Ten geleide 7 Voorwoord 9 Managementsamenvatting 11 Samenvatting:
vervanging in acht stappen 13 Inleiding 17
Hoofdstuk 1 Kernbegrippen en uitgangspunten 21 1.1 Vervanging ≠
digitalisering 21 1.2 Informatiefunctie 21 1.3 Historische bron 21
1.4 Cultureel erfgoed 22 1.5 Te bewaren en te vernietigen
archiefbescheiden 22 1.6 Risicomanagement 23 1.7 Opdrachtgeverschap
23
Hoofdstuk 2 afwegen van het vervangingsbesluit 25 2.1 Juridische
grondslagen 25 2.2 Aandachtspunten en afwegingen 26 2.3 Consultatie
en toetsing 30 2.4 Nuttige verwijzingen 31
Hoofdstuk 3 vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit 31 3.1
Juridische grondslag 31 3.2 Aandachtspunten en afwegingen 34 3.3
Consultatie en toetsing 36 3.4 Nuttige verwijzingen 36
Hoofdstuk 4 kiezen van technische infrastructuur 37 4.1 Juridische
grondslagen 37 4.2 Aandachtspunten en afwegingen 37 4.3 Consultatie
en toetsing 40 4.4 Nuttige verwijzingen 40
Hoofdstuk 5 Bepalen van de wijze van reproduceren 41 5.1 Juridische
grondslag 41 5.2 Aandachtspunten en afwegingen 42 5.3 Consultatie
en toetsing 46 5.4 Nuttige verwijzingen 47
Hoofdstuk 6 inrichten van kwaliteitsprocedures 49 6.1 Juridische
grondslag 49 6.2 Aandachtspunten en afwegingen 50 6.3 Consultatie
en toetsing 53 6.4 Nuttige verwijzingen 53
Hoofdstuk 7 Opstellen van het vervangingsbesluit 55 7.1 Juridische
grondslag 55 7.2 Aandachtspunten en afwegingen 56 7.3 Consultatie
en toetsing 57 7.4 Nuttige verwijzingen 57
Hoofdstuk 8 Uitvoeren van het vervangingsbesluit 59 8.1 Juridische
grondslag 59 8.2 Aandachtspunten en afwegingen 59 8.3 Consultatie
en toetsing 60 8.4 Nuttige verwijzingen 61
Hoofdstuk 9 Beheren, onderhouden en herzien van het
vervangingsproces 63 9.1 Juridische grondslag 63 9.2
Aandachtspunten en afwegingen 63 9.3 Consultatie en toetsing 64 9.4
Nuttige verwijzingen 65
Bijlage 1 Het bepalen van de benodigde scherpte van een scan 67
Bijlage 2 Voorbeeld van de omgang met leveranciers in het
vervangingsproces 68 Bijlage 3 Gevallen waarin voorbewerkingen
nodig kunnen zijn 71 Bijlage 4 Technische controle van een scan 73
Bijlage 5 Kwaliteitscontrole door middel van steekproeven 76
Bijlage 6 Aandachtspunten voor visuele controle van een scan 80
Bijlage 7 Voorbeeld inhoudsopgave handboek vervanging 82 Bijlage 8
Model Vervangingsbesluit 84 Bijlage 9 Model bekendmaking van het
besluit tot vervanging van 86 archiefbescheiden door reproducties
Bijlage 10 Model verklaring van vervanging van archiefbescheiden 87
Bijlage 11 Eisen aan een kwaliteitssysteem 88 Bijlage 12 Bij de
Handreiking betrokken deskundigen 90
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave7
Ten geleide
Er zijn tenminste drie redenen waarom ik blij ben met deze
handreiking.
In de eerste plaats omdat de handreiking voortkomt uit goede
samenwerking tussen alle over heden. Deze kwam tot stand doordat
zij een stevige behoefte voelden om duidelijkheid te schep pen in
het proces van vervanging. De informatiebeheerders binnen de
overheid merken dagelijks dat dit goed moet worden geregeld en
georganiseerd. Dat vervolgens diezelfde overheden de oplossing
ontwikkelden, laat zien dat er draagvlak is om samen te werken aan
de ontwikkeling en de toekomst van de digitale
informatiehuishouding en archivering.
Ten tweede is de handreiking het eerste tastbare resultaat van het
innovatieprogramma Ar chief 2020. Het programma ondersteunt de
archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland om
samen te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale)
overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie. Een
handreiking die helpt de juiste keuzes te maken bij het vervangen
van dragers van overheidsinformatie, zorgt voor die
toegankelijkheid. De handreiking is dus niet alleen een succes voor
alle overheden maar ook voor het Programma Archief 2020.
De derde en misschien wel belangrijkste reden waarom ik blij ben is
dat de handreiking een concrete stap voorwaarts is in de richting
van een digitale archiefhuishouding. Dat brengt archiveren naar het
begin van de informatieketen in plaats van het zo traditionele
einde ervan. Het ondersteunt zorgdragers en proceseigenaren om hun
eigen rol in de informatieketen goed in te vullen. Een goed
vervangingsproces is cruciaal voor goede digitale archivering. En
dat is op haar beurt een essentiële bouwsteen voor een transparante
en betrouwbare overheid.
De handreiking is een levend instrument. De eerste gebruikers
zullen hun verandersuggesties graag delen om de handreiking actueel
en relevant te houden. Die ontwikkeling ga ik met belang stelling
volgen. En samen met de bestuurlijke partners zal ik mijn steentje
bijdragen aan de door ontwikkeling en het actueel en levendig
houden van deze handreiking. Ik hoop van harte dat deze handreiking
niet alleen als eerste gezamenlijk product van Archief 2020 maar
bovendien ook als ijkdocument voor een succesvolle samenwerking van
alle overheden, de geschiedenis in gaat.
Pluk de vruchten van dit collectieve resultaat.
De algemene rijksarchivaris, Martin Berendse
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave9
voorwoord
Met ingang van 1 januari 2013 gelden binnen de overheid nieuwe
regels voor de vervanging van archiefbescheiden. Het is niet langer
nodig om een machtiging aan te vragen om tot vervanging over te
mogen gaan; overheden mogen voortaan zelf binnen de voorschriften
van de Archief regeling beslissen of vervanging opportuun is. Al
snel na de inwerkingtreding van de nieuwe regels bleek dat deze
vrijheid ook tot onzekerheid leidde. Overheden hadden behoefte aan
nadere uitleg over de toepassing van de Archiefregeling. In mei
2013 startte daarom een werkgroep van deskundigen in het kader van
het programma Archief 2020 met het opstellen van de Handreiking
vervanging archiefbescheiden. De werkgroep bestond uit: Dick
Bunskoeke (provincie Drenthe), Peter Diebels (provincie
ZuidHolland, voorzitter), Frans Dondorp (Decos), Lodewijk Hovy
(Erfgoedinspectie), Irene Lentze (Nationaal Archief), Nelleke
Radder (provincie ZuidHolland), Jacqueline Schuurman Hess
(Stadsarchief Rotterdam), Mirella van der Velde (Waterschap Groot
Salland) en Gert Zwagerman (Stadsarchief Amsterdam). Bovendien
hebben medewerkers Documentaire Informatievoorziening (DIV),
adviseurs, toezicht houders en archivarissen van veel
verschillende organisaties in de conceptfase meegelezen om de
bruikbaarheid en de helderheid van de Handreiking te toetsen (zie
bijlage 12). Margreet Windhorst (Raamwerk advies en tekst)
verleende de werkgroep inhoudelijke en redac tionele ondersteuning
en deed de eindredactie. Een stuurgroep bestaande uit Anouk Baving
(Archief 2020), Bertrand van den Boogert (Unie van Waterschappen),
Peter Diebels (projectleider Handreiking), Robbert Jan Hageman
(Archief 2020), Jamil Jawad (Vereniging Nederlandse Gemeenten),
Ellie Schetters (Interprovinciaal Overleg) en Wim Westland
(Nationaal Archief) droeg de verantwoordelijkheid voor het
eindresultaat de werk groep namens de partners in het programma
Archief 2020. Wij bedanken alle betrokkenen hartelijk voor hun
inzet en hun waardevolle bijdragen.
De Handreiking is zowel bestemd voor overheidsfunctionarissen die
verantwoordelijk zijn voor besluitvorming en advisering op dit
gebied als voor hen die belast zijn met de voorbereiding en
uitvoering van vervanging van analoge archiefbescheiden door
digitale reproducties. Het is een hulpmiddel dat uitleg geeft bij
de archiefwettelijke regels rond vervanging van archiefbescheiden
en houvast biedt bij het doordenken en verantwoorden van alle
stappen die in het vervangingspro ces moeten worden gezet.
De Handreiking komt voort uit al opgedane ervaringen met vervanging
en geeft naar de mening van de samenstellers de meest actuele stand
van zaken weer. De techniek schrijdt echter snel voort en
ontwikkelingen volgen elkaar voortdurend op. De inhoud van de
Handreiking heeft dan ook geen eeuwigheidswaarde; het kan niet
anders dan een dynamisch document zijn. De werkgroep leden zullen
de Handreiking de komende jaren samen met het programmabureau
Archief2020 uptodate houden. Daarbij zijn de gebruikers van de
Handreiking onmisbaar. Vandaar dat de opstellers een ieder
uitnodigen ervaringen met vervanging en met de Handreiking te delen
via www.breednetwerk.nl/group/substitutie.
Den Haag, februari 2014 Peter Diebels, projectleider Handreiking
vervanging archiefbescheiden
Managementsamenvatting
achtergrond De overheid communiceert steeds meer digitaal met
burgers, bedrijven en in het onderlinge ver keer. Dat leidt tot de
wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort
ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op
papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is
in zulke situaties mogelijk om papieren archiefbescheiden ook
formeel te vervangen door digitale reproducties. De papieren
originelen worden dan vernietigd. Vervanging is een onomkeerbaar
proces. Daarom is de kwaliteit van de reproducties cruciaal.
Voorbereiding, inrichting en uitvoering van het proces van
vervanging zijn complex en vergen zorg vuldige afwegingen binnen
de kaders van de Archiefwet 1995 en aanverwante regelgeving. Over
heden zijn sinds 1 januari 2013 zelf volledig bevoegd en
verantwoordelijk voor de vervanging van papieren archiefbescheiden
door digitale reproducties. Deze Handreiking geeft hen houvast bij
het uitoefenen van deze bevoegdheden en het waarmaken van deze
verantwoordelijkheden.
doelgroepen In de Handreiking vinden zowel beslissers als managers,
beleidsmedewerkers en uitvoerders op het gebied van
informatiemanagement houvast wanneer zij willen besluiten tot
vervanging en dit proces moeten inrichten en uitvoeren. De
Handreiking is, vanwege de onomkeerbaarheid en complexiteit van het
vervangingsproces, een omvangrijk instrument geworden. Niet alle
onderdelen zijn echter voor alle bij het proces betrok kenen even
relevant. Het is raadzaam dat de procesverantwoordelijken voor het
vervangings proces op de hoogte is van de gehele Handreiking. Voor
de eindverantwoordelijke bestuurders en/of managers zijn met name
de hoofdstukken 2 (stap 1), 6 (stap 5) en 7 (stap 6) van
belang.
vervangingsproces in acht stappen De Handreiking beschrijft
stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe
deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een
goed doordacht handvat om het gehele proces van vervanging van
begin tot eind zowel juridisch als technisch als qua toetsing op
een verantwoorde en praktische wijze te doorlopen. De volgende
stappen moeten worden doorlopen:
1. Bepalen of vervanging verantwoord, doeltreffend en doelmatig is
2. vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit 3. inrichten van de
technische infrastructuur 4. Inrichten van het proces van
reproductie van de te vervangen archiefbescheiden 5. vaststellen
van de procedures om de kwaliteit van het proces te waarborgen 6.
