Echt samenwerken voor een langere contractduur

14 november 2016

Lieke Hermsen (Schiphol Group) & Bart Mak (VFM Facility Experts)

Facto Middagcongres

Een blik vooruitEen blik vooruitLieke HermsenSenior Contractmanager

Bart Mak Consultant

Casus achtergrond

Samen Werken

Casus de oplossing

De praktijk eerste

ervaringen

Vooruitblik

Een blik vooruit

Introductie Scope

400.000 m2

315.000m2 glas1.100 toiletten

450 mio liter water

50 kunstobjecten 5.800 m2 21.000

72.000 liter zeep

1,5 mio toiletrollen

319 mio

handdoekjes900 planten

Aanleiding

• Expiratie contracten:

o Facilitaire contracten per 01 april 2016

o Contract plaagdierbestrijding per 01 oktober 2016

• Contracten volledig uitgenut

• Europees aanbestedingsplichtig

Introductie Aanleiding

Achtergrond De aanpak

Start vooronderzoekSept. 2014

InkoopstrategieNov. 2014

Preselectie & beoordelingMar. 2015

Schouw & nota van

inlichtingenJul./aug. 2015

BeoordelingsprocesSept. – nov. 2015

Voorlopige gunningNov. 2015

Definitieve gunningJan. 2016

Start implementatie Jan. 2016

Ingangsdatum Apr. 2016

Introductie Probleemstelling

1

Collectivitei

t in de

Terminal

Strategische

thema’s zijn

dynamisch ≠

Contractafspraken Strategische

thema’s ≠

Perceelindeling

Écht samenwerken

is nooit van de

grond gekomen

We doen het

allemaal voor

dezelfde klant!

0

Introductie Probleemstelling

Facilitair – achter filter

Perceel 14

Facilitair - achter filter

Perceel 15

Facilitair – voor filter

Perceel 16

Bagage & Airside

Perceel 17

Ongediertebestrijding

Perceel 18

Samenwerken Aan de slag!

Hoe kan je partijen stimuleren echt samen te werken, te leren van elkaar en

gezamenlijk een bijdrage te leveren aan de strategische thema’s van Schiphol?

OpdrachtnemerOpdrachtgever

Inkoper

2. Bedenk een oplossing voor het probleem?

1. Wat is het probleem?

Casus De oplossing (?)

Door anders te kijken naar KPI’s

Praktijk

- Motiveert niet tot leveren van extra prestaties

- Sturing op individuele, operationele prestaties in en strategisch, dynamische

omgeving

- Schiphol zal bij “redelijk” presteren toch wel verlengen”, gezien alle contracten…

- Toepassing van traditionele KPI’s

- Voldoende voor individuele kwaliteitsnormeringen = individuele contractverlenging

- Doel: stimulans om te komen tot excellent presteren

Norm

Hoe het was…

Casus De oplossing (?)

Financieel/BedrijfsvoeringTechnische kwaliteit

KlanttevredenheidCollectiviteit

Performance

Management Model

Casus De oplossing (?)

Individueel Collectief

Belang: Krijgen waarvoor je betaalt

Hoe: Normeringen = ondergrens

Toepassing van Malus

Belang: Bijdragen aan thema’s & samenwerking

Hoe: Collectief verantwoordelijk

Toepassing van Bonus

Door anders te kijken naar KPI’s

Controleren Motiveren

Hoe het is…

Controleren waar het moet ⁞ Stimuleren waar het kan

Casus De oplossing (?)

Een jaarlijks terugkerende loop

Uitvoeringsfase

•Veiligheid

•Duurzaamheid

•Kwaliteit

•Personeel

Delen van

ontwikkelingen

•Veiligheid

•Duurzaamheid

•Kwaliteit

•Personeel

Opstellen van

KPI’s • Bewijslast

Toetsing

• Bonusmaande

n

Toewijzing

Voorbereidingsfase Rapportagefase

Casus De oplossing (?)

Uitgangspunten• Basis contractduur: 5 jaar

• Totaal aan te verdienen bonusmaanden: 36 maanden = 3 jaar

• Maximale contractduur: 8 jaar

UitzonderingsregelsOpdrachtgever moet altijd 12 maanden vooruit kunnen kijken

Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 Jaar 8

+6 mnd +6 mnd +6 mnd +6 mnd +6 mnd

Jaar 6

De Praktijk het proces

Kick-off collectiviteitFeb. 2016

Vastellen KPI’s contractjaar 1Apr. 2016

Vormgeven structuur

collectiviteitApr. / Mei 2016

Voortgang TIOJun. 2016

Voortgang TIOSept. 2016

Start implementatieJan. 2015

De Praktijk eerste ervaringen

Veiligheid Personeel Duurzaamheid Kwaliteit

• Eénduidige

veiligheidskaarten

• Toolboxmeetings

synchroniseren

• TOP

• Blueprint -staat en

opleidingsbehoefte

n

• Uniforme

uitstraling/

• synchroniseren

toolboxmeetings

• Formuleren visie op

gastvrijheid

• Recyclen oude

kleding

• Uitwerken

duurzaamheids-

voorstellen

De Praktijk eerste ervaringen

De Praktijk eerste ervaringen

Vooruitblik kansen

Bredere toepassing van model mogelijk?

Succesfactoren- Gelijklopende contracttermijnen

- Gemeenschappelijke belangen; vraagstukken die een oplossing vragen door samenwerking

- Opdrachtgever die zich kwetsbaar durft op te stellen – Collectiviteit werkt twee kanten op…

Binnen SchipholNext level:

- Aanbesteding maincontracts* (binnen ASM) en operationele contracten (buiten ASM)

- Afdelingsoverschrijdend collectieve afspraken maken om de samenwerking vergaand te

stimuleren.

Schiphol Facility

Management

Vooruitblik kansen

Perspectief voor FM- Filosofie is toepasbaar en relevant

- Ontwikkelingen binnen FM:

> Regievoering

> Dynamiek in omgeving

> Kritische klant

> Maatschappelijke vraagstukken

- Intrinsieke samenwerking is ideaalplaatje

- Activeren van samenwerking o.b.v. gedeelde belangen als startpunt voor intrinsieke samenwerking.

> afhankelijkheden ketenpartners

Bredere toepassing van model mogelijk?

Schiphol Facility

Management

Vragen en/of opmerkingen?