ZORG VOOR EEN JUISTE INRICHTING EN BEHEER VAN MS TEAMS

ZORG DAT INFORMATIE IN MS TEAMS GOED BEVEILIGD IS

Maak duidelijke afspraken. Waar gebruik je Teams voor? Wie mag Teams aanmaken en opheffen of leden toevoegen? Afspraken en regels kunnen organisatiebreed, binnen een Team of in zelfs in een Kanaal gemaakt worden.

Kies voor duidelijke naamgeving. In Teams kun je tot wel 200 standaardkanalen en 30 privékanalen aanmaken per Team. Voorkom wildgroei en behoud het overzicht.

Organiseer je (functioneel) beheer zorgvuldig. Benoem minimaal tweeteameigenaren per Team voor continuïteit. Wijs daarnaast twee functioneel beheerders aan.

Besteed aandacht aan training. Hanteer het train-the-trainer concept voor snel resultaat en benoem een aantal key-users of digi-coaches voor het (continue) verbeteren van het gebruik van MS Teams.

Werk samen aan documenten en deel documenten eenvoudig met collega's. Verstuur via de Teams agenda vergaderverzoeken. Verdeel taken en bewaak de voortgang in de Planner. En gebruik het digitale Whiteboard om samen met Teamleden te brainstormen.

Zet PowerPoint, de chatfunctie en Mentimeter in om voor grote groepen te presenteren. Zo maak je online sessies interactief.

Wees je bewust van de toegangs- en beheerrechten die men heeft. Maak Teams of kanalen privé als gevoelige informatie alleen voor bepaalde medewerkers beschikbaar moet zijn.

Pas de verschillende mogelijkheden van beveiligen op de juiste manier toe. Gebruik bijvoorbeeld Multi-Factor-Authenticatie om Teams te beveiligen met een (combinatie van) een pincode, een wachtwoord en/of gezichtsherkenning.

Deel bestanden met elkaar in een Team of Kanaal. Deze bestanden worden automatisch opgeslagen met versiebeheer en de juiste rechten in SharePoint.

MAAK SLIM GEBRUIK VAN DE FUNCTIONALITEITEN IN MS TEAMS

Arlande is Adoptie Changemanagement Partner van Microsoft