Formaliseren van het proces door het vervangingsbesluit te nemen en
te publiceren 7. Uitvoeren van de daadwerkelijke vervanging 8.
Beheren en onderhouden van het vervangingsproces
Iedere stap in het proces is als hoofdstuk in de Handreiking terug
te vinden en opgebouwd volgens een vast stramien: juridische
grondslag, aandachtspunten en afwegingen, toetsing en controle en
nuttige verwijzingen. De bijlagen bij de handreiking bevatten
achtergrondinformatie, voorbeelden
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave12
en modellen die informatief en behulpzaam kunnen zijn in het
vervangingsproces. De Handreiking is geen blauwdruk, noch een
voorschrift. De te maken keuzes hangen sterk af van de aard en het
belang van de te vervangen archiefbescheiden en de werkprocessen
waaruit ze voortkomen. Daarom is vervanging altijd maatwerk. De
Handreiking geeft daarvoor, binnen de bandbreedte van de
regelgeving, een denkraam dat systematisch stilstaat bij alle
aspecten die van invloed (kunnen) zijn op de kwaliteit en
duurzaamheid van de vervangende reproductie. Het is raadzaam om de
afwegingen en uitkomsten van deze stappen voor elk nieuw
vervangings proces zorgvuldig vast te leggen in een ‘Handboek
Vervanging’. Dat ‘Handboek’ heeft drie functies:
• het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de
zorgdrager zorgvuldig om- gaat met zijn bevoegdheid tot
vervanging
• het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk
• het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd
als accurate en vol-
ledige weergave van het origineel.
verantwoording De Handreiking Vervanging is een product van het
Programma Archief 2020, waarin het ministe rie van OCW samen met
gemeenten, waterschappen en provincies werkt aan een toekomstvaste
archieffunctie. Deskundigen uit alle overheidslagen hebben hun
kennis en ervaring op dit gebied in dit instrument gebundeld.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave13
Samenvatting: vervanging in acht stappen
In de Handreiking komen veel en veelsoortige aandachtspunten en
afwegingen rond het vervan gingsproces aan de orde. Hieronder is
het proces schematisch weergegeven. Op de volgende pagina’s worden
de processtappen kort samengevat in een puntsgewijs stappenplan,
waarbij verwezen wordt naar de vindplaats van de nadere
uitwerking.
voorbereiding
vervanging?
sTappen hoofdsTuK handreiKing
1 voorbereiding [1] [2]
a. Breng in beeld welke aspecten bij vervanging een rol spelen. [1]
[2.2.1] [2.2.2] [2.2.3]
b. Inventariseer de voor en nadelen van een eventuele vervanging.
Stel daar bij drie hoofdvragen:
1. Waarom zou er vervangen moeten worden? 2. Wat wordt er
voorgedragen voor vervanging? 3. Hoe wordt invulling gegeven aan de
wettelijke vereisten?
[2.2]
[2.2.1] [2.2.2] t/m [2.2.4] [2.2.5] t/m [2.2.9]
c. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes. [2.1]
d. Laat het voorgenomen principebesluit toetsen door deskundigen op
archi
vistisch, juridisch, (cultuur)historisch en bedrijfsvoeringsgebied.
[2.3]
2 beeldKwaliTeiT [3]
a. Formuleer de eisen die gesteld moeten worden aan de
beeldkwaliteit van de scans, gebaseerd op de aard, de inhoud en het
gebruik van de archief- bescheiden.
[3.2] [bijlage 1] [bijlage 4]
b. Kies de kwaliteit van de reproducties zo, dat deze volstaat met
het oog op gebruik en duurzaamheid.
[3.2]
c. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes. [3.1]
d. Laat toetsen of de beeldkwaliteit zodanig is dat de reproducties
een juiste
en volledige weergave geven van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens.
[3.3] [bijlage 1] [bijlage 2]
[bijlage 4]
3 Technische infrasTrucTuur [4]
a. Kies een technische infrastructuur die aansluit op de
kwaliteits- en prestatie-eisen en op de rest van de infrastructuur
die rond het vervang- ingsproces is ingericht.
[4.2] [bijlage 4]
b. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes. [4.1]
c. Laat toetsen of gekozen infrastructuur daadwerkelijk de
gewenste
kwaliteit en performance levert. [4.3]
[bijlage 4]
4 procesinrichTing [5]
a. Zorg voor een goede materiële voorbereiding van het scanproces.
[5.2.1] [5.2.2] [bijlage 3]
b. Kies een bestandsformaat dat past bij gebruik en duurzaamheid in
de beheeromgeving.
[5.2.3] [5.2.4]
c. Neem de beschikbare en noodzakelijke metagegevens over en vul
deze aan met metagegevens over het vervangingsproces.
[5.2.5] [5.2.6]
d. Documenteer en beschrijf de gemaakte afwegingen en keuzes. [5.1]
e. Laat de inrichting van het vervangingsproces en het metagegevens
schema
toetsen door de interne toezichthouder op de informatievoorziening.
[5.3]
[bijlage 2] [bijlage 3]
5 KwaliTeiTsprocedures [6]
a. Beschrijf voor het hele vervangingsproces de normen en/of
indicatoren aan de hand waarvan de resultaten van het proces
objectief te toetsen zijn.
[6.2.3] t/m [6.2.8], [bijlage 2] [4] [5] en [6]
b. Richt periodieke interne controles van het vervangingsproces in.
[2.3] [3.3] [4.3] [5.3] [6.3] [7.3] [8.3] [9.3]
c. Zorg voor een periodieke audit door een onafhankelijke auditor
of accountant.
[6.2.9]
d. Documenteer en beschrijf alle afwegingen en keuzes met
betrekking tot het vervangingsproces met de bijbehorende
werkinstructies en (kwaliteits) procedures in een handboek
vervanging.
[6.2.1] [6.2.2] [bijlage 7]
e. Laat toetsen of de inrichting van de kwaliteitsprocedures
toereikend is om te kunnen borgen dat de reproducties een juiste en
volledige weer- gave geven van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens.
[6.3] [bijlage 2] [4] [5] [6] en [7]
6 vervangingsbesluiT [7]
a. Formuleer een conceptbesluit tot vervanging van
archiefbescheiden aan de hand van het handboek vervanging.
[7.2.1] [7.2.2] [7.2.4]
b. Toets het conceptbesluit op juistheid en volledigheid. [7.3] c.
Stel het besluit tot vervanging vast. [7.2.3]
[bijlage 8] d. Maak het vervangingsbesluit op de voorgeschreven
wijze bekend. [7.2.5] [bijlage 9]
7 uiTvoering [8]
a. Bereid organisatie en medewerkers voor op het werken met het
handboek voor vervanging.
[8.2.1]
b. Bied de te vervangen archiefbescheiden, na het doorlopen van de
kwaliteitscontroles, aan ter vernietiging.
[8.2.2]
c. Zorg ervoor dat de vervangen archiefbescheiden op de wettelijk
voorgeschreven wijze vernietigd worden.
[8.2.3] [bijlage 2]
d. Stel een verklaring van vervanging op. [8.2.4] [8.3] [bijlage
10]
8 beheer [9]
a. Evalueer regelmatig de resultaten van de interne controles op
het vervangingsproces.
[6.2.8] [bijlage 11]
b. Controleer regelmatig of het handboek voor vervanging zodanig
gewijzigd is of moet worden dat er een nieuw besluit tot vervanging
van archief- bescheiden nodig is.
[9.2.2] [9.2.3]
c. Toets periodiek of er sprake is van nieuwe of gewijzigde
risico’s die een ander licht werpen op het besluit tot en/of de
inrichting van de vervanging.
[9.3] [bijlage 11]
sTappen hoofdsTuK handreiKing
inleiding
Steeds meer overheidsorganisaties gaan over op digitaal werken. Dat
is een logisch uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en van nieuwe
dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en de
digitalisering van de samenleving als geheel. Het kabinet streeft
bovendien naar een volledig digi taal werkende overheid in
2017.
Digitale overheid, digitale informatie Bij een digitale overheid
hoort digitale informatie. Vrijwel alle informatie die de overheid
produ ceert en/of gebruikt, is digitaal. Hetzelfde geldt voor
informatie die de overheid ontvangt. Niet temin komt er via het
analoge kanaal nog steeds post binnen. Omdat de overheid niemand
mag uitsluiten door haar manier van werken, blijven fysieke
loketten en papieren documenten voorals nog onvermijdelijk.
digitaliseren en vervangen Om desondanks volledig digitaal te
kunnen werken, kiezen steeds meer overheden voor het scan nen van
analoge documenten bij binnenkomst. Zo kunnen ook fysieke
documenten worden opge nomen in het digitale werkproces. Soms
worden ook reeds gevormde archiefbestanden achteraf gedigitaliseerd
om de digitale werkprocessen waarin ze gebruikt worden te
ondersteunen of om het gebruik van de gegevens te vergemakkelijken
en te bevorderen. Vervanging is digitalisering met de verplichting
om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Dat is alleen
toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een
formeel vervan gingsbesluit. Juridisch is er al sprake van
vervanging zodra het vervangingsbesluit is genomen en bekend
gemaakt. Vervanging in het kader van lopende werkprocessen,
bijvoorbeeld vervanging van inkomende post, wordt betiteld als
routinematige vervanging. Voor vervanging achteraf zijn de termen
backlog scanning en retrospectieve vervanging gebruikelijk.
eigen verantwoordelijkheid Tot voor kort waren overheden[1] bevoegd
om vernietigbare archiefbescheiden naar eigen inzicht te vervangen,
maar hadden zij voor de vervanging van blijvend te bewaren
bescheiden een mach tiging nodig van hetzij van Gedeputeerde
Staten (voor gemeenten en waterschappen) hetzij de minister van OCW
(voor provincies en centrale overheid). Als gevolg van de
inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht is
deze machtiging vooraf per 1 januari 2013 niet langer nodig. In
plaats daarvan vindt nu toetsing achteraf plaats.[2] Overheden
kunnen zonder tussenkomst van derden overgaan tot vervanging van
zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden. Zij moeten
hiervoor zelf uitgangspunten formuleren en op basis daarvan het
vervangingsproces inrich ten. Het handelen van de zorgdrager in
deze moet achteraf door derden kunnen worden getoetst. De
juridische grondslag daarvoor ligt in artikel 7 Archiefwet 1995 in
combinatie met artikelen 2 en 6 Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3a
Archiefregeling.
