Zakenreizen regel je Zo!€¦ · 10 Tips om goedgekleed aan te komen 71 11 Veiligheid op reis 73...

rug:

5,7

mm

ril:

6 m

m148 mm

210 mm

Zakenreizen... R

EGEL jE z

o! • Jacqueline M

ahieu

J a c q u e l i n e M a h i e u

Zakenreizen... regel je Zo!

Dit boek gaat in op diverse factoren waarmee een managementassistente te maken krijgt bij het regelen van een zakenreis voor haar manager. Dat varieert van het boeken van een geschikte vlucht en bijpassend hotel, tot het verstrekken van informatie over het te bezoeken land, regelen van visum en eventuele vergunningen, en het meegeven van de juiste documenten. een erg actueel onderwerp is veiligheid op reis. Dat betreft niet alleen het behoud van lijf en leden, maar ook van gevoelige informatie, die maar al te makkelijk gehackt kan worden van laptop, mobiel of smartphone. Daarnaast is er aandacht voor onder meer het kiezen van relatiegeschenken en het voorkomen van een jetlag.

Tot slot wordt ingegaan op het alternatief van de zakenreis: tele- en videoconferencing. Want de honkvaste manager heeft het niet slecht gezien: veel onderwerpen kunnen ook via videoconferencing of tele-conferencing afgehandeld worden. Dit bespaart zowel tijd als geld, om niet te spreken van energie.

omdat sommige gegevens snel verouderen, bevat het boek veel verwijzingen naar websites, waar de meest actuele informatie te vinden is.


Zakenreizen

Zakenreizen

ZakenreizenISBN 9789013065831

Zakenreizen

Zakenreizen... regel je zó!

http://www.renderx.com/

http://www.renderx.com/reference.html

http://www.renderx.com/tools/


Jacqueline Mahieu

Zakenreizen... regel je zó!

kluwer, alphen aan den rijn 2009





Samenstellers en uitgever zijn zich volledig bewust van hun taak een zo betrouwbaar mogelijke uitgave te verzorgen. Nietteminkunnen zij geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) onvolkomenheden die eventueel in deze uitgavevoorkomen.

ISBN 978 90 13 06583 1

© 2009 Kluwer, Alphen aan den Rijn

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt,in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, in fotokopie of anderszins zonder voorafgaande schriftelijke toestemmingvan de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van art. 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluitvan 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Repro-recht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB). Correspondentie inzake overneming of reproductie richten aan: Kluwer, Postbus4, 2400 MA Alphen aan den Rijn.





Inhoud

7Inleiding

11Definitie van een zakenreis1

13Wat houdt het organiseren van een zakenreis in?213Gegevens2.114Visum en vergunningen; vaccinaties2.215Overige informatie2.317Tijdstip2.418Zelf doen of uitbesteden?2.5

21Regelen van de reis322Auto3.124Openbaar vervoer3.226Vliegtuig3.339Lounges3.4

43Regelen van het hotel445Reservering maken4.146Stopover-pakketten4.247Bijzondere hotels4.347Boeken, in- en uitchecktijd4.4

51Paspoort, visum, vaccinaties en vergunningen551Paspoort of identiteitskaart5.152Visum5.255Vaccinaties5.356Vergunningen5.4

59Zakelijke reis- en annuleringsverzekering659Zakelijke reisverzekering6.160Zakelijke annuleringsverzekering6.260Verzekering op creditcard6.3

5





60Gegevens van verzekeringen, creditcards enzovoort6.4

63Mee te nemen documenten7

65Relatiegeschenken8

67Opbouw reisprogramma968Jetlag tegengaan9.1

71Tips om goedgekleed aan te komen10

73Veiligheid op reis1173Persoonlijke veiligheid11.1

74Elektronische informatie (computer, laptop, USB-stick, PDA,iPhone, smartphone enz.)

11.2

76Meegedragen kennis (in het hoofd van de manager)11.377Bezoekers in je bedrijf11.477Wie spioneert er en waarom?11.578Hoe kan je manager het lekken van informatie voorkomen?11.6

81Zakenreiziger op bezoek1281Hotel regelen12.183Onverwachte gebeurtenissen12.2

85Manieren om te besparen op de zakenreis13

89Teleconferencing en videoconferencing1489Teleconferencing14.193Videoconferencing14.2

95Bijlage: Nederland over de grens

97Over de auteur

99Beter boeken bij Bizztrip

103Focus op Travelmanagement

6

inhoud





Inleiding

Dit gratis e-book wordt mede mogelijk gemaakt door:

Zakenreizen. De ene manager ziet ze als een noodzakelijk kwaad, voor de anderemanager zijn ze de krenten in de pap. Is jouw manager iemand die het liefst allesvanachter het bureau regelt, met telefoon, e-mail en teleconferencing? Of vliegtje manager met genoegen de hele wereld rond, om toekomstige zakenpartnerspersoonlijk de hand te kunnen schudden?

Hoe het ook zij, voor beide typen managers maakt het heel veel uit hoe de zaken-reis georganiseerd is. De meest terughoudende reiziger kan de reis als aangenaamervaren, als de reistijden gunstig gekozen zijn, de aansluitingen kloppen, hethotel goede service biedt en het programma weloverwogen is opgebouwd. Aande andere kant kan de meest enthousiaste zakenreiziger flink terneergeslagenraken als de vlucht middenin de nacht of – misschien erger – in de spits aankomt,er meteen vergaderd moet worden over zwaarwegende onderwerpen en belang-rijke documenten in Nederland achtergebleven blijken te zijn.

Jij kunt heel veel invloed hebben op hoe je manager de zakenreis ervaart. Daaromgaat dit boekje diverse aspecten na die van invloed zijn op het succes van eenzakenreis. Dat varieert van het boeken van een geschikte vlucht en bijpassendhotel, tot het verstrekken van informatie over het te bezoeken land, regelen vanvisum en eventuele vergunningen en het meegeven van de juiste documentenvoor vergaderingen. Een onderwerp dat erg actueel is, is veiligheid op reis. Datbetreft niet alleen het behoud van lijf en leden, maar ook van gevoelige informatie,die maar al te makkelijk gehackt kan worden van laptop, mobiel of smartphone.

7





Tot slot is er aandacht voor het alternatief van de zakenreis: tele- en videocon-ferencing. Want de honkvaste manager heeft het niet slecht gezien: veel onder-werpen kunnen ook via videoconferencing of teleconferencing afgehandeldworden. Dit bespaart zowel tijd als geld, om niet te spreken van energie.

In dit boekje wordt telkens een aantal links gegeven naar websites waar je meerinformatie kunt vinden. Er zijn echter zeer veel websites en er kan slechts eenbeperkt aantal links worden aangeboden. De genoemde websites zijn dus zekerniet de enige die je kunt raadplegen.

8

zakenre i z en . . . r ege l j e zó !





9

in l e id ing





1 Definitie van een zakenreis


Het is misschien vreemd om je af te vragen wat nu eigenlijk een zakenreis is.Dat is toch simpelweg een reis die voor het bedrijf gemaakt wordt? Maar bekijkeens de volgende voorbeelden.

Manager Jan heeft een zakenrelatie in Parijs. Hij spreekt af om die op vrijdagmiddag om

14.00 uur te bezoeken. Jan gaat met de auto en neemt zijn vrouw en dochter mee. Met

z’n drieën nemen ze een hotelkamer bij Parijs. De bespreking op vrijdagmiddag duurt

een uur; op vrijdagavond en zaterdag gaat het gezin gezellig naar Disneyland. Zaterdag-

avond rijden ze terug naar Nederland.

Jan wil dat zijn bedrijf de kosten van de reis en het hotel betaalt. Voor de reiskosten

maakt het immers niet uit hoeveel mensen er in de auto hebben gezeten. En het hotel

rekent per kamer, niet persoon, dus ook de hotelkosten vallen niet hoger uit.

Volgens het bedrijf gaat het echter voornamelijk om een gezinsuitje; de bespreking

dient slechts als smoes om het als een zakelijke reis te kunnen declareren. Aangezien er

niemand anders bij de bespreking aanwezig was en eventuele documentatie ook online

bekeken had kunnen worden, had het gesprek net zo goed telefonisch gevoerd kunnen

worden. De boekhouding accepteert daarom de declaratie van Jan niet.

Uitgeverij Tau, een klein bedrijf met twaalf werknemers, boekt voor alle personeelsleden

een reis naar België. Ze huren een bus met chauffeur, waarmee ze naar Antwerpen rijden;

11





daar overnachten ze in een viersterrenhotel, bezoeken twee uitgeverijen en hebben een

uitgebreid ontspanningsprogramma.

Tau voert bij de belastingaangifte alle kosten op als een zakenreis. De Belastingdienst

accepteert dat echter niet en bestempelt de reis als een bedrijfsuitje. Daardoor kan er

maar een beperkt bedrag per personeelslid worden afgetrokken. Tau gaat in beroep tegen

de beslissing, maar de rechter geeft de Belastingdienst gelijk. De reis bevat te weinig

zakelijke elementen en te veel ontspanningsmomenten. Bovendien is voor veel medewer-

kers niet duidelijk wat het nut is van het bezoek aan de twee uitgeverijen.

Uiteindelijk draait het bij een zakenreis allemaal om de kosten. Is het bedrijfbereid om de kosten van de reis te betalen en kunnen die kosten vervolgens bijde belastingen afgetrokken worden? Om onduidelijkheid over de aard van dereis te voorkomen, hebben de meeste bedrijven criteria opgesteld waaraan eenzakenreis moet voldoen. De meest praktische definitie van een zakenreis is dus:een reis die voldoet aan de criteria van een zakenreis die door het bedrijf zijn opgesteld.Die criteria zijn overigens niet hetzelfde voor alle bedrijven. Ze kunnen verschillenper branche en ook kan de omvang van het bedrijf van invloed zijn.

Het is in feite niet jouw verantwoordelijkheid om na te gaan of een voorgeno-men reis wel of niet aan die criteria voldoet. Maar je kunt je manager veel narig-heid besparen door hem of haar op het bestaan van die criteria te wijzen. En ookals in jouw bedrijf dergelijke regels niet bestaan, maar je vermoedt dat de boek-houding of Belastingdienst wel eens moeilijk kan gaan doen over de kosten, zegdat dan tegen je manager. Als die dit van tevoren kortsluit met de boekhoudingof de directie (of eventueel de Belastingdienst), kan dat veel discussie achterafschelen.

12






2 Wat houdt het organiseren van een

zakenreis in?


2.1 Gegevens

Om de reis te kunnen boeken, heb je minimaal de volgende gegevens nodig:– de bestemming;– het aantal deelnemers;– de data van heen- en terugreis;– het budget.

Misschien laat je manager het verder helemaal aan jou over en kun je, binnenhet budget, zelf de details invullen. Maar het kan ook zijn dat je manager aanvul-lende wensen heeft, waaronder:– vervoermiddel naar de bestemming: auto, trein, vliegtuig, combinatie daar-

van;– vervoermiddel ter plekke: bedrijfswagen, huurauto, taxi;– minimaal aantal sterren of minimale prijsklasse hotel;– locatie hotel (centrum, buitenwijk, dicht bij plaats van bijeenkomst, enzo-

voort);– bijkomende activiteiten (entertainen reisgezelschap en/of gastheer, enzo-

voort);– overige wensen (vegetarische maaltijden, niet-roken kamer, enzovoort).

13





2.2 Visum en vergunningen; vaccinaties

Daarnaast moet uitgezocht worden hoe het zit met visum en in- en uitvoerver-gunningen. De visumregels verschillen per land en ook veranderen ze regelmatig.Daarom is het belangrijk dat je de meest actuele informatie opzoekt. Dit kan heelmakkelijk op internet, bijvoorbeeld bij www.visumdienst.nl. Het aanvragen vaneen visum duurt van enkele minuten (Australië, online) tot enkele weken.

Het kan zijn dat je manager monsters meeneemt naar de bestemming of van debestemming vandaan. Sommige monsters zijn zonder waarde, zoals ballpointsof boeken met lege pagina’s. Andere monsters, zoals kleding en sieraden, kunnenechter waardevol zijn. Ga goed na bij de douane of de ambassade van het betref-fende land hoe het zit met de in- en uitvoerbepalingen. Misschien heeft jemanager een vergunning nodig of moeten er in- of uitvoerrechten betaald worden.

Als er gezondheidsrisico’s zijn in het land van bestemming, bijvoorbeeld menin-gitis of gele koorts, dan kan het land vaccinaties voor bezoekers verplicht stellen.Maar ook als er geen verplichting is, kan het aan te bevelen zijn om voorzorgs-maatregelen te nemen, zoals het slikken van pillen bij malaria. De plaatselijkeGGD en de Travel Clinic van het Havenziekenhuis in Rotterdam kunnen jehierover de meest actuele informatie geven (www.ggd.nl; www.travelclinic.nl).

Linksactuele informatie over vereiste visa en vergunningen;bemiddeling bij de verkrijging daarvan

www.visumdienst.nl

actuele informatie over en verstrekking van vereiste/ge-wenste vaccinaties en pillen; locaties dichtstbijzijndevestiging

www.ggd.nl

actuele informatie over en verstrekking van vereiste/ge-wenste vaccinaties en pillen

www.travelclinic.nl

actuele informatie over en verstrekking van vereiste/ge-wenste vaccinaties en pillen

www.lcr.nl

informatie over in- en uitvoer van goederenwww.douane.nlbemiddeling en advies over kwesties met betrekkingtot in- en uitvoer van goederen

www.douaneadvies.nl

links naar buitenlandse ambassades in Nederlandhttp://ambassade.startpa-gina.nl

14






2.3 Overige informatie

Kosten onderwegHoe worden de kosten onderweg, zoals benzine en maaltijden, betaald? Schietje manager die voor en worden ze later op declaratie door het bedrijf terugbetaald?Of krijgt je manager een zakelijke creditcard mee? En hoeveel mag je manageronderweg besteden?

CreditcardsOverigens kan het handig zijn voor je manager om twee creditcards mee te nemenin verband met diefstal of het bereiken van de kredietlimiet. Daarnaast bestaaner in de diverse landen sterke voorkeuren voor bepaalde creditcards. Zo kun jein Europa over het algemeen goed terecht met Visa en Mastercard, maar wordtAmerican Express nauwelijks geaccepteerd. In het Verre Oosten is dat preciesandersom.

Houd de bestedingslimiet van de creditcard in de gaten. Die zal bij een zakelijkekaart hoger zijn dan bij een privékaart, maar als alles met de kaart betaald wordtmoet je er rekening mee houden dat het krediet tot boven de € 10.000 kan oplo-pen (hotels, vluchten, huurauto’s, maaltijden).

Ook iets om in de gaten te houden is de expiry date of verloopdatum van de cre-ditcard(s). Vaak willen acceptanten dat de kaart minimaal nog twee tot driemaanden geldig is in verband met de afwikkeling van het krediet.

Documentatie over de bestemmingOm je manager zoeken te besparen, kun je alvast informatie over de bestemmingdownloaden of opvragen bij het verkeersbureau van het betreffende land. Hetgaat dan met name om:– stadsplattegrond;– informatie over openbaar vervoer;– openingstijden van winkels, banken en restaurants;– bezienswaardigheden en ontspanningsmogelijkheden;– zakelijke etiquette van het land.

Als er bepaalde landen of steden zijn waar vaak zakenreizen naartoe gemaaktworden, kun je overwegen daarvan reisgidsen aan te schaffen. Houd wel in ge-dachten dat de informatie in reisgidsen snel veroudert.

15

wat houdt het organ i s eren van een zakenre i s in ?





Linkoverzicht van (bijna) alle verkeersbureauswww.verkeersbureau.nl

Mee te nemen documenten/informatieWaarschijnlijk heeft je manager documenten of informatie nodig voor de zake-lijke bespreking. Ga na welke dat zijn en zorg dat die ruim op tijd beschikbaarzijn. Niets is zenuwslopender dan op het laatste moment informatie bijeen temoeten garen, met het risico dat die niet compleet is of verouderd.

VisitekaartjesAls je manager vaak naar het buitenland gaat, is het zinvol om visitekaartjes telaten drukken met aan de ene kant de gegevens in het Nederlands en aan deandere kant in het Engels. In sommige landen (bijvoorbeeld China en Japan)wordt veel waarde gehecht aan een visitekaartje. Het loont dan om de kaartjeste laten drukken in de desbetreffende taal op de ene kant en in het Engels op deandere kant.

TolkHet is natuurlijk ideaal als je manager de taal van het te bezoeken land beheerst,of als zowel je manager als de relatie goed Engels spreekt. Soms is echter deaanwezigheid van een tolk gewenst. Dan hangt het van de situatie af wie daarvoorzorgt. Degene met het grootste belang is ook degene die voor een tolk zorgt. Wiljouw manager iets aan de relatie verkopen, dan zorgt hij of zij ook voor een tolk.Eventueel reist de tolk vanuit Nederland mee naar de relatie. Is het echter de re-latie die iets wil verkopen aan je manager, dan moet de relatie zorgen voor eentolk.

Op internet vind je vele tolkenbureaus. Ook via het Nederlands Genootschapvan Tolken en Vertalers (NGTV) kun je zoeken naar tolken. Iedereen kan zichtolk noemen, maar tolken die lid zijn van het NGTV zijn professioneel opgeleidof hebben een proeve van bekwaamheid afgelegd.

LinkNederlands Genootschap van Tolken en Vertalerswww.ngtv.nl

16






2.4 Tijdstip

Soms heeft je manager niets te kiezen en ligt het tijdstip of de periode van dezakenreis al bij voorbaat vast. Maar soms heeft je manager een grote inbreng inhet tijdstip. Dan is het goed om de volgende aspecten in de gaten te houden.

Vakanties en feestdagenWanneer zijn in het desbetreffende land of de regio de schoolvakanties enfeestdagen? En wat hebben die voor consequenties? Is het er dan extra druk,omdat het een vakantieoord is? Of is dan juist iedereen weg en zijn veel winkelsen restaurants gesloten? Dit laatste kom je vooral tegen in landen als Frankrijk,Spanje en Italië. Voor de manager die alleen zaken wil doen en dan weer naarhuis maakt dit niet veel uit. Maar voor de manager die graag nog even rondkijktkan dit een domper op de reis betekenen.

Mocht de bestemming juist zinderen van de vakantiedrukte, houd er dan re-kening mee dat dit gevolgen heeft voor de beschikbaarheid en de prijs vanvluchten en hotelkamers.

VerkiezingenIn ons rustige land zijn verkiezingen interessant, maar zelden spannend. Inandere landen kunnen de gemoederen echter hoog oplopen. Soms vallen er zelfsdoden bij schermutselingen tussen de aanhangers van verschillende partijen.Houd dus goed in de gaten hoe de situatie is in het te bezoeken land en planeventueel de reis in een andere periode.

Politieke onrustOok als de verkiezingen voorbij zijn kan het nog onrustig zijn. Niet zelden wordtde uitkomst van de verkiezingen betwist. Zelfs komt het voor dat de gekozenleider, die al enige tijd in het zadel zit, door demonstraties en stakingen tot aftre-den gedwongen wordt. Of er vindt een militaire coup plaats. Mocht het onrustigzijn in het land, stel dan voor om de zakelijke bijeenkomst in een ander land telaten plaatsvinden of op het vliegveld.

Manifestaties en demonstratiesIn democratische landen maken veel mensen gebruik van hun recht om te de-monstreren en staken. In landen als Frankrijk en Italië is nog niet lang geledenhet openbare leven geheel platgelegd door stakingen. Een staking is niet op langetermijn te voorspellen, maar je kunt wel zien of er onvrede heerst. Houd er reke-

17






ning mee dat een staking ook het openbaar vervoer, inclusief het vliegverkeer,kan lamleggen. Een bespreking op het vliegveld is daarom geen optie.

Niet alleen stakingen, ook manifestaties en demonstraties kunnen heel erg ver-storend werken op het dagelijks leven. De Dag van de Arbeid, 1 mei, is in ditopzicht een beruchte datum. Bussen en treinen lopen vertraging op of wordenomgeleid, daardoor nemen meer mensen de auto en kunnen de wegen verstoptraken. In dit geval is een bespreking op het vliegveld wel een optie, althans voorje manager. Vraag of dit ook geldt voor de gastheer of -vrouw.

KlimaatIn veel landen is het klimaat extremer dan bij ons en moet je daar rekening meehouden bij de planning van de zakenreis. Is het bijvoorbeeld bijzonder heet ofkoud, heerst er droogte of is het regentijd, waait er een constante warme wind?Niet alleen zijn deze factoren in praktisch opzicht hinderlijk, ze zijn ook van in-vloed op de geestesgesteldheid van mensen. Zo is bekend dat mensen bij grotehitte of constante wind snel geïrriteerd raken. Daardoor is het moeilijker voor jemanager om gunstige resultaten te boeken.

ReligieNederland is een seculair land. Dit houdt in dat religie over het algemeen weinigof geen invloed heeft op het dagelijks leven. In andere landen is dat heel andersen is religie een belangrijk onderdeel van het dagelijks handelen. Denk bijvoor-beeld aan het dagelijks gebed van moslims, voorafgegaan door wassingen. Ennatuurlijk is er de vastenmaand van de moslims, de Ramadan. Deze valt elkekeer in een andere periode, dus ga goed na wanneer die valt ten opzichte van dezakenreis. En plan bij voorkeur de reis niet in die periode.

Iets soortgelijks geldt voor Nyepi, de Dag van de Stilte op Bali. Op deze dagmag niemand de deur uit, ook toeristen en zakelijke bezoekers niet. Het dagelijksleven ligt volkomen stil. Een uitstekende dag om bij te komen van de jetlag, maarniet om zaken te doen. Ook deze dag valt telkens op een andere datum.

