www.exactonline.nl

10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

Exact Online voor Boekhouden

Zie hoe online facturatie software helpt je cashflow gezond te houden

INHOUD

1 Duidelijke, nauwkeurige facturen worden sneller

betaald

2 Digitale facturatie is snel,

duidelijk en veilig

3 Scan & Herken helpt je om facturen makkelijker

dan ooit te verwerken

4 Integreer je facturatie in je boekhoud software

voor een volledig inzicht

5 Samenvatting

2 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

Ben je een drukke mkb’er, ondernemer of zzp’er? Werk je hard om nieuwe klanten te werven en brandjes te blussen? Dan is het doen van de administratie waarschijnlijk het laatste waar je hoofd naar staat. Je hebt vast wel wat beters te doen, zoals relaties onderhouden, ideeën ontwikkelen en business genereren. En zo nu en dan een goede nachtrust pakken zou ook niet verkeerd zijn. Maar het administratiewerk gaat niet vanzelf (al heb je daar misschien wel eens stiekem op gehoopt). Laten we je facturatie als voorbeeld nemen. Als je de facturatie niet bijhoudt, loop je het risico dat je cashflow negatief wordt. En dan kan je bedrijf opeens aan de rand van de afgrond komen te staan.

EEN NIEUWE AANPAK VOOR JE FACTURATIE

3 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

In een perfecte wereld...Het bijhouden van verkoop- en inkoopfacturen voor een handvol bestellingen of klussen per week is geen probleem. Je levert de producten of diensten. Je verstuurt de facturen per e-mail. Je boekt ze in je administratie. Kassa. Je wordt op tijd betaald, je handelt je rekeningen af, alles loopt op rolletjes.

Sorry dat we dit mooie beeld even verstoren, maar we weten allemaal dat het leven niet zo eenvoudig is. Wanneer je business groeit, moet je behoorlijk wat meer facturen bijhouden. En veel meer dingen kunnen fout gaan.

“Als je je facturatie niet bijhoudt, loop je het risico dat je cashflow negatief wordt. En dan kan het opeens bijna afgelopen zijn met je bedrijf.”

4 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

Laten we eerlijk zijn, het kan weleens voorkomen dat een bedrijf de verkeerde factuur verstuurt – of überhaupt vergeet om er een te sturen. En klanten zijn nou eenmaal geneigd om soms wat later te betalen. Uit recent onderzoek blijkt dat 12% (Bron: Exact MKB Barometer 2016) van de uitstaande facturen te laat en 2% nooit betaald wordt. En of dat nu komt doordat facturen ‘ontbreken in de administratie’ of een beetje onduidelijk zijn, het gevolg is hetzelfde. De betaling is vertraagd.

ONLINE FACTURATIESOFTWARE BESCHERMT JE CASHFLOWAls je het hele facturatieproces automatiseert, kun je jezelf een

hoop pijn en moeite besparen. Ook zul je sneller betaald worden

waardoor je je cashflow gezond en consistent houdt. Deze

whitepaper leidt je door de top 10 redenen om je facturatie te

moderniseren met online facturatiesoftware. Kop koffie bij de

hand? Laten we beginnen.

5 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

DUIDELIJKE, NAUWKEURIGE FACTUREN WORDEN SNELLER BETAALD

1

Factureer je een nieuwe klant voor het eerst? Je wilt natuurlijk een goede indruk blijven maken en daarvoor is je factuur net zo belangrijk als je visitekaartje. Net als ieder ander communicatiemiddel zegt ook je factuur iets over je bedrijf. Je wilt het hoogste niveau van professionaliteit en een feilloze aandacht voor details mee uitstralen. Onduidelijkheden zullen een negatief effect hebben op je merk en reputatie, en garanderen bijna dat je te laat betaald wordt.

6 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

1 Online facturatiesoftware houdt veel meer in dan alleen het e-mailen van je facturen. Om te beginnen kun je er in een paar muisklikken een professionele layout mee maken, compleet in de huisstijl van jouw bedrijf.