[1] Om precies te zijn: de zorgdragers, dat wil zeggen de voor de
naleving van de Archiefwet 1995 bestuurlijk verant- woordelijken,
zie Archiefwet 1995, artikel 1 sub d. [2] Het vervallen van de
machtiging voor vervanging op basis van artikel 7 Archiefwet 1995
vormde artikel 5.2 onder- deel a van de Wet revitalisering generiek
toezicht, welk onderdeel bij uitzondering niet op 1 oktober 2012 in
werking trad, maar op 1 januari 2013. Zie Stb. 633, 30 november
2012.
kwaliteit vereist maatwerk Vervanging is een onomkeerbaar proces
dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsin-
formatie die van belang is voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering
en verantwoording en die op termijn mogelijk van waarde blijft
vanuit het oogpunt van cultureel erfgoed en later historisch
onderzoek. Daar- om is de kwaliteit en duurzame houdbaarheid van de
reproducties cruciaal. Voorbereiding, inrichting en uitvoering van
het vervangingsproces vergen dan ook zorgvuldige afwegingen binnen
wettelijke kaders. De kwaliteit van digitale reproducties is
afhankelijk van veel samenhangende, vaak proces- en/of
organisatiespecifieke, factoren van zowel technische als
procedurele en inhoudelijke aard. Elk vervangingsproces is
maatwerk.
geen werkwijze maar denkwijze Het is onmogelijk om voor
maatwerkprocessen een uniforme werkwijze te bedenken. Deze
Handreiking beschrijft dan ook geen werkwijze maar veeleer een
denkwijze, waarbij alle mogelijke factoren aan de orde komen die
van invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de vervan
gende reproductie. Waar mogelijk zijn concrete aanbevelingen
opgenomen, gebaseerd op best practices in organisaties die al
ervaring hebben opgedaan met vervanging en duurzame bewaring van
digitale bestanden.
reikwijdte De Handreiking gaat over vervanging in de betekenis van
het formeel en feitelijk plaatsmaken van papieren voor digitale
archiefbescheiden. In de meeste gevallen gaat het om archieven die
niet zijn overgebracht, maar vervanging kan ook worden toegepast op
reeds overgebrachte archieven. Voor andere vormen van vervanging,
bijvoorbeeld het uitprinten van digitale informatie of het
verfilmen van papieren stukken, is dit instrument niet bedoeld.
Hoewel de Handreiking specifiek over vervanging gaat, is deze ook
bruikbaar in geval van digitalise ring. Zie voor het verschil
tussen beide begrippen paragraaf 1.1. Artikel 26a van de
Archiefregeling beschouwt beheerprocessen in verband met
veroudering van software en/of hardware (conversie, migratie en
emulatie) niet als vervanging. Deze vallen dus buiten de scope van
de Handreiking. Niettemin kan deze daarbij wel houvast geven.
Vervanging kan zowel op te bewaren als op te vernietigen informatie
worden toegepast. Hetzelfde geldt voor de Handreiking.
Leeswijzer De Handreiking begint met een beschrijving in hoofdstuk
1 van de kernbegrippen en uitgangs punten. De hoofdstukken 2 tot
en met 8 beschrijven de fases van het (vormgeven van het)
vervangingsproces, te weten:
2. afwegen van vervanging; 3. vaststellen van de benodigde
beeldkwaliteit; 4. keuze voor de technische infrastructuur; 5.
bepalen van de reproductiewijze; 6. inrichten van
kwaliteitsprocedures; 7. opstellen van het vervangingsbesluit; 8.
uitvoeren van de vervanging.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave19
Het afsluitende hoofdstuk 9 gaat in op beheer, onderhoud en
herziening van het vervangings proces. Elk hoofdstuk is opgebouwd
volgens een vast stramien:
a. de juridische grondslag; b. aandachtspunten en afwegingen; c.
consultatie en toetsing; d. nuttige verwijzingen.
De paragrafen over de juridische grondslag sluiten inhoudelijk
steeds zo nauw mogelijk aan bij de betreffende stap in het proces
van voorbereiding, inrichting en uitvoering van vervanging. De
lezer dient zich echter wel te realiseren dat deze paragrafen niet
op zichzelf staan, maar in de totale archiefwettelijke context
moeten worden gezien en toegepast. Daarbij is de wettelijke eis dat
overheidsarchieven in goede, geordende en toegankelijke staat
moeten zijn uiteraard het leidende voorschrift.
De afwegingen en de (wettelijke) eisen aan de inrichting en de
uitvoering van het proces zijn voor te bewaren informatie ten dele
anders dan die voor te vernietigen gegevens. Waar nodig wordt stil
gestaan bij de verschillen in omgang met te bewaren en te
vernietigen bescheiden. Als het onderscheid in de tekst niet
expliciet wordt gemaakt, mag de lezer aannemen dat de betreffende
passage op zowel te bewaren als op te vernietigen bescheiden kan
worden toegepast. Afwegingen die vooral van belang zijn met het oog
op duurzaam beheer op lange termijn, zijn gemarkeerd met een bullet
met daarin een plusteken. Voor vernietigbare archiefbescheiden met
een korte bewaar termijn zijn die keuzes minder relevant.
De bijlagen bevatten achtergrondinformatie, voorbeelden en modellen
die informatief en behulpzaam kunnen zijn.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave21
1 Kernbegrippen en uitgangspunten
1.1 Vervanging ≠ digitalisering Vervanging is het conform de
wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties
van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de
oorspronkelijke bescheiden, die worden vernietigd. In juridische
zin is er al sprake van vervanging wanneer er een besluit tot
vervanging is genomen. De reproducties worden dan archiefbescheiden
in de zin van de Archiefwet 1995. Digitaliseren is het digitaal
maken van analoge archiefbescheiden door middel van scanning. Daar
door ontstaan digitale kopieën. De papieren versies blijven gelden
als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en moeten
conform de wettelijke voorschriften worden beheerd. Als de scans
een rol spelen in het werkproces, zijn ook deze te beschouwen als
archiefbescheiden. Digita lisering brengt dan ook dubbele
beheerlasten met zich mee. Het onderscheid tussen digitalisering en
vervanging is van belang om de archiefwettelijke status van
informatie te kunnen vaststellen en om het digitaal reproduceren en
het beheer goed te kun nen inrichten.
1.2 Informatiefunctie Archiefbescheiden worden gedurende kortere of
langere tijd bewaard omwille van het belang van de daarin vervatte
gegevens voor overheidsorganen, ten behoeve van de democratische
controle en van recht of bewijszoekende burgers, bedrijven en
instellingen.[1] Het gaat hierbij om de func tie van
archiefbescheiden voor de bedrijfsvoering, voor bewijsvoering en
verantwoording, in deze Handreiking samengevat met de term
‘informatiefunctie’. Daarbij gaat het erom dat archiefbe scheiden
inzicht geven in de wijze waarop en de context waarbinnen een
proces is uitgevoerd en dat ze informatie bevatten over de inhoud
van dat proces. Een vervanging moet dezelfde functies kunnen
vervullen als het origineel. Op de vraag welke informatie vereist
is om een proces te recon strueren is geen standaard antwoord
mogelijk.
1.3 Historische bron Ook als de informatiefunctie door het
verstrijken van de tijd in belang is afgenomen, kunnen (de gegevens
in) archiefbescheiden het bewaren waard blijven met het oog op
historisch onderzoek. De bronfunctie ten behoeve van historisch
onderzoek is nauw verweven met de informatiefunctie, maar sommige
informatieve ingrediënten die er voor de informatiefunctie niet toe
doen, kunnen voor de bronfunctie wel van belang zijn. Denk daarbij
bijvoorbeeld aan handschrift dat diep in het papier gedrukt is,
juist bij passages waar de penvoerder blijk geeft van hoogoplopende
emotie, of aan bindsporen die aantonen dat bepaalde
archiefbescheiden ooit aan elkaar hebben gezeten. Als vervanging
leidt tot verlies van informatie en/of kenmerken van het origineel,
kan dat de bron functie van archiefbescheiden aantasten. Bij een
vervangingsbesluit moet de zorgdrager uit hoofde van artikel 2 van
het Archiefbesluit 1995 rekening houden met het belang van de in
deze archief bescheiden voorkomende gegevens voor historisch
onderzoek.
[1] Archiefbesluit 1995, artikel 2 onder d.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave22
1.4 Cultureel erfgoed Bij een vervangingsbesluit moet de zorgdrager
uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 ook rekening
houden met de waarde van de archiefbescheiden als onderdeel van het
cul- tureel erfgoed. Het Archiefbesluit 1995 zet dit apart van het
belang van gegevens voor historisch onderzoek.[2] De wetgever maakt
dus onderscheid tussen het erfgoedbelang van archieven en de
bronfunctie waarvan in paragraaf 1.3 sprake is. Het gaat er bij het
erfgoedbelang vooral om of een archiefstuk als zodanig betekenis
heeft voor een samenleving of een maatschappelijke groep.[3] Die
betekenis is sterk, zij het niet exclusief, verbonden aan het
originele object en is daarom moeilijk vervangbaar.[4]
1.5 Te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden Het archiefrecht
maakt onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen
archiefbescheiden. De algemene zorgplicht om archiefbescheiden in
goede, geordende en toegankelijke staat te houden, geldt voor beide
categorieën. [5] Voor beide geldt ook dat de zorgdrager mag
besluiten tot ver vanging[6], mits de reproducties de in de
archiefbescheiden voorkomende gegevens juist en vol ledig
weergeven. Daarbij gaat het om het belang dat de in de bescheiden
voorkomende gegevens kunnen hebben voor overheidsorganen, recht en
bewijszoekende burgers en historisch onderzoek en om de eventuele
waarde die de bescheiden kunnen hebben als onderdeel van het
cultureel erfgoed.[7]
In aanvulling op de eisen uit de Archiefwet 1995 en het
Archiefbesluit 1995 voor het beheer van archiefbescheiden, stelt
artikel 26b van de Archiefregeling specifieke eisen aan
vervangingsbeslui ten voor archiefbescheiden die in aanmerking
komen voor blijvende bewaring en dus voor over brenging naar een
archiefbewaarplaats. Hoewel deze eisen strikt genomen niet gelden
voor vernie tigbare archiefbescheiden[8], hanteert de Handreiking
niettemin het uitgangspunt dat artikel 26b ook daarop wordt
toegepast, omdat deze stukken in de praktijk vaak lastig te
scheiden zijn in het scanproces. Bovendien is het ook voor
vernietigbare bescheiden nodig om een zorgvuldige en goed
gedocumenteerde beheerstrategie te hebben gedurende de periode dat
deze bescheiden bewaard moeten blijven. Artikel 26b helpt daarbij
in die zin dat het aangeeft hoe een vervangingsbesluit grondig
onderbouwd kan worden. De Archiefregeling geeft de zorgdrager wel
de mogelijkheid om aan een vervangingsbesluit voor uitsluitend
vernietigbare archiefbescheiden minder hoge eisen te stellen
(concreet: in het besluit minder vast te leggen dan in artikel 26b
is voorgeschreven), dus het staat de zorgdrager vrij van die ruimte
gebruik te maken.