2.5 Zelf doen of uitbesteden?

Sommige ondernemingen hebben een intern reisbureau dat alle reizen regelt.Andere maken gebruik van een extern zakenreisbureau. Maakt jouw bedrijfgebruik van een reisbureau, dan kun je alles wat met de reis zelf te maken heeftaan hen overlaten. Uiteraard moet je wel de juiste gegevens doorgeven. Het

18






boeken van reis en hotel, aanvragen van visum en vergunningen, uitzoeken vanin- en uitvoerbeperkingen en verstrekken van informatie over de bestemmingwordt echter allemaal door het reisbureau gedaan.

De vraag is nu wat goedkoper of handiger is: zelf doen of uitbesteden? Een externzakenreisbureau rekent bemiddelingskosten. Aan de andere kant kost jouw tijdook geld. En een bureau kan vaak kortingen bedingen bij vervoermaatschappijenen hotels omdat het met grote aantallen werkt. Sommige bureaus hebben ookeen 24-uurs nooddienst (al geldt dat ook voor veel reisverzekeraars).

De afweging om uit te besteden of zelf te doen is er een die jij en je manager zelfmoeten maken omdat elke situatie weer anders is. Misschien betreft het eeneenmalige, korte reis binnen Europa die je makkelijk zelf kunt organiseren. Ofwellicht is het een langere reis naar een achteraf gebied, waarvan je met moeitede ambassade of het consulaat hebt kunnen vinden. Misschien vind je het eenleuke uitdaging om zo’n reis te organiseren. Of is dit iets wat je er niet bij kuntdoen omdat het jaarverslag al je aandacht nodig heeft.

Als je met een zakenreisbureau in zee gaat is het van belang dat je goede afspra-ken maakt. Spreek duidelijk af wat het bureau moet regelen en wat je eventueelzelf wilt doen. Het werkt het beste als je contact hebt met een vaste reisadviseur.Als er vaker reizen te organiseren zijn leert een vaste adviseur jouw bedrijf ofafdeling steeds beter kennen en kent hij of zij jullie specifieke wensen. Let eroverigens op of het bureau is aangesloten bij ANVR en SGR. Mocht het bureaufailliet gaan, dan nemen die organisaties maatregelen om de schade voor deklanten zoveel mogelijk te beperken.

Linkszakenreisbureauwww.carlsonwagonlit.nlzakenreisbureauwww.atp.nlzakenreisbureauwww.bcdtravel.nlzakenreisbureauwww.vcktravel.nlzakenreisbureauwww.uniglobethltravel.nlinformatie over de rechten van de reizigerwww.anvr.nlinformatie over de garantieregeling en het claimenvan schade

www.sgr.nl

19






20






3 Regelen van de reis


We gaan er nu even van uit dat jij zelf de reis regelt. Voordat je aan het boekenslaat is het verstandig om na te gaan of je bedrijf richtlijnen heeft voor het vervoeren het hotel. Zo’n richtlijn kan zijn dat werknemers met het openbaar vervoermoeten reizen als de reis korter dan twee uur duurt. Of dat werknemers vanafeen bepaald functieniveau per eerste klas mogen reizen.

Ga dus eerst na welk vervoermiddel je manager mag of moet gebruiken. Alser een keus is, vraag dan je manager naar diens voorkeur. Sommige mensenreizen graag per trein omdat ze dan nog wat kunnen werken. Anderen nemenliever de auto omdat ze dan meer spullen kunnen meenemen, niet hoeven overte stappen of korter onderweg zijn.

Let op

Af en toe verschijnt in de kranten weer het bericht van een Japanner die, na een vlucht

van vele uren, niet in Nederland landt, maar in het plaatsje Holland in Massachusetts

(Verenigde Staten). Hoewel dergelijke berichten onder de noemer ‘broodje aap’ vallen

(het plaatsje telt maar 2.500 zielen en heeft geen vliegveld), schuilt er toch een les in. En

die is dat je goed moet checken of de door jou aangegeven bestemming inderdaad de

correcte is. Zo liggen er in zowel Engeland als de Verenigde Staten een Oxford en een

Cambridge, heeft zowel Noord-Brabant als Zuid-Holland een Rijswijk en kun je voor de

plaats Groningen naar Nederland, de Verenigde Staten en Suriname.

21





3.1 Auto

Algemeen– Ga na of je manager de eigen auto gebruikt, een auto uit het wagenpark van

je bedrijf of een huurauto. Indien een van de laatste twee opties het gevalis, reserveer dan de auto. Boek, indien mogelijk, ook een navigatiesysteem.

– Als je een huurauto gaat boeken, check dan eerst of je bedrijf een contractmet een bepaalde huurmaatschappij heeft. Dan gaat het boeken sneller enzijn er vaak ook prijsafspraken gemaakt.

– Bereken met een routeplanner (bijvoorbeeld www.anwb.nl of www.route-net.nl) de reisafstand en reistijd. Houd er rekening mee dat op sommigewegen en op sommige tijden van de dag de kans op files groot is (zie hiervoorwww.anwb.nl of www.fileradar.nl). Maar ook op onverwachte plekken enwegen kunnen files ontstaan, bijvoorbeeld door ongelukken. Neem daaromeen flinke marge op de reistijd.

– Print de routebeschrijving naar de plaats van bespreking en eventueel naarhet hotel, alsmede de terugweg. Ook als je manager over een navigatiesys-teem beschikt is het handig om de routebeschrijving te hebben. De kaartvan het systeem kan verouderd zijn, er kunnen wegafsluitingen of ongeluk-ken zijn en een enkele keer zit een navigatiesysteem er helemaal naast.Daarnaast kan het navigatiesysteem defect raken of gestolen worden.

Binnenland– Ga na hoe het zit met parkeergeld betalen. Sommige bedrijven maken

gebruik van een pasje op de voorruit. Dan belt men na het parkeren naareen bepaald nummer en voert het nummer van de parkeerzone in. Parkeer-wachters kunnen het pasje scannen en zien dat de auto aangemeld is. Nahet parkeren moet men zich weer afmelden. Werkt jouw bedrijf met zo’npasje? Zorg dan dat de auto van je manager daarvoor aangemeld is.

Heeft je manager niet zo’n pasje, ga dan na of er in de plaats van bestem-ming bij de parkeerautomaat betaald kan worden met muntgeld, PIN ofchipknip. In Rotterdam kan bijvoorbeeld alleen met de chipknip betaaldworden.

Buitenland– Als je manager naar het buitenland reist, ga dan bij de ANWB na of de auto

een wegenvignet moet hebben. Dit is momenteel het geval in Oostenrijk enZwitserland. Het vignet kan aan de grens aangeschaft worden, maar ookvooraf bij de ANWB. Dit kan wachttijd aan de grens schelen.

22






– In Duitsland en mogelijk ook andere landen, moeten auto’s een milieuvignethebben om bepaalde steden in te mogen. Een dergelijk vignet kan via deANWB of online aangeschaft worden.

– Landen stellen verschillende eisen aan de inventaris van een auto. In hetene land is een reflecterend hesje verplicht (bij pech langs de weg), in hetandere moeten er reservelampen, een EHBO-doos of brandblusser aanwezigzijn. In Engeland moeten de koplampen zodanig afgeplakt worden dat zehet tegemoetkomende verkeer niet verblinden. Ga na hoe dit zit bij het tebezoeken land en de landen waar je manager doorheen moet reizen.

– Als je een overtocht naar Engeland of Scandinavië boekt, per tunnel ofveerboot, dan moet je ook het kenteken van de auto weten.

– Binnen de Europese Unie kan je manager volstaan met het eigen rijbewijs.In veel andere landen is echter ook een internationaal rijbewijs verplicht.Dit rijbewijs kan aangeschaft worden bij de ANWB en is één jaar geldig.

Auto, taxi of limousine huren na vliegreisWat nu als je manager na een reis van vele uren in een ver buitenland staat? Ishet raadzaam voor je manager om zelf een auto te huren (internationaal rijbewijsniet vergeten!), alles per taxi af te leggen, of meteen maar een limousine metchauffeur te huren? Dat laatste is uit veiligheidsoogpunt wel het beste, niet alleenvanwege vermoeidheid na de lange reis, maar ook om verdwalen uit te sluiten.Bovendien rijdt men in veel landen buiten Europa aan de linkerkant. Wie datniet gewend is, raakt makkelijk aan de verkeerde kant van de weg terecht, vooralbij rotondes of na het omslaan van een hoek. Daarnaast kan het voor de statusvan je manager belangrijk zijn dat die zich laat rijden. In het Oosten is men daarzeer gevoelig voor. Een manager die zichzelf in een huurauto rondrijdt vindtmen maar armzalig.

Als jij voor je manager een auto huurt, doe dat dan bij voorkeur bij een bekendeketen, zoals Avis of Hertz. Andere bedrijven kunnen ook goed zijn en die kunje ook gebruiken als ze aanbevolen worden. Een keten garandeert je echter tochwel een bepaalde kwaliteit. Vaak kun je een navigatiesysteem bij de auto huren.Limousines vind je op internet, met de zoekwoorden limousine, limosine of limo.

Linksnationale en internationale routeplanner en verkeersinfor-matie (wegwerkzaamheden, files) uitrustingseisen voorde auto per land klik op Vakantie → Landeninformatie

www.anwb.nl

nationale en internationale routeplannerwww.routenet.nlinformatie over huidige en te verwachten fileswww.fileradar.nl

23

regelen van de re i s





autotrein door de Kanaaltunnel (vanuit Calais)www.eurotunnel.nlveerboot naar Engeland (vanuit Hoek van Holland), Ier-land, Zweden en Noorwegen

www.stenaline.nl

veerboot naar Engeland (vanuit Hoek van Holland) enIerland

www.poferries.nl

veerboot naar Engeland (vanuit IJmuiden) en Denemarkenwww.dfdsseaways.nlveerboot naar Engeland (vanuit Calais)www.seafrance.nlautoverhuurketen; reserveren voor het buitenlandwww.avis.nlautoverhuurketen; reserveren voor het buitenlandwww.hertz.nl

3.2 Openbaar vervoer

Binnenland– Voor reizen binnen Nederland kun je op de site www.9292ov.nl, door het

begin- en eindadres in te typen, een reisadvies van deur tot deur krijgen.Daarbij wordt gebruik gemaakt van diverse vervoermethoden, te weten lopen,trein, bus, tram, metro, regiotaxi en veerboot. Je kunt echter bepaalde ver-voermethoden uitsluiten. Je kunt ook voor advies bellen naar 0900-9292.Dit kost een flink bedrag per minuut, tot een bepaald maximum. De kostenworden gemeld voor het eigenlijke gesprek aanvangt.

Het reisadvies geeft de vertrek- en aankomsttijden van de diverse vervoer-middelen, het nummer (bus of tram) of de naam (metro) van de lijn, en debestemming.

De NS heeft een eigen planner: www.ns.nl; deze geeft alleen informatieover treinverbindingen.

Beide planners houden rekening met actuele omstandigheden, zoalswerkzaamheden en vertragingen. Ook geven ze de kosten van de reis, opbasis van losse kaartjes en strippenkaarten.

– Op veel stations in Nederland kan een OV-fiets gehuurd worden. Als jemanager gebruikmaakt van een NS Business Card of een Mobility Card, ishij/zij automatisch geabonneerd op de OV-fiets. Dit houdt in dat hij/zij geenformulieren hoeft in te vullen, borg betaalt of legitimatie hoeft te tonen.Voor meer informatie, kijk op www.ovfiets.nl.

– Ga na of je bedrijf een NS Business Card heeft. Hiermee kan je managerop rekening reizen per trein en (trein)taxi, een fiets huren en parkeren bijNS-stations. Daarnaast geeft de kaart korting op treinreizen en taxiritten enkan men zonder toeslag binnen Nederland met de ICE International reizen.Ook heeft men toegang tot de NS Hispeed Lounges (daarover verderop

24






meer). De kaart staat op naam van het bedrijf. Maar als meerdere medewer-kers samen reizen, heeft elke medewerker een NS Business Card nodig.

– Een andere mogelijkheid is dat je bedrijf een Mobility Card heeft. Deze lijktin veel opzichten op de NS Business Card, maar wordt uitgegeven doorMobility Mixx (www.mobilitymixx.nl). De kaart staat op naam van een me-dewerker of van een afdeling van het bedrijf.

– Ga na of je manager een strippenkaart of OV-chipkaart nodig heeft. Geeftjullie bedrijf er dan een mee of moet je manager er zelf een kopen en decla-reren?

Een OV-chipkaart kan gekoppeld zijn aan een abonnement, bijvoorbeeldeen NS Voordeelurenkaart, maar kan ook los gekocht worden. De chipkaartkan opgeladen worden via automatische incasso (als de kaart op naam staat)of in een oplaadautomaat. Voorlopig kan je manager overal nog steeds terechtmet de strippenkaart, behalve in de metro van Rotterdam en Amsterdam.Daar kan alleen de OV-chipkaart gebruikt worden.

Linksreisadvies per trein, tram, bus, metro, regiotaxi en veer-boot; met reiskostenoverzicht

www.9292ov.nl

reisadvies per trein, met reiskostenoverzicht; NS BusinessCard

www.ns.nl

fiets huren bij treinstationwww.ovfiets.nlMobility Card, voor bedrijvenwww.mobilitymixx.nlactuele informatie over gebruik en verkrijgbaarheid vande OV-chipkaart

www.ov-chipkaart.nl

Buitenland– Sommige internationale treinen bieden speciale faciliteiten voor de zakelijke

reiziger. Zo heeft de eerste klas van ICE International bij elke stoel eenaansluiting voor de laptop, het GSM-signaal wordt versterkt voor een goedetelefoonverbinding en er zijn speciale werkcoupés, die ook als vergaderruimtete gebruiken zijn.

– Naar Duitsland, Frankrijk en Engeland rijden, naast de gewone internatio-nale treinen, ook hogesnelheidstreinen. In Duitsland is dat de ICE Interna-tional. Tot Keulen rijdt die op de gewone snelheid, na Keulen rijdt hij zo’n300 km per uur. In Frankrijk ligt een uitgebreid net van de TGV (Train àGrande Vitesse): vanuit Brussel vertrekken dagelijks verschillende directetreinen naar meer dan twintig bestemmingen in Frankrijk en vanuit Genèvenaar Zuid-Frankrijk. De hogesnelheidstrein naar Londen heet Eurostar en

25






vertrekt vanuit Brussel-Zuid. Men kan ook met de auto op de trein naarLonden. Deze autotrein heet Eurotunnel en vertrekt vanuit Calais.

– In Nederland ligt de HSL-Zuid, een hogesnelheidslijn tussen Amsterdamen Brussel. De ingebruikname hiervan is een aantal keren uitgesteld. Thansrijdt er wel een trein over het HSL-spoor, maar nog niet op hoge snelheid.Dit gaat binnenkort echter wel gebeuren.

– Internationale treinkaartjes kun je boeken bij NS Hispeed (www.nshis-peed.nl). Ondanks de naam kun je daar niet alleen terecht voor de hogesnel-heidstreinen, maar ook voor andere sneltreinen naar het buitenland. Opdeze site vind je ook een reisplanner voor internationale treinen.

Voor kaartjes zonder zitplaatsreservering naar de populairste bestemmin-gen in België en Duitsland kan jij (of je manager) ook terecht bij dekaartjesautomaat met aanraakscherm op het station. Om zeker te zijn vaneen plaats kun je maar beter de kaartjes via de website bestellen.

Linkspassagierstrein naar Londen; dienstregeling en treinkaart-jes

www.eurostar.com

autotrein naar Londen; dienstregeling en treinkaartjeswww.eurotunnel.cominternationale treinreisplanner; internationale treinkaart-jes bestellen (ook voor Eurostar en gewone sneltreinen)

www.nshispeed.nl

3.3 Vliegtuig

BinnenlandHoewel het niet gebruikelijk is om binnen Nederland het vliegtuig te nemen, ishet wel mogelijk. Tot voor kort bestonden er lijndiensten binnen Nederland,waarvan de Cityhopper van KLM de bekendste was. Deze diensten zijn echteropgeheven. De enige manier om nu binnen Nederland te vliegen is zelf eenvliegtuig huren. Voor een enkele manager is dit doorgaans onbetaalbaar, maarer zijn situaties waarin dit zeker kosteneffectief is:– er gaan meerdere mensen mee op de vlucht;– er wordt tijdens de vlucht (voorbereidend) vergaderd;– tijdsbesparing is een doorslaggevende factor.

Verderop wordt ingegaan op het huren van een privévliegtuig.

26






BuitenlandOok naar het buitenland kan een privéjet gehuurd worden. Zoals gezegd komtdit later aan de orde. Eerst komen lijnvluchten aan bod.

Je kunt op basis van diverse criteria kiezen voor een bepaalde luchtvaartmaat-schappij.– De alliantie. Luchtvaartmaatschappijen gaan verbanden met elkaar aan. Zo

bestaat de Star Alliance uit 21 leden, waaronder Singapore Airlines, Air NewZealand en Lufthansa. Deze maatschappijen doen aan code sharing. Stel datje bij Singapore Airlines een vlucht naar Auckland boekt. Je manager vliegtdan met Singapore Airlines van Amsterdam naar Singapore en met Air NewZealand van Singapore naar Auckland. Je hoeft daarvoor niet twee verschil-lende tickets te boeken. Tenzij je manager vanuit Singapore per se metQantas wil vliegen, want die maatschappij maakt deel uit van een anderealliantie.

Daarnaast ondersteunen de maatschappijen in een alliantie elkaars fre-quent flyers programma’s. Wie op verschillende tijdstippen heeft gevlogenmet Singapore Airlines, Air New Zealand en Lufthansa, kan al die gevlogenkilometers laten meetellen voor het frequent flyer programma van één vande maatschappijen. Dit is voor veel mensen een reden om met een maat-schappij uit een bepaalde alliantie te vliegen.

– De bestemming. Niet alle maatschappijen vliegen op Ouagadougou (in Bur-kina Fasso, West-Afrika). Als je manager daar moet wezen is de keuze beperkttot Royal Air Maroc en Air France/KLM.

– De veiligheid. Voor sommige mensen is het zeer belangrijk of de luchtvaart-maatschappij bekend staat als veilig. De echt onveilige maatschappijen mogenniet eens meer landen in de Europese Unie. Daarnaast kunnen maatschap-pijen echter redelijk veilig tot heel veilig zijn.

– Incheckmogelijkheden. Bij sommige maatschappijen, zoals Singapore Airlines,kan je manager thuis online inchecken, het stoelnummer kiezen en deboarding pass uitprinten. Dan hoeft op het vliegveld alleen nog maar debagage afgegeven te worden. Voor andere maatschappijen, zoals KLM enBritish Airways, kan op het vliegveld bij een incheckautomaat ingechecktworden. Dit alles scheelt tijd en moeite. Voor meer informatie: ziewww.schiphol.nl.

– Het comfort, met name de beenruimte. Hoewel maatschappijen vaak metdezelfde typen vliegtuigen vliegen kunnen zij die geheel naar eigen wensinrichten. Zo kan maatschappij A in hetzelfde type toestel 30 rijen stoelenneerzetten en maatschappij B 28 rijen. In dit laatste toestel hebben de pas-

27






sagiers dus meer beenruimte. Op onder andere www.airlinequality.comstaat per maatschappij aangegeven hoeveel beenruimte die biedt.

– De verzorging, met name het eten. Sommige maatschappijen serveren redelijketen dat de honger stilt. Andere serveren prima maaltijden die de passagiereen gevoel van luxe geven. De meeste maatschappijen kunnen aan de meestvoorkomende dieetwensen voldoen (vegetarisch, halal, koosjer enzovoort).Als je manager bijzondere wensen heeft loont het om na te gaan welkemaatschappijen daaraan kunnen voldoen.

– De prijs. In het afgelopen decennium zijn de prijsvechters sterk opgekomen.De bekendste zijn Ryanair, easyJet en transavia.com. Deze maatschappijenkennen maar één klasse, te weten: Economy. Zij hebben alle extra’s de deuruit gedaan: geen gratis maaltijden, drankjes of kranten. Voor alles moet be-taald worden. Uit oogpunt van kostenbesparing kunnen vluchten alleen viade eigen website van de maatschappij geboekt worden.

– Het vliegveld waarop gevlogen wordt. De grotere maatschappijen vliegen naarLondon Heathrow, maar easyJet vliegt naar Luton (bij Londen) omdat daarde landingsrechten lager zijn. In sommige gevallen kan dat voor je managerbeter uitkomen, als dat dichter in de buurt van de relatie ligt. Dat geldt ookvoor de andere prijsvechters.

Linksalliantie; informatie over deelnemende luchtvaartmaat-schappijen

www.staralliance.com

alliantie; informatie over deelnemende luchtvaartmaat-schappijen

www.skyteam.com

alliantie; informatie over deelnemende luchtvaartmaat-schappijen

www.oneworld.com

beknopte informatie over genoemde alliantieswww.nl.wikipedia.orginformatie over Self-service check-in klik op Op Schip-hol → Check-in & controles

www.schiphol.nl

informatie over de kwaliteit van luchtvaartmaatschap-pijen

www.airlinequality.com

informatie over crashes en slachtoffers, per maatschap-pij

www.airsafe.com

KlasseEr zijn in een vliegtuig diverse klassen beschikbaar. Luchtvaartmaatschappijenmaken onderscheid in First Class, Business Class, Comfort Class en EconomyClass (de laatste wordt in Amerika ook wel coach genoemd). Niet alle maatschap-

28






pijen hebben nog First Class. Dit is de duurste klasse en alleen geschikt voormensen die echt niet op hun uitgaven hoeven te letten. Business Class zit quacomfort en service tussen First Class en Economy in. In First Class en (bij enkelemaatschappijen) Business Class kunnen de stoelen uitgeklapt worden tot eenbed voor een goede nachtrust. Als er direct na de vlucht vergaderd moet wordenkan dat de uitgave voor een duurdere klasse rechtvaardigen. Maar vanwege hetgrote prijsverschil vliegen veel zakenmensen in Economy, zeker op kleinerestukken. Als compromis hebben sommige maatschappijen de Comfort Classingevoerd. Deze biedt het comfort van de Business Class, maar de verzorging(maaltijden) van de Economy Class.