2 Als je facturen maakt in Word of Excel moet je scherp zijn. Je moet zelf alles correct invoeren, van het btw-nummer tot de factuurdatum en het correcte bedrag. Maar als je gedachten bij een late levering zijn, of bij een project dat boven budget zit of bij je knorrende maag omdat je weer niet op tijd hebt kunnen lunchen, kun je dan altijd 100% zeker weten dat je het 100% goed doet?

Online facturatiesoftware zorgt dat alles automatisch goed gaat. De professionele lay-out die we zojuist noemden geeft alle relevante informatie weer, zodat je kostbare tijd bespaart en je gedachten in ieder geval van één ding verlost zijn.

3 Online facturatiesoftware kan ook ieder uur, onderdeel of product specificeren voor volledige duidelijkheid. Gegevens handmatig invoeren behoort hierdoor tot het verleden – net als de fouten die ermee gepaard gaan. En het bespaart je tijd, geld en moeite.

ONDERZOEK LAAT ZIEN DAT DUIDELIJKE EN NAUWKEURIGE FACTUREN VEEL EERDER BETAALD WORDEN. (Bron: Exact MKB Barometer 2016)

7 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

DIGITALE FACTURATIE IS SNEL, DUIDELIJK EN VEILIG

2

Ben je gewend om facturen te maken in Microsoft Word of Excel, ze af te drukken en op de postte doen? De innovatieve bedrijfssoftware van vandaag biedt een veel beter, sneller enmilieuvriendelijker alternatief doordat je alles digitaal kunt doen.

8 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

4 Het is natuurlijk eenvoudiger om facturen te verwerken die per e-mail verstuurd zijn in plaats van per post. Het is ook goedkoper omdat je geen verzendkosten hoeft te betalen.

Online facturatiesoftware bevat vaak ook een mobile app waarmee je jouw facturen overal kunt maken en verzenden. Dus kun je het factureren van je te lange to-do-lijst afhalen zodra je een bestelling verwerkt hebt of klaar bent met een project. En hoe sneller je factuur aankomt, hoe sneller je betaald wordt. Dat is in ieder geval de theorie.

Maar laten we zeggen dat je een klant hebt die facturen nog steeds liever op de ouderwetse manier ontvangt. Geen probleem. Met online facturatiesoftware kun je nog steeds een papieren kopie afdrukken. Waar lagen die postzegels ook alweer?

5 Er is bedrijfssoftware die ook razendsnelle e-facturatie ondersteunt, een systeem dat gebaseerd is op Universal Business Language (UBL) dat, zoals je misschien weet, een Europese standaardtaal is.

Dankzij deze standaardtaal wordt de UBL-content van de factuur na het uploaden automatisch herkend, ingeboekt en verwerkt – zonder handmatig werk.

9 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

Het platform simplerinvoicing verbindt verscheidene aanbieders van e-facturatie met elkaar. Je kunt hiermee eenvoudig, veilig en betrouwbaar elektronisch factureren, direct naar de digitale brievenbus van een klant of via email.

En je kunt natuurlijk net zo eenvoudig facturen ontvangen van debiteuren die het simplerinvoicing netwerk gebruiken.

6 Online facturatiesoftware heeft ook een antwoord op het oude excuus ‘Ik heb je e-mail niet ontvangen’ om de betaling uit te stellen. Dankzij de functie ‘send and track’ weet je altijd wanneer klanten je facturen hebben ontvangen en geopend. Het zou leuk zijn als je via een webcam hun gezichten zou kunnen zien als je ze vertelt wanneer ze je factuur precies ontvangen hebben...

10 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

SCAN & HERKEN HELPT JE OM FACTUREN SNELLER DAN OOIT TE VERWERKEN

3

Zorgen dat je facturen op tijd worden afgehandeld is de sleutel tot een gezonde cashflow. Maar je eigen rekeningen punctueel betalen levert ook een positieve bijdrage aan je bedrijf, omdat het je reputatie op het gebied van betrouwbaarheid versterkt. Met Scan & Herken maak je deze processen een stuk makkelijker!