[2] Artikel 2 onder c (de waarde van de archiefbescheiden als
bestanddeel van het cultureel erfgoed) en onder d (het belang van
de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor historisch
onderzoek). [3] Zoals de Raad voor Cultuur het uitdrukte in het
advies Het tekort van het teveel (2005): objecten worden niet op
eigen kracht erfgoed, “maar doordat er iemand voor latere
generaties betekenis aan geeft die de oorspronkelijke functie en
tijd overstijgt” (p.4). [4] Zie daarvoor Ketelaar, Archiefrecht,
B2-1 tot en met B2-3, toelichting op artikel 2 van het
Archiefbesluit 1995. Illustratief is ook een quote van Algemene
Rijksarchivaris Martin Berendse: “Er zijn natuurlijk archiefstukken
die een haast monumentale status krijgen: denk aan het Plakkaat van
Verlatinge, de Vrede van Munster, de grondwet van Thorbecke en zo
meer.” (Archieven, meer dan Erfgoed, in: Erfgoed. Van wie, voor
wie? (Boekmancahier 96), p. 70. [5] Artikel 3 Archiefwet 1995 [6]
Artikel 7 Archiefwet 1995 en artikel 6 Archiefbesluit 1995 [7]
Archiefbesluit 1995, artikel 2 onder a, b en d [8] De definitie van
‘archiefbescheiden’ in de Archiefregeling verwijst naar artikelen
11 en 12 van het Archiefbesluit, waar het gaat om archiefbescheiden
‘die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking
komen’.
1.6 Risicomanagement De Handreiking heeft als uitgangspunt dat het
voorbereiden en uitvoeren van vervanging risico’s op
informatieverlies met zich mee kan brengen. Daarom is
risicomanagement een van de pijlers waarop het vervangingsproces
rust. Elk van de volgende hoofdstukken geeft inzicht in de risico
afwegingen die in de betreffende fase van het vervangingsproces
gemaakt moeten worden. Met behulp daarvan kunnen bij de inrichting
van ieder vervangingsproces de volgende vragen worden
beantwoord:
1. zijn deze risico’s van toepassing? 2. hoe vaak komen deze voor?
3. wat is de impact bij verwaarlozing hiervan? 4. welke interne
normen worden hierbij gehanteerd?
Als (1) positief beantwoord wordt, kan de combinatie van kans (2)
en impact (3) een risicoindicatie geven, die vervolgens moet
worden gerelateerd aan een bredere visie op het omgaan met
bedrijfs risico’s (4). Als het bijvoorbeeld gaat over de
scankwaliteit in relatie tot het werkproces waarvoor vervanging
wordt overwogen, is het risico dat kleurverlies informatieverlies
met zich meebrengt in het ene proces kleiner dan in het andere. Die
constatering impliceert dat in het ene proces wellicht kan worden
volstaan met zwartwitscans en in het andere een kleurenscan
noodzakelijk is. De resulta ten van de risicoweging moeten worden
meegenomen bij de opzet van kwaliteitsprocedures voor (onderdelen
van) het vervangingsproces, zie daarvoor hoofdstuk 6.
1.7 Opdrachtgeverschap Uitbesteding van (aspecten van het)
vervangingsproces is goed mogelijk, maar vergt behalve zorg
vuldige afwegingen ook goed opdrachtgeverschap. Een succesvolle en
probleemloze uitbesteding valt of staat met een heldere en
volledige opdrachtformulering en dito kwaliteitseisen, een goede
regie op de uitvoering en een gedegen kwaliteitscontrole. Het is
een illusie om te denken dat de zorgdrager die vervanging
uitbesteedt, zelf niet in het vervangingsproces hoeft te
investeren. De Handreiking kan behulpzaam zijn bij het formuleren
van de opdracht en de randvoorwaarden en in de omgang met en de
controle op de opdrachtnemer.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave25
2 Afwegen van het vervangingsbesluit
In de afwegingsfase worden voor en nadelen en alle haken en ogen
van de voorgenomen ver vanging grondig in beeld gebracht. Leidend
in deze fase is de proceseigenaar van het werkproces waarvan de te
vervangen archiefbescheiden de neerslag vormen. Hij laat zich
daarbij bijstaan door (interne) deskundigen op het gebied van DIV,
ICT, juridische zaken, interne controle, erfgoed en historisch
onderzoek. De afweging leidt tot het antwoord op de vraag of, en zo
ja onder welke voorwaarden, de voorgenomen vervanging verantwoord,
doelmatig en doeltreffend is.
2.1 Juridische grondslagen De zorgdrager[9] heeft de bevoegdheid om
tot vervanging over te gaan op grond van artikel 7 Archiefwet 1995.
De zorgdrager moet op grond van artikel 2 Archiefbesluit 1995 bij
het nemen van een besluit tot vervanging rekening houden met: de
taak van het desbetreffende overheidsorgaan, de verhouding van dit
overheidsorgaan tot andere overheidsorganen, de waarde van de
archief- bescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor
overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch
onderzoek.
Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de
inwerkingtreding van de Wet re vitalisering generiek toezicht.
Sindsdien kunnen zorgdragers zonder machtiging van GS of van de
minister van OCW een besluit over vervanging nemen. De wetgever
stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van
te bewaren archiefbescheiden moet voldoen en waar ach teraf op kan
worden getoetst. Deze regels zijn opgenomen in de artikelen 26a en
26b in het nieuwe hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Artikel 26a
maakt duidelijk wat vervanging niet is: onder vervanging wordt niet
begrepen het ver- anderen van het bestandsformaat (conversie), het
overzetten naar een nieuw systeem / beheerom- geving (migratie) of
het nabootsen van een bepaald computerplatform of computerprogramma
op een ander platform of programma (emulatie).[10] Artikel 26b
bepaalt dat de zorgdrager in geval van vervanging van blijvend te
bewaren archiefbe scheiden inzicht moet geven in een aantal
elementen van vervanging.
[9] De zorgdrager is de archiefwettelijke term die de bestuurlijk
verantwoordelijke voor de archiefvorming van een overheidsorgaan
aanduidt. Een minister is zorgdrager voor de archieven van zijn
departement; het college van B&W is dat voor de archieven van
een gemeente, het college van GS voor een provincie; het dagelijks
bestuur voor een waterschap. [10] Migratie betekent dat de
archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de
functionaliteit (vorm en structuur) kan beïnvloeden. Migratie vindt
ook plaats als een bestaande applicatie wordt vervangen door een
nieuw ontworpen applicatie. Migratie is dus niet alleen een
verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook
de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen.
Conversie vindt plaats binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur.
Een voorbeeld van conversie is het omzetten van een MS Word 95
document naar MS Word 2010. Door emulatie kunnen documenten worden
geopend of programma’s worden gedraaid op een computer die hier
eigenlijk niet voor bedoeld is. dit gebeurt door een emulator, een
programma dat als het ware een extra laag creëert tussen een
bestaand platform (host platform) en het te emuleren platform
(target platform).
De Archiefregeling eist dat de zorgdrager de reikwijdte van het
vervangingsbesluit goed omschrijft. Hoewel deze eis formeel alleen
geldt voor te bewaren stukken, doet de zorgdrager er goed aan om
dit ook te beschrijven als er sprake is van vervanging van
vernietigbare bescheiden. Bovendien kan de organisatie bij een
volgend vervangingsbesluit gebruik maken van de opgedane ervaringen
als de afwegingen en de uitkomsten daarvan goed zijn vastgelegd.
Het vastleggen welke archiefbescheiden worden vervangen en dus
welke originele archiefbeschei den zijn vernietigd, is verplicht
uit hoofde van artikel 7 Archiefwet 1995 en artikel 8
Archiefbesluit 1995. De Archiefregeling formuleert dat in artikel
26b sub a als de eis dat er een opgave wordt gegeven van ‘de
organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor
het vervangingspro- ces geldt.’ Vanuit het bedrijfsvoeringsbelang
is het bovendien zaak dat per werkproces getoetst kan worden of de
reproductie daadwerkelijk het origineel kan vervangen. De
inrichting van het vervangings proces moet borgen dat de
reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te
vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens en het besluit
moet inzichtelijk maken hoe dat is geborgd.
2.2 Aandachtspunten en afwegingen Vervanging kan problemen oplossen
en processen vergemakkelijken. Maar het brengt ook risico’s en
kosten met zich mee. Niet alleen het vervangingsproces kost geld,
maar ook en vooral het be heer van de reproducties. Iedere keer
dat een organisatie vervanging overweegt, dient de vraag of de
voordelen opwegen tegen de nadelen als eerste beantwoord te worden.
Daarbij zijn achtereen volgens de volgende deelvragen
relevant:
2.2.1 Waarom wordt vervanging overwogen? Het doel dat met
vervanging wordt nagestreefd, bepaalt gedeeltelijk of vervanging de
beste optie is.
• volledig digitaal werken Als een organisatie volledig digitaal
wil werken, is vervanging van papier te verkiezen boven
digitalisering, want bij digitalisering blijven de papieren versies
gelden als archief bescheiden in de zin van de Archiefwet
1995.
• operationele voordelen Een organisatie die zoveel mogelijk
digitaal wil werken, kan ook kiezen voor digitalisering, zeker als
er redenen zijn om de papieren originelen niet te vernietigen. Voor
digitalisering gelden geen specifieke regels, terwijl het deels
dezelfde operationele voordelen oplevert als vervanging. Het is dan
wel zaak de gebruikers erop te wijzen dat alleen de analoge
originelen formeel als archiefbescheiden gelden. Groot nadeel van
digitalisering ten opzichte van vervanging is, dat hierdoor een
hybride si tuatie ontstaat. Zodra het analoge en het digitale
archiefbestand van elkaar gaan afwijken, bijvoorbeeld omdat er na
digitalisering aan een papieren dossier nog informatie wordt
toegevoegd, kan de betrouwbaarheid van de informatievoorziening in
gevaar komen. Bo vendien brengt de hybride situatie dubbele
beheerlasten met zich mee.
• gebruiksgemak voor burgers Als de vervanging van een
archiefbestand niet rendabel is voor een overheidsorgaan, maar
digitale beschikbaarheid van de gegevens wel wenselijk is voor
burgers, kunnen zij ook zelf in de gelegenheid gesteld worden om
het betreffende archiefbestand te digitalise ren.
• online beschikbaarstelling Als het gebruiksdoel online
beschikbaarstelling impliceert, is het van belang om een in
schatting te maken van de auteursrechtelijke risico’s. Als een
bestand veel materiaal bevat waarop auteursrechten van derden
(kunnen) rusten (denk aan foto’s, bouwtekeningen et cetera), dan
vergt de online beschikbaarstelling onderzoek naar deze rechten en
kan er sprake zijn van kosten voor afkoop en/of risico’s van claims
van rechthebbenden en/of beperkte gebruiksmogelijkheden van de
digitale reproducties. Digitalisering en/of vervan ging kunnen
daardoor minder aantrekkelijk worden.
• rentabiliteit Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten zijn
kostbare voorzieningen. Ruimte bijbou wen of inkopen is met het
oog op volledig digitale archiefvorming in de nabije toekomst
wellicht niet rendabel. Daarbij moeten uiteraard ook de kosten van
digitaal beheer in ogenschouw genomen worden. Digitale archieven
vergen een proactief beheer en be heervoorzieningen die continu
investeringen in kennis, tijd en geld vragen.[11] Of die kosten
opwegen tegen de baten, en of ze veel hoger uitpakken dan die voor
het beheer van papier, zal van geval tot geval verschillen, mede
afhankelijk van de aard en intensiteit van het gebruik.
