Zien is geloven.pdf
4
• DIGITAL • POSTBUS 84013 • 3009 CA ROTTERDAM • E [email protected] • WWW.DIGITAL.NL • Inleiding Ook bij projecten waarin je een vorm van digitaal (samen)werken wilt realiseren, heb je te maken met onheldere communicatie, verkeerde verwachtingen en uiteenlopende beelden. Je denkt elkaar te begrjipen, als het gaat om ‘samenwerken’. Maar wat is het nou precies? Wat betekent het voor je IToplossing? Kan wat je wilt eigenlijk wel? Je hebt zo snel mogelijk in het project een echt, gelijkend en objectief ‘beeld’ nodig waarnaar je met zijn allen kunt kijken en met zijn allen op kunt klikken. Zo’n objectief beeld kan verschillende namen hebben: proof of concept, prototype, proeftuin. Proof of concept en prototype Met een proof of concept (POC) bewijs je dat je de bedachte werkwijze en functionaliteit (het concept) kunt realiseren met de gekozen softwareoplossing. De producten van een POC zijn een beschrijving van de wijze waarop de bedachte functionaliteit wordt gerealiseerd in de oplossing en (bij voorkeur) een rudimentair model van hoe de werkwijze er in de softwareoplossing uit zal zien. Een proof of concept kan dus louter beschrijvend zijn. Een prototype is een daadwerkelijk werkende oplossing die op bescheiden schaal en in een geïsoleerde omgeving werkt. Hiermee kun je de toekomstige gebruikers realistisch laten kennismaken met de werkwijze van de toekomst. Die kennismaking kan bijvoorbeeld in een proeftuin. Een prototype is dus een werkend stukje software. Deze whitepaper schetst een aantal recente ervaringen met proof of concept en prototype en de voordelen van deze middelen in de praktijk. Wanneer heeft het zin om met een POC of een prototype aan de gang te gaan? Een POC of prototype kost altijd tijd, geld en energie. Dus je moet een soort van kwalitatieve business case hebben om ze te starten. Onderdeel van die business case kunnen de volgende overwegingen zijn: • Je wilt ‘digitaal werken’. Je hebt een beeld van de gewenste werkwijze rond digitaal samenwerken, digitaal archiveren, zaakgericht werken of een vergelijkbaar concept. Je hebt een keuze gemaakt voor een bepaalde ‘oplossing’: je hebt dus software in huis waarmee je je concept wilt realiseren. • Je hebt (toekomstige) gebruikers met allerlei wensen en eisen en beelden en je weet dat al die gebruikers op een zeker moment om realisatie van die eisen en wensen vragen. Je weet ook dat dat niet lukt. Als je als organisatie volledig digitaal wilt samenwerken, zal iedereen concessies moeten doen – niet iedereen heeft in digitaal werken dezelfde smaak.
