Kwaliteit van teams, toeval of… Systematische TeamCompetentieOntwikkeling

Thomas Seminar Transities in de Zorg

ir. Hemmo Huijsmans CMC

16 april 2015

Groep Adhesie

Team Cohesie

Teams

Een team:

een aantal personen dat

gedurende een zekere periode

samenwerkt

aan een gezamenlijk doel

en elkaar daarvoor nodig heeft

Teams zijn ‘hot’...

Professionals in the lead

Regelruimte op de werkvloer

Terug naar de bedoeling

Saneren overhead

Sociale structuren terugbrengen

ICT maakt het mogelijk

Het belang van teams

Leren en ontwikkelen

Werkplezier

Flexibiliteit

De praktijk: diverse soorten teams

Los zand teams

Ruziënde teams

Toedekkende teams

Overspannen teams

Laat maar waaien teams

Defensieve teams

Concurrerende teams

Gesloten teams

Onveilige teams

…

Productieve teams

Zelfstandige teams

Resultaatverant-woordelijke teams

Klantgerichte teams

Open teams

Zelfsturende teams

Sociale teams

Proactieve teams

Hoe sturen wij op teamkwaliteit?

Incident gestuurd

Ad hoc

Indirect

Vanuit een vaag idee

Proactief

Structureel

Direct

Vanuit een helder en doordacht teamconcept

In 4 stappen naar effectieve teams

Stap 1: formuleer een helder teamconcept

Wat verstaan wij onder een team?

Wat is de toegevoegde waarde van een team?

Wat is de positie van een team (V&B)?

Welke rollen vervult een team?

Wat zijn de leidende principes en

uitgangspunten (aansluiten bij missie/visie en

kernwaarden van de organisatie)

Voorbeeld definitie ‘zelfsturend team’

"Een vaste groep van medewerkers die gezamenlijk

verantwoordelijk zijn voor het totale proces waarin

producten of diensten tot stand komen, die aan een interne

of externe klant geleverd worden.

Het team plant en bewaakt de procesvoortgang, lost

dagelijks problemen op en verbetert processen en

werkmethoden, zonder daarbij voortdurend een beroep te

doen op de leiding of ondersteunende diensten."

Stap 2: een goed teamontwerp

Ontwerpprincipe Score

1. Complete, afgeronde groepstaak

2. Voldoende regelmogelijkheden (autonomie)

3. Omvang van groep (ideaal: 6-10)

4. Onderling afhankelijke taken

5. Teamlid kan meerdere taken uitvoeren

6. Goede verdeling teamrollen

7. Aanspreekpunt binnen de groep

8. Competentieprofiel van het team (bijvoorbeeld TTA)

Teamrollen en teamcultuur

Naam

Naam

Naam

Naam

Naam

Naam

Naam

Stap 3: creëer passende context

Ondersteunende systemen - Budgettering, managementinformatie, personeelssystemen,

planningssystemen, facilitaire ondersteuning, P&C en dergelijke

Leidinggevende structuur - Positie, rol en competenties teamleiders

Teamleider

Team

Groep Basaal team Proactief team Zelfsturend team

Reg

elta

ken

De rollen van de manager als externe leider Rollen Houding ten opzichte van de teams Houding ten opzichte van de

organisatie

Verbinder • Het opbouwen van een vertrouwensband

• Het zorgen voor de teamleden

• Het oog hebben voor de individuele behoefte van de teamleden

• Een goed sociaal en politiek gevoel voor verhoudingen

• Zowel de kleinere als de meer essentiële belangen onderkennen

Verkenner • Een goed beeld en de juiste diagnose hebben van het gedrag van het team

• Problemen systematisch en methodisch benaderen

• Het zoeken naar en halen van informatie bij RvB, collega-managers en specialisten

Overtuiger • Het beïnvloeden en aanmoedigen van de teams

• (Referentie)kaders en heldere informatie aanreiken aan de teams

• Externe support kunnen verwerven voor de afdelingen

Bekrachtiger • Het delegeren van bevoegdheden

• Het open en flexibel omgaan met beslissingen

• Het team laten leren en zich ontwikkelen door middel van coaching

• Door zelf als een 'bekrachtigd' persoon te interacteren met anderen

Verdeling regeltaken team - teamleider A B C D E

Personeel • Formatieplanning • Werving en selectie • Introductie • Verzuimbegeleiding • Ontwikkelgesprekken • Beoordelingsgesprekken • …