Economy is onderverdeeld in diverse prijsklassen, aangegeven met een letter(bijvoorbeeld N, H, L). Die hebben te maken met de condities. Neemt men degoedkoopste prijsklasse, dan kan men na betaling niets meer wijzigen, zoals dagof tijd waarop gevlogen wordt. Ook kan het ticket niet geannuleerd worden. Bijeen iets duurdere prijsklasse kan men, tegen betaling, wel wijzigingen aanbren-gen. Bij annulering krijgt men een deel van de aankoopprijs terug. En bij eennog iets duurdere prijsklasse zijn de voorwaarden nog wat gunstiger.

Er is van elke prijsklasse in Economy maar een beperkt aantal stoelen beschik-baar. Hoe eerder je boekt, hoe meer keus je dus hebt qua prijsklasse. Overigenszegt de betaalde prijs niets over de plek waar men zit in Economy. Die wordt bijhet inchecken vastgelegd.

Als je manager beschikt over frequent flyer miles kunnen die gebruikt worden vooreen gratis upgrade naar een hogere klasse. Vooral in Amerika is het daarnaastmogelijk om, bij voldoende beschikbaarheid, te betalen voor een upgrade.

Om voor je manager een vlucht te boeken, heb je de volgende gegevens nodig:– bestemming;– vertrekdatum en retourdatum (zit daar enige rek in?);– gewenste vertrektijd;– gewenste aankomsttijd;– klasse waarin gereisd mag worden;– paspoortgegevens: paspoortnummer, plaats en datum van uitgifte, volledige

naam zoals vermeld in het paspoort.

Online boekenJe kunt rechtstreeks bij de luchtvaartmaatschappij boeken of via een website alswww.vliegtickets.nl, dat van diverse maatschappijen de prijzen geeft. Boeken bij

29






de maatschappij zelf levert geen voordeel op. Het is niet zo dat je korting krijgtomdat je geen provisie hoeft te betalen. Het is juist andersom: vaak vallen deprijzen via een vergelijkingssite lager uit. Bovendien krijg je op zo’n site de prijzenen vluchttijden van diverse maatschappijen naast elkaar te zien, zodat je beterkunt kiezen.

Veel van deze sites hebben nu ook een afdeling voor zakenreizen. Daarmeeheb je extra mogelijkheden, zoals het in optie zetten van een vlucht (altijd mogelijkvia een reisbureau, maar niet bij gewone online boekingen), maken van groeps-boekingen waarbij niet meteen de namen van de deelnemers vastgelegd hoevente worden, (laten) zoeken welke data beschikbaar zijn (doorgaans niet mogelijkbij gewone online boekingen, daar moet je een exacte datum ingeven).

Als je manager met een prijsvechter vliegt, kun je de reis alleen via hun eigenwebsite boeken.

Linksvergelijken van prijzen en vluchttijden; tickets boeken,tevens hotel en huurauto boeken; aparte afdeling voorzakenreizen

www.vliegtickets.nl

vergelijken van prijzen en vluchttijden; tickets boeken,tevens hotel en huurauto boeken; aparte afdeling voorzakenreizen

www.cheaptickets.nl

vergelijken van prijzen en vluchttijden; tickets boeken,tevens hotel en huurauto boeken

www.worldticketcenter.nl

prijsvechter; boeken van vluchten, huurauto en hotelwww.easyjet.comprijsvechter; boeken van vluchten, huurauto en hotelwww.transavia.comprijsvechter; boeken van vluchten, huurauto en hotelwww.ryanair.com

Let op

Voor aankopen via internet geldt een afkoelingsperiode. Je kunt dan binnen een wettelijk

vastgestelde tijd nog afzien van de koop. Dit geldt echter niet voor reizen (incl. vluchten)

die via internet geboekt zijn. Let er dus goed op dat alle gegevens kloppen, want je kunt

naderhand niets meer veranderen (tenzij het type ticket dat toestaat).

Bij reisbureau boekenHet is mogelijk om alleen de vlucht bij een reisbureau te boeken. Dat is een optieals je er niet uitkomt met de beschikbare data. De reisbureaus hebben via huneigen systeem veel sneller inzicht in de beschikbare data. En ook komt het voor

30






dat zij een betere prijs kunnen bieden dan de vergelijkingswebsites. De meestereisbureaus maken deel uit van een keten. Die ketens kunnen weer kortingenbedingen of hebben beter inzicht in speciale acties van luchtvaartmaatschappijen.

TicketTegenwoordig wordt (bijna) uitsluitend gewerkt met elektronische tickets. Zo’nticket houdt in dat je een boekingsnummer doorkrijgt. Je manager hoeft bij hetinchecken alleen maar dat nummer te noemen en het paspoort te tonen. Somskan, tegen betaling, toch een papieren ticket verstrekt worden, maar waarom zouje dat willen? Papieren tickets kunnen kwijtraken. Een boekingsnummer kun jeop diverse plekken opslaan en opschrijven. Bij de terugvlucht hoeft vaak alleenmaar het paspoort getoond te worden, omdat dat in de computer al gekoppeldis aan het e-ticket.

Het is wel aan te raden om de e-mail met het e-ticketnummer uit te draaien,zodat je manager het op verzoek aan de douane en de immigratiedienst kan tonen.

IncheckenDe meest vertrouwde manier is inchecken bij de incheckbalies. Verschillendevliegvelden houden daarbij verschillende inchecktijden aan. Zo kan je managerop Schiphol twee uur van tevoren inchecken voor een Europese vlucht, en drieuur van tevoren voor een vlucht buiten Europa. In Auckland (Nieuw-Zeeland)kun je echter al vier uur van tevoren inchecken voor een internationale vlucht.

Wie Business Class of First Class vliegt hoeft niet in de rij te staan. Deze rei-zigers krijgen voorrang of hebben een eigen incheckbalie.

Op monitors, die over de hele vertrekhal hangen, staat aangegeven bij welkebalies je manager kan inchecken. Dit gaat namelijk op luchtvaartmaatschappijen vluchtnummer.

Bij veel maatschappijen is het mogelijk om online in te checken of via een vande Self-service check-in automaten op de luchthaven. In het laatste geval moetje manager zich identificeren door het paspoort, de creditcard of frequent flyer-cardin de lezer van de automaat te steken. Vervolgens kiest je manager de zitplaats.Daarna print het apparaat de boarding pass. Je manager kan de bagage vervolgensafleveren bij het Drop-off Point. Een kleine trolley kan eventueel als handbagagemeegenomen worden. Er zijn echter regels voor afmeting en gewicht waaraanhandbagage moet voldoen; deze verschillen per maatschappij. Zo mag handba-gage bij Transavia maximaal vijf kg wegen, maar bij de KLM maximaal twaalfkg. Het gewicht van een laptop (in aparte laptoptas meegedragen) hoef je daarniet bij op te tellen.

31






Ook voor de bagage die in het ruim gaat verschillen de regels. Zo mag iemanddie Business Class vliegt een hoger gewicht meenemen dan iemand in Economy.Maar ook een frequent flyer kan extra kilo’s toegewezen krijgen. Dit alles verschiltper maatschappij.

Bij online inchecken verschilt het per maatschappij hoe ver van tevoren dit kan.Je manager voert dan het e-ticketnummer en paspoortgegevens in, kiest een stoelen print de boarding pass uit.

De mogelijkheden van online inchecken veranderen telkens. Zo is het bijsommige luchthavens niet mogelijk om zelf van tevoren de boarding pass af tedrukken. Bij Singapore Airlines kan men, als men vanaf Amsterdam vliegt, on-line inchecken. Maar bij Malaysia Airlines kan men alleen online inchecken alsmen vanaf de thuishaven Kuala Lumpur vliegt. Ga dit dus goed na.

Let erop dat je manager voor een vlucht naar de Verenigde Staten of Israël ruimvan tevoren moet inchecken, uiterlijk 1,5 tot 2 uur van tevoren. Dit in verbandmet de veiligheidsmaatregelen.

BagageHet is belangrijk dat je manager goed in het oog houdt dat de kritieke inchecktijdniet zozeer de instaptijd is, als wel het tijdstip waarop het ruim van het vliegtuigsluit. Wie wil inchecken en bagage heeft die het ruim in moet, wordt geweigerdals het ruim al gesloten is. Het is heel goed mogelijk dat op dat moment de pas-sagiers nog in de wachtruimte zijn. Dit is een reden om zoveel mogelijk te pro-beren de bagage als handbagage mee te nemen. Of er ruim op tijd te zijn.

Globaal genomen kan men op Schiphol tot 40 minuten voor vertrek incheckenvoor Europese vluchten en tot 60 minuten voor vertrek voor intercontinentalevluchten. Maar voor sommige landen (zoals de Verenigde Staten en Israël) dientmen, zoals gezegd, eerder in te checken.

Veiligheidsregels bagageDoor terroristische dreigingen worden de veiligheidsregels telkens aangepast.Wij geven hier de huidige regels weer, maar die kunnen elk moment veranderen.Controleer dus altijd de regels voor bagage op www.schiphol.nl.

In het douanegebied (het gebied achter de paspoortcontrole) en het vliegtuigmogen alleen kleine flesjes of tubes met vloeistof of gel meegenomen worden(dit geldt ook voor drankjes, tandpasta, lotion en de inhoud van spuitbussen).De maximum inhoud is 100 ml. Die flesjes moeten passen in een doorzichtigeplastic hersluitbare zak van maximaal één liter. Per persoon mag men maar één

32






zo’n zakje meenemen. Er is een uitzondering voor vloeibare medicijnen, baby-voeding en dieetvoeding; daarvan mag men net zoveel meenemen in de handba-gage als men tijdens de reis (= vlucht én verblijf) nodig heeft. Wel moet men eendoktersrecept voor de medicijnen kunnen tonen. Als men naar een land met eenander alfabet gaat (bijvoorbeeld China, Saoedi-Arabië) moet dat recept ook vertaaldworden.

Vloeistoffen en gels die niet aan deze regels voldoen moeten met de overigebagage in het ruim vervoerd worden.

Voor de vloeistoffen (bijvoorbeeld alcohol) en gels die in het taxfree winkelgebiedgekocht zijn gelden andere regels. De koffer is dan immers al in het ruim ver-dwenen. Deze aankopen worden door de winkel verpakt en verzegeld. Het zegelmag pas op de eindbestemming verbroken worden.

Afgezien hiervan, mogen ook de volgende materialen niet meegenomen wordenin de handbagage (maar wel in de koffer; in sommige gevallen is daarvoor eenvergunning nodig):– speelgoed en andere goederen (bijvoorbeeld aanstekers) in de vorm van een

vuurwapen;– harpoenen en harpoengeweren;– kruisbogen;– schok- of schrikapparaten (bijvoorbeeld prikstokken voor vee, tasers);– bijlen, messen;– gereedschap dat als steek- of snijwapen gebruikt kan worden (bijvoorbeeld

stanleymessen, schroevendraaiers, zaagbladen);– ijspriemen;– klimijzers;– ski- en wandel/hikingstokken;– cricket bats;– golfclubs;– hengels;– skateboards;– alcoholische dranken met meer dan 70% alcohol;– terpentijn en verfverdunner.

Daarnaast zijn er regels voor wat ook niet in het ruim vervoerd mag worden.Hieronder vallen onder meer:– bijtende zuren, waaronder kwik, voertuigaccu’s;– gassen, waaronder propaan, butaan;

33






– ontvlambare vloeistoffen, waaronder benzine, methanol;– ontvlambare vaste stoffen, waaronder magnesium, aanmaakblokjes, vuur-

werk;– radioactief materiaal;– giftige stoffen, waaronder rattenkruit, besmet bloed.

De lijst is nog langer, maar voor de meeste mensen is wel duidelijk wat voorsoort materialen een maatschappij niet aan boord wil hebben. Voor een volledigoverzicht: kijk op www.schiphol.nl.

Als jij of je manager twijfelt of iets mag worden meegenomen, kun je telefonischinlichtingen inwinnen:– 0900-0141 over het meenemen van bepaalde goederen;– 088-489 00 00 (Inspectie Verkeer en Waterstaat) over het meenemen van

bepaalde (chemische/ontvlambare) stoffen.

Linkinformatie over regels voor bagagewww.schiphol.nlklik op Op Schiphol → Bagage & handbagage

Bestemmingen in de VSVoor reizen naar de Verenigde Staten gelden nog bijkomende voorwaarden.– Nederlandse reizigers moeten een elektronische reistoestemming hebben.

Deze kan worden aangevraagd op de website van ESTA (Electronic Systemfor Travel Authorization). Uiteraard doe je dit zo vroeg mogelijk. De uiterstedeadline is 72 uur voor vertrek. De goedkeuring is twee jaar geldig of tot deverloopdatum van het paspoort.

– Alle reizigers moeten in het bezit zijn van een optisch leesbaar paspoort. Gadus na of je manager zo’n paspoort heeft.

– Als je manager de reis combineert met een gezinsuitje: baby’s en kinderendie meereizen moeten elk hun eigen paspoort hebben. Een bijschrijving ophet paspoort van hun ouders is niet meer genoeg.

– Bij het inchecken moet de volgende informatie opgegeven worden:• het land van domicilie;• het land van uitgifte van het paspoort;• de vervaldatum van het paspoort;• het (eerste) verblijfadres in de VS (huisnummer, straatnaam, plaats, staat,

postcode).

34






Deze aanvullende informatie moet bij het inchecken opgegeven worden, waardoorde wachttijd langer wordt. Een reden temeer om te bekijken of je manager onlinekan inchecken, want dan kunnen die gegevens thuis opgegeven worden.

Linksaanvragen van reistoestemming naar VShttps://esta.cbp.dhs.govinformatie over reizen naar de VSwww.schiphol.nlklik op Op Schiphol → Check-in & controles → Reizennaar de VS

Reconfirmeren (herbevestigen)Bij sommige maatschappijen moet men 24 tot 48 uur van tevoren de retourvluchtbevestigen. Controleer of dat bij de gekozen maatschappij ook het geval is. Geefje manager het telefoonnummer mee waarnaar gebeld moet worden om te recon-firmeren.

LuchthavenbelastingOp sommige luchthavens moeten reizigers een bedrag betalen voordat ze kunnenvertrekken. Dit wordt wel airport tax of exit tax genoemd. Vaak is dit bedrag alin het ticket opgenomen, maar regelmatig moet dit bedrag ter plekke voldaanworden. Dit kan vaak met creditcard, maar soms alleen contant. Ga na hoe ditzit op de bestemming van je manager en breng hem of haar daarvan op dehoogte.

PriviumAls je manager regelmatig vliegt kan het zin hebben om hem of haar aan temelden bij Privium, het serviceprogramma van Schiphol. Wie lid is van Privium,geniet de volgende voordelen:– vooraan parkeren op de parkeerterreinen P1, P2 en P3;– met voorrang inchecken bij deelnemende luchtvaartmaatschappijen;– snelle grenspassage met de irisscan (niet meer langs de douane);– toegang tot de ClubLounge van Privium;– Airport Assistent Service (Schiphol vraagbaak);– korting bij Seal & Go (sealen van koffer), Check me in (automatische online

check-in service) en Amatus (mobiel bellen).

Het lidmaatschap kost rond de € 160 per jaar. Wil je manager alleen gebruikmaken van de irisscan, dan kost dat rond de € 110 per jaar.

35






Tijdig incheckenDe luchtvaartmaatschappijen maken er een gewoonte van om meer mensen opeen vlucht te boeken dan er stoelen zijn. Ervaring heeft ze immers geleerd dater altijd een percentage is dat niet komt opdagen. Maar je manager zal nu maarnet op een vlucht geboekt zijn waarvoor zich meer mensen melden dan verwacht.Dan moeten er mensen omgeboekt worden naar een andere vlucht. Om tevoorkomen dat dit ook je manager overkomt, kan die maar beter ruim op tijdaan de incheckbalie staan. (Als je manager thuis online ingecheckt heeft is ernatuurlijk niets aan de hand. Maar wel moet de bagage op tijd afgegeven worden.)

Vertraging, overboeking of annulering door de luchtvaartmaatschappijHelaas gaat het niet altijd van een leien dakje bij een vlucht. Er kunnen zichvertragingen voordoen en er kunnen zelfs vluchten geannuleerd worden.Luchtvaartmaatschappijen geven daarvoor bij voorkeur redenen die buiten hunschuld liggen, zoals stakingen en noodweer. Ze zullen zelden toegeven dat hetvliegtuig voor reparatie aan de grond moet blijven. Er zijn namelijk internationaleregels die voorschrijven dat reizigers een financiële vergoeding moeten krijgenvoor het ongemak en de eventuele schade. Weinig reizigers weten van deze regelsen de maatschappijen willen dat graag zo houden. Daarom staan die hieronderin het kort.– Bij overboeking kan een passagier vrijwillig of onvrijwillig afstand doen van

zijn of haar stoel. In het eerste geval komen de maatschappij en passagiersamen een tegemoetkoming overeen (bijvoorbeeld vervangende vlucht metupgrade naar hogere klasse, voucher voor extra reis). In het tweede gevalmoet de maatschappij alternatief vervoer aanbieden of het ticket terugbetalen,plus een financiële vergoeding geven.

– Bij vertraging dient de maatschappij de reizigers te verzorgen, bijvoorbeelddoor het aanbieden van maaltijden, drankjes en eventueel een hotelkamer.Ook kunnen reizigers zelfgemaakte kosten voor maaltijden terugclaimen.

– Bij langdurige vertraging (meer dan 24 uur) hebben de reizigers daarnaastrecht op financiële vergoeding.

– Bij annulering moet de maatschappij alternatief vervoer aanbieden of hetticket terugbetalen. Als er buitengewone omstandigheden zijn, zoals stakin-gen, politieke instabiliteit, oorlog of epidemie, hoeft de maatschappij verdergeen financiële vergoeding te geven. Als die omstandigheden er niet zijn,moet de maatschappij de passagiers een vergoeding geven die gerelateerdis aan de afstand die gevlogen zou worden.

36






Weigert de maatschappij zich te houden aan bovenstaande regels, dan kan jemanager een officiële klacht indienen bij de maatschappij. Als deze klacht nietnaar wens afgehandeld wordt, kan dit gemeld worden bij de Inspectie voor Verkeeren Waterstaat. Of je manager kan dit alles overlaten aan www.ticketclaim.nl ofwww.euclaim.nl. Zij regelen de claim (en eventueel klacht) bij de maatschappijtegen een provisie van 25% respectievelijk 27%. Daarentegen brengen ze nietsin rekening als de claim niet gehonoreerd wordt.

Per 1 juli 2009 is overigens de Geschillencommissie luchtvaart ingesteld. Hetis nog niet helemaal duidelijk hoe effectief die is.

De betreffende bedragen zijn als volgt.

Vertraagde aankomst bij vervangende vluchtAls een passagier, door overboeking of annulering, via een andere vlucht metvertraging op de bestemming aankomt, is de vergoeding als volgt:

125€vlucht van minder dan 1.500 kilometer en aankomst minder dan twee uur later dan de oorspronkelijkeaankomsttijd

250€vlucht van minder dan 1.500 kilometer en aankomst meer dan twee uur later dan de oorspronkelijkeaankomsttijd

200€vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer en aankomst minder dan drie uur later dan de oorspronkelijke aan-komsttijd

400€vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer en aankomst meer dan drie uur later dan de oorspronkelijke aankomst-tijd

300€vlucht van meer dan 3.500 kilometer en aankomst minder dan vier uur later dan de oorspronkelijke aan-komsttijd

600€vlucht van meer dan 3.500 kilometer en aankomst meer dan vier uur later dan de oorspronkelijke aan-komsttijd

Vlucht geannuleerdAls een vlucht geannuleerd wordt en de passagier krijgt geen vervangende vluchtaangeboden, dan krijgt de passagier de ticketprijs terug plus een compensatiebe-drag, dat als volgt bepaald wordt:

250€vlucht van minder dan 1.500 kilometer

400€vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer

600€vlucht van meer dan 3.500 kilometer

37






Vlucht vertraagdAls de vlucht meer dan 24 uur vertraagd is heeft een passagier recht op de vol-gende vergoeding:

250€vlucht van minder dan 1.500 kilometer

400€vlucht van 1.500 tot 3.500 kilometer

600€vlucht van meer dan 3.500 kilometer

Linksbemiddeling bij het claimen van compensatie bij ernsti-ge vertraging, omboeking en annulering; no cure nopay; provisie bij geslaagde claim 25%

www.ticketclaim.nl

bemiddeling bij het claimen van compensatie bij ernsti-ge vertraging, omboeking en annulering; no cure nopay; provisie bij geslaagde claim 27%

www.euclaim.nl

voor informatie over geschillen met luchtvaartmaat-schappijen

www.geschillencommis-sieluchtvaart.nl

klacht melden over afhandeling [email protected]

Privéjet hurenNa alle mogelijke kommer en kwel van het reizen per lijnvlucht gelezen te hebben,vraag je je misschien af of dit niet anders kan. Was er ook niet melding gemaaktvan reizen per privévliegtuig? Inderdaad is het ook mogelijk om als bedrijf eenvliegtuig te huren.

De voordelen liggen voor de hand, maar ze worden hier toch nog maar even ge-noemd:– Tijdsbesparing. Je manager hoeft niet twee tot drie uur van tevoren in te

checken. De vertrektijd wordt door je bedrijf bepaald, niet door de luchtvaart-maatschappij. De vlucht is rechtstreeks, zonder tussenstops. Er kan uit meervliegvelden gekozen worden waardoor de afstand tot vertrekpunt en bestem-ming korter is (bijvoorbeeld elf regionale vliegvelden in Nederland, tegenoverSchiphol voor grote lijnmaatschappijen). De bagage-afhandeling is sneller.

– Meer luxe. De vliegtuigen bieden meer beenruimte. Men kan maaltijden endrankjes net zo luxe maken als men zelf wil. De service van het cabineper-soneel is persoonlijker.