• verval van analoge bescheiden Als papieren archiefbescheiden in
slechte materiële staat verkeren, kan vervanging nood zakelijk
zijn om de in de bescheiden voorkomende gegevens veilig te stellen
voor de toekomst.[12]
2.2.2 Gaat het om een volledig analoog archiefbestand? De
vervanging van volledig analoge archiefbestanden dient zorgvuldig
worden afgewogen, om (een combinatie van) de volgende
redenen:
• de analoge verschijningsvorm kan een historische waarde
vertegenwoordigen en van be lang zijn om te behouden (zie
2.2.9);
• op termijn is vervanging qua beheer erg kostbaar, zie ook onder
2.2.1; • als de te vervangen bescheiden nog niet zijn overgebracht,
maar wel een geheel vormen met al analoog overgebrachte
archiefbestanddelen, ontstaat door vervanging een hybride
archiefbestand. Het beheer van hybride archieven kan, zoals bekend,
de nodige proble men met zich meebrengen.
2.2.3 Gaat het om een hybride archiefbestand? Vanaf circa 1980 is
er vaak sprake van hybride archiefbestanden, waarin analoge en
digita le archiefonderdelen naast en door elkaar bestaan. Het
beheer van hybride archiefbestan den is vaak complex en risicovol
en gaat veelal gepaard met en hogere beheerlasten. Dat is een goede
reden om tot vervanging over te gaan.
[11] Zie voor informatie over kosten van digitalisering
http://www.den.nl/thema/36/kostenberekening. [12] Archiefbesluit
1995, art. 11 met uitwerking in de Archiefregeling, artt. 3 (onder
b) en 14.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave28
Het tussenresultaat van het beantwoorden van bovenstaande vragen is
een principebe sluit om óf door te gaan met voorbereiding van de
vervanging, óf een andere richting te kiezen (digitalisering of
handhaving van de bestaande situatie). Als de keuze valt op voort
zetting van de voorbereiding van de vervanging, komen de hierna
beschreven vragen aan de orde.
2.2.4 Wat is de herkomst en aard van de te vervangen
archiefbescheiden? [13]
Het is zaak een vervangingsbesluit toe te spitsen op een goed af te
bakenen archiefbe stand of proces, met zoveel mogelijk
gelijksoortige archiefbescheiden. Dan is het makke lijker om
precieze en afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet
voldoen. Relevante deelvragen zijn:
• welke organisatie en/of welk organisatieonderdeel betreft het? •
welke werkprocessen/soorten informatie betreft het? • om welke
periode(n) gaat het?
• gaat het om retrospectieve vervanging van een afgesloten
archiefbestand of om routine matige vervanging van informatie in
een lopend werkproces?
• wat zijn de vormeigenschappen van de te scannen eenheden? Denk
daarbij aan: formaten (alleen A4 of ook anders?),
enkel/dubbelzijdig, soort inhoud (zoals tekst, beeld, tekenin
gen, kaarten), gebruik en betekenis van kleur, omvang
(bijvoorbeeld: alle documenten bestaan uit hooguit 4 bladzijden) en
complexiteit (bijvoorbeeld: dossiers bevatten tekst documenten,
beeldmateriaal en tekeningen of een combinatie van handgeschreven
en machinaal geproduceerde tekst);
• welke archiefbescheiden moeten eventueel op voorhand al
uitgezonderd worden van vervanging en waarom? (zie 2.2.9) Originele
akten van de burgerlijke stand bijvoorbeeld mogen niet digitaal
worden vervangen.[14]
2.2.5 Hoe worden de archiefbescheiden gewaardeerd in de
selectielijst die erop van toepassing is? Aan vervanging van te
bewaren bescheiden stelt artikel 26b van de Archiefregeling extra
eisen. Daarom, en omdat het langetermijnbeheer van digitale
gegevens een kostbare zaak kan zijn[15], moet vroegtijdig
vastgesteld worden hoe de te vervangen bescheiden gewaar deerd
zijn, wat de eventuele bewaartermijnen zijn en wat de grondslag
hiervan is (titel selectielijst en datum van vaststelling daarvan).
Er kan sprake zijn van zeer uiteenlopende waarderingen en/of
bewaartermijnen in het te vervangen archiefbestand, bijvoorbeeld in
geval van routinematige vervanging van ingeko men post. Dat
compliceert de inrichting van een verantwoord, doeltreffend en
doelmatig vervangingsproces. In het geval van een gedifferentieerd
archiefbestand is het raadzaam om het hoogste, voor te bewaren
bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau voor scan ning te
hanteren en zo de risico’s op informatieverlies te minimaliseren.
Als het gaat om een archiefbestand met een (zeer) hoog percentage
archiefbescheiden dat snel vernietig baar is, kan de
risicoafweging leiden tot de keuze voor een lager kwaliteitsniveau
met een grotere kans op informatieverlies.
[13] Archiefregeling, artikel 17, onder b. [14] regeling papier en
schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand. [15] Zie voor informatie
over kosten van digitalisering
http://www.den.nl/thema/36/kostenberekening.
2.2.6 Wat is de context van de te vervangen
archiefbescheiden?[16]
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis deels aan de
context waarin zij zijn ontstaan. Ook deze moet voor zover relevant
reconstrueerbaar blijven, ook na vervanging. Leg daarom vast in
welke context de te vervangen bescheiden zijn ontstaan en wat daar
van de consequenties zijn voor het vervangingsproces.
Aandachtspunten hierbij zijn:
• oorspronkelijke metagegevens blijven behouden en verbonden met de
te vervangen ar chiefbescheiden;
• relevante relaties met of verwijzingen naar andere
archiefbescheiden kunnen ook na ver vanging nog gelegd worden.
Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan verwijzingen in de
besluiten van B&W naar jaarlijks verleende (vervangen)
bouwvergunningen of verwijzing in een eigentijdse toegang naar
(vervangen) seriedelen of registers.
2.2.7 Welke in de archiefbescheiden voorkomende gegevens zijn
essentieel voor het betreffende werkproces? De Archiefregeling
stelt specifiek voor te bewaren bescheiden dat inhoud, structuur en
vorm moeten kunnen worden vastgesteld, voor zover dat nodig was
voor het werkpro ces.[17] Zo is kleur bijvoorbeeld een aspect dat
wel essentieel is voor het begrip van een technische tekening, maar
niet voor een subsidiebeschikking.
2.2.8 Welke kenmerken van/informatie in de archiefbescheiden zijn
mede bepa- lend voor de waarde van de archiefbescheiden als
objecten van cultureel erfgoed en/of als bron voor historisch
onderzoek? Het gaat hierbij soms om zaken die bij reproductie niet
of zeer moeilijk zichtbaar (te maken) zijn. Opname van metadata
over deze kenmerken kan het verlies van dergelijke informatie
verzachten maar nooit geheel compenseren. Voorbeelden zijn:
• driedimensionale kenmerken, zoals opgedrukte zegels, bindwijzen,
doorgedrukte type letters en dergelijke;
• kleurgebruik dat van betekenis is voor het proces (bijvoorbeeld
zoals bij ministeries in de jaren ‘90 gebruikelijk was: paraaf en
opmerkingen in rood van de minister, in groen van de
secretarisgeneraal);
• ge(waar)merkt of afwijkend papier, bijvoorbeeld met watermerk of
steunkleur; • moeilijk zichtbare officiële kenmerken, bijvoorbeeld
hologrammen; • uiterlijke kenmerken die van belang zijn voor de
kennis van technologische ontwikkelin
gen; • esthetische of artistieke waarde van de verschijningsvorm.
Sinds de massale doorbraak van de kantoorautomatisering komen
dergelijke kenmerken overigens veel minder voor dan in het tijdperk
van typo en manuscripten. Het is van belang dat beschreven wordt
dat en hoe dergelijke aspecten in ogenschouw ge nomen worden en
dat het vervangingsbesluit verantwoordt hoe dat is gebeurd en tot
wel ke keuzes dat heeft geleid. Eventueel kan worden overwogen om
steekproefsgewijs enkele originele bescheiden te bewaren zodat
latere onderzoekers kunnen zien hoe originelen en reproducties zich
tot elkaar verhouden. Dan is het wel raadzaam om in het besluit
tot
[16] Archiefregeling, artikel 17, onder b en c, en artikel 20. [17]
Archiefregeling, artikel 17.
vervanging expliciet aan te geven dat (en welke) originele
bescheiden zijn uitgezonderd van vernietiging.
2.2.9 Zijn er redenen om specifieke bescheiden uit het te vervangen
archiefbe- stand uit te zonderen van vervanging? Originele
archiefbescheiden hebben altijd een specifieke historische context.
Deze kan sa menvallen met wat onder 2.2.6 genoemd is, maar gaat
soms verder dan dat. Het behoud van de historische context weegt
mee bij de beslissing tot vervanging van te bewaren
archiefbescheiden. Redenen om bepaalde bescheiden niet te vervangen
kunnen zijn:
• de verschijningsvorm geeft onvervangbare contextuele informatie,
bijvoorbeeld foto’s in een gedenkalbum of stukken op afwijkend
papier;
• het betreft bijzondere bescheiden met betrekking tot historisch
belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of
voorwerpen;
• hoge ouderdom en/of zeldzaamheidswaarde van het origineel (denk
aan de Akte van Ab dicatie van koningin Beatrix).
2.3 Consultatie en toetsing Tijdens de voorbereidingsfase gaat het
er met name om deskundigen te laten meedenken over de fundamentele
vraag of de voorgenomen vervanging verantwoord is, zowel uit
cultureelhistorisch als uit juridisch oogpunt. Soms eisen
archiefverordeningen, besluiten informatiebeheer of be heersregels
dat bij een besluit tot vervanging de eigen archivaris[18]
geconsulteerd of geïnformeerd moet worden of dat diens goedkeuring
is vereist. Ook als dat niet het geval is, is consultatie van de
archivaris in het geval van de vervanging van te bewaren bescheiden
zeer aan te bevelen, omdat deze als toekomstig beheerder de
aangewezen functionaris is om te oordelen over de bronfunctie en
het erfgoedbelang van de archiefbescheiden in kwestie. De interne
toezichthouder[19] beoor deelt of op de bovenstaande overwegingen
standpunten zijn ingenomen en of deze adequaat zijn gedocumenteerd
(zie paragraaf 2.1). Daarnaast is het wenselijk om in deze fase ook
de CIO of auditdienst de voorgenomen vervanging te laten toetsen op
bedrijfsvoeringsaspecten, met name de vraag of de kosten en de
baten in ver houding zijn.
[18] Bij de decentrale overheden gaat het om de archivaris zowel in
zijn rol van intern toezichthouder als in zijn rol van toekomstig
beheerder. Bij het Rijk gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris
in de hoedanigheid van toekom- stig beheerder. De Erfgoedinspectie
toetst niet vooraf maar geeft wel voorlichting (compliance
assistance) en voert systeemtoezicht uit. Daar waar geen archivaris
is benoemd, is het inschakelen van een externe deskundige met de
kwalificaties van een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te
bevelen. [19] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben
benoemd, geldt de archivaris in deze als interne toezicht- houder.
Bij zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere
interne functionaris.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave31
2.4 Nuttige verwijzingen • I. TempelmanVan Hunen e.a., Risico’s
van substitutie. Inventarisatie van risico’s en hand reikingen
voor reductie van risico’s in geval van substitutie bij het
Ministerie van Binnen landse Zaken en Koninkrijksrelaties (Leiden,
eLaw, Centrum voor Recht in de informatie maatschappij, 2007), zie
https://openaccess.leidenuniv.nl/bitstream/handle/1887/13065/
BZK_06092007.pdf?sequence=2.
