel als logiesvorm verkozenDie zijn soms geïntegreerd in het
congresgebouwencomplexCommerciële vakantiedorpen (zoals Center Parcs,
SunParks) en inrichtingen voor sociaal toerisme (Ysermonde) beschikken over de mogelijkheden om gecombineerde logies- en vergaderinfrastructuren aan te bieden
Eric Van Cauwenberge
TransportbedrijvenTransportbedrijven
Overbruggen tussen thuis en gastland.Normaal het vliegtuig doch nu zijn snelle
treinverbindingen (TGV, Eurostar, Thalys) een alternatief
Transfermogelijkheden naar het congrescentrum (kleine busjes of taxi’s gebeuren) of met openbaar vervoer (bv. metro)
Voor excursies of avondprogramma’s doet men meestal een beroep op lokale busmaatschappijen
Eric Van Cauwenberge
CateringCatering
Restaurants, bars of cafetaria’s, maar ook professionele aanbieders van cocktailparty’s, buffetten, enz. horen in deze groep thuis
Cateraars zijn in de meeting- en congresbranche zeer actief aangezien netwerking belangrijk is. Verzorgde lunches, diners en recepties bieden de mogelijkheid daartoe
Eric Van Cauwenberge
Vertalen-tolken-reproducerenVertalen-tolken-reproduceren
Tolken zorgen voor de simultaanvertaling tijdens de zittingen van (internationale) congressen
Heel wat documenten zijn meertalig waarvoor men een beroep kan doen op deze gespecialiseerde leveranciers
Snelle vermenigvuldiging en/of uitgave van de congrespapers, de resoluties en de verslagen
Veel congrespapers nu via elektronische dragers of via een toegangslink op het internet
Eric Van Cauwenberge
HospitalityHospitality
HostessesReceptionistenFotografen en dergelijkeOrganisaties die inschrijven en o.a. de badges
vervaardigenPR-diensten (nevenprogramma’s)
Eric Van Cauwenberge
Technische ondersteuningTechnische ondersteuning
Bewakingsfirma’sFirma’s voor audiovisuele installatiesRelatiegeschenkenFirma’s voor standenbouwPlantendiensten en bloemistenBieden hun diensten in deze sector aan
Eric Van Cauwenberge
Het organisatiekaderHet organisatiekader
Vraag en aanbod werken samen via een bepaald systeem van tussenpersonen en procedures
Eric Van Cauwenberge
Tussen vraag en aanbod staan een Tussen vraag en aanbod staan een aantal instellingen die bemiddelenaantal instellingen die bemiddelen
• Bedrijven met specialisatie in het organiseren (of daarbij behulpzaam zijn) van congressen
• Instellingen die bestemmingen promoten
Eric Van Cauwenberge
Congresbureaus (CVB’s)Congresbureaus (CVB’s)
Promoten hun bestemming als ideale locatie: meetings, congressen, incentives, evenementen, teambuilding op nationaal en internationaal niveau
Leden zijn hoofdzakelijk leveranciers van die markt: hotels met vergaderaccommodatie, evenementenbureaus enz.
Stimuleert het vergaderen of het organiseren van congressen op allerlei manieren, assisteert bij de voorbereiding en uitvoering
Eric Van Cauwenberge
Congresbureaus (CVB’s)Congresbureaus (CVB’s)
Schrijven “bidbook”. Info verstrekken, diensten verzorgen: vergaderplaats, logies, registratie van en info voor de bezoekers, gespecialiseerd personeel
Actief hun bestemming aanbieden en verkopen. Voor hun klanten kunnen ze voor het echte organisatiewerk beroep doen op een PCO.