38






– Efficiëntie. Door de privacy is het mogelijk aan boord te vergaderen. Endoordat de vliegtijden gunstig zijn (je bedrijf bepaalt die immers) kan eenhotelovernachting uitgespaard worden.

– Goedkoper. Bij grotere groepen is het goedkoper om een eigen vliegtuig tehuren dan voor iedereen een lijnticket te kopen. Voorbeeld: vanaf zes mensenis een privévliegtuig goedkoper dan reizen in Business Class.

Er zijn diverse verhuurders op de markt die bij elkaar een grote verscheidenheidaan vliegtuigen bieden. Of je bedrijf nu met vijf of vijfhonderd mensen wil vliegen,het kan allemaal.

Linksbemiddelt tussen klant en verhuurderwww.jetrental.nlheeft eigen vloot; biedt ook plaatsen aan op lege retour-vluchten (empty legs)

www.firstclassaviation.nl

heeft eigen vlootwww.netjets.comheeft eigen vlootwww.aerodynamics.nlheeft eigen vlootwww.globalaviation.nlheeft eigen vlootwww.airbusiness.nlheeft eigen vlootwww.solid-airline.nl

3.4 Lounges

Niemand vindt het prettig om lang te moeten wachten tot de trein of het vliegtuigvertrekt. Een vakantieganger kan zich dan nog bezighouden met winkelen ofeen tijdschrift lezen. Een zakelijke reiziger wil die tijd echter nuttiger besteden,bijvoorbeeld door nog wat te werken op de laptop of telefoontjes te plegen. Endat natuurlijk in een rustige omgeving. Voor die reiziger zijn er de lounges. Allebelangrijke luchthavens hebben een of meer lounges beschikbaar, alsmedesommige treinstations.

TreinstationsIn Nederland zijn er Hispeed Lounges in Amsterdam, Rotterdam, Breda enSchiphol. Men kan er ontspannen, een gratis drankje nemen, of rustig werken.Er is draadloos internet beschikbaar. Ook is er een pc met internet (niet gratis).Wie op de hoogte wil blijven van het laatste nieuws, kan aan de leestafel (interna-tionale) kranten en tijdschriften inzien.

Voor toegang tot de lounges heeft men het volgende nodig:

39






– een NS-Business Card, met geldig kaartje; of– een eerste klas internationaal kaartje; of– een eerste klas NS-abonnement of OV-jaarkaart; of– een loyaliteitskaart van een Railteam-partner. Deze partners zijn DB Bahn,

QBB, TGV, Eurostar, Hispeed, Thalys en SBB.

Houders van een van deze kaarten kunnen een introducé(e) meenemen. Dit isgratis of tegen betaling (€ 12,50 per twee uur), afhankelijk van het type kaart.

In Amsterdam, Rotterdam en Schiphol kan men daarnaast ook vergaderruimtehuren.

Utrecht Centraal biedt momenteel een Hispeed Corner. Deze wordt een Hi-speed Lounge na de verbouwing van het treinstation.

Buiten Nederland zijn er lounges op de treinstations van onder andere Brussel-Zuid/Midi, Berlijn, Düsseldorf, Frankfurt, Keulen, Londen, Parijs (vier stations),Lyon, Innsbruck, Salzburg, Wenen enzovoort. Hier kan men terecht met de NS-Business Card.

Linklocaties en toegangsvoorwaarden Hispeed loungeswww.nshispeed.nlklik op Zakelijk → NS Hispeed Lounge

LuchthavensOp internationale luchthavens hebben de grote luchtvaartmaatschappijen elkhun eigen lounge. Wie First Class of Business Class vliegt en/of een frequentflyer kaart heeft met voldoende gevlogen kilometers, heeft gratis toegang tot delounge van zijn of haar luchtvaartmaatschappij of een andere maatschappij uitdezelfde alliantie. Hier kan de zakenreiziger tot rust komen, werken, iets etenof drinken, tv-kijken en internetten. Ook zijn er douches. Alle voorzieningenzijn gratis.

Er zijn echter ook lounges die niet van een luchtvaartmaatschappij zijn. Daartoekan men op verschillende manieren toegang krijgen.– Men kan tegen betaling een lounge-abonnement nemen. Daarmee heeft

men toegang tot diverse lounges over de hele wereld. Priority Pass is dekaart die toegang geeft tot de meeste lounges. Met het duurste abonnement(circa € 400 per jaar) heeft men zonder bijkomende kosten toegang tot meerdan 600 lounges. Als men het goedkoopste abonnement neemt (circa € 100

40






per jaar) betaalt men per bezoek circa € 25. De kaarthouder kan, tegen beta-ling, één introducé(e) meenemen. Het bezoek hoeft niet van tevoren aange-meld worden.

– Daarnaast is het mogelijk om zonder abonnement lounges te boeken. Ditkan onder andere bij Lounge Pass. Men moet bij boeking het vluchtnummeropgeven en kan voor maximaal negen personen boeken. De kosten bedragencirca € 20 per persoon per drie uur.

– Dan zijn er de lounges die voor iedereen toegankelijk zijn, zonder abonne-ment of aanmelding vooraf. Hiertoe behoren de Plaza Premium Lounges,in onder andere Singapore, Hong Kong, Peking, Kuala Lumpur en Toronto.Voor circa € 15 kan men daar vijf uur verblijven, drankjes en lichte snacksgebruiken, douchen, internetten enzovoort.

Linkstoegang tot circa 600 vliegveldlounges; abonnementwww.prioritypass-nl.comtoegang tot circa 130 vliegveldlounges, max. verblijfdrie uur; los boeken

www.loungepass.com

toegang tot 9 vliegveldlounges, zonder abonnementof boeking

www.plaza-ppl.com

41






42






4 Regelen van het hotel


De reis is geregeld. Nu nog het onderkomen. Het is gebruikelijk om de te bezoe-ken relatie te vragen dit te doen. Deze weet beter de weg in zijn omgeving enheeft mogelijk prijsafspraken gemaakt met bepaalde hotels of ketens. Het latenregelen van het hotel heeft de volgende voordelen: de relatie weet waar je managerverblijft, hij zal daardoor sneller geneigd zijn ook vervoer van en naar hem toete regelen en het hotel zal gunstig liggen ten opzichte van de locatie van de relatie.Er kunnen echter redenen zijn waarom je manager aan jou vraagt om het hotelte regelen. En ook komt het navolgende van pas als jou gevraagd wordt om vooreen bezoekende relatie een hotel te reserveren.

Er zijn veel mogelijkheden om een hotel te boeken. Maar ga eerst even na welkewensen je manager heeft. Op basis daarvan kun jij makkelijker een keuze makenvoor een bepaald hotel. Echter, als je bedrijf prijsafspraken heeft met een bepaaldehotelketen (corporate rates), dan kies je daaruit het hotel.

Mogelijke wensen van je manager kunnen de volgende onderdelen betreffen.

Type hotel– onderdeel van een bepaalde keten;– zelfstandig hotel;– klein hotel;– groot hotel.

43





Ligging hotel– in/bij het centrum (CBD = Central Business District);– in/bij het uitgaansgebied;– in rustige buurt;– vlakbij de zakenrelatie;– makkelijk bereikbaar per auto, openbaar vervoer.

Faciliteiten– pendeldienst van en naar vliegveld;– vergaderzalen;– ontspanningsmogelijkheden;– restaurant(s) en de kwaliteit daarvan;– rookvrije kamers;– draadloos internet;– roomservice;– nachtportier.

Prijsklasse hotel– ga niet alleen af op het aantal sterren van het hotel. Een driesterrenhotel in

Moskou kost net zoveel als een vijfsterrenhotel elders. Vraag hoeveel eenkamer met ontbijt mag kosten per nacht.

Verschillende wensen mannelijke en vrouwelijke zakenreizigersOnderzoek heeft uitgewezen dat er verschillen bestaan in de manier waaropmannen en vrouwen tegen een zakenreis aankijken. Mannen neigen er meernaar om snel de zaken af te handelen en weer huiswaarts te keren, vrouwenwillen graag wat meer genieten van hun verblijf, pikken een cultureel bezoekmee en nemen misschien een vakantiedag op voor een langer verblijf. Mannenlaten de keus van de reis en het hotel vaak afhangen van loyalty programs, waarbijupgrades te verdienen zijn. Vrouwen daarentegen laten vaak comfort, veiligheiden maatschappelijke betrokkenheid van de hotelketen de doorslag geven.

De specifieke wensen van vrouwen, op een rijtje gezet, komen neer op:– persoonlijker benadering en minder neerbuigende behandeling in het hotel;– betere veiligheid in het hotel (meer verlichting in lounge en gangen, zichtbaar

nachtpersoneel);– betere bedden;– meer spiegels, vergrotende spiegel in de badkamer;– gezondere maaltijden;

44






– maatschappelijke betrokkenheid van de hotelketen: welke organisaties steuntdie?

– milieubewustzijn van de hotelketen: hoe wordt omgegaan met waterbespa-ring?

Sommige hotels hebben de zakenvrouw ontdekt en hebben hun service aangepast.Zo stellen zij bijvoorbeeld make-up en designkleding beschikbaar aan zakenvrou-wen die onverwacht voor een diner zijn uitgenodigd.

4.1 Reservering maken

Je kunt rechtstreeks bij het hotel reserveren, maar let dan goed op. Hotels makengebruik van rack rates, dat zijn hun officiële prijzen, die bij de receptie vermeldzijn. Bijna niemand betaalt echter die prijzen. Hotels geven korting als je viahun website reserveert, via een reisbureau of via een andere website. Die anderewebsites lopen sterk uiteen naar doelgroep en prijsstelling:– Sites die vluchten verkopen en daarnaast ook hotels en huurauto’s aanbieden.– Sites die van diverse hotels de beschikbaarheid en prijs opgeven (bijvoorbeeld

www.reserveringen.net).– www.tripadvisor.com dat de gegevens van diverse sites combineert en verge-

lijkt. Daarnaast geven gebruikers hier hun mening over de hotels, zodat jeop basis daarvan een keuze kunt maken.

– Kortingssites, waar hotels kamers aanbieden die ze op korte termijn overhebben (bijvoorbeeld www.laterooms.com). Overigens kun je er ook op watlangere termijn boeken. Helaas bieden hotels op deze sites ook kamers aantegen dezelfde prijs als op hun eigen website. De kortingen zijn dus nietaltijd echt.

Linkshotel zoeken; hotelbeoordeling op schaal 1-10; boekenwww.booking.comhotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; hotel-beoordeling op schaal 1-10; boeken

www.reserveringen.net

hotelbeoordeling op schaal 1-5; meningen van gebruikerslezen; boeken; laagste-prijsgarantie

www.expedia.com

45

regelen van het hote l





hotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; verge-lijkt prijzen van diverse sites; hotelbeoordeling op schaal1-5; meningen van gebruikers lezen; boeken

www.tripadvisor.com

kortingen voor restanten hotelkamers op korte termijn;ook langere termijn boeking mogelijk; boeken

www.laterooms.com

hotelbeoordeling op schaal 1-10; meningen van gebrui-kers lezen; links naar diverse boekingssites voor het ge-kozen hotel

www.zoover.nl

4.2 Stopover-pakketten

Een aantal luchtvaartmaatschappijen biedt een goede deal aan als passagiers eenstopover maken in hun thuishaven. Die aanbieding bevat altijd een hotel tegeneen gereduceerde prijs; daarnaast worden vaak ook excursies aangeboden, gratisof met korting. Het stopover-pakket van Singapore Airlines ziet er bijvoorbeeldals volgt uit:– korting op overnachting in drie-, vier- of vijfsterrenhotel;– 50% korting op maaltijden in het hotel;– transfer van vliegveld naar hotel en vice versa;– gratis ritten op de SIA Hop-on Bus;– gratis toegang tot zeven attracties, waaronder Jurong Bird Park, Sentosa Is-

land Resort, Singapore River Cruises en Singapore Zoo;– korting in winkels, restaurants, bij sightseeing tours en attracties;– gratis prepaid simkaart.

Als je manager toevallig in de thuishaven van een van deze luchtvaartmaatschap-pijen moet zijn is dit een goede optie. Hier staan enkele maatschappijen meteen stopover-pakket en hun thuishavens.

SingaporeSingapore AirlinesKuala LumpurMalaysian AirlinesHong KongCathay PacificDohaQatar AirwaysDubaiEmirates

46






4.3 Bijzondere hotels

Misschien wil je manager wel eens wat anders, of wil hij of zij een bijzonderelocatie om de zakenrelatie te ontmoeten. Dan kun je een hotel boeken met eenheel eigen karakter. Zo zijn er hotels die door beroemde designers zijn ingericht,die behoren tot het nationaal erfgoed of die een specifieke atmosfeer ademen.

Linksdoor designers ingerichte hotels over de hele wereldwww.designhotels.comlandelijke hotels in Nederland, Vlaanderen en Duits-land

www.erfgoedlogies.nl

bijzondere hotels in de Benelux, Frankrijk, Duitsland,Italië, Portugal en Spanje

www.hotelsdecharme.nl

4.4 Boeken, in- en uitchecktijd

Online boeken heeft diverse voordelen. Je kunt een hotel zoeken op basis vaningegeven criteria, zoals het aantal kamers, de aanwezigheid van een restaurant,fitnessruimte, ligging in of buiten het centrum enzovoort. Je kunt de gunstigsteprijs zoeken. Je kunt meteen de beschikbaarheid checken. En je kunt meteen dereservering vastleggen. Je hebt daarvoor wel een creditcard nodig. Soms moet jede kamer meteen betalen, maar vaker dient de creditcard alleen ter verificatie enhoeft je manager pas ter plekke te betalen.

Elk hotel heeft zo zijn eigen regels met betrekking tot inchecken uitchecktijd.Vaak kan men om 14.00 uur inchecken en moet men om 10.00 uur uitchecken.Kijk of die tijden overeenkomen met de wensen van je manager. Neem eventueelcontact op met het hotel om te overleggen over een afwijking van die tijden. Alshet hotel niet vol is kan vaak eerder ingecheckt en later uitgecheckt worden. Somswordt voor later uitchecken een bedrag in rekening gebracht. Bij de meeste hotels,zeker vier sterren en meer, kan men de bagage tijdelijk laten opslaan.

Als je manager later dan 18.00 uur arriveert, moet je dit meedelen aan het hotel.Anders denken ze dat hij of zij helemaal niet meer komt en geven ze de kameraan een ander. Soms is het voldoende om af te spreken dat ze de kamer vasthou-den tot bijvoorbeeld 22.00 uur, soms moet de kamer dan van tevoren betaaldworden. In het laatste geval weet je in ieder geval zeker dat de kamer beschikbaaris voor je manager.

47






Tip

Zakenhotels berekenen door de week hogere prijzen dan in het weekend. Bij toeristenho-

tels is dat juist andersom. Je kunt daar rekening mee houden als je naar de beste prijs-

kwaliteitverhouding zoekt.

48






49






5 Paspoort, visum, vaccinaties en

vergunningen


5.1 Paspoort of identiteitskaart

In Nederland (en veel andere landen) moet men zich altijd kunnen identificeren.Dat kan met een paspoort. Binnen de EU en een aantal andere Europese landenkan daarvoor ook de identiteitskaart gebruikt worden. Ook voor reizen naar dezelanden kan men de identiteitskaart gebruiken. Voor andere landen heeft menechter een geldig paspoort nodig (dat doorgaans nog drie of zes maanden geldigmoet zijn nadat men het land weer verlaten heeft). Het is maar het beste dat jemanager altijd een paspoort gebruikt, dan doen zich geen onaangename verras-singen voor aan de grens.

Mensen die veel reizen naar landen waarvoor een visum vereist is kunnen eenzakenpaspoort aanvragen. Men hoeft daarvoor overigens geen zakenreiziger tezijn, ook vakantiereizigers kunnen een zakenpaspoort aanvragen. Zo’n paspoortbevat meer bladzijden, voor alle benodigde visa.

Sommige landen weigeren nog wel eens de toegang aan iemand die uit een voorhen vijandig land komt. Wie een stempel van Israël in zijn paspoort heeft envervolgens Syrië in wil, zal geweigerd worden. Hetzelfde probleem speelde tussende VS en Cuba. Om dergelijke problemen te voorkomen, kan men een tweedepaspoort aanvragen.

51





5.2 Visum

Nederland heeft met veel landen een overeenkomst gesloten, waardoor Neder-landers geen visum hoeven aan te vragen. Voor de overige landen moeten Neder-landers een visum hebben. Een visum is simpelweg toestemming om een bepaaldland binnen te gaan. Er zijn verschillende soorten visums, waaronder:– toeristenvisum, voor vakantiegangers;– zakelijk visum, voor zakenlieden;– studievisum, voor mensen die komen studeren;– transitvisum, voor mensen die op doorreis naar een ander land zijn;– Schengenvisum: één visum voor alle landen die onder het Schengenverdrag

vallen.

Een visum wordt afgegeven door het te bezoeken land, in tegenstelling tot eenpaspoort dat wordt afgegeven door het eigen land.

Elk land bepaalt zelf hoe het visum aangevraagd moet worden. Bij sommigelanden krijgen reizigers een toeristenvisum als ze al geland zijn op de luchthaven.Bij de meeste landen moet het visum aangevraagd worden voor de aanvang vande reis. Doorgaans moeten dan een of meer formulieren ingevuld worden, hetpaspoort moet bijgesloten worden en dit alles moet op de ambassade of hetconsulaat worden ingeleverd. Na enige tijd kan men dan het paspoort met eenstempel of inlegvel weer ophalen. Op dit moment is Australië het enige landwaarvoor men online een elektronisch visum kan aanvragen. Bij aankomst kande douane in de computer zien dat er een visum is afgegeven.

Als het om een zakenvisum gaat, willen sommige landen meer informatie hebben:om wat voor zaken gaat het, wie wil de zakenreiziger bezoeken? Soms moet dezakenreiziger uitgenodigd worden door het te bezoeken bedrijf en daarvan eenbrief kunnen tonen.

Bij zakenreizen vragen veel ambassades om een garantiebrief van het bedrijf.Daarin staat dat de reis voor rekening en risico van het bedrijf is, en dat het bedrijfbetaling van alle kosten garandeert. Verderop staan twee voorbeelden van eengarantiebrief.

Vaak wil een land dat een paspoort nog enige tijd geldig is na het voorgenomenvertrek uit het land. Dat kan drie of zes maanden zijn. Let dus goed op de geldig-

52






heidsduur van het paspoort en laat je manager desnoods een nieuw paspoortaanvragen.

De meeste visums laten maar één inreis toe. Als je manager in korte tijd meer-dere keren in een bepaald land moet zijn kun je beter een multiple entry-visumaanvragen. Hiermee kan je manager binnen de geldigheidsduur van het visumverschillende malen het land in- en uitreizen.

Mocht je manager vaak verschillende visums nodig hebben of veel op reis gaan,dan kan het nuttig zijn dat hij of zij twee paspoorten heeft. Dan kunnen tweevisums tegelijkertijd aangevraagd worden, of je manager kan alvast op het enepaspoort reizen terwijl met het tweede paspoort een visumaanvraag verwerktworden.

Visum aanvragen– Zoek uit, bijvoorbeeld via www.visumdienst.nl of je manager voor het te

bezoeken land een visum nodig heeft.– Indien ja, ga dan na hoe dit visum aangevraagd moet worden. Kun je volstaan

met het opsturen van formulieren en paspoort? Of moet het door je managerpersoonlijk op de ambassade aangevraagd worden (dit is uitzonderlijk)?

– Download de benodigde formulieren of laat ze opsturen door de ambassade.Laat ze invullen door je manager.

– Lees alle voorwaarden goed door en controleer ze. Is de geldigheidsduurvan het paspoort toereikend? Bevat het paspoort twee lege pagina’s naastelkaar (voor sommige landen een vereiste)?

– Soms is vaccinatie verplicht (bijvoorbeeld gele koorts). Dan moet je managereerst de vaccinatie gehaald hebben, voordat het visum aangevraagd kanworden.

– Zorg dat alle benodigde documenten aanwezig zijn (pasfoto’s, kopieën vangarantie- en/of uitnodigingsbrief, vaccinatiepaspoort, retourticket of boe-kingsbewijs enzovoort).

– Stuur geen originelen mee, tenzij daar nadrukkelijk om gevraagd wordt.Maak dan altijd eerst een kopie voor jezelf.

– Stuur dit alles per aangetekende post of, desgewenst, per koerier op.– Let goed op de gegeven termijnen: hoelang duurt het voordat het visum af-

gegeven wordt? De geldigheidsduur van het visum gaat pas in op het momentdat het land betreden wordt. Je kunt dus al een tijdje van tevoren beginnenmet het aanvragen.

53

paspoort, v i sum , vacc inat i e s en vergunningen





Voorbeeld van een Engelse garantiebrief (van www.visumdienst.nl)

Embassy of ..................

Consular Section

Dear Sirs,

This is to certify the proper behaviour of Mr / Mrs ................, ................ (beroep),

employed by our company, who is required to travel to your country for business reasons.

The nature of his / her visit is to ................... (reden reis).

Mr / Mrs ................. is scheduled to leave on .................. for a stay of ................. . We

take full responsibility for all expenses involved with and resulting from Mr / Mrs

.................’s travelling in your country. We will provide him / her with a return ticket.

Please issue the appropriate visa.

Yours faithfully,

Ambassade de .................

Section Consulaire

Messieurs,

Nous vous prions de bien vouloir accorder un visa d’entrée en votre pays en faveur

de notre employé / employée .................. (naam), .................. (beroep), pour une visite

d’affaires. La nature de sa visite sera de .............................. (reden reis). Son séjour durera

environ ...................... (verblijfsduur), et son départ vers votre pays est prévu pour le

.................... (vertrekdatum).

Nous nous engageons de payer tous les frais de déplacement et de séjour. Nous lui

fournirons d’un billet d’avion aller-retour.

