Zo pak je PIM aan bij een B2B Bedrijf

Draft Version 2.1 04 July of 6 Auteur: Theo Schiebroek

Creatie: 04 juli ’17 B2B Product Informatie Management

Versie 2.1 (Concept)

Onderwerp: PIM_NL

Auteur: Theo Schiebroek

Deel 1: Productinformatie op orde bij een B2B-shop (1/2) Dit is deel 1 van een serie artikelen waarbij een aantal adviezen wordt gegeven om een webshop te verbeteren, waarbij de nadruk ligt op B2B. In deze serie komen o.a. aan de orde product informatie, performance, functionaliteiten, strategie, projectaanpak, ontwikkeling, beheer en B2B e-commerce verschijningsvormen. Introductie Goed, je hebt dus het idee om een webshop te beginnen. Als ondernemer of toegewezen verantwoordelijke hiervoor maak je dan ook de keuze welke producten je online gaat verkopen. Vervolgens vind je een manier om dit spetterend aan te bieden op je webshop. Welke producten, daar ben je al uit. Maar nu aan de slag om de informatie te verkrijgen én online te zetten. Hoe doe je dat en tegen welke problemen loop je op? En hoe ga je het wél voor elkaar krijgen? Met welke problemen heeft iedereen mee te maken bij het opzetten van de online catalogus? De meest voorkomende problemen om productinformatie goed bruikbaar online te tonen zijn

Uitdaging 1: hoe verzamel ik alle productinformatie? Uitdaging 2: hoe orden ik al deze informatie? Uitdaging 3: hoe krijg ik deze informatie zichtbaar op de webshop waarbij de informatie niet

alleen volledig is, maar dat een gebruiker ook nog de mogelijkheid heeft te sorteren of te filteren. Hoe optimaliseer ik de zoekfunctie van mijn webshop door het indelen van mijn productinformatie?

Uitdaging 4: hoe onderhoud ik de productinformatie zodat ik zeker weet dat wat ik aanbied klopt en actueel is?

In deze publicatie zal ik ingaan hoe we de eerste twee problemen kunnen oplossen. In de volgende publicatie ga ik verder in hoe om te gaan met onvolledige informatie, samenwerking en het continue bijhouden en verbeteren van productinformatie Waar sla je informatie op De webshop applicatie die je gebruikt heeft de mogelijkheid om productinformatie op te slaan in een catalogus. Als je geen plan maakt en je in je enthousiasme direct begint, ga je direct producten opslaan in de webshop catalogus. Je gebruikt wellicht zelfs een voorgegeven template van je webshop. Dat werkt nog wel redelijk bij een handvol producten van één of twee merken. Maar heb je een b2b webshop, dan heb je te maken met tienduizenden (of meer) producten van honderden merken. In het onderstaand scenario zal je dan ook zien dat het ondoenlijk is de template van de webshop aan te houden. Bovendien, als je werkt in de webshop catalogus zijn fouten die je daar maakt ook direct online te zien. Mijn aanbeveling is dan ook een aparte database aan te leggen met