Transcript of Zien is geloven.pdf
• DIGITAL • POSTBUS 84013 • 3009 CA ROTTERDAM • E [email protected] • WWW.DIGITAL.NL •
Inleiding Ook bij projecten waarin je een vorm van digitaal (samen)werken wilt realiseren, heb je te maken met onheldere communicatie, verkeerde verwachtingen en uiteenlopende beelden. Je denkt elkaar te begrjipen, als het gaat om ‘samenwerken’. Maar wat is het nou precies? Wat betekent het voor je IT-‐oplossing? Kan wat je wilt eigenlijk wel? Je hebt zo snel mogelijk in het project een echt, gelijkend en objectief ‘beeld’ nodig waarnaar je met zijn allen kunt kijken en met zijn allen op kunt klikken. Zo’n objectief beeld kan verschillende namen hebben: proof of concept, prototype, proeftuin. Proof of concept en prototype Met een proof of concept (POC) bewijs je dat je de bedachte werkwijze en functionaliteit (het concept) kunt realiseren met de gekozen software-‐oplossing. De producten van een POC zijn een beschrijving van de wijze waarop de bedachte functionaliteit wordt gerealiseerd in de oplossing en (bij voorkeur) een rudimentair model van hoe de werkwijze er in de software-‐oplossing uit zal zien. Een proof of concept kan dus louter beschrijvend zijn. Een prototype is een daadwerkelijk werkende oplossing die op bescheiden schaal en in een geïsoleerde omgeving werkt. Hiermee kun je de toekomstige gebruikers realistisch laten kennismaken met de werkwijze van de toekomst. Die kennismaking kan bijvoorbeeld in een proeftuin. Een prototype is dus een werkend stukje software. Deze whitepaper schetst een aantal recente ervaringen met proof of concept en prototype en de voordelen van deze middelen in de praktijk. Wanneer heeft het zin om met een POC of een prototype aan de gang te gaan? Een POC of prototype kost altijd tijd, geld en energie. Dus je moet een soort van kwalitatieve business case hebben om ze te starten. Onderdeel van die business case kunnen de volgende overwegingen zijn: • Je wilt ‘digitaal werken’. Je hebt een beeld van de gewenste werkwijze rond digitaal samenwerken, digitaal
archiveren, zaakgericht werken of een vergelijkbaar concept. Je hebt een keuze gemaakt voor een bepaalde ‘oplossing’: je hebt dus software in huis waarmee je je concept wilt realiseren. • Je hebt (toekomstige) gebruikers met allerlei wensen en eisen en beelden en je weet dat al die
gebruikers op een zeker moment om realisatie van die eisen en wensen vragen. Je weet ook dat dat niet lukt. Als je als organisatie volledig digitaal wilt samenwerken, zal iedereen concessies moeten doen – niet iedereen heeft in digitaal werken dezelfde smaak.
• DIGITAL • POSTBUS 84013 • 3009 CA ROTTERDAM • E [email protected] • WWW.DIGITAL.NL •
• Je beseft dat je al die gebruikers alleen op één lijn kunt krijgen als je ze in een vroeg stadium voedt met hetzelfde beeld. Dan weten ze wat digitaal werken wordt en wat het niet wordt, en loop je niet de kans dat het in hun beeldvorming de hemel of juist de hel wordt.
• Je hebt draagvlak nodig. Zolang je niets concreets kunt tonen, zul je geen concreet draagvlak krijgen. Een manager staat achter een concept, maar zal zich pas inspannen voor dat concept als hij ziet wat het in de praktijk betekent.
• Je wilt zelf enige zekerheid dat de werkwijze die je gaat realiseren ook leidt tot een werkbare werkwijze in de praktijk.
Praktijkvoorbeelden Digital heeft onlangs een bijdrage mogen leveren aan drie trajecten waarin een POC of proof of concept een belangrijke rol speelde. In alle gevallen gebeurde dat op basis van een oplossing in SharePoint, het samenwerkingsplatform van Microsoft. In SharePoint is zoveel mogelijk dat je eigenlijk een aantal opties uit moet schakelen wil je het op een goede manier in kunnen zetten voor de ondersteuning van organisatiebreed digitaal samenwerken. Casus 1: Prototype van een digitaal archief in SharePoint (onderwijs) Een hogeschool maakt op grote schaal gebruik van SharePoint, bijvoorbeeld voor digitale inleverboxen en portfolio’s voor studenten, maar een digitale archiefvoorziening voor het langdurig betrouwbaar opslaan van documenten is er niet. Terwijl die noodzakelijk is met het oog op accreditatie van de opleidingen. Uitgangspunt van de hogeschool: we laten de processen van inleveren, tentamens nakijken, inzage door studenten, bezwaren tegen cijfers bij de faculteiten ongemoeid. Alleen voor digitaal archiveren heeft een gezamenlijke aanpak meerwaarde. De basiseisen die je aan digitaal archiveren stelt zijn immers voor alle faculteiten gelijk: onwijzigbaar opslaan, gebruik van een digitaal duurzaam formaat, terug