Avec nos remerciements nous vous prions de croire, Messieurs, à l’expression de

notre haute considération.

Je hebt nu al een paar keer de naam Visumdienst voorbij zien komen. Dit is eenbedrijf dat visums regelt, tegen betaling (bovenop de prijs van het visum zelf).Zeker als je manager visums van verschillende landen nodig heeft, is het hetoverwegen waard om dit uit te besteden. De Visumdienst (of een ander soortgelijkbedrijf) coördineert dan de aanvragen en houdt in de gaten welke visums meertijd vergen dan andere.

54






Linksaanvragen van visums; actuele informatie per landhttp://visumdienst.nlaanvragen van visums; actuele informatie per landwww.visumwinkel.nlaanvragen van visums; actuele informatie per landwww.visum.nlaanvragen van visums voor Indonesiëwww.pelita.nl

5.3 Vaccinaties

Het is belangrijk te weten wat de gezondheidsrisico’s in een land zijn. Aangeziendeze regelmatig veranderen moet je de meest actuele informatie zien te achter-halen. Dit kan onder andere bij de GGD’s en het Havenziekenhuis in Rotterdam.Ook kun je informatie vinden op de website van het Landelijk CoördinatiecentrumReizigersadvisering, www.lcr.nl.

Veel landen stellen vaccinatie tegen gele koorts verplicht. Daarnaast wordt reizi-gers sterk aanbevolen om zich te laten inenten tegen hepatitis A, buiktyfus enDTP (difterie, tetanus en polio). Sommige entingen moeten regelmatig herhaaldworden voor een blijvende bescherming, andere entingen blijven 10 tot 25 jaarwerkzaam. Ook dit verandert regelmatig, aangezien er steeds nieuwe entstoffenop de markt komen. Ga dit dus na voor je manager.

In landen met malaria wordt sterk aanbevolen om uit voorzorg pillen mee tenemen. Welke pillen dat moeten zijn hangt af van het type malaria. Malariapara-sieten worden op den duur resistent tegen bepaalde medicijnen en moeten metweer andere medicijnen bestreden worden. Actuele informatie is dus hoogstbelangrijk. De pillen die vorig jaar werkten in een bepaald gebied, kunnen inmid-dels hun werking verloren hebben.

Malaria wordt overgebracht door muskieten. Ook dengue of knokkelkoorts wordtdoor muskieten overgebracht. Op dit moment is daartegen geen vaccinatie mo-gelijk. Aangezien dengue vaak op dezelfde plaatsen voorkomt als malaria is hetbelangrijk om muggenbeten te voorkomen. Dit kan door het dragen van lichtge-kleurde kleding die armen en benen bedekt en het smeren met antimuggenmid-del, bij voorkeur met het bestanddeel DEET.

Zwangere vrouwenZwangere vrouwen moeten altijd overleggen met de arts over de beste profylaxe(middelen uit voorzorg). Vaccinaties tegen hepatitis A en buiktyfus worden als

55






veilig beschouwd. Maar als het om antimalariamiddelen gaat, zowel tabletten alssmeermiddelen met DEET, moet met de arts overlegd worden, evenals bij vacci-naties tegen gele koorts en capsules tegen buiktyfus.

Daarnaast kunnen voor een bepaald land nog andere vaccinaties aanbevolenworden, bijvoorbeeld tegen rabiës (hondsdolheid) en meningitis (hersenvliesont-steking). Raadpleeg hierover altijd de arts. Informatie is ook te vinden opwww.lcr.nl.

Linksactuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewen-ste vaccinaties en pillen; locatie dichtstbijzijnde vestiging

www.ggd.nl

actuele informatie over en verstrekking van vereiste/gewen-ste vaccinaties en pillen

www.travelclinic.nl

informatie per land over vereiste/gewenste vaccinaties enpillen

www.lcr.nl

5.4 Vergunningen

Het is mogelijk dat je manager monsters wil meenemen om te tonen aan dezakenrelatie. Of andersom, dat de zakenrelatie monsters meegeeft om hier inNederland aan anderen te tonen. Vaak zijn de monsters zonder waarde; overenkele ballpoints zal de douane niet moeilijk doen. Maar een prototype van eennieuwe smartphone of designerkleding kan op problemen stuiten. Deze voorwer-pen zijn geld waard. Het is mogelijk dat de douane uitvoer- of invoerheffingenoplegt.

Dit is echter het minste probleem, het gaat immers alleen maar om mogelijkekosten. Een belangrijker kwestie zijn voorwerpen die verboden zijn. Zo zijnproducten van zeehondenbont in Canada toegestaan, maar in Nederland verboden.Ze mogen hier dus ook niet ingevoerd worden. Ook voorwerpen waarin maareen klein deel zeehondenbont is verwerkt zijn verboden. Als je manager zichhiermee aan de grens van Nederland vertoont worden de voorwerpen inbeslag-genomen. En als de douane vermoedt dat je manager de voorwerpen opzettelijktegen de regels in wilde invoeren wordt er ook nog eens een boete opgelegd.

Als het zakelijk gezien nodig is om voorwerpen met zeehondenbont in tevoeren moet daarvoor een vergunning aangevraagd worden. Dan moet Canadaeerst een vergunning afgeven, waarna Nederland een invoervergunning zal afge-ven. Andersom is het ook mogelijk dat je manager een vergunning nodig heeft

56






om iets in het andere land in te voeren. Of is een uitvoervergunning vereist, bij-voorbeeld als je manager uit Egypte een archeologisch waardevol voorwerp wilmeenemen.

Van sommige voorwerpen is het duidelijk dat de douane daar problemen meeheeft. Diverse soorten wapens, zoals vuurwapens of slagen steekwapens, wordenniet zonder meer toegelaten. Ook gevaarlijke stoffen, zoals gassen, of biologischmateriaal zoals virussen, komen niet zomaar de grens over. Als je manager dusiets meeneemt wat niet alledaags is, ga dan na of dat zonder problemen in- ofuitgevoerd kan worden.

Zo af en toe steekt een besmettelijke ziekte de kop op. Dit kan zowel mensen-als dierenziekten betreffen, zoals een gevaarlijk type griep of mond-en-klauwzeer.Mensen die in een besmet gebied zijn geweest kan de toegang tot een land wordengeweigerd of ze kunnen in quarantaine geplaatst worden.

Verklaring van oorsprongIn sommige gevallen is het niet de aard van de voorwerpen die problemen ver-oorzaakt maar de oorsprong. Zo wil men in Arabische landen geen voorwerpenhebben die van Israëlische makelij zijn. Om duidelijk te maken dat een productniet uit een ‘vijandig’ land komt kun je bij de douane een verklaring van oorsprongaanvragen. Hier gaat uiteraard tijd in zitten, dus begin daar tijdig mee.

Linksinformatie over in- en uitvoer van goederenwww.douane.nlbemiddeling en advies over kwesties met betrekking totin- en uitvoer van goederen

www.douaneadvies.nl

ValutabepalingenVoor een zakenreis kan je manager normaal gesproken volstaan met een of meercreditcards en eventueel een pinpas. Daarmee kan geld worden opgenomen bijgeldautomaten of banken. Mocht het nodig zijn om veel contant geld mee tenemen, ga dan na hoe het zit met de bepalingen van het betreffende land. Veellanden leggen beperkingen op aan de hoeveelheid geld die men mag in- of uit-voeren. Voor elk land verschillen de bedragen; bovendien kan de regelgevinghierover veranderen. Zoek dus de meest actuele informatie op. Dit kan onderandere in het naslagwerk Nederland over de grens, onder redactie van Dick Jansen.Hiervan verschijnt elk jaar een update. Toch is het goed om de informatie nog

57






eens online te checken. Digitale informatie is immers makkelijker aan te passendan tekst in een gedrukt medium.

Naslagwerkinformatie per land over visumvereisten,vergunningen, valutabepalingen enzovoort.

Nederland over de grens. Zakboek voorzakendoen in het buitenland

MedicijnenAls je manager medicijnen meeneemt, laat hij of zij dan ook de recepten daarvanmeenemen. Dat dient twee doelen: je manager kan bij de douane aantonen datde medicijnen door de arts zijn voorgeschreven en bij verlies kunnen nieuwemedicijnen gehaald worden.

Mocht je manager ook injectiespuiten met naalden meenemen, bijvoorbeeldwegens suikerziekte of zorg over de veiligheid van de gezondheidszorg in eenland, dan is het aan te bevelen dat daar een doktersverklaring bij zit. Anders kande douane denken dat je manager aan de drugs is.

58






6 Zakelijke reis- en annuleringsverzekering


6.1 Zakelijke reisverzekering

Een zakelijke reisverzekering is absoluut aan te raden. Deze dekt meer dan eenpersoonlijke reisverzekering. Om maar een paar dingen te noemen:– een zakelijke reisverzekering kan voor het hele bedrijf afgesloten worden;– de dekking geldt ook voor een meereizende assistent(e);– bij een calamiteit wordt de overkomst van een zaakwaarnemer uit Nederland

gedekt;– schade aan en verlies van computer en digitaal opgeslagen gegevens worden

gedekt;– de verzekering biedt dekking voor rechtsbijstand, niet alleen voor verkeers-

zaken, maar ook voor strafzaken, verhaal van schade en contractuele kwesties;– de verzekering dekt alle reizen, ook vakantiereizen; partner en kinderen van

de verzekerde zijn meeverzekerd.

De verzekering bestaat uit verschillende modules, bijvoorbeeld voor rechtsbijstanden zaakwaarnemer. Op deze manier kan je bedrijf een verzekering op maat sa-menstellen. Een aanrader is om rechtsbijstand mee te verzekeren. Juist op eenzakenreis is tijd geld en wil je manager geen tijd kwijt zijn aan geschillen. En ergaat niet alleen veel tijd, maar ook veel energie zitten in geschillen, vooral als jemanager de taal van het land niet (goed) spreekt. Laat het oplossen van geschillenmaar liever aan de verzekeraar over.

59





Verder dekt een zakelijke reisverzekering alles wat een gewone reisverzekeringook dekt, zoals:– ziektekosten;– repatriëringskosten;– bagage;– vervangend vervoer (indien meeverzekerd).

6.2 Zakelijke annuleringsverzekering

Tevens is het aan te raden om een annuleringsverzekering af te sluiten, die ookdekking biedt wanneer de reis niet kan doorgaan door ziekte van een collega. Ditkan een meereizende collega zijn, maar ook iemand op kantoor wiens afwezigheidopgevangen moet worden.

6.3 Verzekering op creditcard

Bij veel creditcards wordt een beperkte verzekering aangeboden. Soms is dat alleenbij de duurdere variant. De meeste creditcards verzekeren verlies of diefstal vanmet de kaart gekochte goederen. Daarnaast kan er ook een beperkte ongevallen-verzekering aan de kaart verbonden zijn. Deze verzekeringen zijn geen vervangingvan een reisverzekering. De dekking is geringer en de voorwaarden kunnen be-perkter zijn.

De vergelijkingssite Independer peilt doorlopend de meningen van gebruikersvan diverse diensten. Jaarlijks wordt de Monitor Reisverzekeringen op de sitegepubliceerd, waarin verzekeraars met elkaar vergeleken worden. Unigarant,Centraal Beheer Achmea en FBTO staan aan de top als het gaat om schadeafhan-deling en service.

6.4 Gegevens van verzekeringen, creditcards enzovoort

Mocht je manager bestolen worden, dan is het belangrijk dat creditcards directgeblokkeerd worden en de verzekering op de hoogte wordt gesteld. Ook dientaangifte gedaan te worden bij de politie, omdat anders de verzekering niet uitkeert.Je manager moet beschikken over de noodnummers van de bank(en) en verze-keringsmaatschappij(en). Eén manier waarop dat kan, is om die gegevens en

60






kopieën van paspoort, rijbewijs, visum enzovoort in de handbagage mee te nemen.Alleen biedt dat geen soelaas als de bagage kwijtraakt of gestolen wordt. Er zijnechter nog andere manieren om die gegevens beschikbaar te maken:– je manager kan ze bij jou achterlaten;– je manager kan ze in een online kluis bewaren, bijvoorbeeld van de eigen

bank of die van het bedrijf;– je manager kan de gegevens in een bestand zetten en naar zichzelf mailen,

zodat het via de webmail beschikbaar is;– je manager kan alle drie de bovenstaande dingen doen.

Linksverzekeringsmaatschappij; via tussenpersoonwww.unigarant.nlverzekeringsmaatschappij; zelf direct verzekering afslui-ten

www.centraalbeheer.nl

verzekeringsmaatschappij; via tussenpersoonwww.fbto.nlvergelijkingssite van diverse dienstenwww.independer.nl

61

zake l i j k e re i s - en annuler ingsverzeker ing





62






7 Mee te nemen documenten


Het succes van een zakenreis valt en staat met een goede voorbereiding. Daartoehoort ook het selecteren en verzamelen van de benodigde documenten. Dezedocumenten vallen in verschillende soorten uiteen:– documenten die je manager nodig heeft om zich voor te bereiden;– documenten met gegevens die specifiek voor de zakenrelatie bedoeld zijn;– documenten met algemene informatie over je bedrijf, bijvoorbeeld brochures;– documenten met achtergrondinformatie, bijvoorbeeld branche-informatie

in Nederland;– informatie over de bestemming.

Met name de eerste twee soort documenten kunnen vertrouwelijke informatiebevatten. Overleg dus met je manager hoe deze documenten meegenomen gaanworden: uitsluitend digitaal (op USB-stick of in de laptop), uitgeprint, of beide.Als je de documenten print, berg ze dan op in een ondoorzichtige envelop offolder, zodat ze niet te lezen zijn. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar nog niet zolang geleden heeft een politiechef in Groot-Brittannië ontslag genomen omdathij gefotografeerd werd met onafgedekte geheime documenten. Op de foto wasde geheime informatie goed te lezen. Wordt de informatie digitaal meegenomen,zorg dan voor beveiliging met een wachtwoord. Zie hiervoor ook hoofdstuk 11,over veiligheid op reis.

Overleg ook of het misschien nodig is om documenten voor de relatie te latenvertalen. Wees dan ook alert op mogelijke taalpolitieke kwesties. Zo liggen in

63





bijvoorbeeld België en India taalkwesties gevoelig. In België worden drie officiëletaalzones onderscheiden: Vlaanderen, waar men Nederlands spreekt. Wallonië,waar men Frans spreekt en Brussel, dat tweetalig is. Voor een relatie in Walloniëmoeten de documenten dus in het Frans vertaald worden. Bij de relatie inBrussel moet men goed informeren of deze in het Frans of Nederlands aange-sproken wil worden.

In India, waar enorm veel talen en dialecten gesproken worden, is officieelhet Hindi de algemene landstaal. Maar in de zuidelijke staat Tamil Nadu heeftmen, bij contact met niet-Tamils, een duidelijke voorkeur voor het Engels.

Belangrijke documenten, of ze nu digitaal meegenomen worden of op papier,moeten altijd mee in de handbagage.

Informatie over de bestemmingNatuurlijk heeft je manager al informatie verworven over het te bezoeken bedrijfen de manier waarop men in het land zaken doet. Maar wellicht stelt je managerook informatie over de bestemming op prijs, zoals:– stadsplattegrond;– informatie over openbaar vervoer;– aanbevolen restaurants;– plaatselijke specialiteiten;– bezienswaardigheden;– informatie over het hotel (locatie, faciliteiten).

De meeste van deze informatie is te vinden op de website van het toeristenbureauvan het betreffende land. Daarnaast kun je ook reisgidsen raadplegen.

64






8 Relatiegeschenken


Het contact met een buitenlandse relatie kan net iets soepeler lopen met eengoed gekozen relatiegeschenk. Wat een goed relatiegeschenk inhoudt hangt ergaf van het land dat bezocht wordt en de fase waarin de relatie verkeert. In som-mige landen verwacht men bij het eerste contact geen geschenk. Een te duurgeschenk kan de indruk wekken van een poging tot omkoping. Voorts hoeft jemanager in Frankrijk niet aan te komen met een fles wijn. De Fransen hebbenhun eigen adresjes voor een goede fles wijn en buitenlandse wijn wordt niet opprijs gesteld. Daarentegen is een Nederlandse specialiteit zoals jenever er weleen schot in de roos.

Over het algemeen doen typisch Hollandse producten het goed: te denken valtaan Delfts blauw en afbeeldingen van Hollandse meesters. Ook bedrijfssouvenirsmet het bedrijfslogo erop worden op prijs gesteld, bijvoorbeeld een luxe pennensetmet jullie bedrijfslogo.

Het is van belang om de etiquette van het land in het oog te houden. In Zuid-Korea en Japan pakt men bijvoorbeeld nooit de cadeaus in het bijzijn van de geveruit. Sterker nog, in Japan worden cadeaus vaak onuitgepakt doorgegeven. Hetgeven van cadeaus is daar een hele wetenschap, waarbij vooral de status van geveren ontvanger telt. Als je manager op safe wil spelen, kan hij of zij in een waren-huis zich laten bijstaan in het kopen van een cadeau. Het wordt dan ook meteencorrect ingepakt. In veel landen in het Verre Oosten is de verpakking van zeergroot belang.

65





In islamitische landen geeft men uiteraard geen drank. In Rusland en Polen,daarentegen, wordt sterke drank zeer op prijs gesteld.

Laat je manager voorzichtig zijn met het meenemen van bloembollen. Deze zijnweliswaar typisch Nederlands, maar in veel landen is de invoer van plantmateriaalstreng verboden. Bloembollen, zaden en dergelijke mogen daar alleen ingevoerdworden als ze voorzien zijn van een fytosanitair certificaat; daarmee is gegaran-deerd dat het plantmateriaal vrij is van schadelijke organismen (schimmels, vi-russen, bacteriën). Op Schiphol worden bij sommige winkels bloembollen metzo’n certificaat verkocht. Elders zullen ze moeilijker te vinden zijn.

Naslagwerkinformatie per land over de etiquette metbetrekking tot relatiegeschenken

Nederland over de grens. Zakboek voorzakendoen in het buitenland

Linksrelatiegeschenken met een Hollands tintjewww.presentsathome.nlsouvenirs met een Hollands tintjewww.souvenirs33.comfabrikant van het originele Delfts blauw; diversevoorwerpen; men kan zelf een bord ontwerpenen met eigen logo laten bedrukken

www.royaldelft.com

artikelen met afbeeldingen van Van Gogh-werkenwww.vangoghmuse-umshop.com

artikelen met afbeeldingen van Hollandsemeesters

www.rijksmuseum.nl/webwin-kel

66






9 Opbouw reisprogramma


Als je manager alleen maar naar Engeland of Duitsland hoeft te gaan is je enigezorg bij het opstellen van een reisschema dat er voldoende ruimte in de reistijdzit om vertragingen op te vangen. Gaat de reis verder weg en komt je managerin een heel andere tijdzone terecht, dan moet je rekening houden met jetlag. Deene persoon is daar gevoeliger voor dan de andere. Ook hebben mensen die naarhet oosten reizen vaak meer last van jetlag dan mensen die westwaarts gaan. Ditkan zich uiten in grotere emotionaliteit, concentratieverlies, slechter geheugen,desoriëntatie, irritatie en agressie.

Om een goed passend reisschema op te stellen, heb je de volgende informatienodig:– dag, tijd en plaats van de zakelijke bijeenkomst(en);– benodigde reistijd op de heenweg;– inchecktijd hotel, kan je manager meteen inchecken?– benodigde hersteltijd na aankomst (bijvoorbeeld naar Verre Oosten: minstens

twee dagen);– contact met de zakenrelatie, vergadering of gezamenlijk bezoek fabriek of

iets dergelijks;– representatie, wil je manager de relatie in een restaurant onthalen?– ontspanning, wil je manager wat couleur locale opsnuiven?– tijdstip waarop manager terug in Nederland dient te zijn of tijdstip waarop

manager uiterlijk wil vertrekken uit het land;– benodigde reistijd op de terugweg.

67





Neem overstaptijden niet te krap. Stel dat je manager naar Hongkong moet enje kunt kiezen uit verschillende vluchten, een met een overstaptijd van dertigminuten en een met een overstaptijd van vijf uur. Dan is die van vijf uur te ver-kiezen, want een vertraging van dertig minuten is zo opgelopen. En zelfs als jemanager met flink rennen het vervolgvliegtuig weet te halen, dan geldt dat nietaltijd voor de bagage.

Kies de locatie van het hotel met zorg. Als je manager na tien uur vliegen eindelijkin de shuttle naar het hotel stapt heeft hij of zij geen zin om nog twee uur in deochtendspits te zitten. Lijkt dit te gaan gebeuren, dan kies je ofwel een vluchtmet een andere aankomsttijd, ofwel een beter bereikbaar hotel, eventueel alleenvoor de eerste nacht.

9.1 Jetlag tegengaan

Er wordt steeds meer onderzoek gedaan naar de oorzaak van jetlag en manierenom die zoveel mogelijk tegen te gaan. Jetlag ontstaat doordat de biologische klokontregeld wordt. Die klok richt zich op het daglicht en het voedingspatroon.Hiermee kunnen we dus proberen de interne klok zo snel mogelijk op de plaat-selijke tijd te zetten.

Dit is wat je manager het beste kan doen.– Enkele dagen voor een verre vliegreis het slaap-waakritme aanpassen. Wie

bijvoorbeeld naar Japan (oostwaarts) reist, gaat vier dagen voor de reis telkenseen half uur eerder naar bed en staat een half uur eerder op. Wie naar deVS (westwaarts) reist, gaat juist steeds later naar bed en staat later op dannormaal. Dit verkleint het tijdsverschil en de benodigde hersteltijd.

– Goed uitgerust aan de reis beginnen.– Voor vertrek het horloge op de tijd van de bestemming zetten.– In het vliegtuig geen alcohol en koffie, maar water of vruchtensap drinken.

De lucht in het vliegtuig droogt mensen uit en alcohol verergert dit. De ca-feïne in koffie heeft op grote hoogte een sterker effect op het lichaam. Doordit alles wordt de benodigde hersteltijd langer.