Dikwijls zijn dit non-profit instellingen die afhangen van steun van de overheid
Eric Van Cauwenberge
Congresbureaus (CVB’s)Congresbureaus (CVB’s)
Congresbureaus:- Brussel International (BITC), Antwerp Convention bureau, Meeting in Brugge, Gent Congres - + Limburg Congresbureau, Toerisme Knokke-Heist en Oostende
Actief op het vlak van destination marketing: Promotie voor hun stad of regio als bestemming Overkoepeling: Belgian Convention Bureau
Flanders Brussels (onderdeel van Toerisme Vlaanderen)
Eric Van Cauwenberge
D(estination)M(anagement)C(ompagny)D(estination)M(anagement)C(ompagny)
Locaties en/of accommodatieSociale randprogramma’sVerblijfsmogelijkheden (aanbod en/of reservatie
en/of onderhandelen)Transportdiensten en contacten met andere
leveranciersSamenstellen van specifieke programma’s
naargelang de aard van het evenement
Eric Van Cauwenberge
P(rofessional)C(ongres)O(rganiser)P(rofessional)C(ongres)O(rganiser)
Onafhankelijke bedrijven: tegen betaling een conferentie en/of meeting op professionele basis organiseren of daaraan meewerken
Deskundige adviseur: het vaststellen en realiseren van de doelstellingen, tussenpersoon bij de onderhandelingen met leveranciers
Diensten: administratie, organisatie en logistiek, financieel advies, locatie, de registratie, sprekers, IT ondersteuning, sponsoring
Eric Van Cauwenberge
Wisselwerking CVB-PCOWisselwerking CVB-PCO
Congresbureau zoekt klantenProspectie: brengt het congresbureau in contact met
meetingplanners. Bedrijven als verenigingen zijn, die zowel intern als extern werken
Het congresbureau zal vragen naar de specifieke behoeften van de klant
Gewapend met deze gegevens: beroep doen op de diensten van een PCO voor het specifieke organisatiewerk
Eric Van Cauwenberge
Wisselwerking CVB-PCOWisselwerking CVB-PCO
PCO zoekt leveranciers: accommodatie en andere nuttige diensten
Verzamelt alle gegevens om aan de meetingplanner een voorstel te kunnen doen, die dan evalueert
Schakelfunctie of projectmanager(het organiseren)Adviseur: communicatie, marketing, public relations,
verzekeringen, fiscaliteit, innovatieve programma’s
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
PlanningsprocesPlanningsproces
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
Het plannen van een meetingHet plannen van een meeting
Planning is een proces:Het ontwerp van het concept (doelstelling,
doelgroep, naamkeuze)Het tijdstip, de locatie- en/of accommodatiekeuzeHet organisatiecomitéHet programmeren van de meetingHet onvoorzieneHet uitvoerenDe evaluatie
Eric Van Cauwenberge
Het plannen van een meetingHet plannen van een meeting
Het programmeren van de meeting met o.a.: Aankomst van de verantwoordelijke staf
(coördinatie) Aankomst van de sprekers en vips Aankomst en registratie van de deelnemer Patroon van de meeting Programmatieschema (sprekers en andere
activiteiten)
Eric Van Cauwenberge
Het plannen van een meetingHet plannen van een meeting
Eventuele ruimten voor ministanden en/of tentoonstelling
Catering Budget Transport van de materialen De keuze van de leveranciers PR
Eric Van Cauwenberge
Het plannen van een meetingHet plannen van een meeting
Marketing Sponsors De betrokken partijen Financiën Verzekeringen
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Aanleiding: 35-jarig bestaan - aandenkenVijfjaarlijkse activiteitThema: “evenement als toeristische attractie”Idee: mijzelf en met die vraag naar partnersVormend en netwerkingIn samenwerking met Toerisme Vlaamse ArdennenOpening toeristisch seizoenBudgetuitbreiding (eigen budget-beperkt)
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Groter draagvlak qua publiekOp uitnodiging (papier en e-mail)Tijdstip maart (ontstaan in maart ‘76)Datumkeuze: accommodatie beschikbaarKeuze accommodatie: beperktErvaring via nieuwjaarsreceptieComité: leden van beide vzw’sVergaderen met partners
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Aandenken: tas (eigen aan de vzw) met Brakelse producten
Partners: Stella Matutina – Sponsors – gemeentebestuur = schrijven
Programmatie: i.v.m. het themaPresentaties rond het themaCases en expertiseRelaties aanspreken (tijdig)Toerisme Vlaanderen
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Ontvangst personaliteiten – sprekers – deelnemersRegistratie en doorverwijzenUitreiken map met o.a. programma, deelnemerslijstKoffie, thee, frisdranken aanbiedenStimuleren om te gaan zittenIn pauze doorverwijzenStimuleren om tijdig weer te beginnenBriefing personeel
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Parkeerproblematiek: met politieAandacht nevenprogrammatieStandjes van partnersPersstandInrichten accommodatie – ter plaatse bekijkenOnthaal – presentaties – pauze -receptie –
geschenkpakkettenTiming=probleem
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Theaterstijl verschillende rijen stoelen, parallel geplaatst en gericht naar het podium, is het best geschikt is voor formele presentaties. De focus ligt op de spreker
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Cabaretstijl - maakt ook gebruik van ronde tafels. Het aantal personen per tafel kan verschillen.