• Archiefrecht, hoofdstuk B61: Algemene uitleg over artikel 6 van
het Archiefbesluit uit maart 2013.
• Archiefbeheer in de praktijk, 6541: Vervanging van
archiefbescheiden: de Amsterdamse Broodjeszaak (M. Loef) uit
december 2009.
• Informatie over de kosten van digitalisering is te vinden via
http://www.den.nl/thema/36/ kostenberekening. Het rapport
Digitalisering ontrafeld, technische aspecten van digitale
reproductie van archiefstukken (Stadsarchief Amsterdam, 2006) geeft
rekenvoorbeelden voor het bepalen van opslagkosten. Dit rapport is
te downloaden vanaf http://stadsar
chief.amsterdam.nl/stadsarchief/edepot/downloads_en_links/
1HSs.
3 Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit
De volgende stap in het inrichtingsproces is om vast te stellen aan
welke kwaliteitseisen de scans moeten voldoen zodat alle gegevens
die bij de vervanging behouden moeten blijven (zie 2.2.7 en 2.2.8)
op de scans ook daadwerkelijk goed te zien zijn. Leidend is hierbij
de functionaris die verant woordelijk is voor DIV en
informatiemanagement. Deze laat zich bijstaan door de
proceseigenaar, gebruikers van de informatie en de
ICTafdeling.
3.1 Juridische grondslag Op grond van artikel 26b , sub d, e en f
van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot
vervanging van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in
d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur,
grijswaarden of zwart-wit e. de wijze waarop de reproductie tot
stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten,
bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze
ter zake van reproductie per batch of per stuk f. de inrichting van
de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van
fouten
Deze eisen kunnen worden gezien als een uitwerking van de
algemenere eis uit artikel 6 Archief besluit 1995 dat een
reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de in de
te vervan- gen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Vastgesteld
moet worden welke aspecten van het origineel (bijvoorbeeld kleur en
scherpte) wezenlijk zijn voor de juistheid en volledigheid van de
daarin voorkomende gegevens. Vervolgens moet het scanproces zo
worden ingericht dat de scan alle wezenlijke aspecten juist en
volledig weergeeft. In dat kader moet goed worden afgewogen of en
in hoeverre (geautomatiseerde) nabewerkingen wenselijk zijn,
bijvoorbeeld om scans recht te zetten, van vlekken te ontdoen, aan
te scherpen of bij te snijden. Bij ieder vervangingsbesluit moet de
zorgdrager zich ook rekenschap geven van het feit dat er risico’s
zijn op informatieverlies door fouten in de uitvoering
(bijvoorbeeld enkelzijdig scannen van dubbelzijdige originelen) en
door technische mankementen (bijvoorbeeld pagina’s die half of
scheef in de scanner worden getrokken of vuil in de optica). In
hoeverre dergelijke risico’s accep tabel zijn, is aan de
zorgdrager om te bepalen. De wetgever eist in ieder geval dat de
zorgdrager adequate controle inricht ter voorkoming van
fouten.
De Archiefregeling eist ook dat de zorgdrager beschrijft welke
keuzes zijn gemaakt voor de tot standkoming van de reproductie,
hoe de reproductie wordt gemaakt en hoe de kwaliteit van de
reproductie wordt bewaakt. Deze eisen vertalen zich enerzijds in
technische eisen aan het ver vangingsproces en de technische
(beeld)kwaliteit van de vervanging en anderzijds in procedurele
eisen, zoals de inrichting van kwaliteitsprocedures en foutherstel.
Hoewel op grond van de Archiefregeling de vastlegging en
verantwoording van deze criteria alleen verplicht is als het over
te bewaren archiefbescheiden gaat, is het evengoed in het belang
van de zorgdrager om deze keuzes ook voor vernietigbare
archiefbescheiden weloverwogen te maken en vast te leggen met het
oog op verantwoording en leereffecten.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave34
3.2 Aandachtspunten en afwegingen De zorgdrager moet beschrijven op
basis van welke criteria de benodigde beeldkwaliteit wordt bepaald,
en welke functionaris dat doet. Het is van belang de beeldkwaliteit
primair te baseren op de aard en inhoud van de archiefbescheiden en
niet zozeer op basis van argumenten zoals de belasting van de
systemen door scans in hoge resolutie. Bij de overwegingen om te
kiezen voor een bepaalde techniek of een bepaalde kwaliteit kan
het, met name in geval van backlog scanning, handig zijn om
onderscheid te maken tussen masterbe standen en gebruikskopieën.
Als vanuit een kwalitatief hoogwaardig masterbestand gebruiksko
pieën gedistribueerd worden, is het geen probleem dat die een
lagere kwaliteit hebben, gecom primeerd zijn en een gesloten en/of
niet optimaal gedocumenteerd bestandsformaat hebben. Zo wordt
voorkomen dat systemen te zwaar belast worden en dat responstijden
te hoog oplopen. Op het moment dat een gebruikskopie niet (meer)
voldoet, is het mogelijk een nieuwe kopie van het masterbestand te
maken. Bij routinematige vervanging kan ook gekozen worden voor het
werken met een masterbestand. In dat geval is het wel zaak om te
zorgen voor goede afspraken over de omgang met de werkkopie in
relatie tot het masterbestand (zie paragraaf 1.1).
Bij het bepalen van de gewenste beeldkwaliteit kan het handig zijn
gebruik te maken van de Richtlijnen Preservation Imaging
Metamorfoze, ontwikkeld binnen het nationale erfgoedconserve
ringsprogramma Metamorfoze. Deze kent 3 varianten: Metamorfoze,
Metamorfoze Light en Me tamorfoze Extra Light. De eerste variant
wordt alleen gebruikt voor originelen die als kunstwerken worden
gezien en is in dit verband niet relevant. De Lightvariant stelt
dermate zware eisen aan de beeldkwaliteit dat de risico’s op
ongewenst informatieverlies minimaal zijn. Wie bij de vervan ging
van eeuwig en langdurig te bewaren archiefbescheiden geheel zeker
van zijn zaak wil zijn, kan kiezen voor Metamorfoze Light en hoeft
dan verder geen afwegingen meer te maken ten aanzien van de
beeldkwaliteit en de methodiek van vervanging. Datzelfde geldt voor
de Extra Lightvariant in geval van vervanging van binnen een korte
termijn te vernietigen bescheiden. De Metamorfozerichtlijnen
stellen hoge eisen. Die geven zekerheden, maar zullen misschien
niet leiden tot de meest doelmatige inrichting van het
vervangingsproces. Wie het vervangingsproces optimaal doelmatig wil
inrichten, kan aan de hand van de volgende vragen eigen afwegingen
maken.
3.2.1 Is kleur een bepalend element van de in de te vervangen
archiefbescheiden voorkomende gegevens? De bepalende elementen zijn
in kaart gebracht bij stap 2.2.8. Al deze elementen moeten in de
reproductie goed worden weergegeven. Daarbij is het volgende van
belang:
• als kleur een bepalend element is het noodzakelijk om in kleur te
scannen; • als de kleur van het brondocument meer dan alleen
herkenbaar moet zijn en het origineel zo dicht mogelijk moet
benaderen, dan is het zaak de eventuele kleurafwijking vast te
stel len. Hiertoe moet minimaal de zogenaamde kleurzweem worden
gemeten. Dat kan door het gebruik van de UTT testkaart[20] en
–software (zie paragraaf 6.2.4 en bijlage 4);
[20] uTT staat voor Universal Test Target, een fotografische
tekstkaart die het mogelijk maakt in een keer een com- pleet beeld
te schetsen van de kwaliteit van een afbeelding. In combinatie met
bijbehorende analysesoftware is de uTT een belangrijk instrument
voor kwaliteitscontrole en ijking van scans. Bron:
http://www.den.nl/standaard/388/
• het gebruik van een apparaatonafhankelijke kleurruimte[21] is
noodzakelijk. Dit levert de beste resultaten voor een duurzame
vervanging.
3.2.2. Is er sprake van zwart-wit foto’s, fijnmazige illustraties
in zwart-wit, kleuren die geen bepalend element zijn of van een
gering contrast tussen letter en achtergrond? Van een gering
contrast tussen letter en achtergrond is bijvoorbeeld sprake bij
vergeling van het papier of bij een slechte kwaliteit drukletter of
handschrift. In al deze gevallen wordt digitalisering in
grijswaarden aanbevolen. Ook hierbij is het gebruik van een
apparaatonafhankelijke kleurruimte noodzakelijk.
3.2.3. Is er behoefte om op de gedigitaliseerde bescheiden
tekstherkenning door middel van Optical Character Recognition toe
te passen? Scannen in kleur wordt in het geval van OCR[22]
aangeraden, omdat dit aanzienlijk betere tekstherkenningsresultaten
geeft. Over het algemeen geldt dat de visuele kwaliteit van een
kleurenreproductie doorgaans beter is dan een opname in
grijswaarden, zelfs als het gaat om teksten waarop uitsluitend
zwart en wit voorkomt. Omwille van tekstherkenning is het bovendien
aan te raden om standaard A4documen ten op minimaal 300 ppi[23]
te scannen. Deze resolutie wordt in de Metamorfozerichtlij nen
nodig geacht om de minimale scherpte van 5 lp/mm te halen.[24] Bij
lagere resoluties wordt tekstherkenning bemoeilijkt, waardoor de
bruikbaarheid van gegevens vermindert. Als het om archiefbescheiden
gaat die uitsluitend zwartwittekst bevatten, niet hand
geschreven zijn en die van zichzelf een goede beeldkwaliteit hebben
(bijvoorbeeld een goede kwaliteit laserprint), kan eventueel
volstaan worden met 200 ppi. Zie bijlage 1 voor een nadere
verklaring van dit advies.
3.2.4. Is het antwoord op de bovenstaande vragen ‘nee’? Dan
volstaat bitonale (zwartwit) scanning.
3.2.5 Bevat het te vervangen archiefbestand veel verschillende
soorten beschei- den die ieder hun eigen eisen stellen aan de
beeldkwaliteit? De meest veilige handelswijze is om bij vervanging
te kiezen voor het hoogste, voor te be
[21] Een kleurruimte is een mathematisch model dat kleur op een
numerieke manier beschrijft. Dit gebeurt over het algemeen in een
3D-model dat gebaseerd is op de werking van het menselijk oog. Elke
scanner of camera werkt met een eigen unieke kleurruimte. deze
kleurruimte wordt over het algemeen vertaald naar een
gestandaardiseerde kleurruimte die los staat van de hardware. de
keuze voor een dergelijke kleurruimte is belangrijk omdat hiermee
de gebruikte kleuren op een gestandaardiseerde manier zijn
opgeslagen. dit is met name voor de uitwisseling en duurza- me
toegankelijkheid van de beelden van belang. Informatie ontleend aan
http://www.den.nl/thema/149/. [22] Optical Character Recognition,
beter bekend onder de afkorting ocr, is een vorm van optische
tekenherkenning, waarbij uit een afbeelding van een tekst door
middel van patroonherkenning alle tekens uit de afbeelding als
zodanig worden herkend en apart opgeslagen door een
computerprogramma. Zo wordt de afgebeelde tekst omgezet in een
bewerkbare tekst. Bron: Wikipedia. [23] In deze Handreiking spreken
we in het geval van resolutie over het aantal ‘pixels per inch’
(ppi) in plaats van over ‘dots per inch’ (dpi). Deze pixeldichtheid
is de waarde die de resolutie van de scanner weergeeft. De ppi meet
het aantal pixels per inch van de scanner, terwijl dpi wordt
gebruikt om de resolutie van een printer aan te duiden. Het gaat
bij dpi om het aantal inktpuntjes dat de printer afdrukt, en dat is
als het gaat om vervanging geen relevant gegeven. [24] Metamorfoze
baseert zich bij het vaststellen van de beoogde scherpte,
uitgedrukt in lp/mm, op de lettergrootte van de onderkast
drukletter ‘e’ en het formaat van het origineel.Voor formaat din A5
t/m din A2, met drukwerk met onderkast letter ‘e’ die groter of
gelijk is aan 1 mm geldt een vereiste scherpte van minimaal 5
lp/mm. Dit geldt ook voor handgeschreven archiefbescheiden.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave36
waren bescheiden noodzakelijke, kwaliteitsniveau, tenzij uit een
gedegen risicoafweging blijkt dat met een lager niveau kan worden
volstaan. In veruit de meeste gevallen is het aan te bevelen te
kiezen voor één scanregime en één kwaliteitsniveau, omdat het
vervan gingsproces anders te complex wordt. Zie ook paragraaf
2.2.5.