product informatie. Dit wordt ook wel genoemd de PIM-database. PIM staat voor Product Informatie Managementsysteem. De praktijk: Een slechte start Stel dat je een webwinkel wil beginnen die alleen lampen verkoopt. Je start klein, dus je hebt slechts drie merken A, B en C. Je hebt goed nagedacht want je wil alle productinformatie opslaan in een aparte database of bestand (maak niet uit of dit Excel, Access, MySQL of iets anders is). Je doet het verzoek aan de betreffende fabrikanten om productinformatie aan te leveren. In de mailbox heb je al snel antwoord. Van fabrikant A en B een Excel-document en van fabrikant C een PDF. Als je het Excel document opent van A en B zie je nog twee verschillen. Fabrikant A heeft in kolom 1 zijn merknaam staan, in kolom2 zijn productnummer, in kolom 3 zijn type en in kolom 4 een omschrijving van het product. In de omschrijving staan ook de fysieke kenmerken van de lamp, zoals vermogen, lichtkeur en soort fitting. Dat laatste is overigens niet altijd consistent en ook worden kenmerken soms anders omschreven Fabrikant B doet dat anders. In kolom 1 staat zijn productnummer, in kolom 2 een titel van een productgroep (LED of Halogeen), in kolom 3 de officiële merknaam, in kolom 4 een korte productomschrijving, in kolommen 5 en verder staat in elke kolom 1 kenmerk van het product. Fabrikant C heeft dus een PDF waarbij alle informatie per product op een A4 bij elkaar staat. Dit kan je dus niet eens inlezen in jouw database. Wat nu? Maak je een keuze om één van de aangeleverde indelingen te gebruiken en dus de overige merken om te bouwen naar deze indeling? Hou je je vast aan de template van de webshop catalogus? Is deze indeling straks ook toepasbaar als je deze artikelen op de webshop wil tonen? Want, als ik in de product omschrijving de kenmerken zet, maar niet in een apart veld, hoe kan de gebruiker straks op de webshop filteren op deze kenmerken? En nu heb ik ook nog geen afbeeldingen van de producten binnen. Zo los je alles op Wereldwijd zijn er voor en door de industrie en groothandel een aantal afspraken gemaakt als het gaat om productinformatie en indeling. Deze afspraken gaan over

- Hoe deel je je bestand met technische productinformatie in. Deze afspraak wordt ook wel de classificatie genoemd

- Aan welke voorwaarden dient een bestand te voldoen om het e.e.a. geautomatiseerd uit te wisselen met elkaar

Ga dus niet zelf wat verzinnen, maak gebruik van wat voorhanden is. De meest bekende standaarden zijn

- ETIM - GS1 (GPC en GLN/GTIN classificatiemodel) - eCl@ss


Uiteindelijk is er een document met alle productinformatie; deze heeft dus een indeling conform de classificatie. Afbeeldingen is een apart verhaal. In de classificatie kan een verwijzing staan naar een locatie waar deze afbeeldingen te vinden zijn (bijvoorbeeld een URL), of je verzamelt alle afbeeldingen en slaat deze dan zelf op je eigen server. Hoe ziet een classificatie eruit Om je een beeld te geven hoe een classificatie eruit ziet, het volgende voorbeeld. Heel simpel gezegd had het voorgenoemde bedrijf het volgende probleem bij fabrikant A en B. Fabrikant A: Merk Productnr Type Omschrijving A 1111 ES-1 Led-lamp, wit licht, 290 lm. Mooie reflector voor in de huiskamer A 1112 ES-1 Led-lamp , Lichtkleur 830, Kleurtemperatuur 3000 K A 1113 ES-2 Led-lamp, wit licht, mat. Buis 1000 mm. Fabrikant B Productnr Groep Merknaam Omschrijving Voet Spanning Kleur X5666 Reflectorlamp B Ledlamp GV GU10 220 V wit X8877 Reflectorlamp B Ledlamp GV GU10 220 V blauw X9987 Lange buis B Ledlamp FJ G24d 220-240 wit Er is geen sprake van dezelfde volgorde, indeling en benaming. Bij een classificatie standaard is er een afspraak rond volgorde van gebruikte velden, de indeling en hoe we het noemen en schrijven. Hoe staan voorgenoemde producten in een gestandaardiseerde classificatie? Beide fabrikanten, maar ook de groothandel, hebben dan dezelfde indeling en definities van product hiërarchie en kenmerken. Fabrikanten A en B gebruiken dus dezelfde indeling, waardoor samenvoeging van de twee bestanden het volgende resultaat geeft o.b.v. een gedeelde classicatie Artnr Merk Groep Klasse Omschrijving Type Voet Spanning (V) Kleur 1111 A LED Reflector moderne lamp ES-1 GU10 220 wit 1112 A LED Reflector moderne lamp ES-1 GU10 220 wit X5666 B LED Reflector moderne lamp GV GU10 220 wit X8877 B LED Refector Rustieke lamp GV GU10 220 blauw 1113 A LED Buis LED-buis ES-2 G24d 220 wit X9987 B LED Buis LED-buis FJ G24d 220 wit