kunnen vinden van gearchiveerde documenten via verschillende ingangen, tijdige vernietiging. De hogeschool wil de archiefvoorziening inrichten als een los stuk software met een open koppelvlak waarop de digitale systemen van iedere faculteit (en ook eventuele scansystemen) kunnen aansluiten. Het koppelvlak zorgt voor aansluiting, controleert ook of minimale metadata aan de aangeleverde documenten worden meegegeven en zorgt voor aanvulling van die metadata met gegevens uit de studentenadministratie. De faculteiten zien het nut van een digitaal archief, maar ze zijn wat terughoudend vanwege minder plezierige ervaringen met ‘hogeschoolbrede automatisering’. Dus besluit de verantwoordelijke centrale afdeling om eerst een prototype te maken. Een werkende archiefvoorziening op kleine schaal: je kunt er documenten in archiveren, allerlei metadata worden aangevuld en het mooiste is: wat je er in stopt, kun je door zoeken er weer uit halen. Het prototype is niet veel meer dan een zoekscherm, een zoekresultatenscherm en een database waarin je documenten en metadata kunt stoppen. En toch: een rondje langs de faculteiten met het simpele prototype maakt de faculteiten hongerig. Het prototype is ‘van een aantrekkelijke eenvoud’. Zo’n beetje het moeilijkste wat er is.
• DIGITAL • POSTBUS 84013 • 3009 CA ROTTERDAM • E [email protected] • WWW.DIGITAL.NL •
Casus 2: POC van een generiek zaaksysteem in SharePoint (gemeente) Een gemeente wil zaakgericht werken invoeren. De doelstellingen en voordelen zijn helder. Ook is de keuze gemaakt om met SharePoint te gaan werken en is een bijpassende leverancier gezocht. De leverancier levert een standaardoplossing voor zaakgericht werken in SharePoint. Het is op zich verstandig daarbij aan te sluiten – immers de leverancier zal er dan voor zorgen dat de oplossing in de toekomst ook blijft werken met nieuwe versies van SharePoint. Toch wil de gemeente eerst vaststellen of de manier van werken in die standaardoplossing past bij de organisatie. De proof of concept behelst het volgende. De leverancier richt de standaardoplossing in op basis van functioneel ontwerp dat de gemeente heeft gemaakt. Heel lichtjes, in een proeftuinomgeving, zonder af te wijken van de standaardoplossing. Na een testronde wordt duidelijk zichtbaar waar licht zit tussen de (ingerichte) standaardoplossing en volledige realisatie van wensen van de gemeente. Resultaat is een lijst van functionaliteiten waarin per functionaliteit wordt vermeld in hoeverre de ingerichte standaardoplossing de functionaliteit dekt. Waar de afwijkingen zijn. Hoe groot die afwijkingen zijn. En welke gevolgen dat heeft voor de werkwijze van de gemeente. En wat de gevolgen zijn voor kosten en doorlooptijd als de gemeente toch een aanpassing wil. Zo krijgt de gemeente heldere keuze tussen aansluiten bij de standaardoplossing of duur en slecht onderhoudbaar (maar beter passend) maatwerk laten inrichten. Casus 3: POC van digitaal samenwerken en archiveren in SharePoint 2013 in de cloud (zakelijke dienstverlening) Een groot commercieel bedrijf heeft in 2012 een samenwerkingsomgeving laten inrichten met SharePoint 2010 in de cloud. Aan die omgeving moet nog digitaal archiveren worden gekoppeld. Gekozen is om de inrichting van het digitaal archiveren pas ter hand te nemen samen met de introductie van SharePoint 2013 (in de cloud). De preview van SharePoint 2013 komt eind 2012 beschikbaar. Op dat moment werkt ongeveer de helft van de medewerkers van het bedrijf – dat wil zeggen ruim 1000 mensen – met SharePoint in de cloud. Het bedrijf is benieuwd en wil snel weten op welke manier digitaal archiveren kan worden gerealiseerd in SharePoint 2013. Overstappen op SharePoint 2013 komt sowieso aan de orde – als je in de cloud werkt, kun je niet in oudere versies blijven hangen: Microsoft zal je binnen een jaar dwingen om over te stappen naar de volgende versie van SharePoint. De eisen en wensen rond digitaal archiveren zijn eind 2011 al op papier gezet en men is benieuwd of die eisen en wensen in SharePoint 2013 overeind kunnen blijven. Zonder maatwerk. En zo ja, op welke manier… en zo nee, welke alternatieven er zijn…. De vaste SharePointleverancier van het bedrijf krijgt een dag of tien de tijd om alle wensen en eisen tegen het licht te houden… en om een prototype te maken van de samenwerkingsomgeving in SharePoint 2013 inclusief digitaal archiveren. Zodat de beslissers binnen het bedrijf met eigen ogen kunnen zien en met eigen muis kunnen klikken en zien hoe de samenwerkingsomgeving er de komende drie jaar uit gaat zien.