3.3 Consultatie en toetsing Vanwege de onomkeerbaarheid van
vervanging is toetsing door de interne toezichthouder[25], hoewel
niet wettelijk verplicht, wel zeer aan te bevelen. In het geval van
de vervanging van te be waren bescheiden geldt hetzelfde voor de
consultatie van de toekomstige beheerder.[26] In de fase van het
bepalen van de benodigde beeldkwaliteit dienen zij met name te
toetsen of de gekozen beeldkwaliteit voldoende is om de
reproducties de functie(s) van de originele bescheiden te laten
vervullen. Indien nodig, bijvoorbeeld in een gemeente of waterschap
waar geen archivaris is be noemd, kan externe expertise
ingeschakeld worden. Bij eventuele uitbesteding van het scannen is
het in het kader van goed opdrachtgeverschap essen tieel dat de
opdracht zorgvuldig geformuleerd is en dat de opdrachtgever genoeg
tijd en expertise inzet om te (laten) toetsen of de leverancier(s)
voldoen aan de gestelde opdracht. Zie bijlage 2 voor een voorbeeld
van de omgang met leveranciers bij uitbesteding.
3.4 Nuttige verwijzingen • Bijlage 1: Het bepalen van de benodigde
scherpte van een scan. • Bijlage 2: Voorbeeld van de omgang met
leveranciers in het vervangingsproces. • Bijlage 4: Technische
controle van een scan. • Landelijke richtlijn voor de vervaardiging
van beeld, via; http://den.nl/pagina/303/. • Informatie over
kleurruimte: http://www.den.nl/thema/149/. • Informatie over de
Universal Test Target (UTT) via http://www.den.nl/standaard/388/. •
Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze,
http://www.metamorfoze.nl/sites/meta
morfoze.nl/files/publicatie_documenten/Richtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfo
ze_1.0.pdf.
• Handboek Digitalisering van Documenten, Technische aspecten en
kwaliteitseisen (FARO, het Vlaams Steunpunt voor cultureel erfgoed,
2011), zie http://www.faronet.be/edocu
menten/handboekdigitaliserenvandocumententechnischeaspectenenkwaliteitseisen.
• Het rapport Digitalisering ontrafeld, technische aspecten van
digitale reproductie van archiefstukken (Stadsarchief Amsterdam,
2006) geeft, mede door uitvoerige illustraties van scanresultaten
in verschillende resoluties en bestandsformaten, een goed inzicht
in de grote verschillen in beeldkwaliteit die bij scannen kunnen
optreden. Dit rapport is te downloaden vanaf
http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/edepot/downloads_
en_links/ 1HSs
• Archiefbeheer in de praktijk, 401519: Vervanging van
archiefbescheiden in Wettelijke regelingen (A. den Teuling) uit
oktober 2013.
• Archiefbeheer in de praktijk, 5065: Digitaliseren van analoge
archiefdocumenten (F. Boudrez) uit maart 2011.
[25] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd,
geldt de archivaris in deze als interne toezicht- houder. Bij
zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere
interne functionaris. [26] Bij de decentrale overheden gaat het om
de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk
gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van
toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is be- noemd, is
het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van
een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave37
4 Kiezen van technische infrastructuur Voortbordurend op de
resultaten van de voorbereiding, moet de inrichting van het
vervangings proces en de borging van de zorgvuldigheid en
kwaliteit daarvan worden bepaald. Dit begint met de keuze van de
gewenste apparatuur en software. Degene die verantwoordelijk is
voor DIV en informatiemanagement is hierin leidend. Vanzelfsprekend
moet ook de ICTafdeling hierbij worden betrokken, omdat deze in
het vervangingsproces een belangrijke ondersteunende factor
is.
4.1 Juridische grondslagen Op grond van artikel 26b, sub b en c van
de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging
van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in de keuzes ten
aanzien van de (in richting van) de apparatuur en software die in
verband met het vervangingsproces worden aange schaft:
b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de
gekozen instellingen en de randapparatuur c. voor zover van
toepassing de software en de gekozen instellingen
Dat impliceert dat op al deze punten zorgvuldige afwegingen en
keuzes zijn gemaakt. Hoewel op grond van de Archiefregeling de
vastlegging en verantwoording van deze keuzes alleen verplicht is
als het over te bewaren archiefbescheiden gaat, is het evengoed in
het belang van de zorgdrager om deze keuzes voor vernietigbare
bescheiden weloverwogen te maken en vast te leggen met het oog op
verantwoording en leereffecten.
4.2 Aandachtspunten en afwegingen Bij de keuze voor merk, type en
standaardinstellingen van de apparatuur en de eventuele randap
paratuur en de software zijn de volgende aspecten van belang om af
te wegen en uiteindelijk in het besluit vast te leggen:
4.2.1 Waaruit moet de technische infrastructuur bestaan? De
zorgdrager bepaalt en beschrijft hoe de technische infrastructuur
voor het scanpro ces wordt ingericht. Daarbij gaat het, volgens de
toelichting op artikel 26a sub b van de Archiefregeling, om de
gebruikte apparatuur, de parameters waarop de apparatuur is
ingesteld (bijvoorbeeld documentgrootte, uitvoer in zwartwit,
grijstinten of kleur) en de gebruikte randapparatuur. De prestaties
van de hardware en de kwaliteit van de reproducties zijn
afhankelijk van de hele infrastructuur die rond het
vervangingsproces is ingericht. Daarom is het ook essen tieel om
de instellingen voor de apparatuur op elkaar af te stemmen en te
beschrijven. Denk daarbij ook aan multifunctionals die vaak op
afdelingen worden gebruikt en waarop soms ook voor vervanging wordt
gescand.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave38
4.2.2 Met welke aspecten moet bij het inrichten van de scanomgeving
rekening gehouden worden?
• de mogelijkheden van de scanner. Niet elke scanner is in staat om
de door de zorgdrager gewenste kwaliteit te leveren. Denk hierbij
aan het aantal ppi, keuze voor het bestandsfor maat, keuze voor
kleurruimte/kleurprofiel en paginainstellingen. De
paginainstellingen omvatten niet alleen de paginagrootte maar ook
de keuze om dubbelzijdig te scannen (waarbij de scanner de
paginavolgorde handhaaft), de keuze om lege pagina’s weg te laten
of het automatisch herkennen van pagina’s met louter zwartwit
tekst. Moderne scanners kunnen ook geautomatiseerd nabewerkingen
doen, bijvoorbeeld het gebruik van compressie[27], het gebruik van
OCR of beeldverbetering zoals ruisonderdruk king,
contrastcorrectie, rechtzetten en vlekcorrectie. Het gebruik van
deze mogelijkheden moet zorgvuldig worden afgewogen en indien
toegepast zorgvuldig worden vastgelegd;
• de wisselwerking tussen de verschillende componenten van de
technische infrastructuur. Het aanschaffen van een goede scanner
alleen volstaat niet altijd. Twee voorbeelden ter verduidelijking:
• Als de gebruikte computers onvoldoende zijn berekend op grote
scanbestanden, duurt de verwerking van ‘raw’ bestanden bijvoorbeeld
zo lang dat het bedrijfsproces erdoor gehinderd kan worden. Dan is
de neiging groot om voor compressie te kiezen, met moge lijk
informatieverlies als gevolg. Dat is niet nodig als de
infrastructuur als geheel goed is opgebouwd. • De kwaliteit van
monitors is van belang om bij ‘fullcolour’ scans de kleur en de
weergave van contrast en helderheid te kunnen beoordelen. Monitoren
die kwalitatief onvoldoende zijn of die niet zijn gekalibreerd voor
contrast en helderheid, maken het onmogelijk om vast te stellen of
eventuele kleine relevante details ook kunnen worden gezien op de
scan;
• de invloed van het netwerk waarop je scanomgeving is ingericht op
de snelheid van je proces. Soms is het handig om een scanomgeving
los te van de ‘normale’ infrastructuur in te richten;
• als gebruik gemaakt wordt van opnameapparatuur zoals camera’s,
film en negatiefscan ners gelden ook hiervoor bovenstaande
aandachtspunten.
4.2.3 Welke technische specificaties van de gekozen apparatuur
moeten worden vastgelegd? Een goede vastlegging van technische
specificaties maakt het mogelijk om de beperkingen van de gemaakte
vervanging in te schatten, om eventuele nabewerkingen en correcties
te doen en om de beste technische bewaarstrategie te bepalen met
het oog op het beheer.
Leg voor scanners in ieder geval het volgende vast: •
apparatuureigenschappen (merk, model, type/versie, gebruik van
Automatic Document Feeder);
• instellingen scanoperatie: sampling rate (resolutie), kleurdiepte
(aantal bits per pixel), kleurprofiel;
• geautomatiseerde correcties/nabewerkingen: kleurcorrectie,
contrastcorrectie, ruisreduc tie (despeckle), rechtzetten (deskew)
(paragraaf 5.2.2 gaat in op de wenselijkheid geauto matiseerde
correcties toe te passen);
[27] Bijvoorbeeld als raw scanoutput wordt geconverteerd naar pdf
wordt bij multifunctionals vaak een lossy com- pressie
toegepast.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave39
• instellingen voor opslag: uitvoerformaat, metagegevens in de
uitvoer die gebruikt kunnen worden voor verdere nabewerking.
Leg voor camera’s in ieder geval het volgende vast: •
apparatuureigenschappen (merk, model, type, gebruikte objectieven,
opstelling, belich ting);
• opnameinstellingen: diafragma, sluitertijd, ISOwaarde,
kleurprofiel, witbalans, resolutie; • geautomatiseerde correcties:
opname als raw, ruisreductie, toegepaste filters; • instellingen
voor opslag: uitvoerformaat, metagegevens in de uitvoer (XML Core
Proper ties, EXIF Properties etc.).
4.2.4 levert de aan te schaffen hard- en software de benodigde
technische meta- data? Camera’s en scanners produceren bij de
opnamen ook technische metadata.[28] De techni sche metadata
kunnen aanvullend gebruikt worden bij de technische beeldcontrole.