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Leveranciers voor receptie – relatiegeschenken – panelen – geluid e.d.
Keuze presentator: bekende mediafiguurOpening seizoen: partnerSlottoespraak: gelegenheidssprekerSponsors: leveranciers van de inhoud
geschenktassenUitgeverij Die Keure
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Inhoud tas: Brakelse producten – bier – kaas - bierbrand – mineraal water - documentatie
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Uitnodiging: papier – e-mail – op te stellen adressenbestand: met partners
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
Promotie: op uitnodiging – persmededelingSponsoring: beperkt – projectfinanciering
Provincie Oost-Vlaanderen: geweigerdMaterialen ophalen: te plannenKlaarmaken tassen: te plannenOpstelling: dag ervoorDebriefing na afloopToegangscode voor de presentaties
Eric Van Cauwenberge
Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel
De modale organisator ligt wakker van de no-shows op het evenement
Dit zijn de gasten die niet opdagen zonder enige vorm van verontschuldiging (30%)
Complicaties voor de organisator voor o.a. tafelschikking, groepsindeling en catering (verspilling van voedsel en dit in de huidige tijdsgeest)
Hoe is dit te voorkomen?
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
HospitalityHospitality
Gasten op een evenement moeten optimaal onthaald worden
De organisator ofwel eigen mensen of bij een leverancier het nodige en vaardige personeel inhuren de zgn. hostesses en/of hosts of andere vormen van onthaalpersoneel
De nodige vaardigheden bezitten zoals vlot zijn, een paar vreemde talen spreken, open houding, hulpvaardigheid uitstralen
Eric Van Cauwenberge
HospitalityHospitality
Kledij moet aangepast zijn aan de stijl en/of het thema van het evenement
Taken: ontvangst genodigden, begeleiding, opluistering (bij meeting of conventie)
Totaalentertainment (bar bemannen, fotoshots, spelbegeleiding)
Zorgen voor het mooie plaatje
Eric Van Cauwenberge
HospitalityHospitality
Een professioneel systeem van inschrijven en dit bevestigen is een vorm van gastvrijheid en draagt bij tot de uitstraling van het evenement
Een uitgebreide briefing is hier onmisbaar zodat dit ingehuurde personeel het imago uitstraalt dat men als organisator aan het evenement wil geven
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
Hospitality op congressenHospitality op congressen
Het onthaal op grote congressen kan een eindeloze bron van ergernis betekenen
Zorg voor extra onthaalmedewerkers en een voldoende kleine afbakening van de beginletters
Vergeet de sanitaire voorzieningen niet bij de ingang (mensen komen van ver en hadden een lange reistijd)
Dit is een belangrijk aspect van de stijl van dit soort evenementen
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Een essentieel onderdeel van het evenement is het karakter van de omgeving, lay-out en het imago dat geassocieerd wordt met de locatie, de gebruikte materialen, het uiterlijk van signalisatie, podia, geluidsapparatuur, accommodatie e.d
Al deze elementen dragen bij tot het “belevingskarakter”, het imago van het evenement en bepalen de context en de sfeer waarin alle activiteiten zich afspelen
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
De plaats kan zeer belangrijk zijn, rekening houdend met transportmogelijkheden en de beschikbaarheid van aangepaste infrastructuur
Die laatste vereiste kan bijzonder groot zijn bij een grootpubliekevenement
Ook de aan- en afvoer van de nodige materialen, uitrusting moeten kunnen georganiseerd worden
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Meetingpoint.be geeft een overzicht met zoeksysteem om de nodige zalen, hallen, feestzalen te vinden
De brochure “Offical Meeting Guide to Flanders & Brussels” die gratis kan besteld worden bij Meetingpoint
Meetingpoint is een onderdeel van het Belgium Convention Bureau Flanders-Brussels (Toerisme Vlaanderen)
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Zij heeft tevens een zoeksysteem voor leveranciers van allerlei evenementdiensten
Evenplanner.be plaatst op de website een overzicht onder de naam: locaties – feestzalen en locaties (overzicht met o.a. feest- en eventlocaties)
Het BITC (Brussels Internationaal Toerisme en Congres) promoot Brussel
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Er zijn wel een aantal aandachtspunten bij het keuren van accommodatie en/of locatie:
Wat is de eerste indruk bij een plaatsbezoek? Gebruik al de zintuigen
Hoe ziet de locatie en/of accommodatie eruit? Past de faam van de accommodatie met mijn doelstellingen?