Niet alleen de indeling van de hiërarchie is nu hetzelfde, ook de benaming die binnen de indeling wordt gebruikt, inclusief de gebruikte kenmerktitels, zijn hetzelfde. Uitgewisselde bestanden zijn dus altijd goed met elkaar te vergelijken en te combineren. Welke classificatie past bij jou? Elke classificatie-standaard heeft zijn voor en nadelen. Zo is de ETIM-classificatie redelijk goed te gebruiken om productinformatie te ontsluiten voor een webshop. Nadeel is dat deze classificatie zich (nu nog) in het bijzonder richt op elektrotechnische materialen, sanitair en bouw. En zo is GS1-GPC een classificatie die met name ingedeeld en gebruikt wordt door de keten fabrikanten-retailers. In de omliggend landen, maar zeker ook in Nederland, wordt ook veel gebruik gemaakt van de classificatie standaard eCl@ss. De UNSPSC indeling is een wereldwijde standaard, maar deze ontraad ik voor gebruik voor een webshop catalogus, omdat de structuur zich later in het proces niet leent voor snel online navigeren in een boomstructuur. Oriënteer je dus goed welke classificatie het beste aansluit bij je bedrijf. Het verzamelen van de informatie kan op diverse manieren. Zo is voor Nederland beschikbare productinformatie m.b.t. de installatiebranche en gedeeltelijk ijzerwaren in de ETIM classificatie beschikbaar op de portal van 2BA. Een aantal bedrijven die actief zijn in de ijzerwarenbranche maakt gebruik van een webbased platform EZ-base waarop vraag en aanbod van de branche samenkomen; de classificatie is dan ook gericht op deze branche. Maar het kan uiteraard ook geen kwaad om de toeleverancier te vragen of men beschikt over een kant en klaar productbestand in gestandaardiseerde classificatie. Regel dan direct dat de uitwisseling in het vervolg geautomatiseerd gebeurt, bijvoorbeeld door gebruik van een gedeeld platform (bestaand; bijvoorbeeld 2BA, EZ-base) of doe dit in onderling overleg door bijvoorbeeld gebruik te maken van een FTP-server. De voorkeur gaat uit naar een datapool, want losse lijstjes levert repeterend werk op….en dat kost weer tijd en geld. Bij het gebruik van de classificatie standaard worden er ook dikwijls richtlijnen gesteld of afspraken gemaakt rond berichtuitwisseling en dataprotocollen; je zult dus niet meer te maken hebben dat je een PDF moet overtypen in je database als je samen met je partners een gestandaardiseerde classificatie volgt. De eerste twee horden zijn genomen; we weten nu hoe producten te verzamelen én te ordenen door gebruik te maken van in de branche bekende standaarden en classificaties. Dat heeft ook nog een aantal andere voordelen. Door het gebruik van een uniforme conventie van de productindeling (de gestandaardiseerde classificatie) is het gemakkelijker informatie onderling te delen en geautomatiseerd uit te wisselen. En uit ervaring kan ik je vertellen, het is ook erg handig voor rapportages, zowel in- als extern. Mocht er voor jouw specifieke branche nog geen passende classificatie zijn, neem dan contact op met bijvoorbeeld ETIM, EZ-base of GS1 om te vragen of men hier wellicht in de nabije toekomst een oplossing voor heeft. Een andere oplossing is zelf de classificatie aan te leggen. Dit heeft niet de