X

X O O X X O

O O OO

Organisatie • Taakverdeling binnen team • Teamoverleg • Jaarplan • Meerjarenplan • Veranderplannen • Planning werkprocessen • Onderhouden systeem kwaliteitszorg • Planning en roostering • Marketing • Conflictafhandeling met patiënten/familie • … • … • …

X

X O X X X

O O O

O O O X O

O O

A. Beslist zelfstandig B. Beslist na raadpleging C. Beslist in overleg D. Adviseert E. Wordt geïnformeerd

Uitvoeren

Meten Beoordelen

Plannen

Stap 4: stuur op teamcompetentieontwikkeling

Het TeamCompetentieModel

Missie en

functie-

profiel

Team-

effectiviteit Huis

op

orde

Teamcompetentie

Het TeamCompetentieModel

Missie en

functie-

profiel

Team-

effectiviteit

Team-

vitaliteit

Inno-

vatie

Huis

op

orde

Resul-

taat-

sturing

Gebaseerd op Quinn; ‘Competing values’

Teamvitaliteit • Open en veilige sfeer • Feedback • Inzet door ieder • Conflicten signaleren/aanpakken • Van elkaar leren • Besluitvorming

Innovatie • Heldere koers • Best practices • Verwachtingen stakeholders • Projectmanagement • Externe netwerkrelaties • Ondernemerschap

Huis op orde • Heldere taken, V&B • Gestructureerd overleg • Effectieve besluitvorming • Juiste informatie • Adequate ondersteuning • Procesbewaking

Resultaatsturing

• Heldere doelen • PDCA • Systematisch werken aan jaardoelen • Verantwoording • (Bij)stuurmogelijkheden

Samenwerken Communiceren

Produceren Procesbeheersing

Organiseren Afstemmen

Innoveren Netwerken

Het TDI; startpunt voor ontwikkeling

Eenvoudige, online in te vullen vragenlijst

In te vullen waar en wanneer je wilt

Herkenbare items

Verschillende varianten voor - Uitvoerende zorgteams

- Sturende teams (managementteams)

- Ondersteunende teams (facilitair en dergelijke)

Automatische verwerking (anoniem)

Heldere, eenvoudige rapportage

TDI teamrapportage

Algemene scores per veld

Scores per item (gemiddelde en spreiding)

Top 10 verbeterpunten

Score van het ‘lerend vermogen’

TeamCompetentieOntwikkeling TCO

Uitvoeren

Meten Beoordelen

Plannen

TeamDiagnose-Instrument (TDI)

Teamjaarplan/ -ontwikkeldoelen

TDI-rapportage en ‘bespreekmodule’

Toolkit

En dan aan de slag: het TCO portal

TCO Toolkit Oefeningen, voorbeelden, formats, syllabi e.d.

Borgen TeamCompetentieOntwikkeling

Opnemen in jaarplancyclus (ook ter voeding beleid)

TCO-systeem als onderdeel van Kwaliteitssysteem

Benoem systeemeigenaar

Managers zijn procesverantwoordelijk

Teamleiders met team zijn resultaatverantwoordelijk

Tussenevaluaties

Inter-team audits

Teampagina’s op intranet worden zichtbaar

Teamontwikkeling volgens Bruce Tuckman

Dynamisch proces van:

Forming Wie wil wat met elkaar?

In - out

Storming Wie heeft het voor het zeggen?

Up - down

Norming Wat is de onder- en bovengrens?

Near - far

Performing Zijn we aan het presteren?

Zinvol - zinloos

Teamontwikkeling volgens P. Lencioni

Resul- taten

Verantwoor-

delijkheid

Betrokkenheid

Conflicten aangaan

Vertrouwen

P. Lencioni. The Five Dysfunctions of a Team. 2002

Samenvattend

Effectief teamfunctioneren is geen toeval

Begin bij een helder teamconcept

Stuur daar structureel op (Instrumenten en

V&B)