– Lichte maaltijden eten.– Regelmatig bewegen, bij voorkeur door de stoel te verlaten en oefeningen

te doen. Dit is overigens ook belangrijk voor het voorkómen van trombose;het risico daarop neemt toe met de lengte van de vlucht. Luchtvaartmaat-schappijen zetten in hun in-flight magazine nu vaak een aantal oefeningen

68






die in de vliegtuigstoel gedaan kunnen worden. Je kunt ze ook op internetvinden, op de websites van luchtvaartmaatschappijen of vliegvelden (bijvoor-beeld Schiphol).

– Geen slaapmiddelen of melatonine gebruiken, maar oordoppen en eenslaapmasker meenemen. Slaapmiddelen kunnen tot de vorming van bloed-klonters leiden. Melatonine moet op de juiste manier gebruikt worden. Indienverkeerd gebruikt kan het lichaam nog verder ontregeld raken.

– Voldoende hersteltijd nemen na aankomst. Men rekent hiervoor doorgaanseen dag per uur tijdsverschil. Dit is echter niet altijd haalbaar. Plan bij eenverre reis oostwaarts bij voorkeur minstens twee dagen rust in voor de zake-lijke afspraak.

Linksoefeningen voor in de vliegtuigstoelwww.schiphol.nlklik op Reisbureau, → Praktische reisinformatie →Tijdens de reis → Fit in het vliegtuigtips om jetlag te voorkomen of bekorten, toegesne-den op het ingegeven vluchtschema; oefeningenvoor in de vliegtuigstoel

www.jetlagprevention.com

tips om jetlag tegen te gaan; jetlag calculatorwww.britishairways.comklik op Information → On board → Health and well-beingbrochure Naar Beijing zonder jetlag, opgesteld vooronze Olympische sporters

www.sportsandtechnolo-gy.com/contrib/docu-ments/BrochureJetlagSOLGS-STFINAL.pdf

69

opbouw re i s progr amma





70






10 Tips om goedgekleed aan te komen


Je manager heeft een lange reis achter de rug. Gelukkig laat het reisprogrammavoldoende ruimte om bij te komen van de reis en je manager kan uitgerust aande vergadertafel. Maar heeft de kleding van je manager de reis ook zonderkleerscheuren doorstaan?

Het gezegde is bekend: ‘Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk te ma-ken’, oftewel: ‘de eerste klap is een daalder waard’. Nederlandse zakenliedenstaan er niet om bekend dat ze zich met zorg kleden. Integendeel, wij hebbenin het buitenland een slechte reputatie op dat gebied. Wij mogen dan zelf kledingniet zo belangrijk vinden, voor buitenlanders getuigt een goedkoop, slechtzittendof gekreukeld (mantel)pak niet alleen van slechte smaak, maar ook van slechtemanieren. De Nederlander draagt er immers mee uit dat hij of zij de zakenrelatieniet belangrijk genoeg vindt om zich er goed voor te kleden. Men vat dit op alseen gebrek aan respect. Een slechte binnenkomer dus.

Dat men een lange vliegreis achter de rug heeft is misschien een verklaring,maar geen excuus voor gekreukelde kleding. Hier volgen enige tips voor jemanager.

Kledingtips voor de manager:– Zorg voor goed passende kleding. Niet alleen zit en staat dat beter, ook kreukt

dit minder.

71





– Kies kreukarme stof. Linnen en katoen kreuken snel, wol minder. Een goedalternatief is een mengsel van katoen en polyamide; dit is niet zweterig enkreukt niet snel.

– Kies donkere kleuren of kleding met een patroon. Daarop zijn vlekkenminder snel te zien.

– Neem vochtige doekjes mee, voor onvoorziene ongelukjes. Let er wel op dathet niet de soort is die met olie is geïmpregneerd.

– Stop geen voorwerpen in de zakken. Zorg voor zoveel mogelijk opbergruimtein de handbagage. Het is handig om aparte vakken te hebben voor tijdschrif-ten, metalen voorwerpen als sleutels en taxfree aankopen. Houd de porte-feuille of portemonnee met legitimatie en creditcard op een toegankelijkeplek.

– Neem samen met uw (mantel)pak een douche. U staat onder de douchestraal,uw pak profiteert aan een hangertje van de vrijkomende stoom (maar nietnat laten worden!). Laat het pak daarna wel goed uitwasemen, anders creëertu juist meer kreukels.

– Houd uzelf fris. Neem altijd een deodorant, mondwater of tandenborstel,gezichtscrème, eventueel make-up, lippenstift en eyeliner mee. In warmelanden is het heel verfrissend om uw gezicht te besproeien met wat wateruit een atomizer/parfum sprayer.

– Leg bij het pakken van de koffer de zwaarste stukken (schoenen, toilettas)bij de wielen, zodat ze onderop liggen als de koffer rechtop staat.

– Inpakken:• Leg broeken languit in de lengte van de koffer; als de broeken langer zijn

dan de koffer, laat de uiteinden buiten de koffer hangen.• Rol overhemden, blouses en shirts op en leg in de koffer.• Vul lege ruimtes op met sokken, ondergoed, opladers enzovoort.• Vouw de broeken naar binnen. Leg jassen bovenop. Leg hierover een

eventuele handdoek, uitgevouwen.• Zet alles vast met riemen.

– Een andere techniek is om alles in elkaar te rollen. Zie www.onebag.com.– Voor overhemden en blouses is er de Clever Case, deze belooft een kreukvrije

aankomst.

Linkspropageert het bundle wrapping, alle kleding wordt rondéén middelpunt gevouwen

www.onebag.com

verkoopt de Clever Case, voor het kreukvrij pakken vanoverhemd en blouse

www.capecomfort.com

72






11 Veiligheid op reis


Er zijn diverse soorten veiligheid. Er is de persoonlijke veiligheid waar iedereenzich wel van bewust is. Zo zullen weinig mensen ’s nachts in hun eentje overstraat gaan in een onveilige buurt. Maar er is ook de veiligheid van informatie.En we mogen ervan uitgaan dat je manager informatie meeneemt op reis, opge-slagen in de laptop of op een USB-stick. Ook de informatie in het hoofd van jemanager – de meegedragen kennis – moet niet uit het oog verloren worden.Hotelbars zijn bij uitstek plekken waar bedrijfsspionnen contact proberen teleggen met argeloze zakenmensen. En het moet gezegd: Nederlanders zijn arge-loos. Wij kunnen dan wel gehaaid zijn in het zakendoen, maar wij zijn ons alsvolk er niet genoeg van bewust dat we een doelwit vormen voor diverse soortenbelagers: spionnen die uit zijn op zakelijke informatie, maar ook spionnen dieinformatie willen die het landsbelang aangaat.

11.1 Persoonlijke veiligheid

In landen waarvan je manager de plaatselijke taal niet spreekt kan hij of zij hetbeste een visitekaartje van het hotel meenemen waarop de hotelgegevens in delokale taal geschreven staan. Op die manier kan je manager altijd duidelijk makenaan een taxichauffeur welk hotel de bestemming is.

Als je manager een taxi neemt, is het belangrijk dat iemand zichtbaar voor dechauffeur het registratienummer en de maatschappij van de taxi opschrijft. Bij

73





goede hotels wordt dit vaak automatisch gedaan door de portier. En anders doetje manager dit zelf. Wanneer de chauffeur weet dat deze gegevens genoteerdzijn, zal hij minder snel geneigd zijn tot vervelende spelletjes, zoals lange omwe-gen nemen of onderweg de prijs verhogen. In gebieden als Afrika en Azië zijnde eisen voor een taxivergunning streng, dus de chauffeur zal op zijn tellenpassen.

Naar bepaalde landen in Afrika en Azië nemen zakelijke reizigers vaak EHBO-setjes mee met daarin verband, pleisters en injectiespuiten met naalden. Somsnemen reizigers zelfs zakjes plasma mee dat in noodgevallen bloed kan vervangen.Het is in sommige landen namelijk ronduit gevaarlijk om zich door plaatselijke,vaak vuile naalden te laten injecteren of bloed te laten toedienen, in verband metmogelijke besmetting met hiv en hepatitis. De EHBO-setjes zijn kant-en-klaarte koop, met een doktersverklaring om de injectiespuiten te verklaren.

Wijs je manager erop dat het belangrijk is om bij eventuele ziekteverschijnselenaan de arts te melden dat er kortgeleden een reis naar het buitenland heeftplaatsgevonden. Vooral als die reis naar Afrika, Azië of Zuid-Amerika was, is datbelangrijk. Maar ook in onze buurlanden kunnen zich ernstige ziekten voordoen,waaraan een arts misschien niet in eerste instantie zal denken.

11.2 Elektronische informatie (computer, laptop, USB-stick, PDA,iPhone, smartphone enz.)

Helaas zijn van alle Nederlanders de hooggeplaatsten (waaronder managers)misschien wel het meest onzorgvuldig met elektronisch opgeslagen informatie.Dat komt mogelijk doordat zij eraan gewend zijn dat anderen dat soort dingenregelen. Een beetje bedrijf heeft immers een aparte ICT-afdeling die ervoor zorgtdat alle programma’s op de kantoorcomputers up-to-date zijn en dat er virus- enspamfilters zijn geïnstalleerd. De laptops vallen echter vaak buiten hun zicht enhiermee gebeuren nu juist de grootste ongelukken. Met enige regelmaat wordter een laptop met gevoelige informatie in een taxi achtergelaten. Maar zelfs opschoot bij de manager is de informatie in de laptop niet veilig. Veel laptops ge-bruiken immers draadloos internet en via de draadloze verbinding kan de laptopbijzonder simpel gehackt worden. Dat geldt ook voor de PDA en smartphone.

Je manager denkt misschien veilig te zijn door een aantal verkeerde aannames.Hier volgen er enkele.

74






Niemand kan mijn wachtwoorden raden. Nadat drie keer een verkeerd wachtwoordgebruikt is, gaat het programma of de computer immers op slot.

Dit geldt alleen voor iemand die het gewone inlogscherm gebruikt. Hackerskomen echter binnen via de achterdeur en kunnen net zoveel wachtwoordenproberen als ze willen. Het programma of de computer gaat daar niet van opslot.

Ook al komen ze via de achterdeur, ik heb zo’n lang/vreemd wachtwoord, dat duurteeuwen voordat ze dat raden. Een hacker geeft het gewoon op.

Geen enkele hacker gaat persoonlijk al die wachtwoorden uitproberen. Daarheeft hij een programmaatje voor en die programmaatjes zijn razendsnel. Erworden honderden wachtwoorden tegelijkertijd uitgeprobeerd en soms is in eenminuut het wachtwoord gevonden.

Alleen ik ken mijn wachtwoord. Dat is immers een combinatie van enkele persoonlijkecijfers en letters die alleen voor mij van betekenis zijn (bijvoorbeeld verjaardag van mijnmoeder met mijn huisnummer en de naam van mijn kat).

Dit soort wachtwoorden zijn de eerste die hackers uitproberen. Er is op internetonthutsend veel persoonlijke informatie te vinden over mensen. De verjaardagenvan henzelf, hun ouders, kinderen en familieleden, huisnummers, persoonlijkerekeningnummers, enzovoort zijn zo gevonden. Namen van kinderen en huis-dieren staan vaak in blogs of berichten in forums. Ook de profielen die menseninvullen als ze zich bij een forum aanmelden zijn een dankbare bron van infor-matie.

Ik heb helemaal geen informatie op mijn laptop staan die voor anderen interessant is.Misschien is de informatie op zich niet interessant, maar gecombineerd met

informatie uit andere bronnen wel. Zo kunnen de verkoopcijfers van het bedrijfvan weinig belang zijn, maar samen met andere getallen kunnen ze wel eenbeeld schetsen van de verkoop in een hele branche of in een bepaald land.

Overigens zijn informatiedieven al tevreden met gedeeltelijke of oude infor-matie: een oude kopie of een halve offerte geeft ze al genoeg om mee te werken.En bedenk dat gewiste bestanden nog steeds aanwezig zijn op de harde schijf.Ze hebben alleen maar een andere naam gekregen, maar zijn nog steeds tedownloaden door derden.

Daarnaast kunnen hackers de informatie in de laptop veranderen: ze kunnenverkoopcijfers naar hun wens aanpassen en informatie in memo’s veranderen.Tevens kunnen ze ervoor zorgen dat alle e-mails van je manager ook bij hen te-

75

ve i l ighe id op re i s





rechtkomen. Zo krijgen ze een bijzonder goed beeld van de zaken die je manageraan het doen is en van jullie bedrijf als geheel.

Het is daarom het beste om alle informatie als gevoelig te beschouwen endus te beveiligen. In paragraaf 11.6 worden enkele suggesties gedaan om infor-matie te beschermen.

11.3 Meegedragen kennis (in het hoofd van de manager)

Ook voor de kennis in het hoofd van de manager geldt dat het kan lijken dat dieniet interessant is voor derden. Maar er zijn enkele aanwijzingen die erop duidendat iemand toch probeert om die kennis te bemachtigen. Of in ieder geval hetcontact met de manager te verstevigen.– Iemand raakt na een ‘toevallige’ ontmoeting zeer geïnteresseerd in het werk

en het bedrijf van je manager.– Iemand wil per se contact houden met je manager, al zijn daar geen zakelijke

of persoonlijke redenen voor.– Iemand wil, zonder dat de relatie daar aanleiding toe geeft, persoonlijke

gegevens van je manager weten, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres,naam van echtgenoot en kinderen, enzovoort.

– Iemand zegt bij jullie bedrijf te willen solliciteren en vraagt naar diversegegevens zoals omzet en winst, opdrachtgevers en lopende projecten.

– Iemand doet zich voor als deskundige op hetzelfde gebied als je manager,maar blijkt dat niet te zijn.

– Iemand vraagt door naar de politieke of religieuze opvattingen van jemanager.

– Iemand die zich voordoet als gezagdrager (bijvoorbeeld douanier) eist inzagein documenten of de laptop van je manager.

– Iemand probeert je manager in een moeilijke positie te manoeuvreren, bij-voorbeeld door iets aan te bieden wat in dat land streng verboden is, zoalsseks, drugs of alcohol.

Misschien vindt je manager dit allemaal overtrokken en is hij/zij van meningdat het allemaal wel zal meevallen. Herinner je manager er dan aan dat het verliesvan gevoelige informatie iets is wat het hele bedrijf aangaat. Het is dus een heleverantwoordelijkheid om te besluiten om geen veiligheidsmaatregelen te nemen.

Het succes van elektronische maatregelen, zoals geïnstalleerd door de ICT-afdeling van het bedrijf, staat of valt met het gedrag van je manager. Automatischupdaten uitzetten, omdat dat hinderlijk is tijdens het werken, is bijvoorbeeld

76






zeer onverstandig. De laptop open en bloot op de kamer achterlaten is ook af teraden. En bij het afzakkertje in de bar is het zaak om te stoppen voordat men alte loslippig wordt.

11.4 Bezoekers in je bedrijf

Zakenreizen betreffen niet alleen reizen die je manager maakt, maar ook zake-lijke bezoekers van elders die door je manager ontvangen worden. Ook hierbijzijn er signalen die duiden op slinkse bedoelingen.

Er kan meer aan de hand zijn dan alleen een zakenbezoek, als:– de bezoeker begeleid wordt door een medewerker van de ambassade;– de bezoeker op het laatste moment ook anderen meeneemt dan afgesproken;– de bezoeker heel andere onderwerpen aansnijdt dan afgesproken;– de bezoeker of een ander uit het gezelschap (zogenaamd) de weg kwijtraakt

in het gebouw;– de bezoeker vragen stelt aan iemand van het bedrijf die niet bij het bezoek

betrokken is.

11.5 Wie spioneert er en waarom?

Er zijn verschillende landen waarvan de inlichtingendiensten informatie bij za-kenmensen proberen los te weken. Dat zijn met name Marokko, Rusland enChina. De laatste twee zijn in opkomst als landen waarmee zaken gedaan worden.Daarom willen ze graag informatie op zakelijk gebied. Maar ook zijn ze geïnte-resseerd in informatie over de technisch-wetenschappelijke sector, de energiesec-tor en de defensie-industrie. Uit China vinden regelmatig digitale aanvallen opNederlandse computernetwerken plaats. Daarnaast is de Chinese overheidgeïnteresseerd in gegevens over de (politieke) besluitvorming in bepaalde sectoren.De Marokkaanse overheid zoekt vaak informatie over mensen van Marokkaanseafkomst in Nederland. Naast deze drie met name genoemde landen, zijn erechter nog veel meer naties die graag informatie bij ons komen sprokkelen.

Aan de ene kant hoeft je manager niet permanent over de schouder te kijkennaar mogelijke snoodaards. Aan de andere kant is het goed als je manager zichrealiseert dat Nederland misschien klein is, maar wel een rol van belang speeltop het wereldtoneel. Zo is Nederland lid van een aantal belangrijke internationale

77






samenwerkingsverbanden, zoals de Europese Unie en de NAVO. Ook zijn erveel internationale organisaties in ons land gevestigd en hebben wij een hoogont-wikkelde kenniseconomie waarin voortdurend technologische innovatie plaats-vindt. Door onze cultuur van openheid is het niet verbazingwekkend dat mensenproberen daar hun voordeel mee te doen.

11.6 Hoe kan je manager het lekken van informatie voorkomen?

Voor het vertrek– Laat je manager de bestanden op de laptop en USB-sticks doornemen. Alle

informatie die niet nodig is voor de reis kan beter gedownload worden naareen kantoorcomputer en vervolgens gewist van laptop of USB-stick. Daarbijis het niet voldoende om op de delete-knop te drukken want daarmee ver-dwijnen de bestanden niet echt. Ze moeten door de digitale shredder gehaaldworden. Voor Windows is dat bijvoorbeeld Shredder van McAfee, voor Appleis dat bijvoorbeeld Secure Empty Trash.

– USB-sticks kunnen beveiligd worden met een vingerafdruk en wachtwoord.Alleen een vingerafdruk is onvoldoende, die kan gehackt worden!

– Informatie op een USB-stick kan men versleutelen met onder andere Bit-locker (standaard opgenomen in Windows Vista), PGPdisk en TrueCrypt(gratis voor Windows en Mac).

– Een andere manier om bestanden te beveiligen is door er een zip-bestandvan te maken en dat met een wachtwoord te beveiligen. Zie hieronder voortips om een sterk wachtwoord te maken, dat toch goed te onthouden is.

– Het is aan te bevelen dat je manager de belgeschiedenis van de mobiele te-lefoon wist, zowel de inkomende als de uitgaande gesprekken. Zo kan eenderde niet achterhalen met wie er contact is geweest, waaruit eventueel hetdoel van de zakenreis valt af te leiden.

– Hetzelfde geldt voor de browsergeschiedenis en cookies op de laptop: laatje manager de browser zo instellen dat bij het afsluiten ervan automatischde zoekgeschiedenis en cookies gewist worden.

– Mobiele telefoon, smartphone, laptop en USB-stick dienen beveiligd teworden met een wachtwoord.

Tijdens de reis– Bluetooth moet altijd uitgeschakeld zijn, behalve wanneer het echt gebruikt

wordt. Via Bluetooth kan heel makkelijk informatie gestolen worden.

78






– Alle gegevensdragers, zoals USB-sticks, dvd’s, cd-roms, telefoons, PDA’s enlaptops, moeten altijd als handbagage meegenomen worden. Dat is sowiesohandig ingeval de bagage zoekraakt.

– Als je manager samen met iemand anders reist, waarschuw ze dan om geengevoelige informatie uit te wisselen aan boord van het vliegtuig, de shuttleof de taxi. In sommige landen zijn taxi’s van microfoons voorzien. Als zeonderhandelingen willen voorbereiden, kunnen ze daar beter mee wachtentot ze in het hotel zijn.

– Laat je manager de mails versleuteld versturen. Dat kan op verschillendemanieren. Een simpele manier is om eerst een pdf-bestand van het berichtte maken en het daarna te zippen. Ook bijlagen in Word en Excel kunnentot pdf-bestand gemaakt worden. Soms moet daarvoor een programma ge-download worden; in Windows Vista is dat programma meegeleverd. Bijsommige providers, zoals XS4ALL, kan aangegeven worden dat de mailversleuteld moet worden. Daartoe vinkt men in de e-mailaccount SSL aan.

– Je manager kan beter niet surfen op onbekende draadloze netwerken, wanthet is niet bekend wie daarachter zit. Internetbankieren op zo’n netwerk isal helemaal vragen om moeilijkheden.

Op de plek van bestemming– De hotelkamer is geen veilige plek voor de laptop, mobiel of USB-stick. Als

je manager de gegevensdragers in de hotelkluis legt is het aan te bevelenom ze zodanig te verpakken dat direct zichtbaar is of iemand eraan is ge-weest.

– Laat je manager letten op signalen van buitengewone interesse. Toont eenonbekende opeens grote belangstelling voor het werk of het doel van hetbezoek van je manager? Wil deze persoon adresgegevens uitwisselen encontact blijven houden? Dan is er reden om voorzichtig te zijn.

– Vraagt iemand je manager om onschuldige gegevens op te sturen, zoalsadressen van speelgoedfabrieken of klompenmakers, dan kan die daar maarbeter niet op ingaan. Dit is een veelgebruikte manier om steeds gevoeligerinformatie los te peuteren, waarna de manager zelfs tot doelwit van chantagekan worden.

79






Linksinformatie over mogelijke spionage, zowel naar lande-lijke geheimen als bedrijfsgeheimen; hoe verdachtgedrag te herkennen

www.aivd.nl

informatie over veiligheidskwestieswww.nisa-intelligence.nlgratis en betrouwbare versleutelingssoftwarewww.truecrypt.org

Tip

Je manager kan een eenvoudig, maar niet te zwak wachtwoord maken door een zin te

bedenken, bijvoorbeeld: ‘Ik lees graag de informatie van Management Support’. Neem

nu van elk woord de eerste letter en houd daarbij de hoofdletters in stand. Je krijgt dan:

IlgdivMS. Vervang minstens twee letters door cijfers, bijvoorbeeld de d door 3 en de v

door 5. Het resultaat is: Ilg3i5MS.