voorkeur, maar als het niet anders kan is mijn advies het zoveel mogelijk te doen op een manier die aansluit op een bestaande classificatie. Beter zoeken en filteren op een webshop mogelijk gemaakt door de classificatie Een groot voordeel van het juist toepassen van een classificatie is dat elk artikel uiteindelijk hoort bij een groep producten die altijd dezelfde gemeenschappelijke kenmerken hebben. Deze groep producten noem ik Klasse. Voorbeelden van een Klasse met de daarbij behorende kenmerken Klasse Kenmerken Personenauto Aantal deuren, soort bekleding, motorinhoud, kleur Racefiets Aantal versnellingen, kleur, soort remmen Reflector Voet, spanning, lichtkleur Kenmerken komen op een webshop terug als filters. Dus, door deze indeling in de productinformatie maken we het straks mogelijk te filteren op “aantal deuren” (bij personenauto), “soort remmen” (bij een racefiets) of aantal “lichtkleur” (bij reflector). Ook bereid je al in je PIM-database voor dat de webshop gebruiker de zoekresultaten te zien krijgt in de volgorde van relevantie. Ik zal dat uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Stel dat bovengenoemde webshop ook een schakelaar gaat aanbieden. Een schakelaar heeft een LED-indicator dat deze schakelaar aan- of uit staat. Zonder classificatie, en met de kenmerken weggeschreven in de productomschrijving, kan je de volgende 2 producten in de database tegenkomen; Merk Productnr Type Omschrijving A 1111 ES-1 Led-lamp, wit licht, 290 lm. Mooie reflector voor in de huiskamer D 7699 XBF Schakelaar, wit met LED aanduiding Als een gebruiker die een LED lamp zoekt in het zoekvenster ingeeft “LED wit GU10” zal de zoekmachine op basis van de zoekwoorden “LED” en “wit” twee hits vinden in de productomschrijving en niet alleen de lamp maar ook de schakelaar tonen. Het kan zo maar zijn dat in de zoekresultaten de schakelaar boven de lamp staat. Of erger, als er meerdere schakelaars zijn, dan geven de eerste pagina’s met zoekresultaten alleen schakelaars en geen lampen. De webshop bezoeker haakt dan af. Met een classificatie zou de database er als volgt kunnen uit zien Artnr Merk Groep Klasse Omschrijving Type Kenmerken bij deze klasse 1111 A LED Reflector moderne lamp ES-1 GU10 220 wit 7699 D Installatie Schakelaar Switch met led XBF 25A IP45 wit


Als de webshop bezoeker ingeef “LED wit GU10” zal de zoekmachine 3 hits vinden bij het eerste product (bij Groep en 2 Kenmerken) en bij het tweede product 2 hits (Omschrijving en 1 Kenmerk). Met dit resultaat zal de LED lamp dan ook bovenaan de zoekresultaten komen. Daarnaast kan de weging van een hit in “Groep” zwaarder wegen dan een hit in omschrijving. Zo zie je maar weer, bereid je de classificatie en structuur goed voor, dan heb je ook betere conversie op de webshop. Samenvatting Maak bij de opbouw van een productinformatie bestand zoveel mogelijk gebruik van de reeds bestaande gestandaardiseerde indelingen: de classificaties van ETIM, GS1 en eCl@ass zijn voor Nederland de belangrijkste. Het voordeel is niet alleen een duidelijke indeling, maar ook voordelen rond bestanduitwisseling en het uiteindelijk kunnen filteren op een webshop door het toekennen van kenmerken aan gedefinieerde klassen. Een goed opgezet Product Informatie Management systeem (PIM) biedt uiteindelijk betere zoekresultaten en een hogere conversie op de webshop. In de volgende publicatie gaat we verder in op het publiceren van de productinformatie en het beheer ervan. Handige links

ketenstandaard.nl etim-international.com 2ba.nl gs1.org ez-base.nl unspsc.org

Disclaimer De auteur stelt zich niet aansprakelijk voor schade of inbreuk van rechten door eventuele onjuistheden in bovengenoemd artikel.

Zo pak je PIM aan bij een B2B Bedrijf

Business

Transcript of Zo pak je PIM aan bij een B2B Bedrijf