11 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

7 Scan & Herken haalt de moeite uit het administratiewerk. Met deze handige functie kun je inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnen direct vanaf je smartphone, tablet en scanner uploaden naar je boekhouding. Je hoeft ze alleen maar te scannen, het bestand te uploaden naar je administratie en... dat is eigenlijk alles. De cijfers worden automatisch herkend en ingeboekt zonder noodzaak voor het handmatig invoeren van gegevens. Dat bespaart je nog meer kostbare tijd (wat ga je met al die tijd doen?). Het voorkomt fouten. En het houdt je leveranciers tevreden omdat het ervoor zorgt dat jij ook niets ‘over het hoofd ziet’.

12 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

INTEGREER JE FACTURATIE IN JE BOEKHOUD­SOFTWARE VOOR EEN VOLLEDIG INZICHT

4

De voordelen van facturatiesoftware reiken veel verder dan alleen facturatie. Het integreren vanje facturatie in je boekhouding en je bedrijf als geheel kan veel waardevolle inzichten en mogelijkheden opleveren.

13 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

8 Het integreren van je facturatiesysteem in je boekhoudsoftware levert een volledig inzicht op in alle aspecten van je financiën, inclusief een realtime overzicht van betalingen en openstaande posten. En dankzij mobile apps heb je overal 24/7 toegang tot je belangrijke gegevens. Beter geïnformeerde zakelijke beslissingen zijn ten slotte betere zakelijke beslissingen.

9 Nog iets. Een geïntegreerd systeem houdt in dat je facturen niet alleen automatisch gemaakt worden, maar ook automatisch verwerkt worden in je boekhouding. En of dat nog niet genoeg is, zul je ook de mogelijkheid hebben om balansen en zelfs de volledige factuur-historie in te zien. Ga effectief om met uitge-breide en complexe specificaties. En genereer rapporten over openstaande facturen en mar-ges om een duidelijk beeld te krijgen van je toekomstige cashflow.

14 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

10 Tot slot... als een factuur achterstallig wordt, zul je dat weten. Online boekhoudsoftware mist niets, en automatische meldingen zorgen ervoor dat jij ook niets mist. Als je iemands geheugen even op moet frissen, kun je een herinnering versturen per post, email of elektronisch. Dat is nog een manier om je bedrijf in goede banen te leiden – en je cashflow gezond te houden.

WIST JE DAT?

Voor 29% van de mkb’ers is het nog

steeds een grote uitdaging om te

zorgen dat klanten op tijd betalen.

(Bron: Exact MKB Barometer 2016)

29%

15 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

OM ALLES SAMEN TE VATTEN5

Natuurlijk heb je genoeg andere interessantere dingen te doen dan... gaap... de administratie. Het opzetten, ontwikkelen en uitbreiden van je business verdient prioriteit. Maar het up-to-date houden van het administratiewerk speelt ook een belangrijke rol, vooral omdat facturatie cruciaal is voor de cashflow. Dankzij online bedrijfssoftware kun je tegelijkertijd moeite besparen en waarde toevoegen.

16 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

Over Exact.Exact bedrijfs- en boekhoudsoftware helpt je om de facturatie zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken. Het stelt je in staat om digitaal professionele facturen te maken, versturen en opslaan. Ontvang meldingen wanneer een factuur achterstallig wordt en verstuur een herinnering naar een verzuimende klant. Krijg 24/7 toegang tot de belangrijke gegevens die je nodig hebt om jouw bedrijf succesvol te managen en uit te bouwen. En met de gratis mobile app kun je dat allemaal bijna overal en altijd doen, waar en wanneer je maar wilt. Ook als je op vakantie bent.

Vind meer informatie op exactonline.nl

17 10 REDENEN OM JOUW FACTURATIE TE MODERNISEREN

© Exact Group B.V., 2016. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en

handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. MCL641065NL026

Exact

Molengraaffsingel 33

2629 JD Delft

Nederland

Tel: 0800 - 66 54 631

Email: info@exactonline.nl

Site: www.exactonline.nl