Voor een sterk wachtwoord neem je een zin die je helemaal uittikt, bijvoorbeeld: ‘Ik lees

Management Support-boekjes’. Nu voeg je op enkele plaatsen speciale tekens in:

Ik?lees[Management Support$boek;es.

Je hebt nu een zeer sterk wachtwoord, dat toch redelijk makkelijk te onthouden is.

Om onduidelijke redenen is het voor een kraakprogramma moeilijker als de speciale tekens

en cijfers niet aan het begin en einde van het wachtwoord staan, maar in het midden.

s03p is dus moeilijker te kraken dan $oe6.

80






12 Zakenreiziger op bezoek


De aandacht is tot nu toe alleen maar gericht geweest op de manager die op za-kenreis gaat. Maar het is natuurlijk ook heel goed mogelijk dat je managerthuisblijft en de zakenrelatie hiernaartoe komt. Dan krijg je dus te maken meteen bezoeker, uit Nederland of het buitenland.

Als het om een Nederlandse bezoeker gaat, zal je assistentie beperkt blijven. Debezoeker regelt hoogstwaarschijnlijk zelf de reis en eventueel het hotel. Als hetom heel belangrijk bezoek gaat kun je nog het volgende doen.– De assistent(e) van de bezoeker bellen en vragen naar diens voorkeuren qua

drankjes, maaltijden en ontspanning.– Als de bezoeker blijft overnachten: een informatiemap samenstellen over

jullie stad met bezienswaardigheden, restaurants, bijzondere winkels. Dekans bestaat dat de eigen assistent(e) van de bezoeker dat ook gedaan heeft,maar het gebaar zal zeker op prijs gesteld worden.

– Zorgen voor een kleine attentie, bijvoorbeeld een bedrijfssouvenir met julliebedrijfslogo.

– Een rondleiding door jullie bedrijf of fabriek regelen.

12.1 Hotel regelen

Komt een bezoeker uit het buitenland, dan is het heel goed mogelijk dat die jou,via je manager, vraagt om behulpzaam te zijn met het regelen van het hotel. Net

81





als bij je eigen manager ga je de voorkeuren na. Vervolgens zoek je op internet,bij bijvoorbeeld www.tripadvisor.com. Je kunt de bezoekende relatie de meestvoorkomende vragen als volgt in het Engels stellen.– Ligging hotel

Do you have any wishes regarding the location of the hotel (e.g. near thecentre, in the CBD, in a quiet location, easily accessible by car or publictransport)?

CBD = Central Business District, het stadscentrum.– Type hotel

Do you prefer a hotel chain or an independent hotel? And do you prefera big hotel or a boutique hotel?

– FaciliteitenDo you have any wishes regarding the hotel facilities (e.g. swimming

pool, fitness room, restaurants, smoke-free rooms, wireless internet)?– Klasse hotel

Do you have any wishes regarding the hotel classification, e.g. 4 stars or5 stars?

– Prijs hotelWhat is the price range that you are looking at?

Ga ook na of de bezoeker een man of een vrouw is. Zoals eerder vermeld hebbenmannen en vrouwen verschillende wensen ten aanzien van een hotel. Mannenletten meer op te verdienen punten en zijn daardoor meer geneigd om steedsnaar dezelfde hotelketen terug te keren. Vrouwen letten meer op comfort, veilig-heid en maatschappelijke betrokkenheid van het hotel (bijvoorbeeld bij het milieu).Ze hechten meer aan een gezonde voeding, goede bedden en goede verlichtingin de lobby en gangen.

Linkshotel zoeken; hotelbeoordeling op schaal 1-10; boekenwww.booking.comhotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; hotel-beoordeling op schaal 1-10; boeken

www.reserveringen.net

hotelbeoordeling op schaal 1-5; meningen van gebruikerslezen; boeken; laagste-prijsgarantie

www.expedia.com

82






hotel zoeken op basis van opgegeven voorkeuren; verge-lijkt prijzen van diverse sites; hotelbeoordeling op schaal1-5; meningen van gebruikers lezen; boeken

www.tripadvisor.com

kortingen voor hotelkamers op korte termijn; ook langeretermijn boeking mogelijk; boeken

www.laterooms.com

hotelbeoordeling op schaal 1-10; meningen van gebrui-kers lezen; links naar diverse boekingssites voor het ge-kozen hotel

www.zoover.nl

12.2 Onverwachte gebeurtenissen

Als de zakenrelatie naar jullie bedrijf komt voor de bijeenkomst kunnen zichonverwachte dingen voordoen. Om slechts enkele voorbeelden te noemen:– Er zijn drie bezoekers van verre gekomen om met je manager een belangrijk

contract door te nemen. Maar nu belt je manager om te zeggen dat hijvastzit in het verkeer: er is een vrachtwagen gekanteld en de hele snelwegstaat vast. Met een beetje pech is hij de hele ochtend kwijt.

– Je hebt een luxe broodjeslunch geregeld voor je manager en het bezoek.Maar nu zegt de bezoeker dat hij allergisch is voor gluten en dus geen broodeet.

– Madame LeClercq is een maand geleden bevallen. Ze neemt je even terzijdeen vraagt om een rustige plek om te kunnen kolven.

Hoe ga je hiermee om? Zeker in het eerste geval is het heel belangrijk om dit zosoepel mogelijk op te vangen, want het raakt aan de kern van het hele bezoek.Allereerst bied je de gasten excuses aan voor de vertraging. Weliswaar is die nietde schuld van jou of je manager, maar dat maakt niet uit voor het gevolg: de be-zoekers moeten wachten. Vertel ze de oorzaak en zeg dat je gaat proberen teachterhalen hoelang de vertraging duurt. Bied ze vervolgens iets te drinken aan.Probeer op internet te vinden hoelang het oponthoud gaat duren en blijf de gastendaarvan op de hoogte houden. Zoek wat te lezen bij elkaar, regel eventueel eenlunch, kijk of je ze kunt bezighouden met een rondleiding. Laat ze in ieder gevalniet aan hun lot over, maar laat blijken dat je op alle mogelijke manieren probeertom de tijd aangenaam te laten verstrijken. Vraag naar hun wensen. Misschienwillen ze een kantoor met computer, zodat ze nog wat werk kunnen verzetten.Of willen ze de stad in. Regel dan een taxi voor ze, natuurlijk op kosten van dezaak.

83

zakenre i z iger op bezoek





Dit draait geheel om damage control, beperking van de imagoschade die jemanager en je bedrijf kunnen oplopen. Het gaat er niet om dat je je uitput inverontschuldigingen. Maar je laat blijken dat je dit ernstig opvat en je best doetom het op te vangen.

De bezoeker met coeliaki (glutenallergie) is dan al een minder ernstig geval.Vraag wat hij doorgaans eet voor de lunch. Misschien is dat een salade en kanhet bedrijfsrestaurant die snel in elkaar draaien voor je. Een vergissing als dezeligt voor de hand en de bezoeker zal je die dan ook niet zwaar aanrekenen. Mo-gelijk voelt de bezoeker zich zelfs opgelaten over de kwestie. Maak duidelijk datje er niet zwaar aan tilt, maar dat je het als een interessante opgave ziet om hiereen oplossing voor te vinden.

Maak niet de vergissing te denken dat een vrouw die wil kolven dat toch makkelijkop de wc kan doen. Als dat zo was, had ze je niet om een ruimte hoeven vragen.Voor kolven is ruimte én privacy nodig. Probeer dus een ruimte te vinden meteen stoel en een tafel, die van binnen afgesloten kan worden en waarvan de inkijk,bijvoorbeeld met gordijnen, beperkt kan worden.

Als zich een probleem voordoet ben je misschien geneigd om een aantal moge-lijke oplossingen op te noemen, om vooral te laten zien dat je meedenkt. Als jeecht thuisbent in de materie kan dit helpen. Maar als je vooral aan het gissenbent, duurt het vinden van een oplossing langer. Vraag dan liever waar de gastbehoefte aan heeft.

Maar zeg:Zeg niet:

Het spijt me, de vertraging gaat langer duren dan wij dachten.We moeten toch wel rekening houden met enkele uren. Depolitie doet er alles aan om de weg snel vrij te maken. Waarmeekan ik u ondertussen van dienst zijn? Wilt u misschien eenrondleiding door het bedrijf? Of wilt u liever wat voor uzelf bezigzijn? Ik hoor graag uw wensen.

Het spijt me, de vertraging duurt nog minstens twee uur, dehele weg staat vast. Helaas kunnen wij hier niets aan doen.Ik vraag uw begrip hiervoor.

Glutenallergie! We kunnen vast wel iets vinden dat geschikt isvoor u. Wat kunt u wel eten en waar hebt u zin in?

Glutenallergie! O, maar we hebben heel lekkere salades inhet bedrijfsrestaurant. Of wat dacht u van een omelet? Metham en kaas? En roggebrood, mag u dat wel?

Wat heeft u nodig om te kolven? Dan zal ik mijn best doen omeen geschikte ruimte te vinden.

Onze toiletten zijn heel ruim en schoon. U kunt daar zonderproblemen kolven. Ik zal u de weg wijzen.

84






13 Manieren om te besparen op de zakenreis


Tot nu toe is er weinig aandacht besteed aan het budget. Budgetten staan echteronder druk; de winstmarges zijn afgenomen of zelfs geheel verdwenen. Bedrijvenstaan voor een dilemma. Aan de ene kant willen ze tekens afgeven dat het goedgaat, dat ze zich wel het een en ander kunnen veroorloven. Aan de andere kantwillen de aandeelhouders dat er niet te veel van de winst wordt afgesnoept doorluxe-uitgaven. Ook zakenreizen ontsnappen niet aan de aandacht.

Hoe valt er te besparen op de zakenreis?

Langer van tevoren tickets kopenAls je langer van tevoren tickets koopt, kun je vaak kiezen uit meer tariefklassen.Daarnaast zijn die klassen goedkoper naarmate ze vroeger geboekt worden.

Niet Business Class maar Economy Class vliegenVooral op de korte stukken (binnen Europa) is het verminderde comfort goedop te brengen. Bij intercontinentale vluchten moet men een afweging makentussen de uitgespaarde kosten en de langere hersteltijd (extra overnachting?).

Een hotel van een klasse lager nemen (maar minimaal drie sterren)Een goed driesterrenhotel biedt nog steeds een zeer acceptabel niveau van comforten faciliteiten.

85





Afspraken maken met hotelketens, vervoersmaatschappijen, autoverhuurbedrijvenAls er vaker zakenreizen door jullie bedrijf plaatsvinden valt er altijd wel overkorting te praten.

De reis zodanig plannen dat een overnachting niet nodig isDit is binnen Europa zeker mogelijk. Hiermee wordt niet alleen een hotelkameruitgespaard, maar ook wordt het verlies aan werkuren beperkt.

Afspraken maken met een zakenreisbureauNu we het toch over werkuren hebben, jouw uren zijn ook geld waard. Zeker alsjullie managers vaker reizen loont het om met een zakenreisbureau in zee tegaan. Zij kunnen hogere kortingen bedingen bij hotels en luchtvaartmaatschap-pijen en nemen je werk uit handen.

Andere vervoersmethode overwegenWie naar Parijs wil is met de Thalys misschien goedkoper uit dan met het vlieg-tuig. Of andersom, wie naar Londen gaat kan misschien beter met een prijsvechtervliegen dan de trein of auto nemen. Zet niet alleen de kosten tegen elkaar af,maar ook de tijd. Vliegen is op zich misschien sneller, maar je manager moeteerst naar het vliegveld, ruim van tevoren inchecken, de bagage ophalen en vanhet vliegveld naar de bestemming reizen. De trein of auto zijn rechtstreekser enmogelijk ook sneller.

Reizen combinerenHeeft je manager relaties in Parijs en Praag die bezocht moeten worden? Probeerhet dan zo te regelen dat je manager van de ene naar de andere relatie kandoorreizen. Dit bespaart zowel reiskosten als reis- en werktijd.

Met minder mensen op zakenreisMisschien is het in jullie bedrijf een gewoonte geworden om altijd met tweepersonen naar een zakenrelatie te gaan. Ga eens na of dat wel echt noodzakelijkis. En wordt de zakenrelatie hiermee niet onnodig geïntimideerd?

Niet op zakenreis gaanEr zijn goede redenen om naar een zakenrelatie toe te gaan, om die persoonlijkte spreken. Het kan gaan om een eerste contact, waaruit hopelijk een samenwer-king zal voortvloeien. Dan wil men elkaar lijfelijk ontmoeten, om te zien of hetklikt. Maar er zijn ook momenten waarop wel overlegd moet worden, maar

86






waarbij dat niet in persoon hoeft te zijn. Dan gaat het puur om informatie-uitwis-seling. Dit zou ook per e-mail, telefoon of videoconferencing kunnen.

87

manieren om te besparen op de zakenre i s





14 Teleconferencing en videoconferencing


Vergaderen per telefoon of videolink wordt steeds populairder. Niet alleen heeftmen de kostenbesparing ontdekt, het is ook technisch steeds eenvoudiger gewor-den om te realiseren. Oorspronkelijk gebruikte men de term teleconferencingvoor elke vergadering op afstand, of dat nu via de telefoon of de video was. Tegen-woordig wordt de term voornamelijk gebruikt voor vergaderen per telefoon. An-dere termen die daar ook wel voor gebruikt worden zijn audioconferencing entelephoneconferencing. Als men vergadert via videolink, noemt men dit video-conferencing.

14.1 Teleconferencing

Bij teleconferencing kunnen meer dan twee personen tegelijk met elkaar sprekenover de telefoon. Om dit mogelijk te maken moet men het gesprek aanvragenbij een teleconferencingbedrijf. Daarvan zijn er verscheidene, ze zijn simpel tevinden op internet. Een bekend bedrijf is New Conference, maar ook via KPNkan men op afstand vergaderen.

Het aanvragen van een vergadering kan zelfs tot enkele minuten voordat devergadering plaatsvindt. Iedere deelnemer krijgt een nummer van het teleconfe-rencingbedrijf. Om deel te nemen aan de vergadering belt iedereen naar datnummer en toetst een code in. Daarna kan men met elkaar spreken.

89





Er zijn verschillende betaalwijzen mogelijk: elke deelnemer betaalt zijn eigengesprekskosten, of de voorzitter betaalt alle gesprekskosten. Deze kosten bedragencirca 13 cent per minuut (excl. btw).

Jouw bemoeienis met de vergadering zelf kan beperkt blijven. Waarschijnlijk zaljij de vergadering aanvragen en het betreffende telefoonnummer aan de deelne-mers doorgeven. Het introduceren van de deelnemers kun je echter beter aanhenzelf en/of de voorzitter van de vergadering overlaten. Hoe meer mensen zichlaten horen, hoe onoverzichtelijker het wordt. Zelfs als je notulen maakt hoef jeniet live de vergadering bij te wonen. De vergadering kan namelijk opgenomenworden, zodat je op een later tijdstip, dat jou misschien beter uitkomt, de notulenkunt maken.

Laten we eens kijken naar de dienstverlening van www.newconference.nl. Ditbedrijf biedt een keuze uit vier producten: Direct, OneDay, Personal en Corporate.

Toegang via een 0900-nummer. Geen abonnement nodig. Aanvragenen meteen vergaderen. Via website zien wie er deelnemen. Gratis opne-

Direct

men van het gesprek. Deelname zowel per vaste lijn als mobiel (alleen

90






vanuit Nederland). Deelnemers betalen eigen kosten, ad € 0,125 perminuut (excl. btw); geen verdere kosten.Toegang via regionaal nummer (geen problemen met eventuele blokke-ring van 0900-nummers in de bedrijfscentrale). Vooraf online pincodeaanvragen, daarna meteen vergaderen. Pincode is een dag geldig. Viawebsite zien wie er deelnemen. Gratis opnemen van het gesprek. Deel-name zowel per vaste lijn als mobiel (ook uit het buitenland). Voorzitter(= degene die de pincode heeft aangevraagd) betaalt alle telefoonkosten,ad € 0,12 per deelnemer per minuut (excl. btw), geen verdere kosten.

One-Day

Toegang via regionaal nummer (geen problemen met eventuele blokke-ring van 0900-nummers in de bedrijfscentrale). Vooraf online persoon-lijke pincode aanvragen; binnen twee dagen kan men vergaderen. Pin-code is onbeperkt geldig. Via website zien wie er deelnemen. Gratis op-nemen van het gesprek. Deelname zowel per vaste lijn als mobiel (ookuit het buitenland). Voorzitter (= degene die de pincode heeft aange-vraagd) betaalt aansluitkosten; deelnemers betalen hun eigen telefoon-kosten, ad € 0,12 per minuut (excl. btw). Een tweede optie is dat devoorzitter naast de aansluitkosten ook abonnementskosten betaalt. Degesprekskosten voor de deelnemers zijn dan € 0,09 per minuut (excl.btw).

Perso-nal

Toegang via regionaal nummer (geen problemen met eventuele blokke-ring van 0900-nummers in de bedrijfscentrale). Online aanvragen en

Corpo-rate

inloggegevens ontvangen waarmee permanente pincodes kunnen wordentoegekend aan mensen in het bedrijf; die kunnen daarmee als voorzitterfungeren. Deelnemers kunnen inbellen, maar kunnen ook door devoorzitter gebeld worden en in de vergadering gebracht. Daardoor kanmen mensen laten deelnemen die niet van de vergadering op de hoogtewaren gesteld (bijvoorbeeld om deskundigen te raadplegen). Twee be-taalmogelijkheden: het bedrijf betaalt aansluitkosten, maar geen abon-nementskosten of het bedrijf betaalt zowel aansluitkosten als abonne-mentskosten. In het laatste geval zijn de gesprekskosten per deelnemer€ 0,09 per minuut (excl. btw), anders zijn ze € 0,12 per minuut (excl.btw).

Om de deelnemers uit te nodigen, kun je gebruikmaken van de Invitation Assi-stant; hierin voer je de e-mailadressen in en de tijd van de vergadering. Vervolgensontvangen alle deelnemers een e-mail met de gegevens van de vergadering enaanwijzingen om in te bellen. De voorzitter kan door een code in te toetsen devergadering laten opnemen. De opname kan na afloop gratis gedownload en

91

t e l econferenc ing en v ideoconferenc ing





eventueel rondgestuurd worden, of gebruikt worden voor het maken van notulen.Als men een transcriptie van de opname wil ontvangen kost deze € 30 per tienminuten vergadertijd.

Het voordeel van telefonisch vergaderen is dat de deelnemers alleen hun telefoon(vast of mobiel) nodig hebben en geen aparte apparatuur hoeven aan te schaffen.Daarnaast kunnen ze vanaf elke plek deelnemen.

Een nadeel is dat mensen elkaar niet kunnen zien en er verwarring kan ont-staan over wie wat zegt. Ook kunnen mensen makkelijk door elkaar heen gaanpraten. Als de deelnemers elkaar niet kennen is vier personen een werkbaarmaximum. Als men elkaar wel kent (en herkent aan de stem) zou men tot zesdeelnemers kunnen gaan.

Om een telefonische vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen is het goedom de volgende regels te volgen.

VoorstelrondjeDe voorzitter verwelkomt de deelnemers en stelt ze aan elkaar voor. Een anderemogelijkheid is dat de deelnemers zichzelf voorstellen. Dat is eigenlijk wel zopraktisch, de anderen kunnen dan meteen een stem aan de naam koppelen. Menziet elkaar immers niet.

VoorbeeldWelkom bij deze eerste vergadering van de Commissie ter bestrijdingvan bloembollenziekten. Wij ontmoeten elkaar hier voor het eerst.Daarom wil ik eerst even een kort voorstelrondje doen.

Voorzitter:

Mijn naam is Wesley van Dunschoten, ik ben de voorzitter van dezevergadering. Dat wil niet zeggen dat ik de voorzitter van deze com-missie ben, die gaan we nu juist zodadelijk aanwijzen. Ik werk alshoofd van de afdeling bloembollenveredeling bij Bulbs & Co inAalsmeer.Verder zijn hier aanwezig mevrouw Schelvis, de heer Verdegaal ende heer Samuels van TNO.Mevrouw Schelvis, misschien wilt u zichzelf introduceren?Dank u meneer Van Dunschoten. Mijn naam is Marylou Schelvis.Ik ben hier namens het -Ministerie van Landbouw, Natuur en

Schelvis:

Voedselkwaliteit. Wij zijn ook degenen die hebben aangedrongenop de vorming van deze commissie. Wij hadden gehoopt op meerdeelnemers, maar dat kan nog komen.

92






Dank u wel mevrouw Schelvis. Meneer Verdegaal?Voorzitter:Ja, mijn naam is Simon Verdegaal. Ik ben van het ProductschapTuinbouw. Er zijn wat zorgwekkende ontwikkelingen geweest in debloembollenteelt, met name de resistentie tegen enkele virusziekten.Ik hoop dat deze commissie snel tot aanbevelingen kan komen enhet niet alleen laat bij vergaderen.

Verdegaal:

Dat is waar we allemaal naar streven. Meneer Samuels, misschienwilt u zich even voorstellen?

Voorzitter:

Dank u meneer de voorzitter. Ik ben Bram Samuels van TNO Voe-ding. Nu beschouwen we bloembollen niet direct als voeding, maar

Samuels:

de chemicaliën die gebruikt worden bij de bestrijding van plantziek-ten kunnen via het grond- en oppervlaktewater ook in de voedselketenterechtkomen. Vandaar dat het ministerie ons gevraagd heeft omzitting te nemen in deze commissie.

Het is misschien even wennen, maar voor het verloop van de vergadering is hetgoed als de deelnemers elkaar vaak met de naam aanspreken. Dat kan veel mis-verstanden voorkomen.