• DIGITAL • POSTBUS 84013 • 3009 CA ROTTERDAM • E [email protected] • WWW.DIGITAL.NL •
Ze zien waarover ze moeten beslissen. Dat maakt de beslissing een stuk gemakkelijker. Het nut van en POC en prototype (samenvattend) Een POC (en een prototype evenzeer) speelt een belangrijke rol in het tastbaar en daardoor beheersbaar maken van oplossingen voor digitaal werken. De voordelen op een rijtje: 1. Voor weinig geld weet je snel waar je aan toe bent: daarmee voorkom je dat je pas merkt dat je
ontevreden bent als je zoveel geld hebt uitgegeven dat je niet meer terug kunt. Of bij kunt sturen. 2. Je kunt snel de boer op en laten zien dat je serieus bezig bent: plannen van aanpak, projectplannen,
functionele en technische ontwerpen. Soms zijn ze nodig. Maar ze trekken nooit echt iemand over de streep. Met een klein setje aan functionele eisen en een proefomgeving waarin ze zijn gerealiseerd, maak je pas echt een stap voorwaarts.
3. Je gaat een drempel over en dan willen mensen niet zo snel terug: als je iets tastbaars kunt laten zien, hebben de beslissers in de organisatie het gevoel dat er al concreet iets is gebeurd. De fase van plannen maken is voorbij, we zijn begonnen – als we nu nog terug willen, zullen we een goede reden moeten hebben. Nee… dit voordeel is beslist niet in strijd met voordeel 1. Het is een ander perspectief.
4. Je krijgt er zelf een gevoel bij op basis waarvan beslissen makkelijker is: al zit je midden in een project en heb je zelf alle functionele wensen op papier gezet, dan nog heb je slechts een beeld van hoe je oplossing gaat werken. Knagende onzekerheid. Als je ziet hoe het gaat werken, kun je met meer zekerheid en plezier verder. Of terug.
5. Je kunt meer mensen meenemen: veel mensen krijgen sowieso pas een beeld van digitaal werken als ze het zien. Als je een prototype of POC kunt laten zien, kun je deze mensen focussen en meenemen.
Het enige nadeel dat je zou kunnen noemen is dat een POC en prototype tijd, geld en energie kosten. Conclusie Investeren in een POC of prototype loont de moeite. Het levert op korte termijn een helder beeld op van een werkwijze die jaren mee moet gaan. Het maakt kiezen gemakkelijker en realistischer. En het past in het nuchtere Hollandse model van ‘eerst zien, dan geloven’. De auteur Ronald Groeneweg (1967) is managing partner van Digital, advies-‐ en projectbureau voor de ondersteuning van de invoerig van organisatiebreed digitaal (samen)werken. Jarenlange ervaring bij overheid en in bedrijfsleven. Specialist op het raakvlak van digitaal werken, het nieuwe werken, zaakgericht werken en digitaal archiveren. Praktisch en open ingesteld. Tel. 06 47 144 980 [email protected]
