1

Shared solutions

Solutions & Pilots

Roland Bisscheroux, Stinie Francke, Kees Brouwer, Theo Vermeer 17 juni 2014, Assen

Solutions & Pilots

Programma 15:00-16:00 Solutions – WVI een jaar later Roland Bisscheroux – Noord-Hollands Archief Pilots – e-Depot Haarlem Stinie Francke – Noord-Hollands Archief

Pilots – e-Depot Haarlem Kees Brouwer – Gemeente Haarlem

Shared solutions

WVI 2011 – 2013 Convenant van RHC’s en Nationaal Archief

Wergroep Voorbereiding Implementatie e-Depot1 werkgroep4 secties

‘Het gesprek met elkaar’Personeel & OrganisatieWerkprocessen

‘Het gesprek naar buiten’MetagegevensArchitectuur

Shared solutions

Personeel & Organisatie Handboek Rollen, Taken, Verantwoordelijkheden,

Competenties

Opleidingsplan

Toevoeging: Schouwformulieren

e-Depot introdag

5

tijd thema09:00 Inloop, koffie en opstarten

09:30 Opening: Het e-Depot van A tot Z

10:45 Koffie11:00 Het e-Depot in stukjes12:15 Lunchpauze

13:00 IK! En het e-Depot

14:30 Thee

14:45 Hoort, zegt het voort: Wij hebben een e-Depot!

15:30 Routekaart: op weg naar het e-Depot

15:45 Van e-Depot naar borreltafel

16:00 Tijd voor het Achiefcafé

 

6

Shared solutions

Werkprocessen Handboek werkprocessen voor RHC’s: Verwerven,

Beheren en Beschikbaar stellen

Ondergebracht bij Archief 2020

Interne implementatie e-Depot Noord-Hollands Archief

8

9

Bedrijfsfunctie Proces Organisatie Personeel AO Sturende processen (1)

Plan (1.1) continuïteitsplanCheck (1.2) auditplanAct (1.3) verbetermanagement "team e-Depot"

Primaire processen (2)Toezicht houden en adviseren (voor overdracht) (2.1 )

Toezicht houden op archiefbeheer overheid (2.1.1 )Uitvoeren integrale inspectie (2.1.1.1 )Uitvoeren follow up inspectie (2.1.1.2 )

Adviseren bij bewerking overheidsarchieven (2.1.2 )Verlenen machtiging voor vernietiging (2.1.2.1 )Adviseren bij verlenen machtiging substitutie (2.1.2.2 )Adviseren bij bewerking overheidsarchieven (2.1.2.3 )

Adviseren zorgdrager ten aanzien van archiefbeheer (2.1.3 )Adviseren bij wet- en regelgeving ten aanzien van archiefbeheer (2.1.3.1 )Adviseren bij reorganisatie of verzelfstandiging van bedrijfsonderdelen (2.1.3.2 )

Verwerven (2.2 )Verwerven (2.2.1 )

Verwerven overheidsarchieven rijk (2.2.1.1 ) overdrachtsprotocol, kwaliteitseisen

Verwerven overheidsarchieven niet-rijk (2.2.1.2 )Verwerven particuliere archieven en collecties (2.2.1.3 )Verwerven losse aanwinsten (particulier) (2.2.1.4 )Aankopen collecties en losse aanwinsten (2.2.1.5 )

Afstoten (2.2.2 )Vervreemden overheidsarchieven (rijk) (2.2.2.1 )Overdragen beheer archieven en collecties (2.2.2.2 )

Beheren (2.3 )Ontvangen (2.3.1 )

Opnemen objecten in depot (2.3.1.1 ) kennen functionaliteit

procedure opname

Verwijderen objecten uit depot (2.3.1.2 )

10

Nr Product Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec1.1.A Continuïteitsplan1.2.A Auditplan1.3.A Verbetermanagement1.3.B Team e-Depot1.3.C Plan interne implementatie 2015

2.2.1.1.A Overdrachtsprotocol2.2.1.1.B Kwaliteitseisen2.2.1.1.C Inventarisatie bestaand digital born materiaal

2.2.1.4.A Basisrichtlijnen particuliere archieven

2.3.1.1.A Opnamefunctionaliteit gekend2.3.1.1.B Procedure opname2.3.1.1.C Kennen metadataschema’s opname2.3.1.1.D Inrichting SDB (SDB-workflow opname)

2.3.2.1.A Metadata-functionaliteit gekend2.3.2.1.B Databeheer

2.3.3.4.A Bewaarstrategie2.3.3.4.B Preserveringsfunctionaliteit gekend

2.6.A Procedure opname uitplaatsing2.6.B Procedure mapping2.6.C Inrichting SDB (SDB-workflow opname uitplaatsing)2.6.D Interface opvraging

3.1.2.1.A Toegangsbeleid3.1.2.1.B Autorisatiematrix3.1.2.1.C Kennen procedures NA3.1.2.1.D Kunnen beheren SDB43.1.2.1.E Productietenant SDB4

3.1.2.2.A Kunnen beheren digitale werkplaats3.1.2.2.B Functioneel ontwerp digitale werkplaats3.1.2.2.C Basale inrichting digitale werkplaats

3.1.3.1.A Onderzoek opslag / dataverbinding

3.2.1.1.A Servicecontract NA3.2.1.1.B Participatie overleg NA

3.2.2.1.A Beschrijving e-Depot diensten en producten3.2.2.1.B Business case e-Depot

11

Shared solutions

Metagegevens Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden

TpLO in overleg met KING omgezet naar TMLO

Onderdeel Pilot e-Depot gemeente Haarlem

Shared solutions

Architectuur Enterprise Architectuur RHC’s: “SOLL” 2015

Koppelingen E-depot - RHC’s

Basis voor Enterprise Architectuur 2.0

Shared solutions

Enterprise architectuur 2.0 Doel WVI Architectuur 2.0:

Aandacht voor toegangAandacht voor dienstverlening “uitplaatsing”

IMO: maak versie 2.0 van WVI Architectuur

Tevens totaalbeeld nodig voor gedeelde infrastructuur: Archief2020 DWR DTR

15

Afbeelding Full page met bijschrift

16

Shared solutions

InteroperabiliteitLaag Afspraken over… Resultaat

Organisatie Diensten SLA / kosten

Semantiek Inhoud Metadata

Techniek Uitwisseling XML

Shared solutions

E-Depot diensten RHC’sArchiefvormer E-Depot diensten Standaard

Rijk DWR Archief? ToPX

Lokale overheid- Provincie- Gemeente- Gem. regeling- Waterschap

UitplaatsenAansluiten

TMLO

Particulier Handmatig opnemen MeDuSa

Conclusie?

20

21