Nog belangrijker is dat iedere deelnemer die het woord neemt zijn of haarnaam zegt.

VoorbeeldBram Samuels. Ik ben het niet met u eens, mevrouw Schelvis. Wehebben hier al veel aan gedaan.

Samuels:

Van Dunschoten. Ik denk dat ik wel weet wat mevrouw Schelvisbedoelt. En dat is niet ten nadele van TNO.

Voorzitter:

Verdegaal hier. Meneer Samuels, ik denk dat u boter op uw hoofdheeft – niet u persoonlijk, maar het bedrijf TNO.

Verdegaal:

14.2 Videoconferencing

Bij vergaderen per directe videoverbinding is het al een stuk makkelijker voorde deelnemers om elkaar te onderscheiden: ze kunnen elkaar immers zien. Alser veel nieuwe deelnemers zijn is een introductierondje essentieel. Ook hier ishet goed om zoveel mogelijk elkaar met de naam aan te spreken. Ook het noemenvan de eigen naam als men spreekt, zoals bij teleconferencing, is gunstig voorde voortgang. De deelnemers kunnen immers niet aan de richting van het geluidhoren wie er spreekt. Alle stemmen komen door dezelfde luidsprekers.

93

t e l econferenc ing en v ideoconferenc ing





Het voordeel van videoconferencing is niet alleen dat men elkaar kan zien. Ookkan men voorwerpen (bijvoorbeeld een nieuw product), tekeningen (bijvoorbeeldeen plattegrond) enzovoort aan elkaar tonen. Zelfs een bewegende presentatiedie met PowerPoint is gemaakt kan men op deze manier aan elkaar laten zien.Daarnaast kunnen er, doordat men elkaar ziet, meer mensen deelnemen dan bijeen telefonische vergadering.

Een nadeel is uiteraard dat bij elke deelnemer op de locatie speciale apparatuuraanwezig moet zijn. Deze kan echter gehuurd worden. Daarnaast wordt de appa-ratuur steeds geavanceerder en goedkoper. Sommige bedrijven hebben eenaparte zaal ingericht waar deze apparatuur permanent aanwezig is.

De beeldkwaliteit is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de netwerkverbin-ding. In ons land is die doorgaans uitstekend, maar in diverse buitenlanden wildie nog wel eens wegvallen. Dit is iets om in het oog te houden bij overwegingenom een videoconference te houden.

Voor de videoconference is de volgende apparatuur nodig: camera, microfoon(s),monitor, speaker, codec. De laatste is een apparaat om het uitgaande signaal tecoderen (co-) en het binnenkomende signaal te decoderen (-dec).

Linkstelefonisch vergaderen; deelnemers uitnodigen; ver-gadering opnemen

www.newconference.nl

teleconferencing en videoconferencingwww.kpnconferencing.nl

94






Bijlage: Nederland over de grens

Nederland over de grens. Zakboek voor zakendoen in het buitenland, redactie DolfJansen (Kluwer).

Hiervan verschijnt jaarlijks een update.

Dit boekje bevat bijzonder veel informatie voor de zakenreiziger naar het buiten-land. Het eerste gedeelte bevat adressen van instanties die behulpzaam zijn voorbedrijven in het buitenland. Daarna volgt een deel met informatie per land. Erworden meer dan honderd landen behandeld.

De informatie is als volgt gegroepeerd:

telefonische toegangsnummers, gesproken taal/talen,gebruikt maatsysteem, tijdzone, type stekker, munt-eenheid, koers van de munt, godsdienst, staatsvorm

Algemene gegevens

belangrijkste handelspartners, invoeren uitvoerpro-ducten, douaneregels m.b.t. visum, vergunningen

Economische gegevens

prijs en waar te vindenTaxihoogte en hoe te betalenLuchthavenbelastingdagen waarop winkels, banken, bedrijven en instan-ties gesloten zijn

Officiële feestdagen

openingstijden van winkels, banken en instantiesOpeningstijdenkwaliteit van voedsel en water; gezondheidsrisico’s,bijvoorbeeld malaria, tyfus

Hygiëne en gezondheid

welke kleding in welk seizoenKlimaat en kledinghoe doet men zaken in het betreffende land; gewoon-tes met betrekking tot op tijd komen, afspraken ma-

Zakelijke gedragscode

ken, mondelinge en schriftelijke communicatie, rela-tiegeschenken

95





adressen van Nederlandse ambassade en/of consulaatPosten buitenlandsedienst

banken, luchtvaartmaatschappijen, diverse handelge-relateerde instellingen, douane

Belangrijke organisaties

adressen in Nederland van ambassade en/of consulaatvan het betreffende land

Organisaties in Nederland

96






Over de auteur

Jacqueline Mahieu schrijft voor de educatieve en zakelijke markt. Zij is auteuren co-auteur van vele artikelen, boeken en cursussen die uitgegeven zijn doorWolters Kluwer. Daarnaast redigeert zij wetenschappelijke rapporten voor over-heidsinstellingen. De laatste tijd legt zij zich ook toe op het vertalen van Engelseteksten in het Nederlands.

97





Beter boeken bij Bizztrip

Advertorial

Voor het boeken van een zakelijke vlucht – zeker met een huurauto of hotelkamererbij – moet je vaak op allerlei verschillende websites kijken. Het is een helepuzzel om zeker te weten dat je de beste prijs krijgt en dat alles op elkaar aansluit.Bij Bizztrip.com, dat recent live is gegaan, zijn al die boekingsmogelijkheden opéén plek verzameld.

Boekers centraalHet unieke van Bizztrip is dat de tool tot in de kleinste details is opgezet om hetboekers makkelijk te maken om te boeken. Met andere woorden: de boekersstaan in alles centraal. Een hele nieuwe benadering, maar tegelijk een hele logi-sche. Meestal is de reiziger immers niet dezelfde persoon als de boeker.

Bizztrip geeft de boeker precies wat hij nodig heeft om snel en makkelijk reizente kunnen boeken voor zijn collega’s. Het is alleen nodig om de gegevens vande reiziger de eerste keer in te vullen; alle volgende keren vink je slechts degeneaan voor wie de boeking wordt gemaakt. Dat scheelt dus een hoop tijd.

Het aanbod bij Bizztrip is zeer compleet. Je vindt behalve de gebruikelijkeluchtvaartmaatschappijen ook alle low-cost carriers. Zo weet je dus zeker dat jealtijd de beste vlucht kan vinden. De ene keer de snelste, de andere keer degoedkoopste route. Maar niet alleen voor de reis zelf kun je bij Bizztrip terecht:na de vlucht boek je met evenveel gemak een parkeerplaats op Schiphol, eenvergaderarrangement op de plaats van bestemming, een visum of reisverzekering

99





voor de reiziger of een taxi om op Schiphol te komen. En dat allemaal op éénplek.

Mocht er onverhoopt toch iets misgaan in het proces, dan heeft Bizztrip eenhelpdesk die jou helpt de problemen op te lossen. Ezra Rood, Marketing Managervan Bizztrip bevestigt: “Inderdaad draait het bij ons om het gemak voor de boeker.En dat staat of valt bij snelheid en compleetheid. Want of je nu maar eens perhalf jaar of drie keer per week een zakenreis boekt, je hebt genoeg andere dingente doen dus hoe sneller het goed afgerond is, hoe beter. Uit onderzoek bleek datbestaande zakelijke boekingssites vaak ingericht waren rond de reiziger, terwijlhet meestal hun collega’s zijn die de boeking maken. Zo ontstond het idee omhet eens anders te doen.”

Naast een persoonlijke benadering biedt Bizztrip je natuurlijk de zekerheid vaneen professionele organisatie, die aan de achterkant alles perfect regelt. Bizztripis een initiatief van BCD Travel, de grootste zakenreisorganisatie van Nederland.Wat dat betreft zit het dus wel goed.

Graag laten we je zien wat Bizztrip voor jou kan betekenen. Kijk opwww.bizztrip.com.

Over BizztripBizztrip is de makkelijkste, meest overzichtelijke en meest complete onlineboekingstool voor zakenreizen. Op Bizztrip boek je niet alleen de vlucht, maarook een huurauto, een hotel, een vergaderruimte op locatie en zelfs een visumvoor de reiziger, als dat nodig is. Je boekt op Bizztrip zelfs een treinreis of video-conference als alternatief. Alles overzichtelijk op één plek.

Het meest complete aanbod voor jou• Honderden luchtvaartmaatschappijen en duizenden vluchten, inclusief de

low-cost carriers• Meer dan 30.000 zakenhotels over de hele wereld, in alle prijsklassen• Huurauto’s van maatschappijen als Avis, Hertz en Alamo, op meer dan

7.000 locaties

Flexibiliteit en efficiency voor de reiziger• Deelname aan alle frequent flyer programma’s• Maximale flexibiliteit voor de beste prijs• Exclusieve tarieven, speciaal onderhandeld voor Bizztrip

100






• Direct na het boeken de boekingsbevestiging in de e-mailbox

Veilig boekenBizztrip is lid van het Algemeen Nederlands Verbond van Reisondernemingen(ANVR). De reis- en boekingsvoorwaarden die aangesloten reisorganisatieshanteren zijn duidelijk vastgelegd. Door te boeken bij Bizztrip voorkom je deconfrontatie met onredelijke bepalingen bij het betalen, annuleren of wijzigenvan een reis. Bizztrip helpt je daarnaast bij klachten over de gemaakte reis. Bezoekwww.anvr.nl voor meer informatie.

IATA erkendBizztrip is formeel erkend door IATA als verkoper en uitgever van internationalevliegtickets. Ga naar www.iata.org voor meer informatie.

Prijsopbouw ticketDe prijs van een vliegticket is opgebouwd uit de prijs van de vlucht per persoonplus de belastingen en toeslagen. Luchthavenbelastingen zijn afhankelijk van degekozen luchtvaartmaatschappij, de vliegroute en de luchthavens waar tijdenseen vlucht overgestapt moet worden.

Security- of brandstoftoeslagen worden door luchtvaartmaatschappijen en anderederden verplicht gesteld. Andere toeslagen van luchtvaartmaatschappijen kunnenbijvoorbeeld betrekking hebben op extra bagage of het inchecken aan de balie.De toeslagen verschillen per luchtvaartmaatschappij.

Ook zijn de luchthavenbelastingen en toeslagen aan onder andere koersverschillenonderhevig. Tijdens het boekingsproces wordt er in eerste instantie een indicatievan de belastingen gegeven. Tijdens het afronden van je reservering wordt hetexacte bedrag vermeld.

Op Bizztrip kun je betalen met:

iDEAL (gratis)Je betaalt eenvoudig en veilig je vliegtickets, hotels of huurauto per iDEAL. Dezebetalingsmethode is beschikbaar voor rekeninghouders van ABN AMRO, SNSBank, Rabobank, Fortis en ING.

101

be t er boeken b i j b i z z tr i p





CreditcardBetaal veilig en snel per creditcard. Wij accepteren MasterCard, Visa Card enAmerican Express. Onze website is beveiligd tegen misbruik van de gegevens.

Beveiliging van persoonlijke gegevensBizztrip maakt gebruik van verschillende methodes om persoonlijke gegevenste beschermen. Gegevens die je invoert tijdens een boeking worden via SecureSockets Layer (SSL) verzonden naar onze website. Ook beschermen firewalls detoegang tot onze systemen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Wat is SSL?SSL staat voor Secure Sockets Layer en is de meest gebruikte methode voor be-veiligde elektronische betalingen via internet. SSL draagt bij aan het versleutelenvan verbindingen tussen een webbrowser en een e-mailprogramma of een web-server. SSL houdt in dat elk bericht vercijferd wordt verstuurd tussen de verzenderen de ontvanger. Derden kunnen de informatie niet lezen.

ContactBlijf op de hoogte van de laatste aanbiedingen en meld je aan voor onzenieuwsbrief. Een aanmeldformulier vind je op onze website.

Bizztrip klantenservice is bereikbaar op 0900-7727727 (€ 0,40 per minuut)maandag t/m vrijdag 08.00 - 23.00 uurweekend en feestdagen 10.00 - 17.00 uur

Kijk voor meer informatie op www.bizztrip.com.

102






Focus op Travelmanagement

Advertorial

Sneller schakelenVCK Travel biedt totaalconcepten voor het MKB en grootbedrijf bij de organisatievan zakelijk reizen.

“Leuk verhaal, maar wij boeken onze zakenreizen wel via internet!” Een uitspraakdie we regelmatig horen. Toch kan het boeken van zakenreizen volgens ons nogeen stuk makkelijker, sneller én efficiënter. Wij bieden daarvoor een travelman-agementconcept: full service dienstverlening met een team van vaste contactper-sonen (dus géén callcenter) aan elke organisatie die met zakenreizen te makenheeft, groot of klein. Een innovatief ondersteunend middel daarbij is de eigenonline boekingstool, die op individuele klanten kan worden afgestemd. Zo kunnenin deze tool klantspecifieke autorisatieprocessen worden opgenomen (wie magboeken, wie moet uiteindelijk akkoord geven) of speciale hotel- en airlinedealsmet die klant.

Dat maakt VCK Travel ook wel echt uniek: online en full service is ‘gebundeld’in één product. Bij elke boeking kun je zelf bepalen: ga ik voor de laagst mogelijkekosten omdat het een heel simpele boeking is, of betaal ik liever wat meer voorervaring en bel ik mijn vaste contactpersoon? Naast het boeken van zakenreizenkunnen bedrijven ook bij ons terecht voor de organisatie van incentivereizen,congressen en bedrijfsevenementen.

103





Kortom, VCK Travel bespaart bedrijven een hoop geld door effectiever, efficiënteren voordeliger te werken bij de organisatie van zakelijke reizen.

Meer weten over de toegevoegde waarde die VCK Travel kan bieden op het gebiedvan uw reismanagement? Bel voor een persoonlijke kennismaking via telefoon-nummer 020-6800 802.

VCK TravelValreep 13Postbus 584171040 HK AmsterdamTelefoon: +31 (0)20 6800802Fax: +31 (0)20 6800897www.vcktravel.nl

Daarom VCK Travel

OpenheidVCK Travel gelooft in openheid. En we weten dat u daar ook aan hecht. De tic-kettarieven zijn all in en de transactiefees zijn transparant. Zo weet u waar u aantoe bent en zijn er geen verrassingen achteraf.

SnelheidU heeft op het laatste moment nog een wijziging in uw reservering en wil graagweten of een en ander omgezet kan worden? En het liefst ‘gisteren’ nog? Dan ishet goed om te weten dat de afspraken die we met elke klant maken, wordenvastgelegd in een Service Level Agreement.

Als daarin wordt vermeld dat we binnen twee uur op een aanvraag reageren dandoen we dat ook en is dat concreet te meten. Gisteren lukt helaas niet. Maar wekomen aardig in de buurt.

ErvaringElke organisatie, iedere klant is uniek. Door onze structuur met diverse gespeci-aliseerde afdelingen, bieden wij voor ieder bedrijf de perfecte oplossing. Bovendienhébben we niet alleen meer ervaring, we gebrúiken die ervaring ook. Zo wetenwe als geen ander wat wel en wat niet werkt.

104






BereikbaarheidEen goede bereikbaarheid is de eerste voorwaarde om onze personal touch echtinhoud te geven. Daarom treft u bij VCK Travel geen groot, anoniem callcenter,maar heeft elke klant een vaste contactpersoon. Dat werkt prettig en efficiënt.Wij noemen dat: The Personal Touch.

BetrouwbaarheidVCK Travel is onderdeel van de VCK Group, een onafhankelijke Nederlandseonderneming met activiteiten in logistiek en reizen. De sterke groei in alle secto-ren en een goede financiële positie maakt VCK Travel tot een solide en betrouw-bare partij.

ServiceCallcenters met onervaren medewerkers en een groot verloop in personeel?Steeds weer een ander contactpersoon? Lange wachttijden? Bij VCK Travel wordtu direct geholpen door toegewijde accountmanagers en hooggespecialiseerdetravelconsultants met alle nodige vakkennis, vaardigheden en vaak een jarenlangeervaring in het Government Travel-segment. En dat werkt een stuk prettiger...

BetrokkenheidWe boeken grotere successen dan onze concurrenten omdat we beter luisteren.We willen precies weten wie u bent. Wat u doet. Wat uw knelpunten en wat uwdoelstellingen zijn. Een analyse vooraf van processen, bepaalt welke doelen opwelke manier bereikt kunnen worden.

VernieuwendOnze diensten en concepten zijn nooit af. En als ze dat toch zijn, gaan we meteenaan de slag om ze te verbeteren. Want goed kan altijd beter. Dat merkt u vanzelfals klant.

Meer informatie vindt u op www.vcktravel.nl of via 020-6800 802.

VCK Travel neemt de secretaresse werk uit handen

Travel Management is veel méér dan alleen een vliegticketAls secretaresse zijn we een kei in regelen en aanpakken. Vaak spelen we ookeen centrale rol in het regelen van zakenreizen. Hoe komt onze baas het snelstin Milaan? Welke hotels zijn er in de buurt van de vergaderlocatie van ons pro-jectteam? Hoe krijgen we de accountmanagers uit onze vestigingen op korte

105

focus op tr ave lmanagement





termijn bij elkaar? VCK Travel kan u dat hele proces uit handen nemen, vanreizen plannen, hotels boeken en al die faciliteiten ter plaatse regelen. Overzich-telijke rapportages laten in een oogopslag zien waar het efficiënter en goedkoperkan. Op verzoek kunnen parameters als bijvoorbeeld de uitstoot van CO

2in de

managementrapportage worden op genomen.

Proces in beeldZeker in deze tijd, waarin bedrijven beter op hun uitgaven moeten letten, is hetgoed om te weten hoe je het hele traject van boeken, organiseren en afhandelenvan zakelijke reizen beter en efficiënter kunt inrichten. Alleen al op proceskostenkunnen bedrijven soms tot wel vijftig procent besparen. Daarnaast biedt VCKTravel de mogelijkheid om je reisproces vrijblijvend te analyseren. De ervaringleert dat daar altijd wel weer kansen uitkomen om geld te besparen. In een uit-gebreide analyse vooraf zetten zij een aantal feiten en cijfers op een rij, die uwmanagement inzicht geven in de totale reiskosten die het bedrijf maakt. De erva-ring leert dat je dankzij de procesanalyse soms tot de helft op de reiskosten kuntbesparen. Door simpelweg transacties te bundelen en zo op transactiekosten tebesparen. Maar ook door scherper in te kopen, of efficiënter te plannen. Wantuiteindelijk wil je ook winst boeken met reistijd en -gemak.

Spil in het contactDe secretaresse is voor VCK Travel de belangrijkste bron van informatie in hetboekingsproces. Het management moet bijvoorbeeld voor kwartaaloverleg naarafnemers, medewerkers bezoeken projectlocaties of gaan voor congressen ofbeurzen in Europa. Moet de reiziger snel zijn programma kunnen omgooien?Of is het slim om ergens meer ruimte in te bouwen voor informele contacten?

The Personal TouchVan begin tot eind heeft de secretaresse dus de touwtjes in handen, in de samen-werking met VCK Travel. Als geen ander begrijpen zij dat mensen de drijvendekracht zijn achter iedere organisatie. Daarom vormt de persoonlijke benaderingde kracht achter ieder advies. Deskundig, betrokken en met begrip voor het indi-vidu achter de zakenreis.

Meer informatie vindt u op www.vcktravel.nl of via 020-6800 802.

The Personal Touch van VCK Travel:• goede bereikbaarheid en dus geen wachttijden aan de telefoon;

106






• vaste klantenteams in uw regio die u en uw organisatie kennen;• maatwerkoplossingen die bij uw organisatie passen;• proactief accountmanagement;• meetbare besparingen door scherpe inkoop en lage operationele kosten;• optimale automatiseringsoplossingen voor kostenverlaging van uw zakelijke

reizen;• extra kwaliteitscontrole voorafgaand aan ticketing;• ISO 9001:2008-gecertificeerd;• de enige Nederlandse aandeelhouder van RADIUS Travel, één van de

grootste organisaties op het gebied van travelmanagement ter wereld.

Meer weten? Voor het maken van een afspraak kunt u contact opnemen per te-lefoon via 020 - 6800802 of per mail via [email protected] .

107

focus op tr ave lmanagement





rug:

5,7

mm

ril:

6 m

m

148 mm

210 mm

Zakenreizen... R

EGEL jE z

o! • Jacqueline M

ahieu

J a c q u e l i n e M a h i e u


Dit boek gaat in op diverse factoren waarmee een managementassistente te maken krijgt bij het regelen van een zakenreis voor haar manager. Dat varieert van het boeken van een geschikte vlucht en bijpassend hotel, tot het verstrekken van informatie over het te bezoeken land, regelen van visum en eventuele vergunningen, en het meegeven van de juiste documenten. een erg actueel onderwerp is veiligheid op reis. Dat betreft niet alleen het behoud van lijf en leden, maar ook van gevoelige informatie, die maar al te makkelijk gehackt kan worden van laptop, mobiel of smartphone. Daarnaast is er aandacht voor onder meer het kiezen van relatiegeschenken en het voorkomen van een jetlag.

Tot slot wordt ingegaan op het alternatief van de zakenreis: tele- en videoconferencing. Want de honkvaste manager heeft het niet slecht gezien: veel onderwerpen kunnen ook via videoconferencing of tele-conferencing afgehandeld worden. Dit bespaart zowel tijd als geld, om niet te spreken van energie.

omdat sommige gegevens snel verouderen, bevat het boek veel verwijzingen naar websites, waar de meest actuele informatie te vinden is.


Zakenreizen

Zakenreizen

ZakenreizenISBN 9789013065831

Zakenreizen

Zakenreizen regel je Zo!€¦ · 10 Tips om goedgekleed aan te komen 71 11 Veiligheid op reis 73...

Documents

Transcript of Zakenreizen regel je Zo!€¦ · 10 Tips om goedgekleed aan te komen 71 11 Veiligheid op reis 73...