Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.
• Medemblik in cijfers• Medemblik heeft antwoord• Uitdagingen• Organisatorische verandering
– Documentstromen– Implementatie van DMS– Procesinrichting– Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV)
• Rollen• Taken• Verantwoordelijkheden
– Vakafdelingen• Informatiearchitectuur
– EGEM NORA– Internetportaal
• Projectsturing– Projectorganisatie, opdrachtgever, projectgroep – Projectplanning– Rapportages
• Lessons learned
Agenda
• Fusie in 2007
• Samenvoeging van drie gemeenten– Noorderkoggenland– Wognum– Medemblik
• 13 kernen
• 26.550 inwoners
Gemeente Medemblik in cijfers
Vanaf begin september 2008 kunt u bij gemeente Medemblik een aantal producten digitaal aanvragen. Lekker makkelijk, vanuit
huis of elders. Hiermee wil gemeente Medemblik de dienstverlening verbeteren.
Dit gebeurt in het kader van het dienstverleningsprogramma Medemblik heeft Antwoord
“Medemblik heeft antwoord”
• Streven naar organisatiebreed informatiebeheer
• Informatie is voor iedereen beschikbaar mits geautoriseerd
• 24h x 7 beschikbaarheid
• Locatie onafhankelijk werken
• Integratie met andere applicaties o.a. kantoorapplicaties, procesapplicaties
• Grip op de diverse kanalen (multi channeling)
• Wat digitaal is digitaal houden, wat nog niet digitaal is, omzetten naar digitaal
Uitdagingen
Vindbaar is het sleutelwoord
Winkel op ordeGlazen huis Fabriek draaiende
Transparante, goed besturende zich verantwoordende
organisatie
Klantgerichte dienstverlening
Betere bedrijfsvoering
Waar staat het DMS
...WOZ
Klant Contact Centrum
Formulieren
Vraaggeleiding
Personalisatie
Digitale Kaart Overig
Middelen
Onderwijs
Vergunningen & Handhaven
Werk & Inkomen & Zorg
Belasting & Kadaster
Adressen & Gebouwen
Burgerzaken
Kennismanagement
Functionele architectuur eGemeente Medemblik
Proces management
Document management
Managementinformatie
Routering Synchronisatie
Orkestratie BPM
Gegevensmagazijn
burger
Zakenmagazijn
Gemeenteportaal
BackOffice
Zaakafhandeling
RelatieManagement
LoketOverheidsportaal
FrontOffice MidOffice
Outputmanagement
tsbg
geobedrijf
Authenticatie
Betaling
Landelijke basisregistraties
BedrijvenKadaster
Gebouwen
Personen
Topografie
Adressen
Versie 2.0
• Documentstromen• Implementatie van DMS• Procesinrichting• Taakveld Documentaire Informatievoorziening
(DIV)– Rollen– Taken– Verantwoordelijkheden
Organisatorische veranderingen
Digitale aanvragen via website
Registratie in Decos
Documentrouting + Workflow management
Terugkoppeling status aan de Burger
Document- en informatiestromen
Implementatie van het DMS
• Documentstromen• Implementatie van DMS• Procesinrichting• Taakveld Documentaire Informatievoorziening
(DIV)– Rollen– Taken– Verantwoordelijkheden
Procesinrichting
Activiteit
Activiteit
Activiteit
Activiteit
Procesinrichting (vervolg)
Rol
Rol
Tijd
Activiteit
Activiteit
Activiteit
FunctiePostregistratie Rol Activiteit
Tijd
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
FunctieArchief medew.
DIV
Functie Rol Activiteit Tijd
De medewerker weet zijn Positie en
verantwoorde-lijkheden in
de organisatie
De medewerker weet wat hij moet doen,
hierop wordt hij beoordeeld!
De medewerker weet wat hij
moet doen, bij elke rol, hij mag eisen stellen aan
input en is verantwoordelijk voor de kwaliteit
van de output
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
Een tijdelijke organisatievorm die nodig is omeen uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalenop een vooraf afgesproken tijdstipgebruikmakend van vooraf gestelde middelen.
Wat is een project?
• Projectorganisatie• Opdrachtgever• Projectgroep • Projectplanning• Rapportages
Essentiele onderdelen
OpdrachtgeverProjectgroepMatrixorganisatieProjectplanningVoortgangsrapportage
Projectorganisatie
Prince 2 methodiek
Rapportages
• Projectmatige aanpak is essentieel
• Zorg voor samenhang tussen informatie-architectuur en informatiebeleid
• Zorg dat organisatiebreed informatiebeheer op de agenda blijft staan, laat MT hieraan committen
• Communiceer of je leven ervan afhangt
• Zorg voor borging van projectresultaat in een bestaande beheersorganisatie
• Organisatiebreed informatiebeheer is nog steeds mensenwerk en een DMS kan daarbij een handig hulpmiddel zijn.
Lessons learned
• Stel een datum m.b.t. afschaffen fysieke documentstromen
• Maak duidelijk wat niet tot het project behoort
• Strakke projectplanning en fasering is essentieel
• Vier de successen in de en met de organisatie
• Organiseer binnen de organisatie een Decos gebruikersgroep
Tips
Top Related