Is er voldoende kwalitatieve capaciteit voorhanden, ook eventueel voor een zittend publiek?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Valt de kostprijs binnen het budget van de organisator?Hoe ziet de omgeving eruit? Is ze voldoende attractief?Is de ligging min of meer centraal voor de te
verwachten doelgroep?Is de omgeving stil, ligt de inrichting onder een
aanvliegroute van vliegtuigen, hoe zit het met akoestiek?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Hoe “ruikt” het er bij de eerste indruk? Fris, verzuurd, vies enz.
Is er een soort groenvoorziening?Zijn er voldoende propere sanitaire voorzieningen?Hoe zit het met de ingangen? Attractief, uitnodigend,
proper? Zijn er voldoende nooduitgangen?Is er voldoende aanbod van goed uitgeruste en
veilige parkings?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Is de site vlot bereikbaar met diverse vervoersmiddelen? Is er bewegwijzering naartoe?
Is er een mogelijkheid tot opruimen aangeboden?Zijn alle nutsvoorzieningen voorhanden? Is de
stroomvoorziening voldoende sterk genoeg voor hoge belastingen? Zijn deze installaties nog recent gekeurd?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Zijn er voldoende brandblussers, is er een vast systeem voor brandbestrijding?
Zijn er voldoende rookkoepels? Is er noodverlichting aanwezig?
Is de site toegankelijk voor mindervaliden en andere kwetsbare groepen?
Kan men er vlot laden en lossen? Zijn de binnenruimten vlot bereikbaar voor uitrusting?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Zijn er communicatieve diensten voorhanden?Zijn er podia, lichtinstallaties, kleedkamers,
ontvangstruimten, decoratiemateriaal, decors, mengtafels, vestiaireruimte, afvalstapelruimten, airconditioning, verwarming beschikbaar? Is de isolatie voldoende om geen geluidsoverlast te veroorzaken?
Zijn er keukens aanwezig en zo ja in welke staat?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Biedt de locatie catering aan, ga dan eerst zelf proeven. Hoe zien de installaties eruit? Worden viparrangementen aangeboden?
Is er voldoende en deskundig personeel beschikbaar vanwege de site?
Heeft de site een veiligheidsplan? Is een milieuvergunning voorhanden, zo ja welk type? Heeft de site een eigen verzamel- en verwerkingssysteem van afval
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Controleer het meubilair, de vloeren, de muren, de tapijten, de decoratie enz. Bestaat er een gedetailleerd siteplan?
Is er logiescapaciteit in de directe omgeving?Is de site gebonden aan vaste leveranciers,
bijvoorbeeld een verplichte cateraar?Is de site geschikt als openluchtlocatie? Hoe zit het
met de ondergrond en de aanwezige nutsvoorzieningen?
Eric Van Cauwenberge
Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie
Is die site bereikbaar met diverse vervoermiddelen?
Gingen er reeds gelijkaardige evenementen door?En denk eraan voldoende op voorhand te
reserveren, zeker als grote capaciteit vereist is!Wat met bewegwijzing naar de evenementlocatie?
Die is wel belangrijk als het over publieke evenementen gaat.
Eric Van Cauwenberge
InhoudInhoud
Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers
Eric Van Cauwenberge
Keuze van leveranciersKeuze van leveranciers
Eens een locatie en/of accommodatie geboekt is kan de logistieke coördinator aan de slag. Hij zal dan een onderzoek doen naar alle speciale vereisten en een aangepast plan logistiek opstellen
Hij kan dan ook tijdig de nodige toeleveranciers contacteren, offerteaanvragen versturen, offertes onderzoeken, onderhandelingen aanvatten enz.
Eric Van Cauwenberge
Keuze van leveranciersKeuze van leveranciers
RendEvenement bouwde www.rendevenement.pmg.be
RendEvenement publiceert quasi jaarlijks een P@rtnergids;
Eventplanner bouwde: www.eventplanner.be/bedrijvengids/leveranciers.php
Eric Van Cauwenberge
Keuze van leveranciersKeuze van leveranciers
Eventonline: www.eventonline.be/details.asp?language=nl&productID=49010 geeft een uitgebreid overzicht van allerhande leveranciers, samengebracht in groepen
Evenementen startpagina met http://evenementen.startpagina is een verzamelpagina met o.a. ook bepaalde leveranciers
Eric Van Cauwenberge
Lees alles hierover in dit boek van Eric Van Cauwenberge – uitgegeven door die Keure B&E