Het is wenselijk dat de apparatuur de volgende metadata
levert:
• Datum opname; • Model scanner of camera; • Type scanner of
camera; • Kleurruimte; • Sampling rate (ppi, pixels per inch); •
Lengte en breedte in pixels; • Bitdiepte; • Kleurprofiel; •
Sluitertijd (indien van toepassing); • Diafragma (indien van
toepassing); • ISO waarde (indien van toepassing); • Speciale
camera of raw conversie instellingen (indien van toepassing).
4.2.5 Kan de apparatuur de gewenste resolutie leveren? Hoe hoger de
resolutie, hoe meer informatie per inch wordt opgeslagen en hoe
meer ge heugen het digitale bestand inneemt. De resolutie moet dus
zo gekozen worden dat deze hoog genoeg is om alle relevante
beeldinformatie vast te kunnen leggen. Zie voor nadere afwegingen
ten aanzien van de benodigde resolutie hoofdstuk 3.
4.2.6 Waarvoor moet de aan te schaffen software kunnen worden
gebruikt? Er zijn verschillende toepassingen denkbaar, zoals het
scannen van analoge archiefbe scheiden (dan zijn de
scaninstellingen/parameters van belang), het (automatisch) bewer
ken van het digitale bestand (zoals het optimaliseren van contrast
en helderheid, levels, bijsnijden etc.) of het omzetten naar een
bepaald formaat (bijvoorbeeld het OCR’en van het digitale bestand
en vervolgens de omzetting naar PDF). Het is van belang te weten
wel ke bewerkingen geautomatiseerd kunnen plaatsvinden en een
bewuste keuze te maken of
[28] Deze gegevens hebben voornamelijk betrekking op de
instellingen van de opnameapparatuur tijdens het digitaliseren. De
software moet zo worden ingesteld dat deze metadata ‘embedded’ bij
het digitale bestand in de zogenaamde header informatie worden
opgeslagen. Deze metadata zijn zichtbaar met behulp van Photoshop
bij be- standsinformatie in o.a. de Tiff Properties, XMp Core
Properties en eXif Properties. Ook uTT software maakt gebruik van
deze metadata (zie hiervoor punt 6.2.4 en bijlage 4).
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave40
dat wenselijk is of niet en wat dat betekent voor de beoordeling
van de scanresultaten. Als er veel automatisch wordt bewerkt met de
gekozen software, krijgt degene die een re productie beoordeelt
vaak een scan die al is bijgesneden, rechtgezet en gecorrigeerd
voor vlekken en contrast. Zie ook paragraaf 5.2.2.
4.3 Consultatie en toetsing Vanwege de onomkeerbaarheid van
vervanging is toetsing door de interne toezichthouder[29], hoe wel
niet wettelijk verplicht, wel zeer aan te bevelen. In het geval van
de vervanging van te bewaren bescheiden geldt hetzelfde voor de
consultatie van de toekomstige beheerder[30]. De keuze van de
technische infrastructuur is immers niet louter een kwestie van
techniek. Beide functionarissen zorgen ervoor dat ook de
bedrijfsvoerings en verantwoordingsbelangen van het
overheidsorgaan in kwestie en de eventuele bronfunctie en
erfgoedwaarde van de archiefbescheiden worden mee gewogen bij de
technische keuzes. Daarnaast is het raadzaam om in deze fase de CIO
of de auditdienst de technische infrastructuur te laten toetsen op
de performance en op de relatie tot en de compatibiliteit met
andere systemen. Zowel bij het verlenen van een opdracht tot
levering en inrichting van de technische infrastructuur van als in
geval van algehele uitbesteding van de uitvoering van de
vervanging, is een zorgvul dige opdrachtformulering en adequate
toetsing en controle een belangrijk onderdeel van goed
opdrachtgeverschap. Controle op de naleving van de offerte en
prestaties van de leveranciers is essentieel. Hierin speelt de
interne toezichthouder een belangrijke rol. Hij ziet er
bijvoorbeeld op toe dat de apparatuur en bijbehorende software
voldoende zijn getest en blijken te voldoen aan de gestelde eisen,
alvorens de leverancier decharge krijgt.
4.4 Nuttige verwijzingen • Bijlage 4: Technische controle van een
scan. • Het Rapport Digitalisering ontrafeld, technische aspecten
van digitale reproductie van ar chiefstukken (Stadsarchief
Amsterdam, 2006) geeft informatie over verschillende soorten
scanners en het gebruik daarvan. Dit rapport is te downloaden via
http://stadsarchief.
amsterdam.nl/stadsarchief/edepot/downloads_en_links/ 1HSs.
• Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze,
http://www.metamorfoze.nl/sites/meta
morfoze.nl/files/publicatie_documenten/Richtlijnen_Preservation_Imaging_Metamorfo
ze_1.0.pdf.
[29] Voor decentrale overheden die een archivaris hebben benoemd,
geldt de archivaris in deze als interne toezicht- houder. Bij
zelfstandige bestuursorganen en rijksorganen is dit een andere
interne functionaris. [30] Bij de decentrale overheden gaat het om
de archivaris in zijn rol van toekomstig beheerder. Bij het Rijk
gaat het om de (Algemene) Rijksarchivaris in de hoedanigheid van
toekomstig beheerder. Daar waar geen archivaris is be- noemd, is
het inschakelen van een externe deskundige met de kwalificaties van
een archivaris (diploma Archivistiek) zeer aan te bevelen.
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave41
5 Bepalen van de wijze van reproduceren Naast de beeldkwaliteit
zijn ook de zorgvuldigheid van de voorbewerkingen, het
bestandsformaat, de toepassing van compressie en de toevoeging van
metadata in sterke mate bepalend voor de kwaliteit van de
reproductie. Leidend in de keuzes die op dit vlak gemaakt moeten
worden, is de functionaris die verantwoordelijk is voor DIV en
informatiemanagement. Deze laat zich bijstaan door proceseigenaar
en de ICTafdeling.
5.1 Juridische grondslag Het archiefrecht stelt geen expliciete
eisen aan de techniek van de reproductie. Evenmin zijn (com
pressie)methoden of bestandsformaten voorgeschreven. De gedachte is
dat de eis van een juiste en volledige weergave van de in de te
vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens bepa lend is voor
de keuze van de toe te passen technieken. De Archiefregeling bevat
eisen waaraan een bestandsformaat moet voldoen als het gaat om
blijvend te bewaren archiefbescheiden. Artikel 26 Archiefregeling
stelt in het eerste lid: Digitale archiefbescheiden worden,
uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een
valideer- baar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat
voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van
de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder
van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg
plaats over een alternatief bestands- formaat.
Deze eis geldt uiteraard ook voor het bestandsformaat van digitale
reproducties. Als de zorgdrager gebruik gemaakt heeft van
versleutelingstechnieken, moet de beheerder van de
archiefbewaarplaats na overbrenging de mogelijkheid hebben om de
versleuteling ongedaan te maken. Dat geldt niet alleen voor born
digital gegevens, maar eveneens voor digitale reproducties. Het
tweede lid van artikel 26 stelt daarom: voor zover op het tijdstip
van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt
aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende
decryptiesleutel verstrekt.
De keuzes ten aanzien van de wijze van reproduceren dienen te
worden beschreven op grond van artikel 26b sub e Archiefregeling:
de zorgdrager moet inzicht geven in: de wijze waarop de repro-
ductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de
formaten […].
Het archiefrecht staat compressie tot op zekere hoogte toe. Artikel
26 lid 3 stelt: gebruikmaking van compressietechniek is slechts
toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie
optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen
ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale
archiefbescheiden kan worden voldaan.
Lossless compressie, waarbij het gedecomprimeerde bestand geheel
identiek is aan het origineel, is zonder meer toegestaan. Lossy
compressie, waarbij het verkleinen van het bestand gepaard gaat met
een zekere mate van informatieverlies, is tot op zekere hoogte
verdedigbaar. De zorgdrager dient het informatieverlies wel te
beperken tot verantwoorde proporties. Hij zal, zoals al beschre
ven in de paragrafen 2.1 en 3.1, zorgvuldig moeten bepalen wat het
belang is van de archiefbeschei
Handreiking vervanging arcHiefbescHeiden – versie 1.0 naar
inhoudsopgave42
den in kwestie en welke gegevens en aspecten essentieel zijn om te
behouden. Vervolgens zal hij moeten onderbouwen en verantwoorden
welke informatie door de gekozen compressiemethode verloren gaat en
waarom hij dat acceptabel vindt. Met het oog op de digitale
duurzaamheid is de zorgdrager verantwoordelijk voor het converteren
van een gecomprimeerd archiefbestand als er een gevaar bestaat dat
een bestandsformaat (of een daarin gebruikte compressietechniek)
niet langer praktisch bruikbaar is.[31]
Niet alleen de gebruikte technieken, maar ook de metadatering en de
bewerkingen zijn bepalend voor de kwaliteit van de vervanging. Om
te kunnen garanderen dat de vervanging een ‘juiste en volledige
weergave’ van de gegevens biedt, moet de zorgdrager ook oog hebben
voor de risico’s die schuilen in het daadwerkelijke proces van
vervanging. Bewerkingen kunnen de kwaliteit van scans verbeteren,
maar kunnen ook informatieverlies veroorzaken. Daarom moet de
zorgdrager inzicht geven in: de wijze waarop de reproductie tot
stand komt, waartoe in elk geval worden ge- rekend de formaten,
bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze
ter zake van reproductie per batch of per stuk.
Hoewel op grond van de Archiefregeling de vastlegging en
verantwoording van de reproductiewijze alleen verplicht is als het
over te bewaren archiefbescheiden gaat, is het evengoed in het
belang van de zorgdrager om deze keuzes ook voor vernietigbare
bescheiden weloverwogen te maken en vast te leggen met het oog op
verantwoording en leereffecten.
5.2 Aandachtspunten en afwegingen Bij het bepalen van de manier
waarop de reproductie plaatsvindt, worden veel en belangrijke keu
zes gemaakt. Het is dan ook moeilijk om hier volledig te zijn.
Hieronder zijn de belangrijkste vragen opgenomen die beantwoord
moeten worden om verantwoorde keuzes te kunnen maken. Enkele van de
hieronder beschreven afwegingen zijn vooral van belang met het oog
op duurzaam beheer op lange termijn. Deze zijn gemarkeerd met een
plusje in de bullet. Voor vernietigbare archiefbescheiden met een
korte bewaartermijn zijn die keuzes minder relevant. Het
(decentraal) gebruik van multifunctionals bij vervanging brengt in
de uitvoering extra risico’s met zich mee, omdat deze ook gebruikt
worden door functionarissen die niet op de hoogte zijn van het
handboek vervanging en die wellicht niet op de juiste manier
vervangende reproducties maken. Daarom wordt met nadruk gesteld dat
de hieronder beschreven aandachtspunten en afwe gingen ook bij het
gebruik van multifunctionals relevant zijn.
5.2.1 Welke voorbereidingshandelingen zijn nodig om de originelen
te kunnen scannen en hoe worden deze uitgevoerd? De
voorbereidingshandelingen bepalen deels wat er wel en niet
zichtbaar is in de uitein delijke scan. Daarom is het goed van
tevoren te bedenken en te beschrijven welke voor bereiding de
originelen nodig kunnen/zullen hebben, wat daarvan de risico’s zijn
en hoe die kunnen worden vermeden. Bijlage 3 bevat een opsomming
van problemen die zich kunnen voordo